Beschaffung eines Zeitdatenmanagementsystems

Zusätzliche Informationen

Zu Vertragsdauer: Es wird erst im Verhandlungsverfahren entschieden, ob Kauf oder Miete des ausgeschriebenen Systems beauftragt wird. Folgende Mindestvertragslaufzeiten sind vorgesehen:

Bei Miete ist Mindestvertragsdauer 60 Monate, bei Kauf soll der Systemservice ebenfalls mindestens 60 Monate betragen.

Geplante Inbetriebnahme: Anfang 2020, späteste Produktivsetzung: 30.6.2020

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Zusätzliche Informationen

Angebotswertung: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen).

Dafür wird im ersten Schritt die einfache Richtwertmethode angewendet:

Bei der einfachen Richtwertmethode erhalten der Preis und die Leistung das gleiche Gewicht (jeweils 50 %). Das Verhältnis von Preis und Leistung wird als Quotient zu einer Kennzahl "Z" errechnet.

Dabei werden die Formelparameter wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Preis-Leistungsverhältnis des zu bewertenden Angebotes

L = Leistungspunktzahl; dafür werden die Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten des zu bewertenden Angebotes multipliziert. Die Bewertungskriterien einschließlich der Bewertungs- und Gewichtungspunkte ergeben sich aus dem Leistungskatalog.

P = Preis des zu bewertenden Angebotes.___

Im zweiten Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus, die außerhalb des Schwankungsbereiches von 6 % der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das in dem Entscheidungskriterium Leistung den besten Wert erreicht.___

zeitliche Planung der Einführung Zeitwirtschaft: Die Einführung der Zeitwirtschaft startet unmittelbar nach der Zuschlagserteilung (spätestens nach vier Wochen).

Die Zuschlagserteilung wird nach heutiger Planung ca. Ende Mai 2022 erfolgen.

Bis zum Produktivstart der Zeitwirtschaft wird von einem Umsetzungszeitraum von 12 Monaten ausgegangen. Die genaue Zeitplanung wird im Anschluss an die Zuschlagserteilung gemeinsam von den Vertragspartnern abgestimmt.____

Die Auftraggeberin stellt sich folgende Vorgehensweise vor:

1. Kickoff / Projektplanungsphase: spätestens vier Wochen nach Zuschlagserteilung

Zu Beginn des Einführungsprozesses werden gemeinsam durch Auftragnehmer und Auftraggeberin die Umsetzungsschritte incl. näheren Festlegungen zu Inhalt, Qualität sowie zur zeitlichen Abarbeitung festgelegt und dokumentiert.

Der Auftragnehmer dokumentiert seine Aufgabenpakete und zeitlichen Zielsetzungen.

In der ersten Phase werden - bei Bedarf - auch die Abhängigkeiten zur Personaleinsatzplanung einbezogen und mitgedacht. Es erfolgt auch eine Abstimmung über die Anbindung der Barrierefreiheit.

Das Ergebnis der Planungsworkshops soll die detaillierte Projektplanung sein, aus der konkrete Aufgabenpakete incl. zeitliche Zielsetzungen und Zuständigkeiten sowohl für den Auftragnehmer als auch die Auftraggeberin hervorgehen. Diese wird vom Auftragnehmer abgenommen und gegengezeichnet.

Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin einen Zugang zu einer Teststellung für das Projektteam bereit, um ein Grundverständnis für die Funktionalität der Software zu vermitteln.____

2. Technische Integration / Basiskonfiguration / Schnittstellen

Dazu gehört u.a. die Barrierefreiheit und die Zutrittskontrolle für eine Schrankenanlage.

Eine begleitende Einweisung der Administratoren ins System (Erlernen der Arbeitsweise und Bedienung des Systems) wird vorausgesetzt.____

3. Customizing / Entwicklung

Abbildung der Prozesse der Auftraggeberin im System unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit

Eine begleitende Einweisung der Administratoren ins System (Erlernen der Arbeitsweise und Bedienung des Systems) wird vorausgesetzt.____

4. Tests

Während des Customizings und der Entwicklung werden von beiden Vertragsparteien fortlaufend begleitende Tests zur Qualitätssicherung im System durchgeführt.____

5. Schulung der Administratoren und der Zeitbeauftragten vor der Pilotierung

Vor der Pilotierung erfolgt eine Einweisung der Administratoren und der Zeitbeauftragten der Piloteinheiten in die Funktionalitäten der Soft- und Hardware, ca. 5 Administratoren und ca. 10 Zeitbeauftragte (siehe Ziff. 6.2).

Hierfür wird im Vorfeld zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer die Schulungskonzeption (z.B. Schulungsinhalte, Schulungsumfang, Hilfen zur Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender) festgelegt. Der Auftragnehmer konzipiert die entsprechenden Schulungen, erstellt die Schulungsunterlagen und führt die Schulungen durch. Zur Schulung werden ausführliche Schulungsunterlagen (auch in elektronischer Form) vorgelegt, die sich konkret auf das System, wie es bei der Stadt Bielefeld eingestellt ist, beziehen. Die Organisation der Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Auftraggeberin.____

6. Einführung in Pilotbereichen für den Zeitraum von 3 Monaten incl. Evaluation

Die Pilotierung ist aktuell in folgenden Bereichen vorgesehen:

- Zentrale Ausländerbehörde

Nutzung Hardware-Terminals an Außenstandort, Besonderheiten: Zahlbarmachung, Dienst zu ungünstigen Zeiten für Beamte und Tariflich Beschäftigte

Die Organisationseinheit nimmt bisher nicht an der elektronischen Zeiterfassung teil.

- Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Nutzung Hardware-Terminal im Rathaus und einem Außenstandort

- Amt für Personal - Administratoren -

Nutzung Hardware-Terminal im Rathaus

- Amt für Schule - 5 Mitarbeitende in Schulsekretariaten, 1 Schulsozialarbeiter

Nutzung Virtuelles Terminal - Besonderheit: Vorarbeit in den Schulferien

- Personalrat

Nutzung Virtuelles Terminal

- Schwerbehindertenvertretung

Nutzung Hardware-Terminal und Virtuelles Terminal

- Feuerwehramt - Hauptwache

Nutzung Hardwareterminal, Besonderheiten: Zahlbarmachung Dienst zu ungünstigen Zeiten für Beamte und Tariflich Beschäftigte.

Die Pilotierung ist spätestens im 1. Quartal 2023 vorgesehen.____

7. Anpassungen / Abnahme

ggf. Anpassungen aufgrund der Evaluation der Pilotierung

Freigabe durch die Auftraggeberin für den Go-Live.____

8. Schulung der Zeitbeauftragten für den Go-Live

Vor Produktivsetzung erfolgt eine Einweisung aller Zeitbeauftragten der Auftraggeberin in die Funktionalitäten der Soft- und Hardware, ca. 100 Zeitbeauftragte. Die Organisation der Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Auftraggeberin. Der Auftragnehmer führt die Schulungen durch.___

Weiteres siehe Leistungsbeschreibung S.8+9

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind