Beschreibung der Beschaffung
Die Aufgabe der Organisationsuntersuchung ist es, einen Bericht zu fertigen, in dem unter Berücksichtigung der vorgenannten Kontextfaktoren folgende Aspekte dargelegt werden:
— Effizienzsteigerungspotenziale mit Fokus auf die Hauptprozesse identifizieren,
— die Aufbau- und Ablauforganisation in Bezug auf die veränderten Rahmenbedingungen überprüfen und Schwächen sowie deren Ursachen aufzeigen,
— die in Bezug auf die identifizierten Effizienzsteigerungspotenziale und die für eine gegebenenfalls erforderliche Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation erforderlichen Maßnahmen sowie deren Wirkungen benennen,
— den die erforderlichen Maßnahmen berücksichtigenden Personalbedarf ermitteln.
Dabei sind sowohl die Organisation des MDK, einschließlich der Informationstechnik, als auch die erforderlichen Personalkapazitäten des MDK zu untersuchen.
Bei der Durchführung der Organisationsuntersuchung und Erstellung des Berichts werden folgende Vorgehensweisen bzw. Teilleistungen in einer Analysephase als notwendig erachtet:
— Analyse der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation einschließlich der vorhandenen Standorte,
— Analyse der Veränderung in der Beauftragung (u. a. Auftragsstruktur, Ort der Erledigung, Erledigungsdauer) inkl. möglicher Entwicklungen,
— Aufnahme und Analyse der veränderten Bedarfe der Kassen, insbesondere unter Berücksichtigung der Zentrenbildung einschließlich der Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung des MDK Hessen,
— Prozessmapping der Hauptprozesse und Identifikation von möglichen Optimierungsansätzen,
— Mitwirkung bei der Steigerung der Effektivität und Effizienz von Steuerungs- und Erledigungsprozessen zur sachgerechten und gesetzeskonformen Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung einer sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung.
Auf Basis der Erkenntnisse aus der Analysephase sind aus derzeitiger Sicht im Folgenden eine Reihe von Konzeptbausteinen in dem Bericht zu erarbeiten:
— Darstellung einer optimalen Aufbau- und Ablauforganisation,
— Auflistung von Effizienzsteigerungsmöglichkeiten in allen Hauptprozessen inkl. der zur Realisierung notwendigen Maßnahmen und IT-Investitionen,
— Konzeption neuer Steuerungsinstrumente (Benchmark, Controlling),
— Auflistung von Maßnahmen zur Optimierung der Zusammenarbeit mit den Auftraggebern zur Sicherstellung einer die veränderten Bedarfe der Kassen berücksichtigenden leistungsstarken und hochwertigen Auftragserledigung,
— Aufzeigen von Wirtschaftlichkeitsreserven,
— Personalbedarfsermittlung unter Berücksichtigung der identifizierten Optimierungspotentiale,
— Umsetzung von „Quick Wins“,
— Umsetzungsplanung für alle mittel- und langfristigen Maßnahmen.
Die aufgeführten Punkte sind ggfs. nicht vollständig. Von einer zukünftigen Auftragnehmerin / von einem zukünftigen Auftragnehmer wird erwartet, dass sie / er diese kritisch hinterfragt und ggfs. verändert, ergänzt und konkretisiert.
Der Anbieter hat in einem schlüssigen Konzept darzustellen, wie er unter Beachtung der allgemeinen Beschreibung die Zielsetzung und die aufgeführten Teilleistungen der Ausschreibung erreicht.