Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Universität Bielefeld

Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff,
— Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge,
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Universität Bielefeld

Wie?

Wo?

• Detmold › Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-01	Auftragsbekanntmachung
2018-12-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 066-2018-05
Kurze Beschreibung:

Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren: — Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff, — Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge, — Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen, — Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Bielefeld
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Postleitzahl: 33615
Postort: Bielefeld
Kontakt
Internetadresse: http://www.universitaet-bielefeld.de/ 🌏
E-Mail: marco.schaaf@uni-bielefeld.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYMHYU8U 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYMHYU8U 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-01 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 104-237582
ABl. S-Ausgabe: 104
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMHYU8U

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Revisionssichere und digitale Ablage von Dokumenten mit dezentralem, ortsunabhängigem Zugriff,

— Lückenlose, medienbruchfreie Abwicklung und Dokumentation aller Vorgänge,

— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,

— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.

Im Zuge der stufenweisen Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden:

— universitätsinterne Projekte,

— Drittmittelprojekte,

— Posteingang der Zentralverwaltung.

Darüber hinaus ist eine Nutzung des DMS als Archivsystem für Dokumente aus SAP-Fachverfahren (z.B. Rechnungen, Reisekostenbelege etc.) vorgesehen.

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Abschluss des auf insgesamt 2 Jahre angelegten DMS-Projekts wird die Entscheidung über die weitere Einführung getroffen. Daher umfasst diese Ausschreibung zusätzlich die Option, den Vertrag um ein weiteres Jahr und ggf. noch ein weiteres Jahr zu verlängern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universität Bielefeld

Universitätsstraße 25

33615 Bielefeld

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1.) Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)

Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt.

2.) Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und Vergaberegister NRW: Eigenerklärung Ausschlussgründe. Das Formular im Anhang 521 EU DMS ist zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1.) Erklärung über den durchschnittlichen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Der Anhang „Unternehmerfragebogen“ ist zu verwenden.

Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener Unterlagen belegen.

2.) Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. Der Anhang „Unternehmerfragebogen“ ist zu verwenden.

Mindeststandards:

Zu 1.) Mindestanforderung:größer/gleich 0,8 Mio EUR netto.

Zu 2.) Mindestanforderung:

Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen je Schadensfall mindestens betragen:

a) für Personenschäden 1 000 000 EUR,

b) für sonstige Schäden (einschl. Vermögensschäden) 3 000 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1.) Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen. Der Anhang „Referenzvordruck“ ist zu verwenden.

2.) Durchschnittliche Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten 3 Jahre (2015-2017). Der Anhang „Unternehmerfragebogen“ ist zu verwenden.

Mindeststandards:

Zu 1.) Mindestanforderungen:

Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:

— Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS),

— Erbringungszeitpunkt wurde innerhalb der letzten 36 Monate (seit Veröffentlichung der Bekanntmachung) begonnen und wurde bereits abgeschlossen oder soll nach letztem Meilensteinplan noch in diesem Jahr abgeschlossen werden.

Zu 2.) Mindestanforderung: größer/gleich 6 Mitarbeiter/Innen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Hinweis 1: Auf Grund des § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz, ist die Universität Bielefeld als öffentliche Auftraggeberin verpflichtet bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 EUR für die Bieterin/ den Bieter, die oder der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach §150a der Gewerbeordnung einzuholen.

Hinweis 2: Die Universität Bielefeld ist nordrhein-westfälische Auftraggeberin im Sinne des § 1 Abs. 4 Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen – TVgG NRW) vom 22.3.2018. Gemäß § 2 Abs. 6 TVgG-NRW wird das Dokument 513 EU BVB TVgG NRW Vertragsbestandteil.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Der öffentliche Auftraggeber wird von den geeigneten Bewerbern mindestens drei, höchstens jedoch acht Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und damit zum Bieterwettbewerb zulassen. Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Die Auswahlkriterien umfassen die Angaben zum Umsatz (4/41), die Angaben zu den Mitarbeiterzahlen (4/41) sowie die Angaben zu den Referenzen (33/41). Diese Auswahlkriterien finden sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welche weitere Erläuterungen enthält.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-07-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Dezernat F, Zentrale Beschaffungsabteilung
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPNYMHYU8U 🌏
Kontaktperson: Angebotssammelstelle, T7-208
Land: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 251411-3514 📞
Fax: +49 251411-2165 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/zulaessigkeit_nachpruefungsverfahren/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit.

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Quelle: OJS 2018/S 104-237582 (2018-06-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-12-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 499760.21 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: https://www.uni-bielefeld.de/ 🌏
E-Mail: marco.peters@uni-bielefeld.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 248-574151
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 104-237582
ABl. S-Ausgabe: 248
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMHY8W5

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung,

Darüber hinaus ist eine Nutzung des DMS als Archivsystem für Dokumente aus SAP-Fachverfahren (z. B. Rechnungen, Reisekostenbelege etc.) vorgesehen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lastenhefte
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 100 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 20 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): max. 10 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Live-Präsentation
Preis (Gewichtung): max. 100 Punkte

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-12-18 📅
Name: codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 499760.21 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit:

Quelle: OJS 2018/S 248-574151 (2018-12-21)

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