Beschreibung der Beschaffung
Die FMS Wertmanagement Service GmbH (im Folgenden: „FMS-SG“ oder auch „Auftraggeberin“) ist eine einhundert prozentige Tochtergesellschaft der FMS-WM sowie ein Spezialist für Finanzdienstleistungen mit rund335 Mitarbeitern an den vier Standorten München, Dublin, London und New York.
Die FMS-SG erbringt für die FMS Wertmanagement AöR Dienstleistungen für Kreditforderungen, Anleihen und Derivate in den Bereichen Real Estate, Infrastruktur und Projektfinanzierung, Finanzierungen der öffentlichen Hand sowie für strukturierte Produkte. Das Leistungsspektrum umfasst unter anderem Kreditanalysen,Restrukturierungen von Assets, Workouts, Portfolio Reporting, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Überwachung von Zahlungsrückständen.
Weitere Informationen zur FMS-SG finden sich unter
www.fms-sg.de.
Die FMS-SG sucht einen Dienstleister für die richtige, vollständige und gesetzeskonforme Erbringung von Lohn-und Gehaltsabrechnungsleistungen (Payroll-Dienstleistung) als BPO an den Standorten Unterschleißheim (D),Dublin (IRL) und New York (USA).
Zum Stichtag 1. April 2018 hat die FMS-SG ca. 335 abzurechnende Mitarbeiter. Davon entfallen:
— ca. 185 Mitarbeiter auf den Hauptstandort in Unterschleißheim,
— ca. 100 Mitarbeiter auf den Auslandsstandort in Dublin (IRL), und
— ca. 50 Mitarbeiter auf den Auslandsstandort in New York (USA).
Der Auftragnehmer hat im Rahmen dieses Engagements am Standort Unterschleißheim die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach aktuellem deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht ordnungsgemäß im Rahmen eines BPO’s durchzuführen. Etwaige gesetzliche Änderungen (z. B. im Rahmen des Jahreswechsels)sind selbstständig vom Auftragnehmer anzupassen. Er führt weiterhin umfangreiche Tests zur Plausibilisierung während der Testphase und vor Aufnahme des Regelbetriebs durch.
Der Auftragnehmer ist für die initialen Meldungen nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) bei Systemwechsel verantwortlich. Der Systemwechsel erfolgt voraussichtlich am 1.1.2019, weshalb eine Übertragung der entsprechenden Vortragswerte ggf. manuell vorgenommen werden muss und Teil der Migration ist. Die hierfür notwendigen Unterlagen, die zur Verfügung gestellt werden müssen, sind vom Dienstleister in der Projektplanungsphase, spätestens bei Kick-Off anzugeben.
Die Archivierung aller im Bereich der Lohnbuchhaltung anfallenden Dokumente hat gemäß gesetzlicher Anforderungen revisionssicher zu erfolgen.
Für den laufenden Betrieb ist der Auftraggeberin ein(e) fest(er) Ansprechpartner(in) und ein(e) fest(er)Vertreter(in) zu benennen, der/die für die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich ist und für die Klärung von Fragen zur Verfügung steht. Die zeitnahe Bearbeitung von Anfragen ist auch bei Abwesenheit (z. B. wegen Urlaub / Krankheit) sicherzustellen.