Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-08-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-07-13.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
79-2018
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket📦
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll...”
Kurze Beschreibung
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Ort der Leistung: Unna🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 44532 Lünen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit bestehenden...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit bestehenden Fachverfahren insbesondere die folgenden Ziele zu realisieren:
— personenunabhängige, standardisierte Bearbeitung von Vorgängen,
— vollständige Akten, auf die jederzeit von jedem zugegriffen werden kann, durch leicht ver-ständliche und übersichtliche Ablage von Vorgängen,
— einfaches Finden von Akten und Auszügen daraus,
— Arbeitserleichterungen durch Anbindung von Fachanwendungen an das DMS,
— Teamarbeit und abteilungsübergreifende Projektarbeit vereinfachen, indem verwaltungsweit eine transparente und allen verfügbare Ablagestruktur geschaffen wird.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden:
— Abteilung 1.3 Ausländerangelegenheiten,
— Abteilung 1.6 Wohngeld,
— Abteilung 8.6 Rechtsabteilung.
Im Anschluss an die Einführung des DMS in den Pilotbereichen soll das System nach und nach in den anderen Abteilungen der Verwaltung implementiert werden.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Beschaffungsvorhaben umfasst insbesondere folgende Leistungen des Bieters:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software („Lizenzen“),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): DMS-Lösung (Lastenheft)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 9
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 51
Qualitätskriterium (Bezeichnung): DMS-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte zur Suchfunktion, zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 3
Preis (Gewichtung): 30
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 24
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Es besteht eine Option den Auftrag zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern (max. Laufzeit 48 Monate).” Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 10
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und nicht...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Diese Auswahlkriterien finden sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welcher weitere Erläuterungen enthält.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Der Auftrag ist auf zunächst auf 24 Monate angelegt. Es besteht die Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate (Gesamtlaufzeit max. 48 Monate).”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)” Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) insbesondere...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener Unterlagen belegen.
“Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine...”
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Mindestanforderung:
Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen je Schadensfall mindestens betragen:
a) für Personenschäden 1 000 000 EUR;
b) für sonstige Schäden (einschl. Vermögensschäden) 3 000 000 EUR;
Den Vergabeunterlagen liegt eine Zusammenstellung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen, Erklärung und Nachweise bei.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen.
Der Anhang Referenzvordruck ist zu verwenden.
Angabe der durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten 2 Jahre.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Mindestanforderungen zu den Referenzen:
Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:
— Einführung eines...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Mindestanforderungen zu den Referenzen:
Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:
— Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS),
— Erbringungszeitpunkt wurde innerhalb der letzten 36 Monate (seit Veröffentlichung der Bekanntmachung) begonnen.
Mindestanforderung zur durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten 2 Jahre:
Mindestens 4 Mitarbeiter/innen
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Sh. Vergabeunterlagen.
Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung bestehen nach dem TVgG-NRW (Tariftreue/Mindestentlohnung)”
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2018-08-15
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2018-12-31 📅
Ergänzende Informationen Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYSEE
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48128
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingehen.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2018/S 135-307550 (2018-07-13)
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll...”
Kurze Beschreibung
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen“),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2018/S 135-307550
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Bindefrist des Angebots
Alter Wert
Datum: 2018-12-31 📅
Neuer Wert
Datum: 2019-01-31 📅
Quelle: OJS 2018/S 144-329350 (2018-07-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-02-20) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll...”
Kurze Beschreibung
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software („Lizenzen“),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
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Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 224 882 💰
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 135-307550
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-29 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: PASS IT-Consulting Dipl.-Inf. G. Rienecker GmbH & Co. KG
Postort: Aschaffenburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Aschaffenburg, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 224 882 💰