Erstellung eines Konzeptes zur Druckkostenoptimierung

Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.

Die Universitätsmedizin Magdeburg ist mit moderner Bürotechnik (Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten) ausgestattet. Zur täglichen Arbeit gehören Ausdrucke aller Art. Um die Universitätsmedizin effektiv und nachhaltig bei den Druckkosten zu optimieren, muss zunächst die Ausgangssituation der gesamten eingesetzten Bürotechnik analysiert und bewertet werden. Dafür benötigen wir ein Analyseteam, welches vor Ort alle Systeme aufnimmt und speziell zugeschnittene Optimierungsvorschläge des gesamten Druck- und Dokumentenmanagements erarbeitet. Ziel der Analyse ist die Erarbeitung eines Pflichtenheftes für ein Ausschreibungsverfahren des Drucker- und Kopiererkonzeptes, sowie die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen/Leistungsbeschreibung und die Begleitung und Auswertung der Ausschreibung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-06-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-05-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2018-05-07 Auftragsbekanntmachung
2018-08-14 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2018-05-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen des Druckgewerbes
Referenznummer: 15/2018/EU/E31
Kurze Beschreibung:
Die Universitätsmedizin Magdeburg ist mit moderner Bürotechnik (Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten) ausgestattet. Zur täglichen Arbeit gehören Ausdrucke aller Art. Um die Universitätsmedizin effektiv und nachhaltig bei den Druckkosten zu optimieren, muss zunächst die Ausgangssituation der gesamten eingesetzten Bürotechnik analysiert und bewertet werden. Dafür benötigen wir ein Analyseteam, welches vor Ort alle Systeme aufnimmt und speziell zugeschnittene Optimierungsvorschläge des gesamten Druck- und Dokumentenmanagements erarbeitet. Ziel der Analyse ist die Erarbeitung eines Pflichtenheftes für ein Ausschreibungsverfahren des Drucker- und Kopiererkonzeptes, sowie die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen/Leistungsbeschreibung und die Begleitung und Auswertung der Ausschreibung.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen des Druckgewerbes 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen des Druckgewerbes 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot ausschließlich für ein Los
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Postleitzahl: 39120
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.med.uni-magdeburg.de/ 🌏
E-Mail: g3@med.ovgu.de 📧
Telefon: +49 391-6713053 📞
Fax: +49 391-6715104 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=197210 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=197210 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-05-07 📅
Einreichungsfrist: 2018-06-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-05-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 088-197690
ABl. S-Ausgabe: 88
Zusätzliche Informationen
Der Auftraggeber setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach dem Zuschlag unverzüglich mit der Bearbeitung beginnt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Druckkostenoptimierung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
Der Auftragnehmer hat die folgenden Leistungen für den Auftraggeber zu erbringen. Die nachfolgenden Anforderungen stellen die funktionalen Anforderungen dar, die der Auftragnehmer zu erfüllen hat. Der Auftragnehmer hat in seinem Angebot in dem von ihm einzureichenden Konzept dargelegt, wie er diese Anforderungen erfüllen wird. Die Ausführungen des Auftragnehmers in seinem Angebot sind Gegenstand seiner vertraglichen Leistungsflicht.
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1.1 Transparenzphase – ist Situation
Schaffung von Transparenz über die aktuelle Situation der gesamten Druckkosten:
Geräteflotte
Wartungs- und Dienstleistungsverträge
Verbrauchsmengen (Papier, Verbrauchsmaterial)
Personalaufwand
1.2 Soll-Konzept-Phase
Entwicklung eines detaillierten Zukunftskonzeptes auf Geräteebene mit Verbrauchsmengen, Funktionalitäten, Systemanforderungen und Standort.
Vorschlag für technisch-organisatorische Maßnahmen in Bezug auf die Druck-, Fax-, Scan- und Kopierinfrastruktur in Hinblick auf die EU Datenschutzgrundverordnung / BDSG-neu.
Berechnung der künftigen Kosten und des bestehenden Einsparpotenziales.
Abstimmung und Anpassung des Soll-Konzeptes mit den relevanten Anwendern.
1.3 Ausschreibungsphase
Erstellung einer EU-weiten Ausschreibung zur Findung eines Dienstleister zur Realisierung des abgestimmten Soll-Konzeptes.
Rechtliche Prüfung der Angaben.
Umfassende Unterstützung im Ausschreibungsverfahren bspw. bei Bieterfragen oder bei Verhandlungen innerhalb des Verfahrens.
1.4 Umsetzungsphase
Entwicklung eines Roll-Out Plans zusammen mit dem Druck-Dienstleiter.
Darstellung der Begleitung des Roll-Outs (prozessual und technisch).
Kontrolle des Umsetzungsfortschrittes des Rollouts anhand des Roll-Out-Plans.
1.5 Controllingphase
Nachvollziehbare Darstellung des Projekterfolges zur Bemessung der erfolgsabhängigen Vergütung.
Regelhafte Information der Projektergebnisse sowohl an die Anwender als auch die interne Projektleitung.
Nachhaltung der Ergebnisse in der Betriebsphase.
Dauer: 6 Monate
Bezeichnung des Loses: Kein Los 2
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung: Kein Los 2.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Kaufmännisches Direktorat
Leipziger Straße 44
39120 Magdeburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Siehe Vergabeunterlagen

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-06-12 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herr Fabian Wagner
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=197210 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 2. Vergabekammer beim Landerverwaltungsamt (Sachsen-Anhalt)
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 088-197690 (2018-05-07)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-08-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Universitätsmedizin Magdeburg ist mit moderner Bürotechnik (Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten) ausgestattet. Zur täglichen Arbeit gehören Ausdrucke aller Art. Um die Universitätsmedizin effektiv und nachhaltig bei den Druckkosten zu optimieren, muss zunächst die Ausgangssituation der gesamten eingesetzten Bürotechnik analysiert und bewertet werden. Dafür benötigen wir ein Analyseteam, welches vor Ort alle Systeme aufnimmt und speziell zugeschnittene Optimierungsvorschläge des gesamten Druck- und Dokumentenmanagements erarbeitet. Ziel der Analyse ist die Erarbeitung eines Pflichtenheftes für ein Ausschreibungsverfahrens des Drucker- und Kopiererkonzeptes, sowie die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen/Leistungsbeschreibung und die Begleitung und Auswertung der Ausschreibung.
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Gesamtwert des Auftrags: 350 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-08-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-08-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 156-358754
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 088-197690
ABl. S-Ausgabe: 156

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
1.1) Transparenzphase – Ist Situation
1.2) Soll-Konzept-Phase
Entwicklung eines detaillierten Zukunftskonzeptes auf Geräteebene mit Verbrauchsmengen, Funktionalitäten, Systemanforderungen und Standort
Vorschlag für technisch-organisatorische Maßnahmen in Bezug auf die Druck-, Fax-, Scan- und Kopierinfrastruktur in Hinblick auf die EU Datenschutzgrundverordnung / BDSG-neu
Berechnung der künftigen Kosten und des bestehenden Einsparpotenziales
Abstimmung und Anpassung des Soll-Konzeptes mit den relevanten Anwendern
1.3 )Ausschreibungsphase
Erstellung einer EU-weiten Ausschreibung zur Findung eines Dienstleister zur Realisierung des abgestimmten Soll-Konzeptes
Rechtliche Prüfung der Angaben
Umfassende Unterstützung im Ausschreibungsverfahren bspw. bei Bieterfragen oder bei Verhandlungen innerhalb des Verfahrens
1.4) Umsetzungsphase
Entwicklung eines Roll-Out Plans zusammen mit dem Druck-Dienstleiter
Darstellung der Begleitung des Roll-Outs (prozessual und technisch)
Kontrolle des Umsetzungsfortschrittes des Rollouts anhand des Roll-Out-Plans
1.5) Controllingphase
Nachvollziehbare Darstellung des Projekterfolges zur Bemessung der erfolgsabhängigen Vergütung
Regelhafte Information der Projektergebnisse sowohl an die Anwender als auch die interne Projektleitung
Nachhaltung der Ergebnisse in der Betriebsphase
Kein Los 2

Verfahren
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Leistung
Kostenkriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-07-31 📅
Name: BREDEHORST Clinic Medical
Postort: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 350 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2018/S 156-358754 (2018-08-14)
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