Workflowmanagement-System

Deutsche Nationalbibliothek

Für die verschiedenen und mannigfaltigen Aufgaben im Bereich Annahme und Verarbeitung von digitalen Materialien (z. B. Netzpublikationen) innerhalb der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) sind unternehmensweit Prozesse unterschiedlichster Komplexität entstanden. Die Abläufe innerhalb dieser Prozesse sind in der Regel fest in den Anwendungsprogrammen kodiert und können nur begrenzt durch Parameter beeinflusst werden. Änderungen der Abläufe oder einzelner Aktivitäten ziehen meist vollständige Neuinstallationen nach sich und vor allem aufwendige Tests. Hohe Entwicklungs- und Wartungskosten sind deshalb feststellbar.
Der Wechsel zu einer flexibleren und leicht anpassbaren Lösung wird deshalb angestrebt. Hierbei soll die Einführung eines Workflow-Management-Systems (WFMS) helfen.
Ziel dieser Ausschreibung ist die Etablierung eines Workflow-Management-Systems (WFMS) in die Anwendungslandschaft der DNB. Dabei kann es sich um eine vorhandene bzw. im Einsatz befindliche Eigenentwicklung des Anbieters oder ein gängiges Standardprodukt handeln, welches auf die spezifischen Bedürfnisse des Auftraggebers hin angepasst wird. Die Etablierung bezieht sich dabei auf die Integration des WFMS in die IT-Anwendungslandschaft der DNB, dessen Konfiguration gemäß DNB spezifischen betrieblichen und organisatorischen Gegebenheiten, die Systemeinführung inklusive Schulung der künftigen Nutzer und ggf. den Support des WFMS.
Das geforderte WFMS selbst, ist entweder als Komplett-System zu verstehen oder als ein modulares System, welches aus verschiedenen Komponenten zusammengesetzt ist.
Grundsätzlich soll das geforderte System die gängigen Funktionalitäten der auf dem Markt befindlichen Standardprodukte aufweisen. Insbesondere soll das System dem von der Workflow Management Coalition (WfMC) aufgestellten Workflow Referenz Model genügen. Als notwendige Anpassungen des Systems, erachtet der Auftraggeber entsprechende System-Schnittstellen zur Anbindung des WFMS an vorhandene DNB-Systeme.
Das künftige WFMS soll mit einer Import- und Export-Schnittstelle für Workflowschema in Business Process Modell and Notation (BPMN) ab Version 2.0 ausgestattet sein. Die hauptsächliche Verwendung von BPMN als Spezifikationssprache ist vom Auftragnehmer zu berücksichtigen.
Des Weiteren sieht diese Ausschreibung eine Beratungsleistung des Auftragnehmers vor. Nach erfolgreicher Etablierung des WFMS in die Systemlandschaft der DNB, soll im Rahmen dieser Beratung gemeinsam mit dem Auftraggeber ein noch zu spezifizierender Geschäftsprozess, analysiert, optimiert und modelliert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-08-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-07-25.

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-07-25	Auftragsbekanntmachung
2017-09-27	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2017-07-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Menge oder Umfang:

Etablierung eines Workflowmanagement-Systems in die Anwendungslandschaft der Deutschen Nationalbibliothek (DNB), Option 1: Wartung und Support des Systems für 4 Jahre.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: m.stefan@dnb.de 📧
Telefon: +49 6915252302 📞
Fax: +49 6915252002 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-25 📅
Einreichungsfrist: 2017-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 142-293338
ABl. S-Ausgabe: 142
Zusätzliche Informationen

Die aktuellen Vergabeunterlagen sind über die Homepage der Auftraggeberin unter fol-gender Internetadresse erhältlich: http://www.dnb.de/DE/Aktuell/Ausschreibungen/ausschreibungen_node. Die Bieter sind verpflichtet, sich eigenverantwortlich bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist auf der zuvor genannten Internetseite zu informieren, ob Erläuterungen, Änderungen oder Aktualisierungen in den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Es wird darauf hingewiesen, dass alle veröffentlichten Erläuterungen, Änderungen bzw. Aktualisierungen Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Wechsel zu einer flexibleren und leicht anpassbaren Lösung wird deshalb angestrebt. Hierbei soll die Einführung eines Workflow-Management-Systems (WFMS) helfen.

Ziel dieser Ausschreibung ist die Etablierung eines Workflow-Management-Systems (WFMS) in die Anwendungslandschaft der DNB. Dabei kann es sich um eine vorhandene bzw. im Einsatz befindliche Eigenentwicklung des Anbieters oder ein gängiges Standardprodukt handeln, welches auf die spezifischen Bedürfnisse des Auftraggebers hin angepasst wird. Die Etablierung bezieht sich dabei auf die Integration des WFMS in die IT-Anwendungslandschaft der DNB, dessen Konfiguration gemäß DNB spezifischen betrieblichen und organisatorischen Gegebenheiten, die Systemeinführung inklusive Schulung der künftigen Nutzer und ggf. den Support des WFMS.

Das geforderte WFMS selbst, ist entweder als Komplett-System zu verstehen oder als ein modulares System, welches aus verschiedenen Komponenten zusammengesetzt ist.

Grundsätzlich soll das geforderte System die gängigen Funktionalitäten der auf dem Markt befindlichen Standardprodukte aufweisen. Insbesondere soll das System dem von der Workflow Management Coalition (WfMC) aufgestellten Workflow Referenz Model genügen. Als notwendige Anpassungen des Systems, erachtet der Auftraggeber entsprechende System-Schnittstellen zur Anbindung des WFMS an vorhandene DNB-Systeme.

Das künftige WFMS soll mit einer Import- und Export-Schnittstelle für Workflowschema in Business Process Modell and Notation (BPMN) ab Version 2.0 ausgestattet sein. Die hauptsächliche Verwendung von BPMN als Spezifikationssprache ist vom Auftragnehmer zu berücksichtigen.

Des Weiteren sieht diese Ausschreibung eine Beratungsleistung des Auftragnehmers vor. Nach erfolgreicher Etablierung des WFMS in die Systemlandschaft der DNB, soll im Rahmen dieser Beratung gemeinsam mit dem Auftraggeber ein noch zu spezifizierender Geschäftsprozess, analysiert, optimiert und modelliert werden.

Beschreibung der Optionen: Wartung und Support des Systems für 4 Jahre.
Referenznummer: 17/27
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen (diese sind den Vergabeunterlagen beigefügt).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— kurze Darstellung des Leistungsportfolios, bei Bewerber-/Bietergemeinschaft auch die vorgesehene Aufgabenteilung;

— Jahresumsatz des Unternehmens/der Bewerber-/Bietergemeinschaft – bezogen auf den Aus-schreibungsgegenstand – für die letzten drei Geschäftsjahre (in EUR);

— Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre (jeweils bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand und umgerechnet in Vollzeitstellen);

— eine Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Zeitraums, der evtl. beteiligten Partner, der öffentlichen oder privaten Auftraggeber, der Branche, des Anwendungsbereichs sowie des Rechnungswertes, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand;

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Beschreibung von mindestens 1 maximal 3 Referenzprojekten zum Betrieb und Support von mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren System, mit Angabe des Ansprechpartners und der Telefonnummer des Auftraggebers.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-09-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-08-30 📅
Öffnungsort: Frankfurt am Main
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Stefan
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Verwahrung Angebote, Abt. Z
URL der Teilnahme: www.dnb.de 🌏
E-Mail: hp.krieger@dnb.de 📧
URL der Dokumente: http://files.dnb.de/Ausschreibungen/Vergabeunterlagen1727.zip 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 17/27
Zusätzliche Informationen

Die aktuellen Vergabeunterlagen sind über die Homepage der Auftraggeberin unter fol-gender Internetadresse erhältlich: http://www.dnb.de/DE/Aktuell/Ausschreibungen/ausschreibungen_node.

Die Bieter sind verpflichtet, sich eigenverantwortlich bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist auf der zuvor genannten Internetseite zu informieren, ob Erläuterungen, Änderungen oder Aktualisierungen in den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Es wird darauf hingewiesen, dass alle veröffentlichten Erläuterungen, Änderungen bzw. Aktualisierungen Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 6915252001 📞
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Fax: +49 6915252002 📠
Quelle: OJS 2017/S 142-293338 (2017-07-25)

Ergänzende Angaben (2017-09-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 187-384112
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 142-293338
ABl. S-Ausgabe: 187
Quelle: OJS 2017/S 187-384112 (2017-09-27)

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