RITA – neues ERP-System

SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG

Restrukturierung IT Anwendungslandschaft (RITA) – Beschaffung eines neuen ERP-Systems.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-07-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-06-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• GISA GmbH

Wer?

• SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Karlsruhe › Pforzheim, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-06-06	Auftragsbekanntmachung
2018-01-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: SWP 2017.11
Kurze Beschreibung:

Restrukturierung IT Anwendungslandschaft (RITA) – Beschaffung eines neuen ERP-Systems.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Pforzheim, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG
Postanschrift: Sandweg 22
Postleitzahl: 75179
Postort: Pforzheim
Kontakt
Internetadresse: http://www.stadtwerke-pforzheim.de 🌏
E-Mail: zentralevergabestelle@stadt-pforzheim.de 📧
Telefon: +49 723139-2603 📞
Fax: +49 723139-2846 📠
URL der Dokumente: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-15c39b2a4bf-224998471cb51fd7 🌏
URL der Teilnahme: http://www.vergabe24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-06 📅
Einreichungsfrist: 2017-07-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 108-218105
ABl. S-Ausgabe: 108
Zusätzliche Informationen

— Es wird ein mehrstufiges Verhandlungsverfahren bis voraussichtlich Mitte Oktober durchgeführt. Projektbeginn ist geplant für den 1.11.2017. Go-Live der neuen ERP-Lösung erfolgt zum 1.1.2019. Anschließend beginnt die Phase des Betriebs für mindestens 4 Jahre. — Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden Fragen bis zum 22.6.2017 zugelassen. Diese werden innerhalb von 6 Arbeitstagen beantwortet und elektronisch über die Vergabeplattform allen registrierten Anbietern zur Verfügung gestellt. — Die Teilnahmeanträge sind inklusive aller geforderter Unterlagen bis zum Ende der Teilnahmefrist bei der unter I.1) genannten Stelle elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. — Für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote sowie Angebotspräsentation erhält der Bewerber/Bieter keine Kostenerstattung. — Ergänzend zu Ziffer II.1.3): Vereinbarung des Werkvertragsrechts gemäß §§ 631 folgende.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel des Projektes „RITA – Neues ERP“ (im Folgenden „Neues ERP“) ist die Implementierung eines Systems zur Unterstützung von Standardprozessen in einem integrierten Mehrsparten-Stadtwerk (inkl. Tätigkeiten-Abschluss) für mehrere Mandanten zum Einschluss von Betriebsführungen. Die SWP wollen eine zukunftsgerichtete Anwendungslandschaft etablieren, um die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und die Grundlage für die Digitalisierung zu legen. Dabei wird ein modularisiertes, schnittstellenoffenes und in die existierende Landschaft optimal integriertes System angestrebt. Es sollen in hohem Maße Standardprozesse mit nur geringen Anpassungen umgesetzt werden.

Im Vordergrund stehen dabei Finanz- und Controllingprozesse rund um (Projekt-) Controlling, (Wirtschafts-) Planung, Reporting (auch hinsichtlich regulatorischer Anforderungen, z.B. BNetzA), Treasury (z.B. Liquidität/ Liquiditätsplanung und Darlehensabbildung), Rechnungswesen (inkl. Anlagenbuchhaltung, Abschluss, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), sowie Warenwirtschaft (Einkauf, Lagerhaltung über mobile Endgeräte und Mittelfreigabeprozess) als auch Instandhaltung und Workforce Management (Einsatzplanung/Disposition, Auftragsplanung, -steuerung und Auftragserfassung über mobile Endgeräte, Leistungsverrechnung, Reporting).

Das Vorhaben umfasst neben der reinen Implementierung und Integration in die bestehende bzw. noch anzupassende Schnittstellenlandschaft, insbesondere zum bestehenden Verbrauchsabrechnungssystem, auch die Produktivsetzung, den technischen Betrieb (Infrastruktur) wie auch den Applikationsbetrieb (für mindestens 4 Jahre).

Eine wesentliche Anforderung an den Anbieter ist dabei das Angebot eines Hostings und der damit verbundenen Services.

Hinsichtlich der Angebotsabgabe muss der Anbieter in der Lage sein, sowohl Projektkosten als auch zukünftige laufende Kosten zu beziffern.

Dauer: 62 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Möglichkeit der Verlängerung um jeweils 12 Monate zur Jahresmitte.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Pforzheim.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für die Phase des Teilnahmewettbewerbs sind die geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Diese sind:

— Eigenerklärungen zur Eignung mit folgenden Aspekten (1):

a) Erklärung zu Umsätzen der letzten 3 Jahre, bitte weisen Sie hier zusätzlich den jeweiligen Umsatz mit Stadtwerken aus

b) Erklärung zu durchgeführten Referenzprojekten:

o Bei integrierten und mehrspartigen Stadtwerken und/oder

o Bei Unternehmen der Energieerzeugung, -versorgung und Utilities und

o Im Bereich Instandhaltung / Workforce Management

Es müssen, um als Teilnehmer in Betracht zu kommen, mindestens drei Referenzmandate für die Einführung eines neuen ERPs mit den Modulen Finanzen und Controlling, Einkauf/ Materialwirtschaft, Instandhaltung / Workforce Management innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre erbracht werden. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Merkmale anzugeben: Mandant, mit Name und Ansprechpartner, ERP-System nach Migration (inkl. Releaseangabe, Migrationszeitraum, Projektstatus sowie geleisteter Projektumfang, Projektleiter). Für Referenzmandate bei Stadtwerken ist die Vergleichbarkeit zu den Stadtwerken Pforzheim wichtig (z.B. hinsichtlich Umsatz, Mitarbeiter, Anzahl der Sparten, Anzahl Zählpunkte).

Bitte duplizieren Sie das Formblatt an dieser Stelle bei Bedarf.

c) Erklärung zu Beschäftigten: Bitte weisen Sie hier die Mitarbeiter gesamt und Mitarbeiter mit energiewirtschaftlicher Erfahrung aus

d) Erklärung zu Eintrag in Berufsregister (zzgl. Angabe des nächsten Unternehmensstandorts zu Pforzheim)

e) Erklärung zu Insolvenzverfahren

f) Erklärung zu Liquidation

g) Erklärung zu Zuverlässigkeit

h) Erklärung zu Steuern

i) Erklärung zu Berufsgenossenschaft

— Erklärung der Bietergemeinschaft (2)

— Erklärungen bei Weitervergabe von Leistungen an Nachunternehmer (3)

— Erklärung zu Haftpflichtversicherungen (z. B. Unternehmenshaftpflicht, Berufshaftpflicht) und Angabe der Deckungssummen für Sach-, Personen- und Vermögensschäden (4)

— Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache hinsichtlich der Mitarbeiter und der angebotenen Systemlösung (5)

— Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (6)

— Erklärung zur Etablierung des anzubietenden ERP-Systems am Markt (7)

— Erklärung zum Gründungszeitpunkt (8)

Es kann auch analog die Einheitliche Europäische Eigen-Erklärung abgegeben werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Siehe II.2.9.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Der Auftraggeber wird maximal acht Bewerber zur Abgabe eines indikativen Angebots auffordern. Wenn nach Wertung der Teilnahmeanträge auf der achten Rangstelle 2 (oder mehr Bewerber) mit gleicher Punktzahl liegen, werden diese ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert und der Kreis der Verhandlungsteilnehmer entsprechend erweitert.

Die Kriterien zur Eignungsprüfung umfassen:

— Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Anbieters

— Technische Leistungsfähigkeit des Anbieters hinsichtlich Standardisierung und Stadtwerke-Vorkonfiguration, Regulierung und Funktionalität, Unterstützung von Implementierung und Betrieb sowie IT Architektur – Ausgestaltung, Stabilität und Erweiterbarkeit.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-07-26 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-10-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Personal- und Organisationsamt – Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.stadtwerke-pforzheim.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-15c39b2a4bf-224998471cb51fd7 🌏
URL der Teilnahme: www.vergabe24.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden Fragen bis zum 22.6.2017 zugelassen. Diese werden innerhalb von 6 Arbeitstagen beantwortet und elektronisch über die Vergabeplattform allen registrierten Anbietern zur Verfügung gestellt.

— Die Teilnahmeanträge sind inklusive aller geforderter Unterlagen bis zum Ende der Teilnahmefrist bei der unter I.1) genannten Stelle elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.

— Für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote sowie Angebotspräsentation erhält der Bewerber/Bieter keine Kostenerstattung.

— Ergänzend zu Ziffer II.1.3): Vereinbarung des Werkvertragsrechts gemäß §§ 631 folgende.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721926-4043 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 721926-3985 📠
Internetadresse: https://www.rp-karlsruhe.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

In diesem Zusammenhang wird auf die §§ 135 und 160 Abs. 3

GWB hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt

sind:

§ 160 Abs. 3, Antrag

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften

vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung

erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen

erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit

des Vertrags nach § 135 Absatz 1.

§ 135 Unwirksamkeit

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn

der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung

im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden,

wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen

nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein,

wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe

ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die

Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn

Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung

dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen

und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung

des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung

des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung

einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

Quelle: OJS 2017/S 108-218105 (2017-06-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-01-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Restrukturierung IT Anwendungslandschaft (RITA) - Beschaffung eines neuen ERP-Systems

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 010-019353
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 108-218105
ABl. S-Ausgabe: 10

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel des Projektes „RITA - Neues ERP” (im Folgenden „Neues ERP”) ist die Implementierung eines Systems zur Unterstützung von Standardprozessen in einem integrierten Mehrsparten-Stadtwerk (inkl. Tätigkeiten-Abschluss) für mehrere Mandanten zum Einschluss von Betriebsführungen. Die SWP wollen eine zukunftsgerichtete Anwendungslandschaft etablieren, um die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und die Grundlage für die Digitalisierung zu legen. Dabei wird ein modularisiertes, schnittstellenoffenes und in die existierende Landschaft optimal integriertes System angestrebt. Es sollen in hohem Maße Standardprozesse mit nur geringen Anpassungen umgesetzt werden. Im Vordergrund stehen dabei Finanz- und Controllingprozesse rund um (Projekt-) Controlling, (Wirtschafts-) Planung, Reporting (auch hinsichtlich regulatorischer Anforderungen, z.B. BNetzA), Treasury (z.B. Liquidität/Liquiditätsplanung und Darlehensabbildung), Rechnungswesen (inkl. Anlagenbuchhaltung, Abschluss, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), sowie Warenwirtschaft (Einkauf, Lagerhaltung über mobile Endgeräte und Mittelfreigabeprozess) als auch Instandhaltung und Workforce Management (Einsatzplanung/Disposition, Auftragsplanung, -steuerung und Auftragserfassung über mobile Endgeräte, Leistungsverrechnung, Reporting). Das Vorhaben umfasst neben der reinen Implementierung und Integration in die bestehende bzw. noch anzupassende Schnittstellenlandschaft, insbesondere zum bestehenden Verbrauchsabrechnungssystem, auch die Produktivsetzung, den technischen Betrieb (Infrastruktur) wie auch den Applikationsbetrieb (für mindestens 4 Jahre). Eine wesentliche Anforderung an den Anbieter ist dabei das Angebot eines Hostings und der damit verbundenen Services. Hinsichtlich der Angebotsabgabe muss der Anbieter in der Lage sein, sowohl Projektkosten als auch zukünftige laufende Kosten zu beziffern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Pforzheim

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-12-14 📅
Name: GISA GmbH
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191a
Postort: Halle
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3455852120 📞
E-Mail: michael.hernsdorf@gisa.de 📧
Land: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.gisa.de 🌏

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Personal- und Organisationsamt - Zentrale Vergabestelle
Quelle: OJS 2018/S 010-019353 (2018-01-12)

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