Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff,
— Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge,
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-04.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-01.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-12-21) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name: Universität Bielefeld
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Postort: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Dezernat F, Zentrale Beschaffungsabteilung
E-Mail: marco.peters@uni-bielefeld.de📧
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt🏙️
URL: https://www.uni-bielefeld.de/🌏
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
066-2018-05
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit...”
Kurze Beschreibung
Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff,
— Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge,
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.
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Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 499760.21 💰
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Ort der Leistung: Bielefeld, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
33615 Bielefeld
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff,
— Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge,
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung,
Im Zuge der stufenweisen Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden:
— universitätsinterne Projekte,
— Drittmittelprojekte,
— Posteingang der Zentralverwaltung.
Darüber hinaus ist eine Nutzung des DMS als Archivsystem für Dokumente aus SAP-Fachverfahren (z. B. Rechnungen, Reisekostenbelege etc.) vorgesehen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lastenhefte
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 100 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 20 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 10 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Live-Präsentation
Preis (Gewichtung): max. 100 Punkte
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 104-237582
Information über die Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation
Der öffentliche Auftraggeber wird keine weiteren Aufträge auf der Grundlage der oben genannten Vorabinformation vergeben
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Los-Identifikationsnummer: Gesamtleistung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-12-18 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 499760.21 💰
Ergänzende Informationen Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMHY8W5
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 251411-3514📞
Fax: +49 251411-2165 📠
URL: http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/zulaessigkeit_nachpruefungsverfahren/index.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist,...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.