ITB-Auftritt der Hauptstadtregion Berlin-Brandenburg

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Los 1: die Entwicklung eines Inszenierungskonzepts (unter Berücksichtigung der jeweiligen CD der TMB (siehe Anlage 1) und von visitBerlin (siehe Anlage 3)), die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtungen sowie die Durchführung des Standbaus für die ITB Berlin sowie optionsweise die Beauftragung für weitere Messen innerhalb Deutschlands.
Los 2: das Messemanagement und -organisation der Auftritte zur ITB Berlin sowie optionsweise für weitere Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-01-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-12-14.

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin
• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-12-14	Auftragsbekanntmachung
2019-03-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-12-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Messestände
Referenznummer: D-0002/2018 - visitBerlin - D-0002/2018 - visitBerlin - ITB- Auftritt Berlin-Brandenburg
Kurze Beschreibung:

Los 1: die Entwicklung eines Inszenierungskonzepts (unter Berücksichtigung der jeweiligen CD der TMB (siehe Anlage 1) und von visitBerlin (siehe Anlage 3)), die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtungen sowie die Durchführung des Standbaus für die ITB Berlin sowie optionsweise die Beauftragung für weitere Messen innerhalb Deutschlands. Los 2: das Messemanagement und -organisation der Auftritte zur ITB Berlin sowie optionsweise für weitere Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Messestände 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Messestände 📦
Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.about.visitberlin.de 🌏
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Fax: +49 3025002532 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYUTT/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYUTT 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-14 📅
Einreichungsfrist: 2019-01-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-19 📅
Datum des Beginns: 2019-05-06 📅
Datum des Endes: 2023-02-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 244-558589
ABl. S-Ausgabe: 244
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFYUTT

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Los 2: das Messemanagement und -organisation der Auftritte zur ITB Berlin sowie optionsweise für weitere Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Bezeichnung des Loses: Entwicklung eines Inszenierungskonzepts, die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Die Entwicklung eines Inszenierungskonzepts (unter Berücksichtigung der jeweiligen CD der TMB (siehe Anlage TMB CD-Manual inkl. Logovorlage) und von visitBerlin (siehe Anlage visitBerlin CD-Manual und Onlinestyleguide inkl. Logovorlage), die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtungen sowie die Durchführung des Standbaus für die ITB Berlin sowie Optionsweise die Beauftragung für weitere Messen innerhalb Deutschlands.

Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten insbesondere die Konzeptionierung, Architekturleistung und Umsetzung zur jeweiligen Messe, die Einlagerung individueller Teile aus der beauftragten Leistung zur Wiedernutzung, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss. Die Messeelemente verbleiben – soweit nicht anders vereinbart – im Eigentum des Auftragnehmers und werden nur mietweise für jeden Messeauftritt zur Verfügung gestellt. Das Material der Auftraggeber ist im Rahmen der Lagerung als auch des Transportes zu den jeweiligen Messeorten durch den Auftragnehmer zu versichern. Die genaue Zielstellung des Messeauftritts sowie die gestalterischen und funktionellen Anforderungen sind in der Leistungsbeschreibung erklärt.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Zeitraum der Messen ist März 2020 bis Februar 2023 (3 Jahre). Es besteht eine Option auf eine einmalige Vertragsverlängerung um ein Jahr getrennt für beide Lose.

Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt 18 Monate vor Ablauf des genannten Leistungszeitraumes.

Bezeichnung des Loses: Messemanagement vor, während und nach den Messeauftritten
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

1.1) Allgemeine Leistungen

Erstellung eines terminlichen Ablaufplans für die Vorbereitungsphase

Ermittlung der jeweiligen Konditionen zur Messebeteiligung mit visitBerlin, TMB und dem Auftragnehmer Los 1

Buchung der Standbaufläche und der notwendigen Services im Auftrag von TMB/visitBerlin bei der Messegesellschaft

Abstimmung mit der Messegesellschaft, einschließlich technischer Absprachen, nach erfolgter vertraglicher Bindung der Messefläche. Ausgenommen davon sind alle technischen Absprachen, die der Auftragnehmer für den Messebau (Los 1) zu treffen hat. Beantragung evtl. notwendiger Genehmigungen, Lizenzen, etc. im Auftrag von TMB/visitBerlin bei Behörden, der Messegesellschaft o. a. Gewinnung von Sponsoren, vorrangig im Zusammenhang mit dem Catering, Absprache ihrer Leistungen sowie der erforderlichen Gegenleistungen der Auftraggeber

Erarbeitung eines Ablauf- und Regiedokumentes mit allen notwendigen Festlegungen und Fakten für die am Messeauftritt Beteiligten, Einweisung des Standpersonals und der Mitaussteller

Abrechnung der Serviceleistungen außerhalb des Standbaus, d. h. der Obliegenheiten des Anbieters Los 1 (bei getrennter Vergabe der Lose 1 und 2), Abrechnung der Servicekosten der Messegesellschaft etc.

Organisation und Abwicklung eines Caterings für den Gemeinschaftsstand nach den Vorgaben der Auftraggeber. Hier vor allem Fachbesucher- und Mitarbeiterversorgung während der gesamten Messezeit. Das damit verbundene detaillierte Briefing zum Catering erfolgt im Zusammenhang mit der Erstellung der Messekonzeption. Zu den grundsätzlichen Aufgaben gehören: Vorschlag von drei passenden Caterern und Abstimmung mit den Auftraggebern, Beauftragung des Caterings im eigenen Namen, Formulierung der Leistungen des Caterers im Rahmen des Messeauftritts nach Abstimmung mit den Auftraggebern, Steuerung des Caterers, Aufstellung einer Gesamtkostenkalkulation inkl. Finanzkontrolle, Abrechnung der nachweislich entstandenen Kosten gegenüber den Auftraggebern.

Bereitstellung eines Systems bzw. einer Planungsgrundlage zur Koordination/Allokation der Mitausstellertermine mit Fachbesuchern zur optimalen Auslastung der Tische innerhalb der zur Verfügung stehenden Hospitality-Bereiche vor und während der Messe. Die spätere Betreuung des Systems und Zuweisung der Tische sowie die Koordination der Termine vor Ort erfolgt durch die Auftraggeber.

— Optional nur für die TMB: konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Betreuung von Sonderveranstaltungen innerhalb und außerhalb des Messegeländes, z. B. Pressekonferenzen, Verleihung Tourismuspreis durch den Wirtschaftsminister des Landes Brandenburg in der Landesvertretung (verbunden mit einem Empfang für ca. 300 Personen). Die Beauftragung dieser optionalen Leistungen erfolgt auf Einzelabruf gemäß den Regelungen in Ziffer 2 für weitere Tourismusmessen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB,

— Erklärung über die Eintragung im Handelsregister.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angaben zum Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren bezogen auf den Tätigkeitsbereich dieser Ausschreibung.

Mindeststandards:

— Es wird ein Mindestjahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Los 1 (Messestandbau) in Höhe von 500 000 EUR netto p.a., und für Los 2 von 100 000 EUR netto p.a. verlangt. Bei BG muss zusätzlich mindestens ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft einen Mindestjahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren in Höhe von 250 000 EUR netto p.a. für Los 1 und 50 000 EUR netto p.a. für Los 2 aufweisen,

— Erklärung über das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung in Höhe von 3 Mio. EUR für Personenschäden, 2 Mio. EUR bei Sachschäden und 500 000 EUR bei Vermögensschäden zu verfügen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Erklärung über die jährliche Beschäftigentzahl der letzten 3 Geschäftsjahre,

— Erklärung über Referenzprojekte,

— Los 1: Referenzen Inszenierungskonzept, Gestaltung und Durchführung des Standbaus für Messeauftritte und Referenzen mit Tourismusbezug,

— Los 2: Referenzen Messemanagement und Referenzen mit Tourismusbezug.

Mindeststandards:

— Los 1: es sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge zum Messestandbau zu benennen, die innerhalb der letzten 3 Jahre (maßgeblich ist der Zeitpunkt der Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens) vollständig erbracht wurden.

Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt:

a) Messestand mit mind. 350 m

b) Messestand für mehr als ein Unternehmen oder mit Unteranschließern;

c) Auftragsvolumen von mind. 350.000 Euro netto pro Messe.

— Los 2: es sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge über Messemanagement zu benennen, die innerhalb der letzten 3 Jahre (maßgeblich ist der Zeitpunkt der Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens) vollständig erbracht wurden.

a) Messemanagement für einen Messestand mit mind. 350 m

b) Messemanagement für einen Messestand für mehr als ein Unternehmen oder mit Unteranschließern;

c) Auftragsvolumen von mind. 50 000 EUR netto pro Messe.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Erfahrung Inszenierungskonzept, Gestaltung und Durchführung des Standbaus für Messeauftritte:

— Größenordnung des Messestandes mit max. 25 Punkten:

W 3: mind. 2 überdurchschnittliche Messeeinheiten mit mind. 750 m

W 2: mind. 1 überduchrschnittliche Messeeinheit mit mind. 750 m

W 1: mind. 1 durchschnittliche Messeeinheit mit 450 m

W 0: unterdurchschnittliche Messeinheiten mit weniger als 450 m

— Erfahrung mit Mitaussteller-Messeständen, also Messeständen, an denen mehrere Unternehmen bzw. Unteranschließer vertreten sind mit max. 35 Punkten:

W 3: Erfahrung mit mehr als 50 Unternehmen/Unteranschließern

W 2: Erfahrung mit mind. 30 Unternehmen/Unteranschließern

W 1: Erfahrung mit mind. 10 Unternehmen/Unteranschließern

W 0: keine Erfahrung mit mind. 10 Unternehmen/Unteranschließern

Erfahrung Tourismus

— Anzahl der Referenzen, die sich auf touristische Fachmessen oder messeähnliche Produktpräsentationen touristischer Unternehmen beziehen mit max. 25 Punkten:

W 3: mind. 3 Referenzen

W 2: 2 Referenzen

W 1: 1 Referenz

W 0: keine Referenz

Beschäftigte

— Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte (auch Freelancer) mit max. 20 Punkten:

W 3: durchsch. mind. 15 Beschäftigte

W 2: durchsch. mind. 10 Beschäftigte

W 1: durchsch. mind. 5 Beschäftigte

W 0: durchsch. Weniger als 5 Beschäftigte

Die Berechnung der Punkte erfolgt nach folgendem Muster:

Wertung 3 = volle Punkzahl

Wertung 2 = 2/3 der max. Punktzahl

Wertung 1 = 1/3 der max. Punktzahl

Wertung 0 = 0 Punkte

Erfahrung Messemanagement

— Erfahrung mit Mitaussteller-Messeständen, also Messeständen, an denen mehrere Unternehmen bzw. Unteranschließer vertreten sind mit max. 30 Punkten:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-02-01 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-05-15 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: De
Name des öffentlichen Auftraggebers: TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH
Postanschrift: Am Neuen Markt 1
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Land: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Tourismusmarketingorganisation
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Dienste
Internetadresse: www.about.visitberlin.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@reiseland-brandenburg.de 📧
Internetadresse: http://www.reiseland-brandenburg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFYUTT/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden.

Quelle: OJS 2018/S 244-558589 (2018-12-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Los 1: Die Entwicklung eines Inszenierungskonzepts (unter Berücksichtigung der jeweiligen CD der TMB (siehe Anlage 1) und von visitBerlin (siehe Anlage 3)), die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtungen sowie die Durchführung des Standbaus für die ITB Berlin sowie optionsweise die Beauftragung für weitere Messen innerhalb Deutschlands. Los 2: Das Messemanagement und -organisation der Auftritte zur ITB Berlin sowie optionsweise für weitere Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-03-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 056-129898
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 244-558589
ABl. S-Ausgabe: 56
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFY862

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Los 2: Das Messemanagement und -organisation der Auftritte zur ITB Berlin sowie optionsweise für weitere Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Bezeichnung des Loses: Entwicklung eines Inszenierungskonzepts, die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus.
Kurze Beschreibung:

Die Entwicklung eines Inszenierungskonzepts (unter Berücksichtigung der jeweiligen CD der TMB (siehe Anlage TMB CD-Manual inkl. Logovorlage) und von visitBerlin (siehe Anlage visitBerlin CD-Manual und Onlinestyleguide inkl. Logovorlage), die Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtungen sowie die Durchführung des Standbaus für die ITB Berlin sowie optionsweise die Beauftragung für weitere Messen innerhalb Deutschlands.

Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten insbesondere die Konzeptionierung, Architekturleistung und Umsetzung zur jeweiligen Messe, die Einlagerung individueller Teile aus der beauftragten Leistung zur Wiedernutzung, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss. Die Messeelemente verbleiben - soweit nicht anders vereinbart - im Eigentum des Auftragnehmers und werden nur mietweise für jeden Messeauftritt zur Verfügung gestellt. Das Material der Auftraggeber ist im Rahmen der Lagerung als auch des Transportes zu den jeweiligen Messeorten durch den Auftragnehmer zu versichern. Die genaue Zielstellung des Messeauftritts sowie die gestalterischen und funktionellen Anforderungen sind in der Leistungsbeschreibung erklärt.

1.1 Allgemeine Leistungen

Ermittlung der jeweiligen Konditionen zur Messebeteiligung mit visitBerlin, TMB und dem Auftragnehmer Los 1 Buchung der Standbaufläche und der notwendigen Services im Auftrag von TMB/visitBerlin bei der Messegesellschaft Abstimmung mit der Messegesellschaft, einschließlich technischer Absprachen, nach erfolgter vertraglicher Bindung der Messefläche. Ausgenommen davon sind alle technischen Absprachen, die der Auftragnehmer für den Messebau (Los 1) zu treffen hat. Beantragung evtl. notwendiger Genehmigungen, Lizenzen, etc. im Auftrag von TMB/visitBerlin bei Behörden, der Messegesellschaft o. a.

Gewinnung von Sponsoren, vorrangig im Zusammenhang mit dem Catering, Absprache ihrer Leistungen sowie der erforderlichen Gegenleistungen der Auftraggeber

Erarbeitung eines Ablauf- und Regiedokumentes mit allen notwendigen Festlegungen und Fakten für die am Messeauftritt Beteiligten, Einweisung des Standpersonals und der Mitaussteller Abrechnung der Serviceleistungen außerhalb des Standbaus, d. h. der Obliegenheiten des Anbieters Los 1 (bei getrennter Vergabe der Lose 1 und 2), Abrechnung der Servicekosten der Messegesellschaft etc.

Organisation und Abwicklung eines Caterings für den Gemeinschaftsstand nach den Vorgaben der Auftraggeber. Hier vor allem Fachbesucher- und Mitarbeiterversorgung während der gesamten Messezeit. Das damit verbundene detaillierte Briefing zum Catering erfolgt im Zusammenhang mit der Erstellung der Messekonzeption. Zu den grundsätzlichen Aufgaben gehören: Vorschlag von 3 passenden Caterern und Abstimmung mit den Auftraggebern, Beauftragung des Caterings im eigenen Namen, Formulierung der Leistungen des Caterers im Rahmen des Messeauftritts nach Abstimmung mit den Auftraggebern, Steuerung des Caterers, Aufstellung einer Gesamtkostenkalkulation inkl. Finanzkontrolle, Abrechnung der nachweislich entstandenen Kosten gegenüber den Auftraggebern.

? Optional nur für die TMB: konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Betreuung von Sonderveranstaltungen innerhalb und außerhalb des Messegeländes, z. B. Pressekonferenzen, Verleihung Tourismuspreis durch den Wirtschaftsminister des Landes Brandenburg in der Landesvertretung (verbunden mit einem Empfang für ca. 300 Personen). Die Beauftragung dieser optionalen Leistungen erfolgt auf Einzelabruf gemäß den Regelungen in Ziffer 2 für weitere Tourismusmessen.

Quelle: OJS 2019/S 056-129898 (2019-03-18)

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