Highlights der Physik – Organisation und Durchführung der Veranstaltung und Planung und Durchführung begleitender Marketing- und PR-Maßnahmen für die Jahre 2019-2021

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz Gemeinschaft

Gegenstand dieses Auftrags ist die inhaltliche und organisatorische Planung, die wissenschaftliche Konzepterstellung, Organisation, Durchführung und Auswertung der Veranstaltungen „Highlights der Physik“ sowie die Planung und Durchführung begleitender Maßnahmen des Marketings für die Jahre 2019 bis 2021.
Seit dem Jahr 2001 wird das Wissenschaftsfestival „Highlights der Physik“ mit jährlich wechselnden Themen veranstaltet. Dabei handelt es sich um eine in der Regel fünftägige Veranstaltung in einer jährlich wechselnden deutschen Stadt. Das Ziel der Veranstaltung ist, den Dialog zwischen Physik und Öffentlichkeit zu verbessern und bei einem breiten Publikum, insbesondere bei jungen Menschen, für die naturwissenschaftliche Ausbildung, für die Akzeptanz der Naturwissenschaften/Technik und auch für die Forschungsförderung zu werben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-06-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-04-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz Gemeinschaft

Wie?

• Event-Organisation › Organisation von Kulturveranstaltungen

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-04-27	Auftragsbekanntmachung
2018-05-02	Ergänzende Angaben
2019-02-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-04-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Organisation von Kulturveranstaltungen
Referenznummer: EO 011 - 17
Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieses Auftrags ist die inhaltliche und organisatorische Planung, die wissenschaftliche Konzepterstellung, Organisation, Durchführung und Auswertung der Veranstaltungen „Highlights der Physik“ sowie die Planung und Durchführung begleitender Maßnahmen des Marketings für die Jahre 2019 bis 2021. Seit dem Jahr 2001 wird das Wissenschaftsfestival „Highlights der Physik“ mit jährlich wechselnden Themen veranstaltet. Dabei handelt es sich um eine in der Regel fünftägige Veranstaltung in einer jährlich wechselnden deutschen Stadt. Das Ziel der Veranstaltung ist, den Dialog zwischen Physik und Öffentlichkeit zu verbessern und bei einem breiten Publikum, insbesondere bei jungen Menschen, für die naturwissenschaftliche Ausbildung, für die Akzeptanz der Naturwissenschaften/Technik und auch für die Forschungsförderung zu werben.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Organisation von Kulturveranstaltungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Organisation von Kulturveranstaltungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️
Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY in der Helmholtz Gemeinschaft
Postanschrift: Notkestr. 85
Postleitzahl: 22607
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.desy.de 🌏
E-Mail: warenwirtschaft.v4sk@desy.de 📧
Fax: +49 40-89984009 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=196734 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-27 📅
Einreichungsfrist: 2018-06-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-28 📅
Datum des Beginns: 2018-11-01 📅
Datum des Endes: 2021-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 083-187459
ABl. S-Ausgabe: 83
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen können ausschließlich in digitaler Form über die e-Vergabeplattform des Bundes („www.evergabe-online.de“) heruntergeladen werden. Informationen zu der e-Vergabeplattform des Bundes und den technischen Voraussetzungen sind auf der Internetseite „www.evergabe-online.info“ abrufbar und erteilt der Support des Beschaffungsamts des BMI (Tel.: 0228/99 610 1234, E-Mail: support@bescha.bund.de). Angebote nebst Anlagen sind in dreifacher Ausfertigung ausschließlich per Post an die oben genannte Kontaktstelle zu senden oder beim (bitte ergänzen) einzureichen. Angebote und Anlagen (z. B. Eigenerklärungen zur Eignung), die über die e-Vergabeplattform des Bundes abgegeben werden, gelten als nicht eingegangen und werden nicht berücksichtigt. Fragen zu dem Verfahren oder den Vergabeunterlagen sind schriftlich – per E-Mail oder Fax – der oben genannte Kontaktstelle zu übermitteln. Fragen, die über die e-Vergabeplattform des Bundes gesendet werden, werden nicht bearbeitet und sind nicht zugelassen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form auf der e-Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Sie werden nicht per e-Vergabeplattform an alle Bieter gesendet. Die Bieter sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind. Bieter, die der oben genannten Kontaktstelle ihre E-Mail-Adresse mitteilen, werden per E-Mail informiert, sobald Aktualisierungen der Vergabeunterlagen auf der e-Vergabeplattform abrufbar sind. Weitere Informationen zu Angeboten und Bieterfragen sind den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Seit dem Jahr 2001 wird das Wissenschaftsfestival „Highlights der Physik“ mit jährlich wechselnden Themen veranstaltet. Dabei handelt es sich um eine in der Regel fünftägige Veranstaltung in einer jährlich wechselnden deutschen Stadt. Das Ziel der Veranstaltung ist, den Dialog zwischen Physik und Öffentlichkeit zu verbessern und bei einem breiten Publikum, insbesondere bei jungen Menschen, für die naturwissenschaftliche Ausbildung, für die Akzeptanz der Naturwissenschaften/Technik und auch für die Forschungsförderung zu werben.

Informationen über Lose:

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor einen Bieter für beide Lose zu beauftragen.

Bezeichnung des Loses: Organisation und Durchführung der Veranstaltung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Los 1: Organisation und Durchführung der Veranstaltung.

Die Veranstaltung beruht auf mehreren Säulen, die Teil der Beauftragung(en) sind:

— die allgemeine Umsetzungsplanung der Veranstaltung inkl. Zeitplan von Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung,

— die räumliche Planung des jeweiligen Veranstaltungsorts,

— das Zeitplangerüst der einzelnen Veranstaltungstage,

— die umfangreiche Ausstellung mit wissenschaftlichen Ständen und/oder technischen Exponaten und der Möglichkeit für Besucherinnen und Besucher, mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ins Gespräch zu kommen,

— der attraktiven Eröffnungsveranstaltung, der Highlights-Show, am ersten Veranstaltungstag,

— Vorträgen, Experimentshows und/oder andere Veranstaltungsformate mit anerkannten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler,

— der Integration des Schülerwettbewerbs.

Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht zweimalig die Option einer Verlängerung des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils bis zu einem Jahr.

Beschreibung der Optionen: Vertragsverlängerungsoption (s. Ziffer II 2.7)
Bezeichnung des Loses: Planung und Durchführung begleitender Marketing- und PR-Maßnahmen
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Los 2: Planung und Durchführung begleitender Marketing- und PR-Maßnahmen.

Die begleitenden Maßnahmen des Veranstaltungsmarketings und der PR sollen umfassen:

— die Erstellung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts für die Veranstaltung,

— die Produktion einer konzeptionell passenden Papierpublikation, dem Highlights-Themenheft, die die Inhalte der Ausstellung vertieft,

— die Konzeption und Umsetzung einer Internetpräsenz, die in Abstimmung mit der Internetplattform „Welt der Physik“ herzustellen ist,

— die Konzeption und Umsetzung der Besucherwerbung in Abstimmung mit der für die Pressearbeit Verantwortlichen Agentur der DPG.

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Optionen: Vertragsverlängerungsoption (s. Ziffer II 2.7).
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der Ort der Veranstaltung wird von der DPG in Einvernehmen mit dem BMBF festgelegt. Es handelt sich dabei um eine in der Regel fünftägige Veranstaltung in einer jährlich wechselnden deutschen Stadt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die nachfolgend in Klammern angegebenen Ziffern beziehen sich auf den Vordruck „Eigenerklärungen zu Eignung“, welcher den Bietern mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt wird.

Angaben zum Bieter (Formular-Ziffern I bis VII „Eigenerklärungen zur Eignung EU – BMBF“).

— Bieterbogen (entspricht Ziffer I): Der Bieter hat die Bezeichnung seines Unternehmens mit Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse und Ansprechpartner/in zu nennen. Der Bieterbogen des Bieters entsprechend Formularblatt I ist von dem Bieter und ggf. allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen, nicht aber von den einzelnen Unterauftragnehmern auszufüllen,

— Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmern (nur soweit einschlägig; entspricht Ziffer II): Der Bieter hat anzugeben, für welche Leistungsbestandteile er Unterauftragnehmer einsetzen wird. Die Unterauftragnehmer, die bereits feststehen, sind unter Angabe des Leistungsbereichs und Beschreibung der Teilleistungen (Art und Umfang) mit vollständiger Firmenbezeichnung und Unternehmenssitz zu benennen,

— Verpflichtungserklärung im Rahmen der Eignungsleihe (nur soweit einschlägig; entspricht Ziffer III): Erklärung des sich verpflichtenden Unternehmens, dass im Falle der Zuschlagserteilung dem Bieter die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen,

— Erklärung der Bietergemeinschaft (nur soweit einschlägig; entspricht Ziffer IV): In der Erklärung sind sämtliche Konsortialpartner der Bietergemeinschaft zu benennen. Es ist anzugeben, welche Leistungsbestandteile von welchem Unternehmen erbracht werden sollen. Dabei ist kenntlich zu machen, welchen Status (Mitglied einer Bietergemeinschaft) das jeweilige Unternehmen genießt. Die einzelnen Unternehmen sind mit vollständiger Firmenbezeichnung und Unternehmenssitz zu benennen.

— Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV (entspricht Ziffer V),

— Eigenerklärung zum Nachweis der Zuverlässigkeit trotz Vorliegens von Ausschlussgründen - Selbstreinigung nach § 125 GWB (entspricht Ziffer VI),

— aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder anderen Berufsregistern für den Leistungserbringer (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet),soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist. Die Vorlage einer Fotokopie reicht aus.

Verfahren
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 2
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-06-05 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abt. Einkauf und Materialwirtschaft
Adresse des Käuferprofils: http://evergabe-online.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=196734 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Kontaktperson: Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft
Telefon: +49 40-89982480 📞
Land: Hamburg 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Darüber hinaus wird auf die Rügeobliegenheiten gemäß § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabeprüfstelle im Bundesministerium für Bildung und Forschung
Postanschrift: Heinemannstraße 2
Postleitzahl: 53175
Telefon: +49 228-99572226 📞
E-Mail: z24.vergabe@bmbf.bund.de 📧
Fax: +49 228-995782539 📠
Quelle: OJS 2018/S 083-187459 (2018-04-27)

Ergänzende Angaben (2018-05-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-05-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-05-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 085-192169
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 083-187459
ABl. S-Ausgabe: 85
Quelle: OJS 2018/S 085-192169 (2018-05-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-02-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Bildung und Forschung
Postanschrift: Heinemannstaße 2
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmbf.de 🌏
E-Mail: bmbf@bmbf.bund.de 📧
Telefon: +49 3018570 📞
Fax: +49 30185783601 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 044-100973
ABl. S-Ausgabe: 44

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— die allgemeine Umsetzungsplanung der Veranstaltung inkl. Zeitplan von Vorbereitung, Durchführung undNachbereitung,

Beschreibung der Optionen:

Es besteht zweimalig die Option einer Verlängerung des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils bis zu einem Jahr.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-10-24 📅
Name: AC-Science-Consulting
Postanschrift: Nachbarschaft 8
Postort: Dinslaken
Postleitzahl: 46537
Land: Deutschland 🇩🇪
Wesel 🏙️
Name: Iserundschmidt GmbH
Postanschrift: Sandkaule 15
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53111
Land: Nordrhein-Westfalen 🏙️
Name: AC-Science Consulting
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.bmbf.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Quelle: OJS 2019/S 044-100973 (2019-02-27)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen (10)

Event-Organisation (5)

Organisation von Kulturveranstaltungen (2)