Vergabe von Sicherheitsdienstleistungen für den ISPS-Bereich des Seehafen Brake

Kurze Beschreibung

Seit dem 1.7.2004 gelten für den Seehafen Brake die internationalen Anforderungen nach dem Internationalen Code für die Gefahrenabwehr auf Schiffen und in Hafenanlagen (ISPS-Code). Hierzu wurde das Hafengebiet mit einer Zaunanlage umgeben und entsprechende Zugänge für den Personen-, Straßen- und Eisenbahnverkehr geschaffen. Die im Rahmen der notwendigen Kontrolle und Überwachung der ISPS-Anlage des Seehafen Brake und deren Zugängen durchzuführenden Leistungen sind Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung gewesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die ursprüngliche Bekanntmachung enthielt folgende Angaben:
Niedersachsen Ports GmbH & Co. KG (im Folgenden: Niedersachsen Ports) ist der größte Infrastrukturbetreiber öffentlicher Seehäfen in Deutschland. Der Seehafen Brake ist ein moderner multifunktionaler Spezialhafen und liegt an der Weser, 26 Kilometer oberhalb des Mündungstrichters. Die Hafenanlagen des Seehafens Brake erstrecken sich auf einer Länge von fast 2 km parallel zum Strom der Weser.
Die im Rahmen der notwendigen Kontrolle und Überwachung der ISPS-Anlage des Seehafen Brake und deren Zugängen durchzuführenden Leistungen umfassen folgende Teilbereiche:
a) Werk- und Objektschutz
Kontrolle und Überwachung des Seehafens Brake mit 2 Gates für den Personen- und Straßenverkehr (Zentral- und Südgate), einer Bedarfszufahrt für Personen-, Straßen- und Eisenbahnverkehr am Binnenhafen sowie 5 Eisenbahnzugängen im Rahmen der Umsetzung des ISPS-Codes;
b) Pförtnerdienst
Personen-, Fahrzeug-, Eingangs- und Ausgangskontrollen (vor Ort bzw. mittels Videoüberwachung und/oder Sprechstelle), Diebstahlschutz, Überwachung der Sicherheit und Ordnung;
c) Datenabgleich
Datenabgleich mit den von den angesiedelten Umschlagsunternehmen angemeldeten Personen und Fahrzeugen;
d) Schutzdienst
Wachdienst, täglicher Streifendienst (Häufigkeit divergierend je nach Gefahrenstufe), Zaunüberwachung, Aufsicht und Begleitschutz;
e) Sicherungsdienst, Schadenabwehr
Alarmdienst, Annahme und Auswertung von Alarmen sowie Einleitung von Maßnahmen;
f) Bewirtschaftung der Wachgebäude.
Die einzelnen Aufgaben sind im Einzelnen in einer besonderen Arbeitsanweisung festgelegt, welche den Bietern in um besonders sicherheitsrelevante, aber nach Auffassung von Niedersachsen Ports nicht kalkulationserhebliche Angaben gekürzter Fassung mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt wird. Nach Zuschlagserteilung wird der (dann) Auftragnehmer selbstverständlich die ungekürzte Arbeitsanweisung erhalten. Niedersachsen Ports behält sich vor, diese in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren.
Neben dem normalen Schichtbetrieb ist eine Sicherheitskraft in 24-stündiger Rufbereitschaft an 7 Tagen der Woche vorzuhalten.
Die Rufbereitschaft hat ab telefonischer oder schriftlicher (auch per E-Mail oder Telefax) Mitteilung von Niedersachsen Ports innerhalb von max. 1 Stunde arbeitsbereit vor Ort zu sein.

Die ursprüngliche Bekanntmachung enthielt folgende zusätzliche Angaben:
1) Die hier zu erbringenden Sicherheitsdienstleistungen werden von Niedersachsen Ports als „kritische Aufgaben“ i.S.d. § 47 SektVO definiert. Diese sind von dem (dann) Auftragnehmer selbst auszuführen. Eine Ausführung dieser Aufgaben durch Drittunternehmen ist unzulässig.
Soweit Eignungsnachweise (insbesondere Referenzen) gefordert werden, die maßgeblich auch die vorstehend definierten kritischen Aufgaben umfassen, ist diesbezüglich ein Rückgriff auf Drittunternehmer ebenfalls nicht zulässig;
2) Diese Vergabeunterlage sowie die dazugehörigen Anlagen stehen den Bietern unter http://cloud.nports.org/index.php/s/XNOZMiAZRoLimPq kostenfrei zum Download zur Verfügung. Der Download-Bereich ist aus Gründen des Geheimhaltungsinteresses seitens Niedersachsen Ports in Bezug auf die den ISPS-Bereich des Seehafen Brake betreffenden Informationen mit einem Passwort gesichert. Die Interessenten haben deshalb schriftlich (vorab auch per Telefax oder E-Mail) unter Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer (elektronischen) Kontaktadresse das entsprechende Zugangspasswort bei Niedersachsen Ports anzufordern. Die Unternehmen haben hierzu die unter http://cloud.nports.org/index.php/s/4VxJvQZWhQZWOiG ohne Passwortschutz zur Verfügung gestellte Verschwiegenheitserklärung auszudrucken, auszufüllen, zu unterzeichnen und mit der Anforderung des Passwortes zu übersenden;
3) Niedersachsen Ports wird ausschließlich solche Rückfragen zu den Vergabeunterlagen beantworten, die schriftlich, per Telefax oder per E-Mail bei Niedersachsen Ports eingegangen sind. Hierzu haben die Bieter das Formblatt Bieterfragen zu verwenden. Das Formblatt Bieterfragen kann je Bieter mehrfach eingereicht werden. Niedersachsen Ports weist darauf hin, dass bei Rückfragen zu den Vergabeunterlagen per E-Mail der jeweilige Bieter das Übermittlungsrisiko trägt und empfiehlt, eine Eingangsbestätigung anzufordern. Das Zustellungsrisiko bei Abgabe per Telefax trägt der jeweilige Bieter. Niedersachsen Ports garantiert nicht für eine Erreichbarkeit des Telefaxgerätes. Sofern Fragen nicht bieterspezifische Sachverhalte betreffen, werden diese allen anderen zu diesem Zeitpunkt bereits registrierten Bietern anonymisiert und zusammen mit der Antwort von Niedersachsen Ports unter der vorgenannten URL zum Download zur Verfügung gestellt. Zum Download ist das von Niedersachsen Ports mitgeteilte Passwort zu verwenden. Die Bieter haben eigenverantwortlich zu prüfen, ob Aktualisierungen zum Download bereitstehen;
4) Die Bieter haben ihre verbindlichen Angebote bis zum 31.1.2018, 12.00 unter Verwendung der zur Verfügung gestellten Formblätter mitsamt der weiteren geforderten Angaben und Nachweise in schriftlicher Form bei Niedersachsen Ports einzureichen. Die Bieter werden auch bei Verwendung der von Niedersachsen Ports erstellten Formblätter nicht von der eigenen Verantwortung zur Abgabe eines formell und materiell korrekten Angebotes entbunden. Eine elektronische Abgabe des Angebotes oder die Abgabe per Telefax ist nicht zugelassen;
5) Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten, Widersprüche oder verstoßen diese nach Auffassung des Bieters gegen geltendes Recht, so hat er Niedersachsen Ports unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen;
6) Das Vergabeverfahren wird ausschließlich in deutscher Sprache durchgeführt. Die Formblätter müssen dokumentenecht ausgefüllt, unterzeichnet und im Original eingereicht werden;
7) Niedersachsen Ports wird die Bieter nach pflichtgemäßem Ermessen unter Setzung einer angemessenen Frist auffordern, unvollständige oder ergänzungsbedürftige Angebote zu ergänzen oder fehlende Erklärungen oder Nachweise nachzureichen.
8) Für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren werden keinerlei Entschädigungen gewährt;
9) Niedersachsen Ports wird den Zuschlag bis zum 20.3.2018 erteilen. Für diesen Zeitraum haben sich die Bieter an ihr Angebot gebunden zu halten.