Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Stadt Lünen

Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-08-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-07-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2018-07-13 Auftragsbekanntmachung
2018-07-24 Ergänzende Angaben
2019-02-20 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2018-07-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Referenznummer: 79-2018
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt. Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor: — die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"), — die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung, — Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber, — Schulungen, — Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung, — sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Unna 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Lünen
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 1
Postleitzahl: 44532
Postort: Lünen
Kontakt
Internetadresse: http://www.luenen.de 🌏
E-Mail: submissionen@luenen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-07-13 📅
Einreichungsfrist: 2018-08-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-07-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 135-307550
ABl. S-Ausgabe: 135
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYSEE

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
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Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
— Schulungen,
— Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit bestehenden Fachverfahren insbesondere die folgenden Ziele zu realisieren:
— personenunabhängige, standardisierte Bearbeitung von Vorgängen,
— vollständige Akten, auf die jederzeit von jedem zugegriffen werden kann, durch leicht ver-ständliche und übersichtliche Ablage von Vorgängen,
— einfaches Finden von Akten und Auszügen daraus,
— Arbeitserleichterungen durch Anbindung von Fachanwendungen an das DMS,
— Teamarbeit und abteilungsübergreifende Projektarbeit vereinfachen, indem verwaltungsweit eine transparente und allen verfügbare Ablagestruktur geschaffen wird.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden:
— Abteilung 1.3 Ausländerangelegenheiten,
— Abteilung 1.6 Wohngeld,
— Abteilung 8.6 Rechtsabteilung.
Im Anschluss an die Einführung des DMS in den Pilotbereichen soll das System nach und nach in den anderen Abteilungen der Verwaltung implementiert werden.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Beschaffungsvorhaben umfasst insbesondere folgende Leistungen des Bieters:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software („Lizenzen“),
— Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber
— sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Es besteht eine Option den Auftrag zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern (max. Laufzeit 48 Monate).
Beschreibung der Optionen:
Der Auftrag ist auf zunächst auf 24 Monate angelegt. Es besteht die Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate (Gesamtlaufzeit max. 48 Monate).
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 44532 Lünen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
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Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener Unterlagen belegen.
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Mindeststandards:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Mindestanforderung:
Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen je Schadensfall mindestens betragen:
a) für Personenschäden 1 000 000 EUR;
b) für sonstige Schäden (einschl. Vermögensschäden) 3 000 000 EUR;
Den Vergabeunterlagen liegt eine Zusammenstellung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen, Erklärung und Nachweise bei.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen.
Der Anhang Referenzvordruck ist zu verwenden.
Angabe der durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten 2 Jahre.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Mindeststandards:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Mindestanforderungen zu den Referenzen:
Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:
— Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS),
— Erbringungszeitpunkt wurde innerhalb der letzten 36 Monate (seit Veröffentlichung der Bekanntmachung) begonnen.
Mindestanforderung zur durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten 2 Jahre:
Mindestens 4 Mitarbeiter/innen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Sh. Vergabeunterlagen.
Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung bestehen nach dem TVgG-NRW (Tariftreue/Mindestentlohnung)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 10
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Diese Auswahlkriterien finden sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welcher weitere Erläuterungen enthält.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): DMS-Lösung (Lastenheft)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 9
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 51
Qualitätskriterium (Bezeichnung): DMS-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte zur Suchfunktion, zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 3
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.luenen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Lünen – Abteilung Vergabe und Service
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 5
Telefon: +49 23061041616 📞
Fax: +49 23061041816 📠
Land: Unna 🏙️
Telefon: +49 23061041615 📞

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48128
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingehen.
Quelle: OJS 2018/S 135-307550 (2018-07-13)
Ergänzende Angaben (2018-07-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt. Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor: — die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen“), — die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung — Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber, — Schulungen, — Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung, — sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
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Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-07-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-07-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 144-329350
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 135-307550
ABl. S-Ausgabe: 144

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
— die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen“),
— die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung
Quelle: OJS 2018/S 144-329350 (2018-07-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-02-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt. Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor: — die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des Auftraggebers geeigneten DMS-Software („Lizenzen“), — die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung, — Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber, — Schulungen, — Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung, — sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
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Gesamtwert des Auftrags: 224 882 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 038-085519
ABl. S-Ausgabe: 38
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYXXC

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-29 📅
Name: PASS IT-Consulting Dipl.-Inf. G. Rienecker GmbH & Co. KG
Postort: Aschaffenburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Aschaffenburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 224 882 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2019/S 038-085519 (2019-02-20)
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