Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den hausweiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Die DMS-Lösung soll das Führen aller Unterlagen des Ruhrverbandes in elektronischen Akten und die Bearbeitung von Fachvorgängen auf Basis der DMS-Inhalte ermöglichen. Die elektronische Aktenführung soll unabhängig von den Quellen der Unterlagen erfolgen, also sowohl für gescanntes Papier, Fax-Eingänge, Dateien und E-Mails stattfinden. Das Ablegen der Unterlagen im DMS soll bereits vor und während der eigentlichen Sachbearbeitung erfolgen – die Sachbearbeitung soll somit auf Basis der im DMS vorliegenden Dokumente stattfinden. Das DMS soll zu diesem Zweck Unterlagen mittels enthaltener Postkorb-Funktion in Umlauf geben können.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-09-10.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-08-10.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den hausweiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der...”
Kurze Beschreibung
Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den hausweiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Die DMS-Lösung soll das Führen aller Unterlagen des Ruhrverbandes in elektronischen Akten und die Bearbeitung von Fachvorgängen auf Basis der DMS-Inhalte ermöglichen. Die elektronische Aktenführung soll unabhängig von den Quellen der Unterlagen erfolgen, also sowohl für gescanntes Papier, Fax-Eingänge, Dateien und E-Mails stattfinden. Das Ablegen der Unterlagen im DMS soll bereits vor und während der eigentlichen Sachbearbeitung erfolgen – die Sachbearbeitung soll somit auf Basis der im DMS vorliegenden Dokumente stattfinden. Das DMS soll zu diesem Zweck Unterlagen mittels enthaltener Postkorb-Funktion in Umlauf geben können.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung📦
Ort der Leistung: Nordrhein-Westfalen🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Essen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die hausweite Einführung des DMS soll in Schritten erfolgen. Nach Einrichtung von Basisfunktionen zur Unterstützung wiederkehrender dokumentenzentrischer...”
Beschreibung der Beschaffung
Die hausweite Einführung des DMS soll in Schritten erfolgen. Nach Einrichtung von Basisfunktionen zur Unterstützung wiederkehrender dokumentenzentrischer „Mikro-Prozesse“ sollen in immer mehr Fachbereichen spezifische Ablagestrukturen eingerichtet werden. Hierdurch sollen immer mehr Anwender das DMS nutzen können und von dieser neuen Anwendung profitieren.
Bezüglich des Betriebs der DMS-Plattform soll die angebotene Lösung dahingehend flexibel gestaltet sein, dass sie sowohl intern, als auch unter interner Betriebsführung auf einer Cloud-Plattform als auch in einer späteren Betriebsphase vollständig extern als SaaS (Software as a Service) Lösung betrieben werden kann. Diese hiermit vorliegende Ausschreibung umfasst jedoch nicht den Betrieb der angebotenen Lösung als SaaS-Lösung.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einrichtung der DMS-Basisfunktionen, bestimmter dokumentenzentrischer Prozessabläufe sowie der Fachablagen für bestimmte Fachbereiche.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2019-03-01 📅
Datum des Endes: 2023-02-28 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Weitere Anwendungen nach Bedarf
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Aus allen Teilnahmeanträgen wird der Ruhrverband die geeigneten Teilnahmeanträge ermitteln. Geeignet erscheinen diejenigen Bewerber, die alle in der...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Aus allen Teilnahmeanträgen wird der Ruhrverband die geeigneten Teilnahmeanträge ermitteln. Geeignet erscheinen diejenigen Bewerber, die alle in der Bewerbungsmatrix aufgeführten KO-Kriterien erfüllen und mindestens 60 % der Höchstpunktzahl erhalten.
Die Auswahl der sechs geeigneten Bewerber erfolgt nach der Höhe der erreichten Punkte in der Bewertungsmatrix. Bei Punktegleichheit für die sechste Position erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte in der Rangfolge der folgenden Kriterien aus der Bewertungsmatrix:
1) Projekterfahrung des Projektleiters (TN.19) (Hinweis: Hier werden nur die Anzahl an Kunden, die in der eigentlichen Wertung nicht mehr berücksichtigt werden [d. h. >10 Kunden], gewertet);
2) Projekt- und Implementierungserfahrungen (TN.15);
3) Produkterfahrung des Projektleiters (TN.18);
4) Anzahl Mitarbeiter des Bieters im Bereich DMS (TN.17).
Sofern die festgelegte Höchstzahl an Bewerbern nicht erreicht wird, wird das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt.
Liegt die Zahl der geeigneten Bewerber bei weniger als 3 Bewerbern, so behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren fortzuführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen. Andere Unternehmen, die sich nicht um die Teilnahme beworben haben, oder Bewerber, die nicht über die geforderte Eignung verfügen, dürfen gem. §51 Abs. 3 Satz 3 VgV nicht zu demselben Verfahren zugelassen werden.
Nach Auswahl der maximal sechs geeigneten Bewerber zum Verhandlungsverfahren (VV), werden diese zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Die anschließend eingereichten Erstangebote werden in Phase 1 des VV bewertet. Unter der Voraussetzung der Mindestanforderungen werden maximal vier Bieter mit der bis dahin erreichten Höchstpunktzahl zur Phase 2 des VV zum Verhandlungs-/Erörterungstermin eingeladen. Die Details zur Bewertung und Reduzierung werden in den einzelnen Phasen erläutert.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Mit dem Teilnahmeantrag sind von dem Bewerber folgende Bedingungen beizubringen:
1) Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. § 123 Abs. 1 bis 3 GWB und § 124...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Mit dem Teilnahmeantrag sind von dem Bewerber folgende Bedingungen beizubringen:
1) Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. § 123 Abs. 1 bis 3 GWB und § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 GWB;
2) Eigenerklärung nach SchwArbG, AEntG & MiLoG Für 1) und 2) sind die Formblätter aus den Vergabeunterlagen zu verwenden. Diese sind im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied vorzulegen. Für Unterauftragnehmer sind diese Erklärungen spätestens vor Auftragsvergabe einzureichen;
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“3) Nachweis einer Schadenshaftpflichtversicherung oder Eigenerklärung, dass eine Schadensshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit der...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
3) Nachweis einer Schadenshaftpflichtversicherung oder Eigenerklärung, dass eine Schadensshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit der Mindestdeckungssumme abgeschlossen wird.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio EUR, 2-fach maximiert
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“4) Angabe einer vergleichbaren aktuell betreuten Referenz (Ref-Nr.1); vergleichbar ist mindestens:
— Referenz betrifft DMS-Einführung bei einem...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
4) Angabe einer vergleichbaren aktuell betreuten Referenz (Ref-Nr.1); vergleichbar ist mindestens:
— Referenz betrifft DMS-Einführung bei einem Wasserwirtschaftsunternehmen, Stadtwerk oder Kommune/Landkreis (oder im Ausland vergleichbare Verwaltungsebenen),
— die Referenz nutzt die DMS-Lösung mit mehr als 300 Anwender,
— die Referenz beinhaltet Nutzung der originären DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,
— Bewerber hat bei der Referenz folgende Mindestleistungen erbracht: Einrichtung der DMS-Lösung inkl. DMS-Lizenzen-Lieferung sowie alle mit der DMS-Einrichtung einhergehenden Dienstleistungen,
— Referenz beinhaltet Integration in Fachverfahren, mindestens die Automatische Dokumentenablage aus Fachverfahren in das DMS oder DMS-Objektzugriff aus Fachverfahren (Benennung der Fachverfahren).
Name, Ansprechpartner dieser Referenz (Ref-Nr.1) sowie Jahr seit dem die Referenz besteht sind in der Bewertungsmatrix zu benennen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren und die gemachten Angaben zu überprüfen.
5) Angabe einer weiteren aktuell betreuten vergleichbaren Referenz (Ref-Nr.2); vergleichbar ist mindestens:
— Einrichtung einer eingerichteten DMS-Lösung mit Anbindung des SAP R/3 System über die SAP ArchiveLink Schnittstelle,
— Bewerber hat bei der Referenz folgende Mindestleistungen erbracht: Einrichtung der DMS-Lösung inkl. DMS-Lizenzen-Lieferung sowie alle mit der DMS-Einrichtung einhergehenden Dienstleistungen Name, Ansprechpartner dieser Referenz (Ref-Nr.2) sowie Jahr seit dem die Referenz besteht sind in der Bewertungsmatrix zu benennen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren und die gemachten Angaben zu überprüfen.
6) Benennung der Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers in Jahren 7) Angabe des Jahresumsatzes des Bewerbers für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Leistungen, die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können 8) Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers bis zum 30.6.2018, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte und -Dienstleistungen tätig sind 9) Produkterfahrung des für die Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen vorgesehenen Projektleiters (Anzahl der Jahre und Anzahl und Namen der Kunden (aus dem Bereich der Wasserwirtschaft oder öffentlichen Verwaltung). Das Profil des Projektleiters (berufl. Werdegang mit Relevanz zum ausgeschriebenen Verfahren) ist den Unterlagen beizulegen;
10) Benennung von 3 weiteren Referenzen aus dem Bereich Wasserwirtschaft, Stadwerke oder öffentliche Verwaltung mit Angabe von Referenzname, Ansprechpartner, Tel.-Nr., Verwaltungsgröße der Referenz, Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der referenzierten DMS-Anwendungsoberfläche arbeiten. Es sind Referenzen anzugeben, für die der Bewerber die DMS-Lösung bereits umgesetzt hat, die somit die DMS-Lösung im Regelbetrieb produktiv nutzen.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Die Angaben zu den Referenzen der Ziffern 4 und 5 sind KO-Kriterien (Ref-Nr.1+Ref-NR.2), Bewerber, welche diese KO-Kriterien nicht erfüllen, werden vom...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Die Angaben zu den Referenzen der Ziffern 4 und 5 sind KO-Kriterien (Ref-Nr.1+Ref-NR.2), Bewerber, welche diese KO-Kriterien nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Die Angaben zu den Ziffern 6 bis 10 erhalten Bewertungspunkte, die in der Datei Bewertungsmatrix der Vergabeunterlagen aufgeführt sind und die zur Bildung einer Rangfolge innerhalb des Teilnahmewettbewerbs führen.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Der Ruhrverband ist verpflichtet bei Aufträgen über 30 000 EUR netto für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung einen...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Der Ruhrverband ist verpflichtet bei Aufträgen über 30 000 EUR netto für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung einen Gewerbezentralregisterauszug einzuholen.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2018-09-10
11:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2018-10-11 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-02-28 📅
“Der Ablauf des Teilnahmewettbewerbs und des anschließenden Verhandlungsverfahrens ist in den Vergabeunterlagen in der Datei „Verfahrensbeschreibung und...”
Der Ablauf des Teilnahmewettbewerbs und des anschließenden Verhandlungsverfahrens ist in den Vergabeunterlagen in der Datei „Verfahrensbeschreibung und Verfahrensbedingungen“ näher erläutert.
Das Vergabeverfahren wird über das elektronische Vergabeinformationssystem ELViS von der Vergabeplattform der Firma subreport durchgeführt. Alle Vergabeunterlagen sind elektronisch bei subreport (www.subreport.de/E42567517) herunterzuladen. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform unter der ELViS-ID E42567517 nur als Download zur Verfügung. Der Download der Vergabeunterlagen kann ohne vorherige Registrierung bei subreport ELViS erfolgen. Der Ruhrverband empfiehlt aber allen Bewerbern dringend, sich kostenfrei zu registrieren und erst anschließend die Vergabeunterlagen herunterzuladen, um an einer möglichen Bewerberkommunikation teilnehmenzu können.
Auskünfte im Verlauf des Vergabeverfahrens werden von der ausschreibenden Stelle ausschließlich schriftlich über das elektronische Vergabeinformationssystem ELViS erteilt. Teilnahmeanträge und Angebote in der Verhandlungsphase können nur elektronisch in Textform (verschlüsselt, ohne Signatur) über die Vergabeplattform subreport ELViS abgegeben werden.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer ist gem. § 160 Abs. 3 GWB nur zulässig, soweit der Antragsteller:
— den Verstoß gegen Vergabevorschriften vor...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer ist gem. § 160 Abs. 3 GWB nur zulässig, soweit der Antragsteller:
— den Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs.2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2018/S 155-355928 (2018-08-10)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-18) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den haus weiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der...”
Kurze Beschreibung
Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den haus weiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Die DMS-Lösung soll das Führen aller Unterlagen des Ruhrverbandes in elektronischen Akten und die Bearbeitung von Fachvorgängen auf Basis der DMS-Inhalte ermöglichen. Die elektronische Aktenführung soll unabhängig von den Quellen der Unterlagen erfolgen, also sowohl für gescanntes Papier, Fax-Eingänge, Dateien und E-Mails stattfinden. Das Ablegen der Unterlagen im DMS soll bereits vor und während der eigentlichen Sachbearbeitung erfolgen – die Sachbearbeitung soll somit auf Basis der im DMS vorliegenden Dokumente stattfinden. Das DMS soll zu diesem Zweck Unterlagen mittels enthaltener Postkorb-Funktion in Umlauf geben können.
Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die hausweite Einführung des DMS soll in Schritten erfolgen. Nach Einrichtung von Basisfunktionen zur Unterstützung wiederkehrender dokumentenzentrischer...”
Beschreibung der Beschaffung
Die hausweite Einführung des DMS soll in Schritten erfolgen. Nach Einrichtung von Basisfunktionen zur Unterstützung wiederkehrender dokumentenzentrischer „Mikro-Prozesse“ sollen in immer mehr Fachbereichen spezifische Ablagestrukturen eingerichtet werden. Hierdurch sollen immer mehr Anwender das DMS nutzen können und von dieser neuen Anwendung profitieren.
Bezüglich des Betriebs der DMS-Plattform soll die angebotene Lösung dahingehend flexibel gestaltet sein, dass sie sowohl intern, als auch unter interner Betriebsführung auf einer Cloud-Plattform als auch in einer späteren Betriebsphase vollständig extern als SaaS (Software as a Service) Lösung betrieben werden kann. Diese hiermit vorliegende Ausschreibung umfasst jedoch nicht den Betrieb der angebotenen Lösung als SaaS-Lösung.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einrichtung der DMS-Basisfunktionen, bestimmter dokumentenzentrischer Prozessabläufe sowie der Fach ablagen für bestimmte Fachbereiche.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 155-355928
Auftragsvergabe
1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-02-18 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: codia Software GmbH und d.velop AG
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Nordrhein-Westfalen🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Ergänzende Informationen Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer ist gem. § 160 Abs. 3 GWB nur zulässig, soweit der Antragsteller:
— den Verstoß gegen Vergabevorschriften vor...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer ist gem. § 160 Abs. 3 GWB nur zulässig, soweit der Antragsteller:
— den Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 056-130091 (2019-03-18)