E-Akte / DMS

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

Die BaFin setzt bereits seit vielen Jahren das DMS-System DOMEA der Fa. OpenText zur Aktenführung, ergänzend zu Papierakten, ein. Nun gilt es, dieses durch ein zeitgemäßes DMS abzulösen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-06-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-05-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-05-02	Auftragsbekanntmachung
2019-07-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-05-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 2017/0452-000
Kurze Beschreibung:

Die BaFin setzt bereits seit vielen Jahren das DMS-System DOMEA der Fa. OpenText zur Aktenführung, ergänzend zu Papierakten, ein. Nun gilt es, dieses durch ein zeitgemäßes DMS abzulösen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Postanschrift: Graurheindorfer Straße 108
Postleitzahl: 53117
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bafin.de 🌏
E-Mail: vergabe@bafin.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y4GYA7V 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y4GYA7V 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-05-02 📅
Einreichungsfrist: 2018-06-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-05-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 086-193457
ABl. S-Ausgabe: 86
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y4GYA7V

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Mit der neuen DMS-Lösung sollen folgende Ziele in genannten Kategorien erreicht werden:

Ordnungsgemäße Aktenführung:

— Dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente,

— Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen auf z.B. Netzlaufwerken oder anderen elektronischen.

Ablagesystemen („Geführte Ablage“ durch die neue DMS-Lösung).

— Migration des relevanten Altdatenbestandes inklusive der Verlinkung zu einschlägigen Fachverfahren,

— Rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus bestehenden Fachsystemen.

Prozessoptimierung:

— Effizienzsteigerung in den Aufsichts- und Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fachverfahren,

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z.B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der.

Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z.B. Genehmigungsworkflows).

— Entlastung klassischer Dateiablagen und der Mail-Umgebung,

— Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen vorzugsweise mit einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen.

Medienbruchabbau:

— Aufrechterhaltung und stetiger Ausbau der Anbindung an diverse Fachverfahren,

— Breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Verwaltung (unter Beachtung des Berechtigungskonzeptes),

— Unterstützung der medienbruchfreien fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung.

Zusammenarbeit und Datenschutz / Informationssicherheit:

— Umsetzung eines effizienten und effektiven Berechtigungskonzeptes,

— Ermöglichen der Einstufung von Dokumenten; diese Einstufungen werden auch für Berechtigungen genutzt.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Verbindlich ausgeschrieben ist die Umsetzung einer Pilotierung für ein Dokumenten-Management-System (DMS). Sofern die Pilotierung erfolgreich umgesetzt wird, können aus dem Vertrag optional die erforderlichen Lizenzen und Dienstleistungen für den Gesamt-Roll-out abgerufen werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

Graurheindorfer Straße 108

53117 Bonn

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 10
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es ist vorgesehen, die 10 bestplatzierten Bewerber aus dem Teilnahmewettbewerb zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Sollten mehrere Bewerber punktgleich auf Platz 10 liegen, so werden alle diese Bewerber aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat ZII 6
Internetadresse: www.bafin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXP4Y4GYA7V 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammer. Ein Antrag auf Nachprüfung nach §§ 155 ff. GWB ist an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt zu stellen.

Vergabekammer des Bundes.

Villemombler Straße 76.

53123 Bonn

Tel.: 0228 / 9499-0

Fax: 0228 / 9499-163

Für Amtshandlungen der Vergabekammer werden Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben (§ 182 GWB).

Rechtsbehelfsbelehrung:

Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vortragen, sind ausnahmslos an folgende Adresse zu richten:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

ZII 6.

Graurheindorfer Straße 108

53117 Bonn

Oder per Fax: (02 28) 41 08 – 35 80

Oder per E-Mail: vergabe@bafin.de.

Hilft die BaFin der Rüge nicht ab, wird mit Eingang des entsprechenden Antwortschreibens eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), innerhalb derer der Bieter einen etwaigen Nachprüfungsantrage bei der Vergabekammer einreichen kann.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Postanschrift: Graurheindorfer Straße 108
Postleitzahl: 53117
E-Mail: vergabe@bafin.de 📧
Internetadresse: www.bafin.de 🌏
Quelle: OJS 2018/S 086-193457 (2018-05-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-07-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1121760.58 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-07-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-07-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 141-347882
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 086-193457
ABl. S-Ausgabe: 141
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y4GYTVT

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die BaFin setzt bereits seit vielen Jahren das DMS-System DOMEA der Fa. OpenText zur Aktenführung,ergänzend zu Papierakten, ein. Nun gilt es, dieses durch ein zeitgemäßes DMS abzulösen.

— Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen auf z. B. Netzlaufwerken oder anderen elektronischen Ablagesystemen („Geführte Ablage“ durch die neue DMS-Lösung),

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung/Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows),

Zusammenarbeit und Datenschutz/Informationssicherheit:

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40 %
Preis (Gewichtung): 30 Prozent

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-07-08 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1121760.58 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Vergabekammer des Bundes

Villemombler Straße 76

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)

ZII 6

Oder per Fax: (02 28) 41 08 - 35 80

Oder per E-Mail: vergabe@bafin.de

Quelle: OJS 2019/S 141-347882 (2019-07-19)

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