Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen (digitaler Rechnungseingang) 2018

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (4 Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-04-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-03-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• HENRICHSEN AG

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-03-07	Auftragsbekanntmachung
2018-08-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-03-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: it-vergabe@gv.mpg.de 📧
Fax: +49 8921081367 📠
URL der Dokumente: https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/DigitalerRechnungseingang 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-03-07 📅
Einreichungsfrist: 2018-04-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-03-09 📅
Datum des Beginns: 2018-09-01 📅
Datum des Endes: 2022-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 048-105716
ABl. S-Ausgabe: 48
Zusätzliche Informationen

Sämtliche Vergabeunterlagen sind unter folgender URL zum Download zur Verfügung gestellt: https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/DigitalerRechnungseingang Benutzername: ausschrDigRechn Passwort: p2fvhLFp Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich schriftlich (direkt beim Auftraggeber oder postalisch) abgegeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 0.01 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Darüber hinaus ist die Freigabe und Buchung der Rechnung über einen Workflow im bestehenden SAP-System enthalten. Sofern ein Wareneingang nicht vor Rechnungseingang elektronisch im SAP-System erfasst wurde, soll dieser im Rahmen der Rechnungsbearbeitung aus dem Workflow-Vorgang im SAP-System quittiert werden können.

Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Darüber hinaus umfasst das Vergabeverfahren einen automatisierten Workflow für Eingangsrechnungen mit/ohne Bestellbezug sowie eine Fehlerbearbeitung. Eine Direktverbuchung soll für einen zukünftigen Einsatz berücksichtigt werden.

Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten.

Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollouts der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit noch darstellbar ist.

Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens.

Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein. Hierbei wird unter einer zentralen Lösung ein einheitlicher zentraler Rechnungseingang verstanden, an dem alle Rechnungen für die gesamte MPG eingehen und der Digitalisierungsprozess an dieser Stelle startet. Eine dezentrale Lösung meint einen Rechnungseingang an mehreren Stellen (ggf. in allen 85 Instituten).

Ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind die Prozesse „Erfassung und Durchführung einer Bestellung“ und „Zahlung einer Rechnung“. Diese sind auch nicht in der Gesamtlösung zu berücksichtigen.

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Informationen:

Sämtliche Vergabeunterlagen sind unter folgender URL zum Download zur Verfügung gestellt:

https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/DigitalerRechnungseingang

Benutzername: ausschrDigRechn

Passwort: p2fvhLFp

Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich schriftlich (direkt beim Auftraggeber oder postalisch) abgegeben werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen!

1. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) [A-01]

Die EEE dient gemäß § 48 Abs. 3 i. V. m. § 50 VgV als vorläufiger Nachweis der Eignung. Sofern der Auftraggeber hier zum Nachweis der Eignung sog. Eigenerklärungen fordert, ersetzt die jeweilige in der EEE vorgenommene Erklärung zu den einzelnen Eignungskriterien die Vorlage einer gesonderten Eigenerklärung und dient insoweit als Eignungsnachweis.

Zu diesem Zweck hat der Bewerber vorliegend seinem Teilnahmeantrag eine ausgefüllte EEE beizufügen. Die Vergabeunterlagen enthalten hierfür eine mit den Angaben des Auftraggebers versehene EEE im XML-Dateiformat zur Verwendung (Anlage 1). Zur Handhabung der Verwendung der EEE wird auf Kapitel 2.3 verwiesen.

2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [A-02 – A-04]

Der Bewerber hat das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB mit dem Teilnahmeantrag zu erklären. Die entsprechenden Angaben hat der Bewerber in Teil III der EEE vorzunehmen und damit zu erklären, dass ein Ausschlussgrund im Zusammenhang mit:

— einer strafrechtlichen Verurteilung i.S.d. § 123 GWB (Angaben in Teil III Abschnitt A der EEE); [A-02],

— der Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen i.S.d. § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB (Angaben in Teil III Abschnitt B der EEE); [A-03],

— Insolvenz, Interessenkonflikten oder beruflichem Fehlverhalten (Angaben in Teil III Abschnitt C der EEE); [A-04] nicht vorliegt.

Die Angaben müssen vollständig erfolgen.

Folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und folgende Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (d.h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bewerber beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) in der EEE – bzw. ggf. auf einem gesonderten Dokument – vorzunehmen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

3. Unternehmensdarstellung (A-05)

Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (Unternehmensdarstellung) gemäß Teil II Abschnitt A der EEE:

— Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Kontaktperson und –daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),

— Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens?).

— sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).

Darüber hinaus ist eine kurze Unternehmensdarstellung gefordert, die Angaben zur Rechtsform, organisatorischen Gliederung, zum Leistungsspektrum, Gründungsjahr sowie zu Niederlassungen, einschließlich der personellen Kapazitäten des Unternehmens enthält. Die Angaben sind bitte auf einem gesonderten Dokument dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Hinweis: Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30 000 EUR vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern.

4. Berufs- oder Handelsregisterauszug (A-06)

Vorlage eines aktuellen (d. h. bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als drei Monate) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Die entsprechende Angabe ist in der EEE in Teil IV Abschnitt A „Befähigung zur Berufsausübung“ unter Ziffer 1) vorzunehmen.

Mindeststandards:

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen!

In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Im Falle von Bewerbergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und Kapitel 1.16 verwiesen.

Hinweis: Bewerbergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel 3.3 geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch, wenn die Bewertung in einer Gesamtschau erfolgt.

— Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (A-07).

Gefordert wird zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers das Vorliegen bzw. der Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe.

Die Versicherungssumme muss dabei:

— für Personen- und Sachschäden mindestens zwei (2) Mio. Euro (2-fach maximiert) sowie,

— für Vermögensschäden mindestens fünfhunderttausend (500.000) Euro (2-fach maximiert) betragen mit dem Teilnahmeantrag muss der Bewerber insofern erklären, dass er,

— über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt oder

— sich verpflichtet, eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen sechs (6) Wochen nach Vertragsschluss abzuschließen und diese über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhalten wird.

In der EEE ist die Erklärung zum Abschluss einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Teil IV Abschnitt B Ziffer 5) der EEE vorzunehmen. Zusätzlich ist eine entsprechende Erklärung gemäß Anlage 4 (Formblatt Erklärung zur Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung) einzureichen.

Der Abschluss der entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist durch Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung nachzuweisen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen!

Referenzen des Bewerbers (B-11)

Gefordert werden von dem Bewerber geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers der Leistung. In dieser Liste hat der Bewerbe die Referenzen dergestalt zu sortieren, dass die zum Vergabegegenstand vergleichbarste Referenz an erster Stelle steht. Nachfolgend dann die Referenzen mit geringerer Vergleichbarkeit. Die unten genannten Ausführungen müssen dabei nicht in jeder Referenz vollständig enthalten sein. Die Bewertung der Referenzliste erfolgt entsprechend den Ausführungen in Kapitel 4.2.

Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne, hat auf jeweils ca. fünf (5) DIN A4-Seiten gemäß der Vorlage von Anlage 8 (Muster Referenzen) zu erfolgen.

Es werden je Referenz Ausführungen zu nachfolgenden Punkten erwartet (wobei nicht alle Punkte in jeder Referenz enthalten sein müssen):

1. Zur Größenordnung: mit der gesuchten Softwarelösung werden jährlich 200 000 Rechnungen verarbeitet;

2. Zum Workflow: bei der gesuchten Softwarelösung muss dieser mindestens zweistufig sein;

3. Zu den Erfahrungen bei der Anbindung / Implementierung der Softwarelösung an ein bestehendes SAP FI/CO System;

4. Zur Erfahrung bei der Implementierung der OCR-Schnittstelle.

Hierfür sind zwingend die Vorgaben des beigefügten Musters Referenzen (Anlage 8) einzuhalten und die geforderten Referenzangaben zu machen.

Mindeststandards:

In Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Im Falle von Bewerbergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und 1.16 verwiesen.

1. Erklärung zur Verfügbarkeit der Software (A-08)

Als Nachweis der erforderlichen technischen Ausrüstung des Bewerbers hat dieser zu beschreiben bzw. zu bestätigen, dass der Bewerber selbst Hersteller der entsprechenden Softwarelösung ist und so über die erforderliche Software verfügt. Alternativ ist zum Nachweis der Verfügbarkeit der erforderlichen Software auch ein Nachweis des Herstellers der Software bzw. eine Eigenerklärung ausreichend, dass der Bewerber zum Vertrieb der hier gesuchten Softwarelösung autorisiert ist.

Es ist eine Erklärung des Bewerbers gemäß Anlage 5 (Formblatt Erklärung zur Verfügbarkeit der Software) einzureichen.

2. Beschreibung der technischen Infrastruktur (A-09)

Der zukünftige Einsatz der gesuchten Softwarelösung unterliegt, unter Berücksichtigung der zu verarbeitenden und speichernden Daten, der Aufbau der Software und die Integration/Anbindung in die bestehende Infrastruktur strikten sicherheitstechnischen Auflagen. Um diesen Auflagen gerecht zu werden, sind nachfolgende wesentliche Eigenschaften zu erfüllen.

Der Bewerber hat in Anlage 6 (Formblatt technische Infrastruktur) zu bestätigen, dass dieser über eine Softwarelösung verfügt, die alle angegebenen Funktionen bzgl. technischer Infrastruktur erfüllt (A-Kriterium). Die Punkte 1 bis 5 sind allgemeiner Natur und in jedem Fall zu erfüllen.

3. Funktionale Anforderungen an die Software (A-10)

Im Folgenden werden die allgemeinen funktionalen Anforderungen an die gesuchte Gesamtlösung, bestehend aus der Scan-Software sowie der Workflow-Lösung, für die Rechnungseingangsbearbeitung aufgeführt. Für den Auftraggeber kommt aus folgenden Gründen nur eine in SAP integrierte Gesamtlösung in Frage:

— ein Wartungsvertrag für alle Komponenten der Gesamtlösung,

— Vermeidung von Inkonsistenzen von Updates unterschiedlicher Softwarereleaseständen,

— Verminderung von Hersteller unabhängigen Schnittstellen.

Der Bewerber hat in Anlage 7 (Formblatt Funktionale Anforderungen an die Software) zu bestätigen, dass seine Software alle angegebenen Funktionen bzgl. den funktionalen Anforderungen an die Software erfüllt.

(A-Kriterium). Nur wenn diese Bestätigung vorliegt kann der Auftraggeber davon ausgehen, dass der Bewerber in Bezug auf das ihm zur Verfügung stehende Produktportfolio grundsätzlich geeignet ist, den im Wettbewerb stehenden Vergabegegenstand zu erfüllen.

4. Profil Projektleiter (A-12)

Der Bewerber hat für die Leistungserbringung einen fachkundigen und qualifizierten Projektleiter einzusetzen. Im Rahmen der Eignung ist eine Erklärung abzugeben, dass im Unternehmen des Bewerbers mindestens 2 VZÄ mit dem nachfolgend beschriebenen Qualifikationsprofil vorhanden sind und später für eine eventuelle Auftragserfüllung aus diesem Verfügungsbestand eine VZÄ eingesetzt wird.

Als Projektleiter wird folgendes Qualifikationsprofil benötigt:

— mindestens 5 Jahre Beratungserfahrung in Softwareprojekten bei externen Kunden.

— nachgewiesene Erfahrung als Projektleiter bei mindestens zwei Kunden (davon mindestens ein Kunde inhaltlich mit dem hier in Rede stehenden Anforderungen vergleichbar),

— sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen in deutscher Sprache.

Zum Nachweis der Fachkunde hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die entsprechende Erklärung abzugeben, bitte Anlage 9 (Formblatt Profil Projektleiter) verwenden.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Da der künftige Auftragnehmer (AN) bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen, d. h. personenbezogenen Daten beim Auftraggeber (AG) hat, ist vom künftigen AN bzw. den ausführenden Unternehmen eine Verpflichtungserklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 ff. Datenschutzgrundverordnung anhand Anlage II (des Eckpunktepapiers) mit dem Angebot abzugeben.

Der Bieter verpflichtet sich, ihm im Verlauf oder anlässlich der Zusammenarbeit bekannt gewordene Betriebsgeheimnisse oder sonstige ihrer Natur nach schutzwürdigen Angelegenheiten nur zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung für die Zwecke dieses Vertrages zu verwenden und im Übrigen geheim zu halten.

Der den Zuschlag erhaltende Bieter wird die einschlägigen Betriebsvereinbarungen des AG bei Projektbeginn zur Kenntnis erhalten, seine im Projekt und Betrieb eingesetzten Mitarbeiter werden auf die wesentlichen Inhalte hingewiesen und entsprechend belehrt.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Alle Kapitel- und Anlageverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen!

Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne, hat auf jeweils ca. 5 DIN A4-Seiten gemäß der Vorlage von Anlage 8 (Muster Referenzen) zu erfolgen.

Es werden je Referenz Ausführungen zu nachfolgenden Punkten erwartet (wobei nicht alle Punkte in jeder Referenz enthalten sein müssen):

1. Zur Größenordnung: mit der gesuchten Softwarelösung werden jährlich 200 000 Rechnungen verarbeitet;

2. Zum Workflow: bei der gesuchten Softwarelösung muss dieser mindestens zweistufig sein;

3. Zu den Erfahrungen bei der Anbindung / Implementierung der Softwarelösung an ein bestehendes SAP FI/CO System;

4. Zur Erfahrung bei der Implementierung der OCR-Schnittstelle.

Hierfür sind zwingend die Vorgaben des beigefügten Musters Referenzen (Anlage 8) einzuhalten und die geforderten Referenzangaben zu machen.

Die Projektreferenzliste wird insgesamt mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Nichterfüllung der genannten Kriterien über alle genannten Referenzen wird mit null (0) bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit fünf (5) Punkten. Die Bewertung erfolgt ohne Gewichtungsfaktor, sodass max. 5 Punkte erreicht werden können.

Dabei werden die Projektreferenzen insgesamt nach folgender Bewertungsstruktur beurteilt:

— 0 Punkte: Keine der dargestellten Referenzen ist im Hinblick auf die Aufgabenstellung vergleichbar und erfüllt die genannten Kriterien. Die Darstellung ist insgesamt unzureichend,

— 1 Punkt: Die dargestellten Referenzen sind in Summe im Hinblick auf die Aufgabenstellung kaum vergleichbar und erfüllen nur einzelne der genannten Kriterien bzw. es fehlen wichtige Punkte. Die Darstellung ist insgesamt mangelhaft und nicht nachvollziehbar,

— 3 Punkte: Die dargestellten Referenzen sind in Summe im Hinblick auf die Aufgabenstellung im Wesentlichen vergleichbar und erfüllen überwiegend die genannten Kriterien. Es wird auf die wichtigen Punkte grundsätzlich eingegangen, sodass es sich insgesamt um eine befriedigende Darstellung handelt, die im Wesentlichen an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht,

— 5 Punkte: Die dargestellten Referenzen sind in Summe im Hinblick auf die Aufgabenstellung vergleichbar und erfüllen die genannten Kriterien. Es wird auf alle wichtigen Punkte eingegangen, sodass es sich insgesamt um eine sehr gute Darstellung handelt, die den Erwartungen des Auftraggebers voll entspricht.

Sollten mehr als 5 geeignete Bewerber ermittelt werden, so werden maximal 5 Bewerber mit der höchsten Punktsumme nach der Bewertung ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Hierzu wird eine Rangfolge der Bewerber nach den erreichten Punkten gebildet. Bei Punktgleichheit auf einem oder mehreren der Plätze 1 bis 5 werden die Bewerber auf den Plätzen 1 bis 5 in jedem Fall zur Angebotsabgabe aufgefordert, auch wenn die geplante Zahl von maximal 5 geeigneten Bewerbern dadurch überschritten sein sollte.

Geben weniger als 3 Wirtschaftsteilnehmer einen Teilnahmeantrag ab bzw. verbleiben weniger als 3 Wirtschaftsteilnehmer nach formaler Prüfung und Wertung der A-Kriterien, so können insoweit auch weniger Unternehmen zur ersten Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-04-24 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Dokumente URL: https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/DigitalerRechnungseingang 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen!

Der Auftraggeber beabsichtigt, nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs maximal 5 Bewerber nach den in der Unterlage „Bewerbungsbedingungen“ beschriebenen objektiven Kriterien auszuwählen und bis spätestens zum 24.4.2018 auf Basis dieses Eckpunktepapiers zur Abgabe eines Erstangebotes aufzufordern sowie die übrigen Bewerber über ihr Ausscheiden aus dem Vergabeverfahren zu informieren.

Nach Abgabe des Erstangebots erfolgt dessen Präsentation in einem Verhandlungstermin (vgl. Kapitel 3.1.3). Im Anschluss an die Verhandlungsrun-de/Präsentation ist beabsichtigt, die Bieter zur Überarbeitung der Erstangebote unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Verhandlungsrunde aufzufordern und ein überarbeitetes Angebot („Delta-Angebot“) einzureichen.

Der Auftraggeber behält sich dabei gemäß Abschnitt IV.1.4 der EU-Bekanntmachung vor, die Anzahl der Bieter zu reduzieren; gleiches gilt für eine etwaige weitere Verhandlungsrunde. Danach erfolgt mit den verbleiben-den Bietern ein finales Verhandlungsgespräch mit Vertragsverhandlung und Abgabe der finalen Angebote (BAFO). Die Fristen und Termine sind im nach-folgenden Kapitel dargestellt.

Des Weiteren behält sich der Auftraggeber gem. § 17 Abs. 11 VgV und Abschnitt IV.I.5 der EU-Bekanntmachung vor, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 048-105716 (2018-03-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-08-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 8407 0804 0363
Kurze Beschreibung:

Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-08-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-08-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 162-370994
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 048-105716
ABl. S-Ausgabe: 162

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufeit noch darstellbar ist.

Beschreibung der Optionen:

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Bewertung erfolgte anhand der einfachen Richtwertmethode (Z=L/P) gem. UfAB
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100
Preis (Gewichtung): 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-08-14 📅
Name: Henrichsen ag
Postanschrift: Carl-Zeiss-Ring 19
Postort: Ismaning
Postleitzahl: 85737
Land: Deutschland 🇩🇪
Oberbayern 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2018/S 162-370994 (2018-08-23)

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