Ausschreibung einer Dienstleistung für Konzeption und Durchführung einer Kommunikationskampagne Neue Mobilität 2018-2021 und „Blühende Kreisverkehre und Rastplätze“

Zusätzliche Informationen

Die Unterlagen sind auf der Homepage der NVBW – Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH unter www.nvbw.de/die-nvbw/vergabeverfahren/ herunterzuladen.

3. Ausschreibungsbedingungen

3.1 Grundlagen

Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragswert den Schwellenwert für Leistungen nach § 106 GWB überschreitet. Es wird eine europaweite Ausschreibung im Verhandlungsverfahren gemäß § 119 GWB durchgeführt. Das Verhandlungsverfahren ist notwendig, weil es sich im Wesentlichen um Leistungen handelt, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden (Werbekampagne im Sinne der Kategorie 13 des Anhangs I Teil A der ehemaligen VOF). Der Auftraggeber muss die gestalterische Intonation und die werblichen Inhalte mit dem Auftragnehmer erörtern.

Schritt 1: Teilnahmewettbewerb.

Es wird eine europaweite Ausschreibung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 119 GWB durchgeführt. Der Auftraggeber fordert die Bieter bereits im Teilnahmewettbewerb dazu auf, zum festgesetzten Termin ein Konzept abzugeben. Der Auftraggeber wird anhand der Auswahlkriterien mindestens drei und maximal fünf geeignete Bieter je Los für Schritt 2 auswählen.

Schritt 2: Abgabe eines Angebots.

Die ausgewählten Bieter werden voraussichtlich in der KW 21 des Jahres 2018 zur Abgabe eines zuschlagsfähigen Angebotes aufgefordert und zur Präsentation in der KW 27 eingeladen. Der Auftraggeber kann den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten (§ 17 Abs. 11 VgV).

Schritt 3: Verhandlungsverfahren und Vertragsabschluss.

Mit den Bietern werden ggf. weitere Verhandlungen geführt, auf deren Grundlage diese zur Abgabe eines endgültigen Angebotes aufgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Zahl der Bieter, die zu weiteren Verhandlungsgesprächen eingeladen werden, weiter zu reduzieren und diese Bieter – ggf. nach Durchführung der Verhandlungsgespräche – zur Abgabe eines überarbeiteten Angebotes aufzufordern.

Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Antrages verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht gestattet.

Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten der NVBW, des VM sowie der weiteren Ressorts der Landesregierung, der Kommunen und weiterer Partner Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Ebenso verpflichten sich die NVBW und das VM alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

3.2 Bestimmung über die Einsendung und Abgabe der Anträge

Der Antrag muss vollständig, in deutscher Sprache und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben bis zum.

Montag, 7.5.2018, 12.00.

In dreifacher identischer Ausführung in Papierform (1 Original und Kopien) sowie einfach in digitaler Form (USB Stick oder CD-ROM) bei der NVBW – Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH.

Vergabestelle.

Wilhelmsplatz 11.

70182 Stuttgart

Vorliegen.

Der Antrag muss verschlossen und von außen als solche kenntlich („Ausschreibung Neue Mobilität 2018-2021 – NICHT ÖFFNEN“) gemacht sein. Anträge, die zu diesem Zeitpunkt nicht in vollständiger Form vorliegen, werden nicht berücksichtigt.

Die Eröffnung erfolgt am selben Tag um 14.00 bei der NVBW. Bieter sind bei der Eröffnung nicht zugelassen.

Die Anträge werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Die von den Bietern erbetenen personenbedingten Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert.

3.3 Mitteilung von Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen

Enthalten diese Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe in schriftlicher oder fernschriftlicher Form (Brief, Fax, E-Mail) darauf hinzuweisen.

Fragen müssen ausschließlich schriftlich in deutscher Sprache bis zum Mittwoch, 25.4.2018, 12.00.

Auf der Homepage der NVBW – Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH, im Kontaktformular unter www.nvbw.de/die-nvbw/vergabeverfahren/eingereicht werden.

Die Antworten werden ebenfalls schriftlich gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle Bewerber bekannt gegeben. Die Bieter müssen sich fortlaufend und eigeninitiativ über neue Informationen durch Besuch der Webseite unterrichten.

3.6 Erstattung von Aufwendungen

Aufwendungen, die bei der Antrags-/Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet.

Die ausgewählten Bieter, die nach Kapitel 3.1 zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, ein vollständiges Angebot abgeben und nicht den Zuschlag erhalten, erhalten eine Aufwandsentschädigung in Höhe von.

Angebot Los 1: je 4 000 EUR (brutto)

Angebot Los 2: je 500 EUR (brutto)

4. Formale Anforderungen an die Teilnahmeanträge und Angebote

4.1 Abgabe in deutscher Sprache

Der Teilnahmeantrag und das Angebot sind in allen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen. Ausländische Schriften müssen neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nachweise und Erklärungen beiliegen Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Die Bieter tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen.

4.2 Notwendiger Inhalt

Der Teilnahmeantrag muss folgenden Inhalt umfassen, dabei ist die nachfolgende Gliederung einzuhalten:

Teil 1:

— Der Teilnahmeantrag muss im Original von einer zeichnungsberechtigten Person rechtsverbindlich unterschrieben sein. Bei einer Bietergemeinschaft gilt dies für alle Beteiligten. Fehlt die Unterschrift eines Mitgliedes, so liegt kein rechtsverbindlicher Antrag der Bietergemeinschaft vor. Der Antrag ist in einem solchen Fall von der Wertung auszuschließen. Kommt einem Mitglied aufgrund eines rechtsgültigen Gesellschaftsvertrages zum Zeitpunkt der Eröffnung Alleingeschäftsführerbefugnis zu oder ist er aufgrund entsprechender Erklärung aller Bieter für alle bevollmächtigt, so genügt die Unterschrift dieses Mitglieds. Die Alleingeschäftsführerbefugnis ist in diesem Fall nachzuweisen,

— Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners für das Vergabeverfahren (Name, Anschrift, Telefonnummer und Email-Adresse),

— Bestätigung der Bindefrist,

— Erklärung des Bieters, dass sein Angebot in allen Punkten den Forderungen der Leistungsbeschreibung entspricht und die Regelungen dieser Verdingungsunterlagen von ihm uneingeschränkt akzeptiert werden,

— Eine Erklärung des Bieters, dass er mit Erhalt der vereinbarten Vergütung alle Urheberrechte aus der erbrachten Leistung und die Nutzungsrechte daran an das VM überträgt. Der Bieter wird hierzu mit Vertragsschluss eine entsprechende Lizenzvereinbarung unterzeichnen,

— Eine Erklärung des Bieters, dass er sich zur Einhaltung allgemeiner Verschwiegenheit und Vertraulichkeit hinsichtlich der durch die Leistungserbringung erworbenen Informationen verpflichtet,

— Abgabe einer Mindestentgelterklärung gem. § 4 Abs. 1 Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (LTMG), gemäß Anlage, ggf. von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von Subunternehmern.

Teil 2: Nachweis der Eignung.

— die Eigenerklärungen und Nachweise, wie im Einzelnen in Teil A Kapitel 5.1 bis 5.6 gefordert,

— die den Auswahlkriterien (Kap. 3.4) entsprechende Erklärungen, Referenzen und Bestätigungen. Die Erfahrungen sind jeweils durch geeignete Referenzen nachzuweisen,

— Angabe derjenigen Personen, die im Falle einer Beauftragung zum Einsatz vorgesehen sind (inkl. einer Übersicht über den beruflichen Werdegang sowie berufliche und fachliche Erfahrungen),

— Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners und der für die Projektleitung vorgesehenen Person (inkl. einer Übersicht über den beruflichen Werdegang sowie berufliche und fachliche Erfahrungen).

Teil 3: Konzept.

— Los 1: Konzept zur Kampagne „Neue Mobilität“:

Der Bieter soll für die Leistungserbringung ein erstes Konzept erstellen. Dieses soll höchstens 10 DIN-A4 – Seiten umfassen und folgendes beinhalten:

Wichtige Inhalte der Kommunikationskampagne:

— Strategisch ausgerichtete Gesamtkonzeption.

—— Vorschläge für die strategische Definition von Teilzielgruppen, die eine fachlich fundierte Differenzierung der in der Leistungsbeschreibung genannten übergeordneten Zielgruppen vornimmt. Hierbei soll auch auf das Spannungsverhältnis zwischen den konkurrierenden Anforderungen a) eine hohe Reichweite zu erzielen und b) gleichzeitig eine ausreichende Tiefe in der Ansprache zu ermöglichen, eingegangen werden. Es werden Lösungsvorschläge erbeten, wie mit diesem Zielkonflikt im Rahmen der Kampagne sinnvoll umgegangen werden soll.

—— Ableitung eines Kampagnenkonzepts von der Ziel- und der Zielgruppendefinition.

— Beschreibung konkreter Kampagnenelemente.

—— Beispielhafte Beschreibung von zielgruppengerechten Maßnahmen, abgeleitet aus der Gesamtkonzeption.

— Umgang mit vorgegebenen Rahmenbedingungen:

—— Auswahl und Zusammenarbeit mit Partnern zur landesweiten Bereitstellung von Modulen zum Erleben und Ausprobieren (z.B. Testfahrt E-Auto, Testfahrt E-Lastenrad, Quartiers-Spaziergänge).

—— Herleitung wichtiger Kennzahlen zur Reichweitenmessung der Kampagnenaktivitäten und deren strategische Einbindung.

—— Erläuterung, wie hohe Reichweiten sichergestellt werden.

— Zeitplan.

—— Es ist ein Zeitplan für das Kampagnenjahr 2018/19 vorzulegen. (als Anlage zum Konzeptvorschlag). Da zum Zeitpunkt des Zuschlages das Kalenderjahr 2018 bereits weit fortgeschritten sein wird, sind bei der Konzeption die Kampagnenjahre 2018 und 2019 zusammen zu entwickeln/zu denken.

— Stunden- und Tagessätze.

—— Die Stunden- und Tagessätze, differenziert nach Funktion/Qualifikation. Der Bieter hat eine vorgesehene Gewichtung der einzelnen Sätze vorzunehmen. Diese Gewichtung wird Vertragsbestandteil.

—— Alle Preise sind netto und brutto in EUR anzugeben.

— Los 1: Arbeitsproben:

Der Bieter soll zwei Textproben und einen Entwurf für einen Werbeträger erstellen. Die Textproben sollen jeweils zwei A4-Seiten nicht überschreiten - inklusive einer Erläuterung zum Kontext der Kampagne. Der Werbeträger ist einseitig und besteht aus Text- und Grafikelementen. Jeder Arbeitsprobe ist voranzustellen, in welchem Kanal und medialen Umfeld sie veröffentlicht werden soll, welche strategische und operative Zielerreichung mit der jeweiligen Aktivität verknüpft wird, wie das Produkt an die Zielgruppe angepasst wurde und wie die Aktivität in die Gesamtkampagne eingebettet sein könnte.

— Textprobe 1: Der Bieter verfasst eine Pressemitteilung, die sich an BürgerInnen richtet. Die Hauptbotschaft des Textes lautet „Nutze vernetzte Verkehrsträger!“,

— Textprobe 2: Der Bieter verfasst ein Grußwort, das der Minister bei einer Fachveranstaltung halten soll. Teilnehmer der Veranstaltung sind Expertinnen und Experten, kommunale Entscheidungsträger sowie weitere Stakeholder. Das Thema des Vortrags lautet „Chancen und Risiken des automatisierten und des autonomen Fahrens“,

— Entwurf für einen beliebigen Werbeträger: Der visuelle Werbeträger setzt die Botschaft der 1. Textprobe auf einem Werbeträger um,

— Los 2: Konzept zur Kampagne „Blühende Kreisverkehre und Rastplätze“:

Der Bieter soll für die Leistungserbringung ein erstes Konzept erstellen. Dieses soll höchstens vier DIN-A4 - Seiten umfassen und folgendes beinhalten:

Wichtige Inhalte der Kommunikationskampagne:

— Strategisch ausgerichtete Gesamtkonzeption.

—— Inhaltlicher Ausgangspunkt und Idee.

—— Anreize zur Teilnahme.

—— Ausschreibungsprozess und Distribution.

—— Auswahlkriterien und Auswahlprozess.

—— Konzeption, Organisation und Durchführung der Preisverleihung / Auszeichnung.

—— Kommunikation der Leistungen der ausgewählten Land- und Stadtkreise sowie Kommunen.

—— Einbezug der Medien.

— Zeitplan.

—— Es ist ein Zeitplan für das Kampagnenjahr 2018/19 vorzulegen. (als Anlage zum Konzeptvorschlag). Da zum Zeitpunkt des Zuschlages das Kalenderjahr 2018 bereits weit fortgeschritten sein wird, sind bei der Konzeption die Kampagnenjahre 2018 und 2019 zusammen zu entwickeln/zu denken.

— Stunden- und Tagessätze.

—— Die Stunden- und Tagessätze, differenziert nach Funktion/Qualifikation. Der Bieter hat eine vorgesehene Gewichtung der einzelnen Sätze vorzunehmen. Diese Gewichtung wird Vertragsbestandteil.

—— Alle Preise sind netto und brutto in EUR anzugeben.

— Los 2: Arbeitsproben:

Der Bieter soll eine Textprobe und einen Entwurf für einen Werbeträger erstellen. Die Textprobe soll eine A4-Seite nicht überschreiten - inklusive einer Erläuterung zum Kontext der Kampagne.

— Textprobe: Der Bieter verfasst eine Pressemitteilung, die sich an BürgerInnen richtet. Die Hauptbotschaft des Textes lautet „Der Kreis / die Gemeinde XY leistet durch die Umgestaltung / ökologische Aufwertung eines Kreisverkehres / eines Rastplatzes einen Beitrag zur Stärkung der biologischen Vielfalt. Die Umgestaltung wird vom Verkehrsministerium als vorbildlich ausgezeichnet.“,

— Entwurf eines Werbeträgers: Der Werbeträger setzt die Botschaft der Textprobe auf einem Informationsschild um.

4.3 Vollständigkeit des Antrages

Der Antrag muss vollständig sein; unvollständige Anträge können ausgeschlossen werden. Der Antrag muss die Preise und die in den Verdingungsunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben (erforderlichenfalls mit den deutschen Übersetzungen) enthalten. Fehlende oder unvollständige Nachweise und Erklärungen können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.

4.4 Bindefrist

Die Bindefrist läuft bis 31.8.2018. Bis zum Ablauf dieses Datums ist der Bieter an seinen Antrag, bzw. an sein Angebot, gebunden.

4.5 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Teilnahmeanträge und Angebote von Bietern und Bietergemeinschaften, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

5.6 Nachweise

Der Auftraggeber behält sich vor, die bei Abgabe des Antrages nicht vorliegenden bzw. nicht den Anforderungen entsprechenden Dokumente zum Nachweis der Eignung nach Kapitel 5.1 bis 5.5 unter Fristsetzung von den Bietern nachzufordern. Sollte ein Bieter der Nachforderung nicht fristgerecht nachkommen, kann dieser Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.

Kurze Beschreibung

Ziel der Kampagne ist es, dazu beizutragen, eine neue Mobilitätskultur im Land zu entwickeln und weiter zu stärken. Die Menschen sollen für ein neues Verständnis von Mobilität sensibilisiert und dazu bewegt werden, in ihrem Alltag ganz selbstverständlich nachhaltig(er) unterwegs zu sein. Längerfristig werden eine dauerhafte Veränderung des Mobilitätsverhaltens im Land und eine Steigerung nachhaltig zurückgelegter Wege am Gesamtverkehr angestrebt. Wichtigster Ansatzpunkt der Kampagne ist die Ansprache von Menschen, die dem Themenkomplex nachhaltiger Mobilität grundsätzlich Offenheit entgegenbringen und sich in Lebensumbruchssituationen befinden. Interessierte Menschen und Menschen in Lebensumbruchssituationen sind als Hauptzielgruppe zu verstehen. Aus diesem strategischen Ansatz heraus ist die Kampagne zu entwickeln. Daneben sollen weitere Gruppen angesprochen werden (siehe Abschnitt zu „Zielgruppen“).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Zur Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters hat dieser den Geschäftsbericht des letzten Kalender- oder Wirtschaftsjahres, aus dem auch die Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse hervorgehen, vorzulegen. Falls durch einen Bieter kein eigener Geschäftsbericht herausgegeben wird, ist die Vorlage des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. des Lageberichts) sowie eine Erklärung über die aktuellen Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse ausreichend. Diese Unterlagen sind zwingend für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr vorzulegen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gem. § 160 Abs. 3 GWB unverzüglich rügen. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung der Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer schriftlich einzureichen