Digitalisierung Gremienmanagement

LVV Leipziger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Gremienmanagementsystem (IT): Die Lösung soll die Vorbereitung für sowie die Arbeit in den Unternehmensgremien (insbesondere des Aufsichtsrates) unterstützen. Die Lösung soll in allen mit dem Auftraggeber verbundenen Unternehmen zum Einsatz kommen und optional in weiteren Unternehmen der Stadt Leipzig.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-05-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-29.

Wer?

• LVV Leipziger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-03-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-03-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 18-019-002
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: LVV Leipziger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Postanschrift: Reichsstraße 4, Specks Hof/Aufgang A
Postleitzahl: 04109
Postort: Leipzig
Kontakt
Internetadresse: http://www.L.de 🌏
E-Mail: christopher.rudolph2@l.de 📧
Telefon: +49 341969-3396 📞
Fax: +49 341969-3391 📠
URL der Dokumente: http://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-29 📅
Einreichungsfrist: 2018-05-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 064-142713
ABl. S-Ausgabe: 64
Zusätzliche Informationen

Zu beachtende weitere Teilnahmebedingungen finden Sie in der Anlage „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 2
Höchstzahl der Lose pro Bieter: 2
Bezeichnung des Loses: Kollaborative Vorbereitung der Gremiensitzungen
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Die einzuführende Lösung basiert auf MS Sharepoint und ermöglicht für veschiedene Gremien (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung, Ausschüsse, Geschäftsführersitzungen, Projektteams) die kollaborative, d. h. gemeinsame Erarbeitung von Gremienunterlagen durch mehrere (im Einzelfall berechtigte) Fachabteilungen sowie Freigaben durch Qualitätssicherung und Geschäftsführung. Erstellt werden im System u. a. folgende Dokumente: Einladungen, Vorlagen, Präsentationen und Protokolle.

Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Abhängig von der konkreten angebotenen Lösung kann optional Support und Weiterentwicklung für Folgejahre vereinbart werden.

Beschreibung der Optionen:

Bei bestimmten Funktionalitäten entsprechend des Lastenheftes abweichend zu Punkt II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote gilt:

— sind zulässig.

Zusätzliche Informationen:

Zu beachtende weitere Teilnahmebedingungen finden Sie in der Anlage „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“.

Bezeichnung des Loses: Veröffentlichung der Gremeindokumente
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Die einzuführende IT-Lösung ermöglicht für verschiedene Gremien die Verwaltung von Stammdaten, die Terminvorbereitung (Terminfindung und -abstimmung, Versand von Kalendereinträgen), die revisionssichere Verteilung der Unterlagen an die Gremienmitglieder einschließlich des Nachversandes von Unterlagen und der Dokumentation des Zugangs der einzelnen Unterlagen, die individuelle Sitzungsvorbereitung (einschließlich individueller Anmerkungen an Unterlagen) durch die Gremienmitglieder, das Erstellen und zur Verfügungstellen von Formularen unter Verwendung von Stammdaten der Sitzung und des Tagesordnungspunktes. Alle Dokumente werden im geschlossenen System digital zur Verfügung gestellt. Über ein flexibles System kann der Gremienmanager (Assistenz) Rechte zuweisen.

Erfüllung kann grundsätzlich auf 2 Weisen erfolgen: Entwicklung eines individuellen Produktes ggf. unter Verwendung von Templates oder alternativ: Erwerb eines Nutzungsrechtes an einer Standardsoftware.

Teil der Beschaffung ist ein nach Einführung der Lösung fortlaufend erfolgender Support.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Es erfolgt eine weitere fortlaufende Verlängerung nach Bedarf.
Beschreibung der Optionen:

Ermöglichung von rechtssicheren, digitalen Abstimmungen; bei bestimmten Funktionalitäten entsprechend des Lastenheftes.

Abweichend zu Punkt II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote gilt:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für Bewerber Los 1 und Los 2:

a) Nachweis über die Eintragung in das Berufsregister Ihres Sitzes oder Wohnsitzes (als Berufsregister gilt das Handelsregister, die Handwerksrolle oder das Mitgliedsverzeichnis der IHK);

b) Bescheinigung Haftpflichtversicherung;

c) Bescheinigung der Krankenkasse über die aktuelle Beitragszahlung des Bewerbers sofern vom Bewerber sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt sind;

d) Bescheinigung zur Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft

Die Nachweise a) – d) sind bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied bzw. bei Nachunternehmern von jedem Nachunternehmer erforderlich und mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Für Bewerber Los 1 und Los 2:

a) Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2015 – 2017), aufgegliedert in Jahresscheiben;

b) Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2015 – 2017), der auf Leistungen entfällt, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind (Entwicklung, Management und Betreuung eines IT-Systems zur Vorbereitung und Unterstützung von Gremienarbeit, siehe II.1.4), aufgegliedert in Jahresscheiben.

Für die Angaben nach a) und b) steht ein Formblatt im Dokument „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“ zur Verfügung.

Zu beachtende weitere Teilnahmebedingungen finden Sie in der Anlage „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Für Bewerber Los 1 und Los 2:

a) Zahl der in den letzten 3 Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte sowie die Anzahl der Führungskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen;

b) Anzahl, Namen und berufliche Qualifikation der Personen, welche die Leistungen tatsächlich erbringen, mit Angaben zur Berufserfahrung und Aufgaben im Projekt. Nachweis der beruflichen Qualifikation sowie Vorlage technischer Lebensläufe mit Darstellung des beruflichen Werdegangs und der maßgeblich bearbeiteten Projekte (mit Projektbezeichnung, erbrachten Leistungen und Leistungszeitraum);

c) Beschreibung der aktuell verfügbaren systemischen Supportunterstützung (Ticketsystem o. ä.) mit Benennung, ab wann dieses betrieben wird;

d) Referenzliste vergleichbarer Projekte ab dem Jahr 2015 mit Angaben zu Referenzbezeichnung, Auftraggeber mit Ansprechpartner/Kontaktdaten, erbrachten Leistungen, Leistungszeitraum, Auftraggebergröße (Eingruppierung nach: bis 500 Mitarbeiter, 500 - 2000, größer 2000 Mitarbeiter) und Gesamtkosten.

Zu beachtende weitere Teilnahmebedingungen finden Sie in der Anlage „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“.

Mindeststandards:

Für Bewerber Los 1 und Los 2:

a) Mit Abgabe des Teilnahmeantrages ist eine Berufshaftpflichtversicherung bzw. Projektversicherung nachzuweisen, deren Deckungssummen je Schadensfall für Personen- und Sachschäden mindestens 1 500 000 EUR netto beträgt. Zudem muss die Ersatzleistung der Versicherung mindestens das Zweifache der o. g. Deckungssummen pro Jahr betragen. Die Versicherung muss mindestens für die Dauer der Vertragslaufzeit, z. B. unbefristet, sich automatisch verlängernd o. ä. abgeschlossen sein. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages sein. Alternativ dazu wird die Vorlage einer Erklärung des Bewerbers zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages akzeptiert, worin der Bewerber sich bereit erklärt, vor Zuschlagserteilung die Haftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen abzuschließen. Im Fall einer zukünftigen ARGE ist von jedem Mitglied der ARGE eine Versicherung zu den o. g. Bedingungen nachzuweisen, bzw. den beabsichtigten Abschluss zu erklären;

b) Mindestumsatz (Gesamtumsatz) der letzten 3 Geschäftsjahre (2015-2017): jährlich durchschnittlich 1 000 000 EUR netto

Für Bewerber Los 1:

a) Der Bewerber hat aktuell min. 3 Softwareentwickler im Unternehmen beschäftigt, die persönlich jeweils min. an 1 Referenz über ein vergleichbares Projekt beteiligt waren.

Für Bewerber Los 2:

a) Der bestehende Supportprozess wird seit min. 12 Monaten gelebt;

b) Min. 1 Referenz über eine vergleichbare aktuelle Anwendungsbetreuung;

Zu beachtende weitere Teilnahmebedingungen finden Sie in der Anlage „Hinweise & Formblätter für Teilnahmeantrag“.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-05-18 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-07-15 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: öffentlicher Auftraggeber gemäß § 99 Nr. 2 GWB
Kontakt
Kontaktperson: Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH, z. H. Christopher Rudolph, Johannisgasse 7/9, 04103 Leipzig
Internetadresse: www.L.de 🌏
Dokumente URL: www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏
URL der Dokumente: www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH führt das Vergabeverfahren „Digitalisierung Gremienmanagement“ im Auftrag der LVV Leipziger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH durch.

Rückfragen während des Vergabeverfahrens sind ausschließlich per E-Mail oder Fax an die o. g. Kontaktstelle unter I.1) zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen, bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2018/S 064-142713 (2018-03-29)

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