Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock

Landkreis Rostock

Kernstück der „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock“ ist die Implementierung eines DMS in der Kreisverwaltung als technische Basis für die Einführung der elektronischen Aktenführung, die nach einer Testphase in Pilotämtern schrittweise in der gesamten Kreisverwaltung erfolgen soll.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-01-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-12-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• PDV GmbH

Wer?

• Landkreis Rostock

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Landkreis Rostock

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-12-04	Auftragsbekanntmachung
2018-12-13	Ergänzende Angaben
2019-05-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-12-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Landkreis Rostock 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Rostock
Postanschrift: August-Bebel-Str. 3
Postleitzahl: 18209
Postort: Bad Doberan
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-rostock.de 🌏
E-Mail: marina.urgast@lkros.de 📧
Telefon: +49 3843 / 755-10020 📞
Fax: +49 3843 / 755-100810 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E83274158 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E83274158 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-04 📅
Einreichungsfrist: 2019-01-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-05 📅
Datum des Beginns: 2019-04-29 📅
Datum des Endes: 2023-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 234-535240
ABl. S-Ausgabe: 234

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Parallel zur Einführung der E-Akte soll die elektronische Vorgangsbearbeitung mithilfe des DMS in der Verwaltung des Landkreises Rostock Einzug halten, und zwar am Beispiel von vorher definierten Verwaltungsprozessen, die in eigenen Projekten für die Umsetzung als digitaler Workflow bearbeitet werden.

In der gemeinsamen Nutzung von Informationen sieht der Landkreis Rostock einen der wesentlichen Vorteile eines DMS. Daher soll im DMS eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten vor Veraktung auch für räumlich getrennte Organisationseinheiten an allen Standorten der Kreisverwaltung möglich sein.

Das DMS muss in die bestehende IT-Infrastruktur des Landkreises (Intranet, MS-Office, diverse Fachverfahren usw.) integriert werden. Altdokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sind ersetzend aus bestehenden Systemen in das neue DMS zu migrieren und dieses als zentrales System verwaltungsweit zu etablieren.

Beschreibung der Verlängerungen: Nach Vereinbarung
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Güstrow

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder einer vergleichbaren Eintragung nicht älter als 6 Wochen für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und im Falle der Eignungsleihe für jeden Unterauftragnehmer (Kopie oder im Falle eines Handelsregisterauszuges Ausdruck von www.handelsregister.de genügt); wenn keine Registerpflicht besteht, ist eine entsprechende Eigenerklärung einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung zum Bieter (Basisinformationen zum Unternehmen, einschließlich Angaben zum Personal),Formular B1,

— Benennung desjenigen, der den Bieter vertritt, und Nachweis der Vertretungsvollmacht, Formular B2,

— Erklärungen der Bietergemeinschaftsmitglieder (sofern anwendbar), Formular B3,

— Eigenerklärung Nachunternehmer / Eignungsleihe (sofern anwendbar), Formular B4,

— Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, Formular B5,

— Verpflichtungserklärung des Bieters-/ der Bietergemeinschaft zur Zahlung Mindestlohn, Formular B6,

— Datenschutzerklärung und Erklärung über Interessenskollision, Formular B7,

— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz bezüglich der verfahrensgegenständlichen Leistung für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Formular B8,

— Eigenerklärung zum Bestehen einer angemessenen Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer oder Kreditinstitut, Formular B9.

Mindeststandards:

— Es wird eine Mindestanzahl von durchschnittlich 50 Beschäftigten im Geschäftsbereich Dokumentenmanagementsystem in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren gefordert,

— der Umsatz des Bieters muss durchschnittlich 2 000 000 EUR netto pro Jahr im Geschäftsbereich Dokumentenmanagement betragen. Im Fall einer Bietergemeinschaft bzw. des Einsatzes von Nachunternehmern wird die Summe des Umsatzes in Bezug auf die verfahrensgegenständliche Leistung gebildet. Maßgeblich sind die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

— Die Deckungssumme muss mindestens 1 Million EUR jeweils für Vermögens- und Personenschäden und 250 000 EUR für Sachschäden pro Versicherungsjahr betragen.

Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben; wenn ein solcher Versicherungsschutz noch nicht oder nicht in der geforderten Höhe besteht, ist eine schriftliche Eigenerklärung vorzulegen, wonach der Bieter dem Auftraggeber den Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Zuschlagsfalle zusichert.

Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eigenerklärung zu mindestens 5 Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung, Formular B10; Wenn vorhanden, sollen Kopien von Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber als Nachweis beigefügt werden. Allein die Nichtvorlage von Referenzschreiben macht die Referenz aber nicht unvollständig.

Mindeststandards:

Die Referenzen werden nur gewertet, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen; bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen:

— es handelt sich bei den Referenzprojekten um:

—— eine in den letzten 5 Geschäftsjahren erbrachte Leistung,

—— mit einem Nettoumsatz von mindestens 300 000 EUR,

—— in einer Kommunalverwaltung mit mind. 75 000 Einwohnern, davon mind. ein Landkreis oder eine kreisfreie Stadt (auch noch laufende, d. h. noch nicht vollständig abgeschlossene Projekte werden bei entsprechenden Angaben gewertet),

—— es sind dargestellt der Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem, das Gesamtauftragsvolumen, der Leistungszeitraum sowie die Zusammensetzung des Projektteams.

— die Leistungen müssen inhaltlich sowie von Umfang und Komplexität vergleichbar sein mit den Leistungen, die Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind; es muss sich also um Referenzen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems handeln mit mindestens:

—— 250 aktiven Nutzern sowie

—— der Anbindung von mindestens 2 Fachverfahren an die angebotene Systemlösung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-05-20 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-01-21 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:15

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Marina Urgast
Internetadresse: www.landkreis-rostock.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E83274158 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Str. 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885164 📞
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Fax: +49 3855884855817 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bewerber und Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein an dem Auftrag interessierter Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und Nr. 3 GWB).

Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird oder bleibt er untätig, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.

Sich noch im Verfahren befindende Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2018/S 234-535240 (2018-12-04)

Ergänzende Angaben (2018-12-13)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 243-556568
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 234-535240
ABl. S-Ausgabe: 243
Quelle: OJS 2018/S 243-556568 (2018-12-13)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-05-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 337 940 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 090-216401
ABl. S-Ausgabe: 90

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Software
Qualitätskriterium (Gewichtung): 65
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Wartung und Pflege
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Dienstleistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation
Preis (Gewichtung): 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-04-29 📅
Name: PDV GmbH
Postanschrift: Haarbergstr. 73
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99097
Land: Deutschland 🇩🇪
Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 337 940 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. Angebotegegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und Nr. 3 GWB).

Sich noch im Verfahren befindende Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertragenach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern
Postort: Schwerin
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2019/S 090-216401 (2019-05-06)

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