Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (4 Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-04-10.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-07.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-08-23) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2”
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: it-vergabe@gv.mpg.de📧
Fax: +49 8921081367 📠
Region: München, Kreisfreie Stadt🏙️
URL: http://www.mpg.de🌏 Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen (digitaler Rechnungseingang) 2018
8407 0804 0363”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Kurze Beschreibung:
“Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang...”
Kurze Beschreibung
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.
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Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
1️⃣
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang...”
Beschreibung der Beschaffung
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Darüber hinaus ist die Freigabe und Buchung der Rechnung über einen Workflow im bestehenden SAP-System enthalten. Sofern ein Wareneingang nicht vor Rechnungseingang elektronisch im SAP-System erfasst wurde, soll dieser im Rahmen der Rechnungsbearbeitung aus dem Workflow-Vorgang im SAP-System quittiert werden können.
Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Darüber hinaus umfasst das Vergabeverfahren einen automatisierten Workflow für Eingangsrechnungen mit/ohne Bestellbezug sowie eine Fehlerbearbeitung. Eine Direktverbuchung soll für einen zukünftigen Einsatz berücksichtigt werden.
Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten.
Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufeit noch darstellbar ist.
Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens.
Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein. Hierbei wird unter einer zentralen Lösung ein einheitlicher zentraler Rechnungseingang verstanden, an dem alle Rechnungen für die gesamte MPG eingehen und der Digitalisierungsprozess an dieser Stelle startet. Eine dezentrale Lösung meint einen Rechnungseingang an mehreren Stellen (ggf. in allen 85 Instituten).
Ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind die Prozesse „Erfassung und Durchführung einer Bestellung“ und „Zahlung einer Rechnung“. Diese sind auch nicht in der Gesamtlösung zu berücksichtigen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Bewertung erfolgte anhand der einfachen Richtwertmethode (Z=L/P) gem. UfAB
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100
Preis (Gewichtung): 100
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der...”
Beschreibung der Optionen
Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufeit noch darstellbar ist.
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 048-105716
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel:
“Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen (digitaler Rechnungseingang) 2018”
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-08-14 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 0
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Henrichsen ag
Postanschrift: Carl-Zeiss-Ring 19
Postort: Ismaning
Postleitzahl: 85737
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Oberbayern🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2018/S 162-370994 (2018-08-23)