Digitalisierung von Patientenakten

Klinikum Frankfurt Höchst GmbH (KFH)

Digitalisierung von Patientenakten der Frankfurt Klinikum Höchst GmbH

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Agfa Healthcare GmbH

Wer?

• Klinikum Frankfurt Höchst GmbH (KFH)

Wie?

• Medizinische Informationssysteme › Systeme zur Verwaltung von Patientenakten

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Unterfranken › Würzburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-01	Auftragsbekanntmachung
2019-04-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systeme zur Verwaltung von Patientenakten
Referenznummer: KFH 3218-08
Kurze Beschreibung: Digitalisierung von Patientenakten der Frankfurt Klinikum Höchst GmbH
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systeme zur Verwaltung von Patientenakten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum Frankfurt Höchst GmbH (KFH)
Postanschrift: Gotenstraße 6-8
Postleitzahl: 65929
Postort: Frankfurt a. M.
Kontakt
Internetadresse: https://www.klinikumfrankfurt.de/ 🌏
E-Mail: info@ai-ilv.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-163baab1543-4876160c8b32cf11 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-163baab1543-4876160c8b32cf11 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-01 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 105-239721
ABl. S-Ausgabe: 105
Zusätzliche Informationen

Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der AI-ILV GmbH. Dort müssen die Vergabeunterlagen mit dem AI Bietercockpit geöffnet, bearbeitet und abgegeben werden, nachdem sich die Bieter kostenlos auf der Plattform registriert haben. Fragen zur Bedienung des AI Bietercockpit 8 und zur elektronischen Angebotsabgabe sind an folgende E-Mail-Adresse zu richten: info@ai-ilv.de

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Optimierung und Anpassung der bisher bestehenden internen medizinischen Dokumentations- und Archivierungsprozesse gehören ebenfalls dazu.

Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens werden folgende Leistungsbestandteile ausgeschrieben:

1) Bausteine

— Lieferung und Einführung Akten- und Fundortverwaltungssystem,

— Schnittstellen /Integration zum KIS Orbis,

— Schnittstellen /Integration zum Archivsystem HYDMedia (Version G5),

— Digitale Dokumentenverarbeitung (Scannen /Indexieren) von ambulanten und stationären Patientenakten ab dem Jg. 2019,

— Qualifizierte Zeitstempel- /Signaturdienste,

— Systemserviceleistungen,

— Revisionsdienste,

— optional: Archivierung der digitalen Rohdaten der Patientenaktendigitalisierung,

— optional: Einlagerung der „Restakte“.

2) Optionale Ausbaustufe:

Bausteine:

Revisionssichere und IHE-konforme (externe) LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb.

Grundsätzlich vorhandene IHE Komponenten:

1) XDS.b Document Repository, XDS.b Document Registry, XDS.b Document Consumer, Patient Identifier Cross-referencing for MPI (Consumer, Cross-Reference Manager), Audit Record Repository

2) XDS-I.b Document Repository, XDS-I.b Document Registry, XDS-I.b Imaging Document Consumer

3) Cross Community Access (Initiating und Responding Gateway)

4) Cross-Community Access for Imaging – Responding Imaging Gateway

— Revisionsdienste.

Weitere Details sind dem Leistungsverzeichnis und den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Optionen:

— optionale Rohdatenarchivierung,

— optionale Einlagerung einer „Restakte“,

— optionale Ausbaustufe:

Digitale und IHE-konforme Langzeitarchivierung von gescannten Patientenakten und digital erzeugten Dokumenten aus dem KIS oder Subsystemen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Klinikum Frankfurt Höchst GmbH

Gotenstraße 6-8

65929 Frankfurt a. M.

Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Sämtliche der nachfolgend unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) mit („A“) gekennzeichneten geforderten Nachweise, Erklärungen und Unterlagen sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs mindestens beizubringen. Sofern nicht ausdrücklich etwas anderes gefordert ist, ist die Vorlage von Kopien ausreichend. Unvollständige Unterlagen können bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden. Die Vergabestelle behält sich vor, Originale der eingereichten Kopien zu fordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung von Unterlagen. Das Fehlen eingeforderter Unterlagen, Nachweise und Informationen kann zum Ausschluss führen! Dies gilt ausdrücklich auch im Falle einer Eignungsleihe im Sinne § 47 VgV für die Eignungsleihgeber. Es müssen von allen Eignungsleihgebern Unterlagen zum Nachweis der Eignung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Arbeits- und Bietergemeinschaften:

Anträge von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern finden nur Berücksichtigung, wenn der Auftraggeberin mit dem Teilnahmeantrag:

— ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters,

— eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete…

… Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung im Auftragsfall sowie,

… Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, übergeben wird.

Weiterhin sind der Leistungsumfang und der Leistungsteil jedes Mitgliedes der Bietergemeinschaft darzustellen.

Es wird darauf hingewiesen, dass sämtliche zur Eignungsprüfung geforderten Unterlagen, Nachweise und Informationen von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft beizubringen sind!

Folgende Unterlagen sind jeweils ausgefüllt und – wo vorgesehen – unterschrieben dem Angebot beizulegen:

1) (A) Aktueller Handelsregisterauszug in Kopie bzw. Nachweis, dass der Bieter zur gewerbsmäßigen Erbringung der Leistung berechtigt ist,

2) (A) Eigenerklärung über die Kundenstruktur des Unternehmens,

3) (A) Eigenerklärung, dass das Unternehmen den gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der vom Finanzamt erhobenen Steuern sowie der Zahlung der Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Unfall-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) sowie der Berufsgenossenschaft vollständig und pünktlich nachgekommen ist,

4) (A) Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe nach § 123 Absatz 1 bis 3 GWB, § 42 VgV vorliegen bzw. § 125 GWB Maßnahmen zur Selbstreinigung erfolgt sind,

5) (A) Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe nach § 123 Absatz 4 und § 124 Absatz 1 Nr. 2 GWB vorliegen,

6) (A) Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, vorliegen,

7) (A) Eigenerklärung, dass das Unternehmen sich verpflichtet, die Obliegenheiten gemäß Verpflichtungsgesetz (VerpflG) gewissenhaft zu erfüllen,

8) (A) Eigenerklärung des Unternehmens über gesellschaftsrechtliche und/oder personelle, räumliche bzw. organisatorische, infrastrukturelle und/oder sonstige Verbindungen mit anderen Unternehmen, soweit diese dieses Verfahren unmittelbar oder mittelbar berühren könnten,

9) (A) Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Einhaltung des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) garantiert;

10. (A) Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen, Mindest- und Tariflohn gemäß §§ 4 ff. des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1)(A) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie über den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre;

2) (A) Nachweis zur entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung durch Vorlage der aktuellen Police (in Kopie) bzw. einer aktuellen Versicherungsbestätigung mit Angabe der Deckungssummen;

3) (A) Allgemeine Bankauskunft bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre, Auskunft über die wirtschaftliche Situation und/oder das Zahlungsverhalten Ihres Unternehmens.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) (A) Eigenerklärung über die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens sowie über die Anzahl der Mitarbeiter in dem Bereich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre;

2) (A) Eigenerklärung über die Qualifikation / besondere Kenntnisse der Mitarbeiter des Unternehmens;

3) (A) Nachweis über das Bestehen einer Zertifizierung im Bereich der Qualitätssicherung, nach DIN EN ISO 9000 ff., EFQM oder vergleichbar,

Auswahlkriterien für die Bewertung der Teilnahmeanträge:

1) (B) Nachweis der langjährigen Erfahrung mit der Digitalisierung / Verarbeitung von Patientenakten in Form einer Referenzliste vergleichbarer Dienstleistungen (Einführung Akten- und Fundortverwaltung, externe digitale Dokumentenverarbeitung und Einlagerung von „Restakten“ für vergleichbare Krankenhäuser mit mind. 500 Betten.

2) (B) Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreich durchgeführte Projekte im aktuellen Routinebetrieb:

a) mit Einsatz des Akten- und Fundortverwaltungssystems und

b) der ex- oder internen Verarbeitung / Digitalisierung von Patientenakten

In einem deutschen Krankenhaus mit mehr als 500 Betten und mindestens 1 Mio. digitalisierter Belege / anno, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und -umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer,

3) (B) Liste aller derzeit angebundenen Archivsysteme (aller Hersteller) im aktuellen Routinebetrieb, unter Angabe von mindestens je einem (1) deutschen Krankenhaus,

4) (B) Nachweis / Zusicherung der Erfüllung der Vorgaben und Erbringung der Dienstleistungen gemäß des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG), des Hessischen Krankenhausgesetzes 2011 (HKHG 2011) und den Kriterien der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO),

5) (B) Nachweis / Eigenerklärung der ausschließlichen Erbringung der Dienstleistungen im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes,

6) (B) Nachweis der revisionssicheren (externen) Langzeitarchivierung in einem zertifizierten RZ-Betrieb, inkl. aller Revisionsdienste (mindestens die aktive Nutzung eines Piloten) für mindestens ein (1) deutsches Krankenhaus, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und -umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend, Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner,

7) (B) Nachweis der Verfügbarkeit der IHE-Komponenten:

7.1) (B) XDS.b Document Repository,

7.2) (B) XDS.b Document Registry,

7.3) (B) XDS.b Document Consumer,

7.4) (B) Patient Identifier Cross-referencing for MPI (Consumer, Cross-Reference Manager),

7.5) (B) Audit Record Repository (ATNA),

8) (B) Nachweis der IHE-konformität der (externen) Langzeitarchivierung (mindestens die aktive Nutzung eines Piloten) für mindestens ein (1) deutsches Krankenhaus unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und -umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Zur Auswahl der Bewerber, die am weiteren Verfahren teilnehmen, werden in der ersten Stufe dieses Verfahrens (Teilnahmewettbewerb) nacheinander die folgenden Prüfungen/Wertungen durchgeführt, bis maximal 3 Bewerber übrigbleiben.

1) Formale Prüfung der Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit der geforderten Unterlagen, Unterschriften;

2) Erfüllung der Teilnahmebedingungen und Ausschlusskriterien mit inhaltlicher Prüfung, ob die abgegebenen mit „(A)“ gekennzeichneten Erklärungen die tatsächlich geforderten Kriterien abdecken und keine Ausschlussgründe vorliegen.

Sind nach den Schritten 1 und 2 mehr als 3 Bewerber übrig, erfolgt die Entscheidung im dritten Prüfungsschritt, der Bewertung der Teilnahmeanträge. Hierbei wird überprüft, ob und wie viele mit „(B)“ gekennzeichnete Nachweise bzw. Erklärungen für die Auswahlwahlkriterien vorliegen.

Ergebnis der Bewertung ist ein Punktwert je Bieter. Rang 1 erhält der Bieter mit dem höchsten Punktwert, Rang 2 wird für den zweithöchsten Punktwert vergeben, Rang 3 wird für den dritthöchsten Punktwert vergeben.

Bei Punktgleichheit nach der Bewertung wird wie folgt festgelegt:

— Teilen sich 2 oder mehr Bewerber punktgleich einen Rang, so wird dieser Rang mehrfach vergeben, die nachfolgenden Ränge werden entsprechend freigelassen,

— Sollten mehr als die gewünschte Anzahl der Bewerber in derselben Rangfolge liegen, entscheidet das Los.

In der zweiten Stufe des Verfahrens fordert der Auftraggeber die 3 besten Bewerber auf, ein Angebot einzureichen. Die Angebote werden gemäß den in den Vergabeunterlagen aufgeführten Zuschlagskriterien bewertet und auf diese Weise der Bestbieter ermittelt.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-07-16 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-02-28 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: AI-ILV GmbH
Dokumente URL: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-163baab1543-4876160c8b32cf11 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: AI-ILV GmbH
Postanschrift: Steinbachtal 2b
Postort: Würzburg
Postleitzahl: 97082
Kontaktperson: Martin Seifert
Land: Würzburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.ai-ilv.de/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Fragen zur Bedienung des AI Bietercockpit 8 und zur elektronischen Angebotsabgabe sind an folgende E-Mail-Adresse zu richten: info@ai-ilv.de

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151126603 📞
Fax: +49 6151125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf folgende gesetzliche Regelung wird hingewiesen (§ 160 Absatz 3 GWB):

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2018/S 105-239721 (2018-06-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-04-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postort: Frankfurt am Main

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-04-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 072-171146
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 105-239721
ABl. S-Ausgabe: 72

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Strategisches Ziel ist die Umsetzung einer klinikumsweiten elektronischen Patientenakte (ePA). Die Behandlungsprozesse sollen so hinsichtlich Behandlungsaufwand, -qualität und Patientensicherheit optimiert werden. Die Optimierung und Anpassung der bisher bestehenden internen medizinischen Dokumentations- und Archivierungsprozesse gehören ebenfalls dazu. Weitere Details sind dem Leistungsverzeichnis und den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen:

— optionale Rohdatenarchivierung – optionale Einlagerung einer „Restakte“ – optionale Ausbaustufe: digitale und IHE-konforme Langzeitarchivierung von gescannten Patientenakten und digital erzeugten Dokumenten aus dem KIS oder Subsystemen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 65929 Frankfurt am Main

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-16 📅
Name: Agfa HealthCare GmbH
Postanschrift: Konrad-Zuse-Platz 1-3
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53227
Land: Deutschland 🇩🇪
Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2019/S 072-171146 (2019-04-09)

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