Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Projektdatenbankfunktionen

Kulturstiftung des Bundes

Es soll die gesamte Kulturstiftung des Bundes mit Lizenzen für eine elektronische Akten-Lösung ausgestattet werden. Zusätzlich soll mit der elektronischen Akten-Lösung eine Projektdatenverwaltung und eine Kontaktverwaltung umgesetzt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-05-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-04-16.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2018-04-16 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2018-04-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:
Es soll die gesamte Kulturstiftung des Bundes mit Lizenzen für eine elektronische Akten-Lösung ausgestattet werden. Zusätzlich soll mit der elektronischen Akten-Lösung eine Projektdatenverwaltung und eine Kontaktverwaltung umgesetzt werden.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kulturstiftung des Bundes
Postleitzahl: 06110
Postort: Halle
Kontakt
Internetadresse: http://www.kulturstiftung-des-bundes.de 🌏
E-Mail: vergabe@kulturstiftung-bund.de 📧
URL der Dokumente: https://www.hidrive.strato.com/share/3o81qa.bab 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-16 📅
Einreichungsfrist: 2018-05-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-17 📅
Datum des Beginns: 2018-09-03 📅
Datum des Endes: 2019-09-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 074-164177
ABl. S-Ausgabe: 74

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die KSB möchte die elektronische Aktenführung (im Nachfolgenden mit E-Akte abgekürzt) für ca. 60 Personen über die gesamte Stiftung einführen. Die elektronische Akte soll dabei nicht nur als einfache Dokumentenablage von papierbasierten Unterlagen, elektronischen Unterlagen und E-Mails dienen, sondern auch die Sachlage des in der elektronischen Akte geführten Zuwendungsprojektes wiedergeben. Der elektronische Aktendeckel soll dabei erweiterte Informationen zum Projekt enthalten (später mehr Details dazu). Alle aktenrelevanten Informationen müssen über ein Reporting-Werkzeug jederzeit ausgewertet werden können. Das so notwendige Berichtswesen innerhalb der KSB muss mit der neuen E-Akten-Lösung gewährleistet werden.
Mehr anzeigen
Heute werden diese erweiterten Projektdaten in einer „Zuwendungsdatenbank“ (im nachfolgenden ZWDB) gespeichert. Diese ZWDB ist eine eigenentwickelte Datenbanklösung, basierend auf dem MS-SQL Server und einer in .net von einem externen Dienstleistungsunternehmen für die KSB angepasste Datenbankanwendung.
Mehr anzeigen
Zusätzlich soll eine auf Access- und .net-basierte Adressdatenverwaltung zum Erzeugen von Etiketten für z. B. Infobriefe, Magazine etc. durch die elektronische Aktenlösung abgelöst werden.
Diese bestehende ZWDB und auch die heutige Adressdatenverwaltung soll im Rahmen des hier ausgeschriebenen Projektes durch eine neue Zuwendungsdatenbank mit elektronischer Aktenführung und Adressverwaltung abgelöst bzw. ersetzt werden.
Ebenfalls sollen wesentliche ökologische Zielvorgaben der KSB erfüllt werden. Gemäß den Umweltleitlinien der KSB führt die elektronische Aktenführung dazu, die durch die Organisation verursachten Belastungen für die Umwelt – etwa im Energie- und Papierverbrauch – kontinuierlich zu reduzieren.
Mehr anzeigen
Beschreibung der Verlängerungen: Nach erfolgreicher, termintreuer Projektumsetzung
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Halle an der Saale

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-06-19 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-03-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Institutioneller Zuwendungsempfänger
Kontakt
Kontaktperson: Christian Plodeck
Internetadresse: www.kulturstiftung-des-bundes.de 🌏
Dokumente URL: https://www.hidrive.strato.com/share/3o81qa.bab 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/ 🌏
Quelle: OJS 2018/S 074-164177 (2018-04-16)
Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕
Verwandte Suchen 🔍
Region:
Deutschland Sachsen-Anhalt Sachsen-Anhalt Halle (Saale), Kreisfreie Stadt
Produkte/Dienstleistungen:
Softwarepaket und Informationssysteme Softwarepaket für Vernetzung, Internet... Vernetzungssoftwarepaket Diverses Netzsoftwarepaket Verwaltungssoftwarepaket Softwarepaket für Dokumentenerstellung,... Dokumentenerstellungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssystem IT-Dienste: Beratung,...