Abteilungsdrucker 2018 II

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die „Full-Service" Miete von sog. Abteilungsdruckern mittels Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer. Zu den Abteilungsdruckern zählen insbesondere auch Multifunktionsgeräte mit Druck-, Kopier-, Scan- und evtl. Faxfunktion.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1) Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Onlineshops für die MPG;
2) „Full-Service" Vermietung und Lieferung von Druckern inklusive zugehörigem Drucker-Zubehör, Ersatz- und Verschleißteilen, Einbindung und Konfiguration der Abteilungsdrucker in das bestehende Netzwerk; Aufrechterhaltung der Betriebs-/Nutzungsbereitschaft durch Wartung;
3) Beratungs- und Unterstützungsleistungen;
4) Ergänzende Leistungen:
a) Bereitstellung einer Online-Plattform;
b) Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen;
c) Berichtswesen (Reporting).

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Generalverwaltung München, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft sowie die rechtlich selbständigen Organisationseinheiten in Düsseldorf, Mülheim, Hamburg, Bonn.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die „Full-Service" Miete von sog. Abteilungsdruckern mittels Rahmenvereinbarung mit 1 Wirtschaftsteilnehmer. Zu den Abteilungsdruckern zählen insbesondere auch Multifunktionsgeräte mit Druck-, Kopier-, Scan- und evtl. Faxfunktion. Leasingverträge sind ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss vom Auftragnehmer angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) benötigte und vom Auftragnehmer anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgende Drucker-Geräteklassen charakterisieren:
– Gkl 1: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A4 monochrom,
– Gkl 2: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A4 Farbe,
– Gkl 3: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A4 Farbe 4-in-1,
– Gkl 4: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A3 Farbe 3-in-1,
– Gkl 5: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A3 Farbe 3-in-1 Hochleistung,
– Gkl 6: Tinten-Abteilungsdrucker A3 Farbe,
– Gkl 7: Tinten-Abteilungsdrucker A3 Farbe 4-in-1.
Als Abteilungsdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise zentral aufgestellt werden, über ein drahtgebundenes und/oder ein drahtloses Netzwerk angeschlossen und oft über einen zentralen Druckserver angesteuert werden; Abteilungsdrucker werden üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt. Die Abteilungsdrucker werden abgegrenzt von sog. Arbeitsplatzdruckern, die typischerweise nur von einer Person direkt am Arbeitsplatz von einem Einzelanwender genutzt werden und hinsichtlich ihrer Größe und Emissionswerte dafür vorgesehen und geeignet sind.
Die Beschaffung von Arbeitsplatzdruckern ist nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden.
Vom Auftraggeber sind je Einzelmietvertrag für einen Abteilungsdrucker der monatliche Mietpreis für den Abteilungsdrucker und für das zugehörige Zubehör zu zahlen. Verbrauchsmaterial (z.B. Toner, Heftklammern) und Verschleißteile werden pauschal über die Klickkosten abgerechnet (worin z. B. Material, Arbeitszeit für fachgerechten Aus- und Einbau, Fahrtkosten enthalten sind). Die Klickkosten pro Seite für Drucken und Kopieren unterscheiden sich nach Schwarz/Weiß und Farbe.
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der MPG müssen die Drucker, das jeweilige Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile eigenständig im Online-Shop des Auftragnehmers innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments individuell zusammenstellen – soweit eine Individualisierung (z. B. Speichergröße, Papierkassettengröße) technisch möglich ist –, auswählen und frei konfigurieren können. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) mit der Möglichkeit zum Ausdruck angezeigt bekommen.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1) Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG;
2) „Full-Service" Vermietung und Lieferung von Druckern inkl. Drucker-Zubehör, Ersatz- und Verschleißteilen (ggf. auch nachträglich isoliert anmietbar), Einbindung und Konfiguration der Abteilungsdrucker in das bestehende Netzwerk; Aufrechterhaltung der Betriebs-/Nutzungsbereitschaft durch Wartung;
3) Nach Aufwand vergütete Beratungs-und Unterstützungsleistungen, z. B. zur Optimierung der Druckerlandschaft in MPG-Instituten sowie zum Druckermanagement.
4) Ergänzende Leistungen:
a) Bereitstellung einer Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen u. Downloads;
b) Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen;
c) Berichtswesen (Reporting) mit Berichten über Einzelaufträge und das vereinbarte Sortiment.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle anlagen- und Kapitel verweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB [EK-01]. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 7 Formblatt „Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen (d. h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bewerber beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) mit dem Angebot einzureichen.
Die Angaben müssen vollständig erfolgen und die Fragen vollständig beantwortet werden. Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen. Hat ein Unternehmen entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen, sind diese ebenfalls auf gesondertem Dokument darzustellen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. hierzu Kapitel 1.16.3) hat der Bieter die entsprechenden Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB in Teil III der EEE vorzunehmen.
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30 000 EUR vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern (§ 19 Abs. 4 MiLoG).
Die hier geforderten Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (Bieter, Nachunternehmer, Mitglieder einer BG usw.) mit dem Angebot einzureichen.
1) Unternehmensdarstellung [EK-02]
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (Unternehmensdarstellung):
– Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
– Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i. S. d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.5.2003, S. 36]),
– sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
Darüber hinaus ist eine kurze textliche Darstellung über das Leistungsspektrum des Bieters, sein Haupttätigkeitsgebiet, das Gründungsjahr des Unternehmens sowie über die organisatorische Gliederung des Unternehmens verlangt. Die Angaben sind auf einem gesonderten Dokument gemäß Anlage 8 „Unternehmensdarstellung" vorzunehmen und dem Angebot beizufügen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. hierzu Kapitel 1.16.3) hat der Bieter die Angaben in Teil II Abschnitt A der EEE vorzunehmen und im Hinblick auf die weiteren Angaben das Formblatt gemäß Anlage 8 zu verwenden;
2) Berufs- und Handelsregisterauszug [EK-03]
Der Nachweis der Berufs- oder Handelsregistereintragung ist durch Vorlage eines aktuellen (d. h. die bestehenden aktuellen Gegebenheiten wiedergebenden) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, zu erbringen (oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.)
Bei Verwendung der EEE hat der Bieter die entsprechende Angabe in Teil IV Abschnitt A „Befähigung zur Berufsausübung" vorzunehmen.

Alle anlagen- und Kapitel verweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Hinweis: Bietergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Ebenso sind die hier geforderten Angaben auch im Falle der Eignungsleihe von dem Bewerber und dem/den anderen Unternehmen getrennt zu nennen.
Im Übrigen wird auf die Ausführungen in Kapitel 1.14 und 1.15 verwiesen.
1) Abschluss einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04]
Gefordert wird zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe.
Die Versicherungssumme muss dabei
– für Personen- und Sachschäden mindestens 2 Mio. EUR(2-fach maximiert)
Sowie
– für Vermögensschäden mindestens einhunderttausend (100 000) EUR (2-fach maximiert)
Betragen.
Mit Angebotsabgabe muss der Bieter insofern erklären, dass er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt und diese über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhalten wird.
Die entsprechende Erklärung zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung hat der Bieter durch Verwendung des Formblatts "Erklärung zur Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung", (Anlage 9) vorzunehmen und zusammen mit einer Ablichtung der Versicherungspolice dem Angebot beizufügen.
Hinweis: Im Falle einer BG haben alle Mitglieder das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Kann ein Mitglied einer BG den Nachweis nicht führen, führt dieses zum Ausschluss der BG als solcher. Im Falle der Eignungsleihe haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Bei Verwendung der EEE (vgl. hierzu Kapitel 1.16.3) ist die Erklärung zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung in Teil IV Abschnitt B der EEE sowie ebenfalls unter Verwendung der beigefügten Anlage 9 „Erklärung zur Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung" vorzunehmen.
2) Umsatzdarstellung [EK-05 – EK-06]
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter zudem eine Erklärung über
– den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens; [EK-05]
sowie,
– den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich „Lieferung von Abteilungsdruckern" [EK-06]
Jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015 – 2017) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind.
Hinweis: Sofern für das Jahr 2017 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung des Formblatts „Umsatzdarstellung" (Anlage 10) vorzunehmen und mit dem Angebot einzureichen.
Bei Verwendung der EEE sind die entsprechenden Angaben in Teil IV Abschnitt B der EEE vorzunehmen.
Achtung:
Bietergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel 1.16.6.2 geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen, auch wenn die Beurteilung in einer Gesamtschau anhand der gemeinschaftlich addierten Werte erfolgt (vgl. Kapitel 1.14).
Sofern sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung im Wege der Eignungsleihe (zumindest teilweise) auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen die hier geforderten Umsatzangaben getrennt zu nennen; auch wenn die Bewertung in einer Gesamtschau erfolgt (vgl. Kapitel 1.15).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Alle anlagen- und Kapitel verweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Im Falle von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.14 und 1.15 verwiesen.
Bietergemeinschaften (BG) haben die geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch wenn die Bewertung grundsätzlich in einer Gesamtschau erfolgt, sofern nicht etwas Abweichendes nachfolgend geregelt ist.
Sofern sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen die geforderten Angaben getrennt zu nennen.
1) Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement [EK-07]
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Beschreibung (ca. 2 DIN A4 Seiten) der vorhandenen Qualitätssicherungsmaßnahmen und des vorhandenen Qualitätsmanagementsystems für Leistungen, die mit den ausgeschriebenen vergleichbar sind, beizufügen.
Zur Erfüllung des Kriteriums sind in der Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems mindestens folgende Themen zu behandeln:
– Verantwortung der Leitung,
– Management von Ressourcen,
– Produktrealisierung,
– Messung, Analyse und Verbesserungen,
– ständige Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems.
Die entsprechenden Angaben sind auf einem gesonderten Dokument vorzunehmen und mit dem Angebot einzureichen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. hierzu Kapitel 1.16.3) sind die entsprechenden Angaben in Teil IV Abschnitt C der EEE sowie ebenfalls auf einem gesonderten Dokument vorzunehmen.
Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden, gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z. B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
2) Referenzen für die Onlinevermietung mit vergleichbaren Volumina [EK-08]
Darstellungen geeigneter Referenzen für entsprechende erbrachte Liefer- und Dienstleistungen der letzten 3 Jahre mit Angaben zu dem öffentlichen oder privaten Auftraggeber inkl. Referenzansprechpartnern und Telefonnummern, Angabe der Auftragsdauer und des Auftragszeitraumes sowie des Auftragswerts.
Es wird dabei eine Darstellung von min. 3 Referenzen gefordert, die mit dem Ausschreibungsgegenstand hinsichtlich der Umsatzvolumina und der Bestell- und Distributionswege vergleichbar sind. Eine Referenz gilt dann als vergleichbar, wenn sie bezüglich Aufgabenstellung und Größe hinsichtlich der in den Wettbewerb gestellten Lieferung und ergänzenden Leistungen vergleichbar ist und Aufträge zum Gegenstand hat, bei denen der Bieter sein Lieferspektrum als elektronischen Katalog in Form eines Onlineshops an das SAP-SRM 7.0 Modul zur Verfügung stellt. Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen. Im Falle von BG werden die Referenznachweise der Mitglied unternehmen zusammen betrachtet.
3) Darstellung der Umsetzung einer Anbindung an ein eProcurement-System [EK-09]
Ausführliche Darstellung der Erfahrung des Bieters bei der Implementierung der Anbindung seines Lieferportfolio-Katalogs anhand 2 konkreter Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren, wobei hier insbesondere auf nachfolgende Punkte einzugehen ist:
– Web-Schnittstelle zu einem externen Lieferantenkatalog,
– OCI-Schnittstelle an ein SAP-SRM 7.0-Bestell-System,
– elektronische Übermittlung der Bestelldaten im XML-Format,
– Maßnahmen zur Gewähr zu erwartender Sicherheitsanforderungen (Authentizität der Bestellung, Vertraulichkeit und Integrität der Daten, Verfügbarkeit der Schnittstelle).
Die Referenzen müssen laufende oder abgeschlossene Projekte aus den letzten 3 Jahren umfassen, d. h. die Referenzen dürfen nicht vor dem 1.10.2015 abgeschlossen worden sein (Mindestbedingung für die Wertbarkeit einer Referenz); der Projektstart darf vor dem genannten Termin liegen.
Dabei dient die beigefügte Anlage 11 „Muster Unternehmensreferenzen" als Vorlage.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
1) Benennung des Herstellers (Kap. 1.17.1 u. 1.5 i. V. m. Anlage 2) [XK-01];
2) Verpflichtung gegenüber IAO-Kernarbeitsnormen (Kap. 1.17.2 i. V. m. Anlage 12) [XK-02];
3) Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Kap. 1.17.3 i. V. m. Anlage 13 [XK-03].

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Dies ist bedingt durch den Umstand, dass bei dem Wechsel des Auftragnehmers sowie bei der Einarbeitung in die Prozesse ein sehr großer Aufwand entstehen wird. Dies hat seinen Ursprung in der Komplexität des Vergabegegenstandes - Vermietung v. Druckern sowie die Erstellung eines Onlineshops und einer Onlineplattform. Die Laufzeit des Vertrages muss deshalb im Verhältnis z. Auftragsgegenstand stehen

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
1) Anschreiben des Bieters mit Datum;
2) Nachweise zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß Kapitel 1.16 entsprechend der „Abschließenden Liste der geforderten Erklärungen und Nachweise" in Kapitel 1.23.1;
3) Erklärungen zur Einhaltung der Ausführungsbedingungen (Anlagen 2, 12 und 13) gemäß Kapitel 1.17 entsprechend der „Abschließenden Liste der geforderten Erklärungen und Nachweise" in Kapitel 1.23.2;
4) Anlage 14 „Kriterienkatalog" inklusive Antworten der Bieter zu den einzelnen Kriterien entsprechend der „Abschließenden Liste der geforderten Erklärungen und Nachweise" in Kapitel 1.23.3 inklusiver der Anlagen 17 bis 20;
5) Anlage 15 „Kalkulatorischer Warenkorbpreis";
6) Definition und Anwendung des Preisbildungsmodells (siehe Kapi-tel 1.19.1, 2.9 i. V. m. Anlage 16);
7) ggf. weitere Anlagen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).