Beschreibung der Beschaffung
Ausgangssituation:
Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) Nordrhein verarbeitet jährlich mehr als 12 000 Anträge gemäß der Zulassungsverordnung für Vertragsärzte (Ärzte-ZV) im gesetzlichen Auftrag, z. B. Anträge auf Eintragung ins Arztregister, Anträge auf Zulassung zur ärztlichen Versorgung, Anträge auf Anstellung eines Vertragsarztes, Gründung eines Medizinischen Versorgungszentrums, Anträge auf Ermächtigungen für bestimmte Leistungen etc. Es handelt sich dabei insgesamt um gut 60 unterschiedliche Ausprägungen.
— Es gibt Antragsformulare im pdf-Format, jedoch nicht zu allen Antragsausprägungen. Für die Antragsausprägungen ohne Formular erfolgt die Antragstellung formlos,
— Die pdf-Vorlagen werden zu mehr als 80 % vom Antragsteller handschriftlich ausgefüllt. Die Antragsdokumente werden vom Antragsteller unterschrieben und per Post an die KV Nordrhein versandt,
— Die Antragsdokumente werden eingescannt und revisionssicher archiviert. Die Bearbeitung der eingegangenen Anträge erfolgt manuell ohne systemische Unterstützung mit Hilfe von wenig geeigneten Werkzeugen wie z. B. MS Excel und MS Word. Dieses macht den Bearbeitungsprozess personalintensiv und fehleranfällig.
Zielsetzung:
Der Auftraggeber sucht mit diesem Vergabeverfahren einen kompetenten Dienstleister für die Einführung eines Business Process Management Systems (BPMS). Folgende Ziele werden mit der Einführung eines BPMS verfolgt:
— Die manuelle Eingabe oder Übertragung von Antragsdaten in MS Office-Dateien soll signifikant reduziert werden, idealerweise nicht mehr notwendig werden,
— Es soll ein Antragsverwaltungs-System in Verbindung mit einer Business-Process-Engine (=Workflow Engine) eingeführt werden, welches die Erfassung der Antragsdaten sowie die strukturierte Abarbeitung der Antragsbearbeitung unterstützt,
— Es soll eine zukunftssichere IT-Architektur aufgebaut werden, welche durch ihren modularen und flexiblen Aufbau technische Basis für die weiteren Digitalisierungsprojekte der KV Nordrhein wird,
— Mit Umsetzung der hier ausgeschriebenen Projektphase 1 von 3 soll eine Automatisierung von mindestens 4 Bearbeitungsschritten erfolgen. Langfristiges Ziel ist die vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung des Antragsprozesses ohne Medienbrüche,
— Ein Antragsprozess dauert bisher zwischen mehreren Wochen bis zu drei Quartalen. Die Dauer des Prozesses (vom Eintreffen des Antrages über den Bescheidversand bis hin zu den nachgelagerten Informationen an andere Abteilungen, die mit den Ergebnissen des Antragsprozesses weiterarbeiten) soll signifikant verkürzt werden,
— Mit dem BPMS sollen nach der Umsetzung der Antragsprozesse nach der Ärzte-ZV weitere Geschäftsprozesse in Form von (teil-) automatisierten Prozessen im BPMS bereitgestellt werden können,
— Es soll die technische Grundlage zur Einhaltung des E-Government-Gesetzes NRW in Bezug auf die Antragsprozesse geschaffen werden.