Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems

Rhein-Sieg-Kreis, Der Landrat, Allgemeine Dienste und Zentrale Vergabestelle

Lieferung und Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bestehend aus Lizenzen, Softwarepflege und Hotlinediensten sowie Dienstleistung für Einrichtung, Schulung und Feinkonzeptionierung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-05-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH

Wer?

• Rhein-Sieg-Kreis, Der Landrat, Allgemeine Dienste und Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Köln › Rhein-Sieg-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-03-28	Auftragsbekanntmachung
2018-12-28	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-03-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 0066-10-18-VGV
Kurze Beschreibung:

Lieferung und Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bestehend aus Lizenzen, Softwarepflege und Hotlinediensten sowie Dienstleistung für Einrichtung, Schulung und Feinkonzeptionierung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Rhein-Sieg-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Rhein-Sieg-Kreis, Der Landrat, Allgemeine Dienste und Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Kaiser-Wilhelm-Platz 1
Postleitzahl: 53721
Postort: Siegburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.rhein-sieg-kreis.de/cms100/buergerservice/aktuelles/beschaffungen/ 🌏
E-Mail: zvs@rhein-sieg-kreis.de 📧
Fax: +49 2241/13-3165 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPTYYBYSD6 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPTYYBYSD6 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-28 📅
Einreichungsfrist: 2018-05-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 064-142526
ABl. S-Ausgabe: 64
Zusätzliche Informationen

An das zu liefernde Dokumenten Management System bestehen Mindestanforderungen an den Support, die technische Umsetzung (Lösung) sowie in Bezug auf unterstützte Plattformen und Technologien. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Datei „0066- A 02 – Anforderungskatalog RSK“ (Tabellenblatt „KO-Kriterien“) verwiesen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zu Einzelheiten wird auf die auf dem Vergabeportal (nachrichtlich) www.evergabe.nrw.de barrierefrei zur Einsichtnahme bzw. Download hinterlegten Dokumenten für die Angebotsphase – im Wesentlichen bestehend aus der Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog, den Vertragsbedingungen, Schnittstellenbeschreibungen und dem Preisblatt – verwiesen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass im Zuge des Teilnahmewettbewerbs noch keine für die Angebotsphase vorgesehenen Dokumente einzureichen sind.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die mit der Auswahl, der Einführung und dem Betrieb des Dokumenten Management Systems verbundenen Leistungen sollen während der gesamten Nutzungsdauer des Systems durch einen Dienstleister erbracht werden.

Die im Zuge der Angebotsphase anzubietenden Einzelpreise gelten für einen Zeitraum von 4 Jahren. Zu Einzelheiten wird auf den auf dem Vergabeportal hinterlegten 1. Verfahrensbrief verwiesen.

Zusätzliche Informationen:

An das zu liefernde Dokumenten Management System bestehen Mindestanforderungen an den Support, die technische Umsetzung (Lösung) sowie in Bezug auf unterstützte Plattformen und Technologien.

Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Datei „0066- A 02 – Anforderungskatalog RSK“ (Tabellenblatt „KO-Kriterien“) verwiesen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Rhein-Sieg-Kreis, Der Landrat, Kaiser-Wilhelm-Platz 1, 53721 Siegburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bewerber hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Bestandteil der Teilnahmeunterlagen) zu erklären.

Die Erklärung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft und – auf Verlangen der Vergabestelle – für alle vorgesehenen Nachunternehmer fristgerecht vorzulegen.

Mindeststandards:

Nachweis Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Millionen EUR, 2-fach maximiert bzw. Abgabe einer Erklärung, dass die Vermögenshaftpflichtversicherung im Auftragsfalle unverzüglich angepasst wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Benennung von Referenzprojekten unter Angabe des Namens und der Anschrift des Referenz-/Auftraggebers, den Kontaktdaten (Name, Telefon) des zuständigen Ansprechpartners, des Projektbeginns, Angaben zur Anwendernutzung und Angabe, ob und in welche Fachverfahren das DMS integriert ist.

Es werden maximal drei in der Datei „Bewertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb“ anzugebende Referenzprojekte bewertet. Weitere Referenzprojekte können dem Teilnahmeantrag unter Angabe der o. g. Informationen formlos beigefügt werden.

Mindeststandards:

Benennung einer vom Bewerber betreuten Referenz (ab 2015) aus dem Bereich allgemeine Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände, bei Projekten im Ausland vergleichbare Verwaltungsebene) mit mindestens 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens ein Fachverfahren mit einer vom Bewerber eingerichteten DMS-Lösung auf Basis MS-SQL-Server integriert hat.

Es ist eine Referenz anzugeben, die die referenzierte Lösung bereits umgesetzt hat und im Regelbetrieb produktiv nutzt.

Referenzen, welche die vorgenannten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden nicht anerkannt. Der Auftraggeber wird die angegebenen Referenzen stichprobenartig überprüfen. Falsche oder fehlerhafte Angaben führen zur Nichtberücksichtigung der angegebenen Referenz. Sofern hierdurch bedingt die geforderte Mindestanzahl an Referenzen unterschritten wird, ist die projektspezifische Eignung nicht nachgewiesen. Das Unternehmen wird in diesem Fall von der Teilnahme am weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Im Rahmen des Teilnahmeantrags ist zuzusichern, dass alle vorgesehenen Kontaktpersonen des Auftragnehmers zumindest vertragssicher in Schrift und Wort die deutsche Sprache beherrschen (Niveaustufe C 1) – KO-Kriterium –

Im Rahmen der Verhandlungs-/Angebotsphase werden folgende Erklärungen gefordert:

1. Abgabe „Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentlohnung für Dienst- und Bauleistungen“ sowie;

2. Abgabe „Verpflichtungserklärung zur Frauenförderung bzw. der Förderung von Beruf und Familie“

Jeweils gem. Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes NRW (TVgG-NRW) und der dazugehörigen Rechtsverordnung (RVO TVgG-NRW).

3. Abschluss des Integritätsvertrags.

Die Dokumente zu 1.-3. wurden nachrichtlich auf dem Vergabeportal zur Einsichtnahme hochgeladen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1. Einhaltung von Mindestanforderungen (s. Bewertungsmatrix für den Teilnahmeantrag);

2. Benennung einer (Unternehmens-) Referenz (ab 2015) aus dem Bereich allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände, bei Projekten im Ausland vergleichbare Verwaltungsebene) mit mindestens 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens ein Fachverfahren mit einer vom Bewerber eingerichteten DMS-Lösung auf Basis MS-SQL-Server integriert hat. Hierbei ist eine Referenz anzugeben, die die referenzierte Lösung bereits umgesetzt hat und im Regelbetrieb produktiv nutzt. (KO – Kriterium);

3. Projekt- und Implementierungserfahrung;

4. Jahresumsatz des Unternehmens für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Leistungen, die eindeutig dem Bereich DMS zugeordnet werden können;

5. Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers, die ausschließlich im Bereich der angebotenen DMS – Produkte tätig sind;

6. Produkterfahrung des vorgesehenen Projektleiters (Anzahl Jahre + Anzahl und Benennung Kunden);

7. Benennung von drei Referenzen (Die Bepunktung erfolgt nach Art der Verwaltung, Verwaltungsgröße, Anzahl der aktiven Nutzer, Integration in Fachverfahren (ausgenommen MS Office Produkte)).

Bewerber, welche die in der Bewertungsmatrix (Auswahlmatrix) aufgeführten KO-Kriterien nicht erfüllen, werden von der Teilnahme am weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die übrigen Bewerber werden nach dem in der Bewertungsmatrix aufgeführten Kriterien/Regelungen bepunktet.

Maximal fünf (5) Bewerber mit der erreichten Höchstpunktzahl werden am weiteren Verhandlungsverfahren beteiligt. Sofern die festgelegte Höchstzahl an Bewerbern nicht erreicht wird, wird das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt.

Zu Einzelheiten wird auf die auf dem Vergabeportal www.evergabe.nrw.de barrierefrei hinterlegte Datei „0066 – T 03 – Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb“ – als Bestandteil dieser Bekanntmachung – verwiesen.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Das Dokument Management System soll nach seiner Einführung solange wie möglich in der gesamten Verwaltung eingesetzt werden. Im Hinblick auf den entstehenden organisatorischen und finanziellen Aufwand im Zusammenhang mit der sukzessiven Einführung des Systems in den einzelnen Fachbereichen wäre ein Vierjahreszeitraum unwirtschaftlich.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-06-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPTYYBYSD6 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Es sind ausschließlich elektronische Teilnahmeanträge über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Teilnahmeunterlagen verwiesen.

1. Erklärungen/Nachweise, die zwingend mit dem Angebot abzugeben sind und die von der Vergabestelle nicht nachgefordert werden:

— Antragsschreiben/Teilnahmeantrag,

— vollständig ausgefüllte Datei „DMS-Vorhaben – Bewertungsmatrix – Teilnahmewettbewerb“,

— Bietergemeinschaftserklärung (Textform ausreichend).

2. Erklärungen/Nachweise, die mit dem Angebot abzugeben sind und die ggf. unter Fristsetzung nachgefordert werden können:

— Eigenerklärung Ausschlussgründe,

— Nachweis über die Eintragung im Berufs- und Handelsregister,

— Nachweis Haftpflichtversicherung,

— Kundenliste, Personalprofile.

— Verzeichnis der Unternehmerleistungen.

Erklärungen/Nachweise, die auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind:

— Bietergemeinschaftserklärung (von allen Mitgliedern unterzeichnet),

— Verpflichtungserklärung(en) Nachunternehmer.

Sofern sich im Verlauf der Teilnahmefrist die Notwendigkeit der Anpassung von Teilnahmeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die auf dem Vergabeportal registrierten Bewerber mittels Bewerberkommunikation unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Abgabe des Teilnahmeantrags die Aktualität der auf dem Vergabeportal hochgeladenen Dokumente zu prüfen.

Bei Nichtbeachtung dieser Vorgaben sowie der nicht fristgerechten oder unvollständigen Vorlage von Erklärungen und Nachweisen wird der Bewerber von der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen. Es gelten die Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen des Rhein-Sieg-Kreises nach Maßgabe dieser Bekanntmachung.

Zum vorläufigen Nachweis der Eignung wird die Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de) akzeptiert. Eignungsnachweise, die im Rahmen eines Präqualifizierungsverfahrens erworben wurden, sind – unter Angabe der Präqualifizierungsnummer – zugelassen. In diesem Fall sind nur die dort nicht hinterlegten Erklärungen und Nachweise zu erbringen.

Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters, der zwischen ihm u. diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen (§ 43 Abs. 2 VgV). In diesem Fall ist zwingend mit Angebotsabgabe eine Bietergemeinschaftserklärung (Textform ausreichend) abzugeben. Entsprechende Formulare sind Bestandteil der Teilnahmeunterlagen.

Bezuschlagt wird das wirtschaftlichste Angebot. Die Wertungsmatrix zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist in der Datei „0066-T 01 – 1. Verfahrensbrief“ dargestellt und auf dem Vergabeportal einsehbar.

Technische Hinweise zu den Voraussetzungen des Vergabeportals siehe: http://www.rhein-sieg-kreis.de/imperia/md/content/cms100/buergerservice/aktuelles/beschaffungen/16-07-05_-_information_rsk_gem._ss_11_abs._3_vgv.pdf

Die Teilnahme- und Vergabeunterlagen werden registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Den Interessenten wird dennoch die Registrierung auf dem Vergabeportal empfohlen. Dies hat den Vorteil, dass diese bei Erteilung von Bewerberinformationen oder evtl. notwendigen Anpassungen der Teilnahme-/Vergabeunterlagen über das Vergabeportal in Kenntnis gesetzt und zur Einsichtnahme auf dem Vergabeportal aufgefordert werden.

Die Bieterinformation gemäß § 134 GWB erfolgt (ausschließlich) über das Vergabeportal.

Rückfragen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, den abzugebenden Erklärungen und/oder zu den Vergabeunterlagen sind über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten.

Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBYSD6

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln – Spruchkörper Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221 / 147-2120 📞
E-Mail: vergabekammer@bezregkoeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221 / 147-2889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen.

§ 160 Einleitung, Antrag.

1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe (auf elektronischem Weg) der Bieterinformation gem. § 134 GWB.

Quelle: OJS 2018/S 064-142526 (2018-03-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-12-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 0066-10-18-VGV (Angebotsphase)
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 250-577829
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 064-142526
ABl. S-Ausgabe: 250
Zusätzliche Informationen

Aufgrund einer Plausibilitätsprüfung in der für die Erstellung dieser Bekanntmachung verwendeten Software mussten zwingend Auftragswerte in dieser Bekanntmachung angegeben werden. Aus den in § 39 Abs. 6 Ziffern 3 und 4 VgV genannten Gründen wurden nicht die geschätzten bzw. die tatsächlichen Auftragswerte angegeben, sondern fiktive, die keinesfalls den ordnungsgemäß geschätzten bzw. den tatsächlichen Auftragswerten entsprechen. Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBYXU5

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Rhein-Sieg-Kreis

Der Landrat Kaiser-Wilhelm-Platz 1

53721 Siegburg

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Teststellung/Präsentation
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-12-07 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH
Postanschrift: Wöhlerstraße 42
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
Region Hannover 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBYXU5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages mit einem Nachprüfungsantrag geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes, der zur Unwirksamkeit des Vertrags führt, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss oder im Falle der Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.

Zur Einleitung eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens wird auf § 160 GWB verwiesen.

Quelle: OJS 2018/S 250-577829 (2018-12-28)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (3)

Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste (2)