Anschaffung und Implementierung eines Systems zur elekronischen Verarbeitung von Rechnungen (elVeR)

Forschungszentrum Jülich GmbH -Team Infrastruktur-

Der Geschäftsbereich Finanzen und Controlling plant ein Projekt zur Einführung der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen.
Am 6.9.2017 ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) auf Grundlage einer bestehenden Ermächtigung gemäß § 4 a Abs. 1 EGovG durch die Bundesregierung erlassen worden.
Der Regelungsgehalt dieser Verordnung bezüglich der elektronischen Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen ist bis zum 27.11.2019 durch das FZJ umzusetzen.
Durch Integration mit dem bestehenden SAP-System sowie mit dem bereits eingeführten elektronischen Rechnungsarchiv Windream soll die Bearbeitung eingehender Rechnungen im Rechnungswesen beschleunigt, automatisiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-12.

Wer?

• Forschungszentrum Jülich GmbH -Team Infrastruktur-

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Köln › Düren

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-06-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Kurze Beschreibung:

Der Geschäftsbereich Finanzen und Controlling plant ein Projekt zur Einführung der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen. Am 6.9.2017 ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) auf Grundlage einer bestehenden Ermächtigung gemäß § 4 a Abs. 1 EGovG durch die Bundesregierung erlassen worden. Der Regelungsgehalt dieser Verordnung bezüglich der elektronischen Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen ist bis zum 27.11.2019 durch das FZJ umzusetzen. Durch Integration mit dem bestehenden SAP-System sowie mit dem bereits eingeführten elektronischen Rechnungsarchiv Windream soll die Bearbeitung eingehender Rechnungen im Rechnungswesen beschleunigt, automatisiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düren 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Forschungszentrum Jülich GmbH -Team Infrastruktur-
Postanschrift: Wilhelm-Johnen-Str.
Postleitzahl: 52428
Postort: Jülich
Kontakt
Internetadresse: http://www.fz-juelich.de 🌏
E-Mail: u.langer@fz-juelich.de 📧
Telefon: +49 2461/61-3053 📞
Fax: +49 2461/61-2213 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E67885465 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-12 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-13 📅
Datum des Beginns: 2018-12-03 📅
Datum des Endes: 2019-11-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 111-253143
ABl. S-Ausgabe: 111

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Geschäftsbereich Finanzen und Controlling plant ein Projekt zur Einführung der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen.

Am 6.9.2017 ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) auf Grundlage einer bestehenden Ermächtigung gemäß § 4 a Abs. 1 EGovG durch die Bundesregierung erlassen worden.

Der Regelungsgehalt dieser Verordnung bezüglich der elektronischen Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen ist bis zum 27.11.2019 durch das FZJ umzusetzen.

Durch Integration mit dem bestehenden SAP-System sowie mit dem bereits eingeführten elektronischen Rechnungsarchiv Windream soll die Bearbeitung eingehender Rechnungen im Rechnungswesen beschleunigt, automatisiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet…

… werden.

… werden:

— Durch die digitale, papierlose Verarbeitung von Eingangsrechnungen ergänzt mit umfangreichen Workflowfunktionalitäten (elektronische Weiterleitung, Genehmigung und Bearbeitung), sollen die interne Bearbeitung sowohl innerhalb des Geschäftsbereich Finanzen und Controlling als auch bei den anderen Prozessbeteiligten optimiert und beschleunigt werden,

— Durch ein mehrstufiges Freigabeverfahren mit entsprechend notwendigen Berechtigungen soll gewährleistet werden, dass der Genehmigungsprozess automatisiert, gesichert und transparent ablaufen kann,

— Der Zugriff auf die digitalisierten Rechnungsdokumente kann über die entsprechenden Transaktionen des SAP – Systems unmittelbar erfolgen und ist vollständig integriert.

Weitere Details zu o.g. Aspekten werden in den folgenden Abschnitten näher erläutert.

Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:

— Verbundlösung bzw. integrierte Lösung mit unserem SAP ERP System V6.08,

— Als SAP Archivlösung für die elektronische Rechnungsprüfung ist das bereits installierte und angebundene Archivsystem (Windream) gesetzt,

— „On demand“ bzw. „SaaS“ Lösungsansätze werden seitens des Auftraggebers ausgeschlossen,

— Beschaffungsverfahren Die Beschaffung erfolgt in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die detaillierte Spezifikation des Systems erfolgt in der Verhandlungsphase. Das vorliegende Dokument dient dazu, einen allgemeinen Überblick über die Erwartungen an das System und seine Integration in das FZJ zu geben. Die Teilnehmer an dem Teilnahmewettbewerb sind aufgefordert, ein Konzept für ein System mit den geforderten und gewünschten Eigenschaften vorzulegen. Wo sinnvoll, können auch verschiedene Optionen vorgeschlagen werden. Die drei Teilnehmer mit der höchsten Bewertung in der Bewertungsmatrix, die zusammen mit diesem Dokument veröffentlicht wird, werden eingeladen, ein Angebot abzugeben. Die Auswahlkriterien für die finale Auswahl im Verhandlungsverfahren werden zusammen mit der Einladung zur Angebotsabgabe mitgeteilt.

1.3 Anforderungen an das Konzept Für die Lösung eines automatisierten Empfangs und der Weiterverarbeitung von Rechnungen sind im Umfeld der SAP-Lösung zusätzliche Funktionen bzw. IT-technische Lösungen erforderlich, z.B.:

— technische Anbindungslösung an Kodak-Scanner Systeme und elektronische Rechnungseingänge,

— Rechnungslese-, –erkennungs- und Zuordnungslösung (Invoice Reader) für elektronische (XRechnung, ZUGFeRD, PDF7A, EDI, XML etc.), wie papiergebundene Rechnungen,

— Erweiterung der entsprechenden SAP Module und Funktionen um die weitest gehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung (Zuordnung zu Bestellobjekten, automatische Verbuchung und Zahlungsanweisung, Archivierung etc.) zu gewährleisten,

— Anbindung an das Archivsystem (Windream),

— Unterstützung der Abwicklung durch automatisierte Workflowprozesse,

— Rechnungseingangs-Monitoring nach zu definierenden Gruppierungsmerkmalen 1.4 Fachkunde und Referenzen. Der Auftragnehmer weist seine Fachkunde durch Erfahrungen mit Systemen zur elektronischen Verarbeitung von Rechnungen nach und es muss mindestens 3 prüfbare Referenzprojekt mit Nennung eines Ansprechpartners beim Referenzkunden und dessen Telefonnummer angegeben werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Forschungszentrum Jülich GmbH

Wilhelm-Johnen-Straße

52428 Jülich

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Umsatzauskünfte der letzten 3 Jahre, Angaben zur Mitarbeiterstruktur
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Referenzen von vergleichbar erbrachter Leistung Grobkonzept über die vorgehensweise im Projekt Vorschlag Meilensteinplanung Hardwarevoraussetzungen Softwarevoraussetzungen

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 16:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-08-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Udo Langer
Internetadresse: www.fz-juelich.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E67885465 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstrasse 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2018/S 111-253143 (2018-06-12)

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