Beschreibung der Beschaffung
Ausgangssituation: Im Jahre 2016 startete die KV Nordrhein ein Projekt zur Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems (Enterprise-Resource-Planning). In einer ersten Phase „Analysephase“ wurde die Sinnhaftigkeit zum Einsatz eines solchen Systems fundiert und mit Hilfe von externer Unterstützung herausgearbeitet. Die KV Nordrhein hat daraufhin die Entscheidung getroffen, ein integriertes Standard-ERP-System einzuführen sowie Hosting und Betrieb auszulagern.
Zielsetzung und grober Leistungsumfang:
Im Zuge der Analysephase wurden Schwerpunktthemen definiert. Das System soll auf der Basis mindestens die folgenden Module/Funktionen enthalten – unabhängig vom Implementierungszeitpunkt:
— Finanz- und Rechnungswesen inklusive Anlagenbuchhaltung, Steuerbuchhaltung, (e)Bilanzierung,
— Kassenbuch (Nebenbuch),
— Arztkontokorrent (Nebenbuch),
— Kassenkontokorrent (Nebenbuch),
— Kosten- und Leistungsrechnung,
— Unternehmensplanung & Forecast,
— Hoch standardisiertes Berichtswesen und Analysefunktionen,
— Cash-Management,
— Asset- und Lizenzmanagement,
— Inventarisierung,
— Beschaffung,
— Vertragsmanagement,
— Fakturierung,
— Reisekosten für ehrenamtliche Tätigkeiten von Mitgliedern,
— Personalmanagementmodul,
— Workflow-Funktionalitäten,
— Web-Fähigkeit,
— Mehrmandantenfähigkeit,
— Konsolidierung,
— Stammdatenmanagement.
Für die anfallenden Dienst- und Lieferleistungen der technischen Konzeption und Implementierung der ERP- Lösung sind insbesondere folgende Unterstützungs- und Umsetzungsleistungen erforderlich:
— Beratungsdienstleistung entlang der Umsetzungsprozesse,
— Bereitstellung und Installation des ausgewählten ERP-Systems,
— Erstellung des technischen Konzeptes für Funktionen, Datenmodell, Migration sowie Schnittstellen (DV-Konzept),
— Implementierung des Systems und Durchführung der notwendigen Customizingeinstellungen, Migration sowie Schnittstellenarbeiten,
— Durchführung von Schulungen der Mitarbeiter der KV Nordrhein,
— Durchführung aller notwendigen Tests und Behebung von eventuellen Defekten,
— Sicherstellung eines reibungslosen und rechtzeitigen Go-Live.
Das einzuführende System muss neben den aufgeführten Modulen und Funktionen die folgenden Anforderungen:
— Vertraglich zugesicherte Rechts- und Revisionssicherheit gemäß der Anforderungen für Kassenärztliche Vereinigungen (u. a. Erfüllen der KBV-Richtlinien),
— Erfüllen der HGB-Standards und der steuerrechtlichen Anforderungen,
— Erfüllen GoBD,
— Hoher Automatisierungsgrad,
— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen,
— Hohe und umfangreiche Modularität sowie Erweiterungsmöglichkeiten,
— offene und zukunftsorientierte Software- und Schnittstellenarchitektur,
— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für (Massen)Datentransfers aus anderen Systemen (z. B. Excel/CSV),
— Standard-Schnittstelle zum Personalmanagementsystem LOGA (P&I),
— Nahtloser Informationsaustausch mit Customer Relationship Management (CRM),
— Starke Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie Unterstützung digitaler Belege,
— Integrierte Workflow-Unterstützung (ggf. auch systemübergreifend),
— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen,
— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche,
— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen etc. umfänglich und in deutscher Sprache,
— Hosting und Betrieb der ERP-Lösung soll durch den Auftragnehmer, die fachliche Administration durch die KV Nordrhein selbst erbracht werden. Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.