Konzeptionelle und operative Unterstützung von Veranstaltungen durch Event-Technik

Beschreibung der Beschaffung

Die KfW führt jedes Jahr diverse Veranstaltungen mit Event-Charakter durch, die anhand von Bühnen-, Licht-, Bild- und Tontechnik zu inszenieren sind, welche die KfW selbst nicht vorrätig hat. Hierfür benötigt die KfW einen Anbieter, der für sie geeignete Ausrüstung bereitstellt und während der Veranstaltung störungsfrei betreibt. Findet eine Veranstaltung an einem Standort der KfW statt, hat der Auftragnehmer nach Möglichkeit die dort vorhandene KfW-eigene Technik einzubinden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Netto-Jahresumsatz, den der Bieter/die Bietergemeinschaft in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils erzielt hat mit seiner/ihrer gesamten Geschäftstätigkeit;
(2) Im Fall seiner Beauftragung hat der Bieter für die Dauer des Vertrages eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung vorzuweisen und während der gesamten Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.

Zu (1):
In jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss der Bieter oder müssen alle einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft zusammen einen jährlichen Mindestumsatz in Höhe von 2 Mio. EUR netto vorweisen, erzielt mit der gesamten Geschäftstätigkeit des Unternehmens des Bieters oder mit der gesamten Geschäftstätigkeit der einzelnen Unternehmen der Bietergemeinschaft in Summe.
Zu (2):
Die Haftpflichtversicherung muss folgende Risiken mindestens anhand der nachstehenden Summen abdecken:
(a) Personenschäden:
Mindestens 3 000 000 EUR je Schadensfall und pro Versicherungsjahr mindestens 5-fach maximiert.
(b) Sachschäden:
Mindestens 1 000 000 EUR je Schadensfall und pro Versicherungsjahr mindestens 5-fach maximiert.
(c) Vermögensschäden:
Mindestens 500 000 EUR je Schadensfall und pro Versicherungsjahr mindestens 5-fach maximiert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Referenz über einen in der Vergangenheit ausgeführten Auftrag seit 1.1.2015, der nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit dem hier zu vergebenden Auftrag vergleichbar ist;
(2) Ausreichende personelle Kapazitäten an Fachkräften der für die Leistungserbringung benötigten Ausprägung und Qualifikation.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu (1):
Es ist mindestens eine Referenz einzureichen, die alle nachfolgenden Merkmale kumulativ erfüllt:
(a) Zurückgelegte Laufzeit:
Die Referenzleistung braucht zwar noch nicht abgeschlossen sein. Allerdings muss der Bieter zum Zeitpunkt der Abgabe seines Angebotes die in der Referenz bezeichneten Leistungen bereits seit mindestens 6 Monaten ausgeführt haben. Referenzen mit kürzerer zurückgelegter Leistungsdauer werden nicht akzeptiert.
(b) Art der erbrachten Leistungen:
Bei der Veranstaltung, für die Event-Technik laut Referenzleistung bereitgestellt und störungsfrei betrieben wurde, handelt es sich um eine solche, die in ihrer Art und Durchführung einer Pressekonferenz oder Award-Veranstaltung mindestens ähnlich ist.
(c) Umfang der Leistungserbringung:
Laut Referenzleistung wurde Event-Technik für eine Veranstaltung bereitgestellt, die folgenden Umfang hatte: der Veranstaltung müssen mindestens 200 Personen beigewohnt haben und die Räumlichkeiten müssen in ihrer Größe einer ausreichenden Dimensionierung nach Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) entsprochen haben. Darüber hinaus muss die Veranstaltung von öffentlichem Interesse gewesen sein mit Pressebeteiligung.
(d) Aktualität:
Ist die in der Referenz beschriebene Leistung bereits beendet (abgeschlossen), dann darf ihre Beendigung nicht länger zurückliegen als 30.6.2015.
Zu (2):
Der Bieter muss/Die Mitglieder der Bietergemeinschaft zusammen müssen über mindestens folgende personelle Kapazitäten der nachstehend beschriebenen Arten von Fachkräften mit der jeweils definierten Qualifikation verfügen:
(a)
Technischer Projektleiter: 1 Person.
Mit der Qualifikation zum Meister oder Dipl. Ing. für Veranstaltungs- und Theatertechnik oder mit einer vergleichbaren Ausbildung und einem Umfang an Erfahrung, die zur technischen Leitung von Veranstaltungen der in der Leistungsbeschreibung bezeichneten Art und Größenordnung befähigen.
(b)
Technische Planer: 2 Personen.
Mit Kenntnissen der Bild-, Video-, Ton- und Lichttechnik sowie im Bühnenbau inklusive Rigging (Hilfsbauten) und Sonderbauten.
(c)
Lichtdesigner/Operatoren: 2 Personen.
Mit Kenntnissen in modernen Lichtpulten, z. B. grandMA Serie von MA Lighting.
(d)
Lichttechniker: 4 Personen.
Mit Erfahrung im Aufbau und in der Einrichtung lichttechnischer Ausrüstung und Geräte sowie in der Ausrichtung von Scheinwerfern zur gleichmäßigen Ausleuchtung von Flächen.
(e)
Tontechniker: 2 Personen.
Mit Kenntnissen in der Bedienung moderner Digitalpulte wie z. B. Yamaha M7CL, Yamaha PM5D, Digico SD9.
(f)
Kameraleute: 3 Personen.
Mit Kenntnis der jeweiligen Bildformate/Aufnahmeformate.
(g)
Bildmischer: 2 Personen.
Mit umfassenden Kenntnissen analoger und digitaler Bildübertragungen.
(h)
Bild-/Medien-Techniker: 3 Personen.
Mit genauen Kenntnissen in der Einrichtung analoger und digitaler Bildübertragungen und Bildwiedergabegeräte.
(i)
Rigger: 1 Person.
Mit Sachkunde im Veranstaltungsrigging nach SQ Q2 Level2.
Alle vorgenannten Fachkräfte (a)-(i) müssen jeweils in für die Leistungserbringung ausreichendem Maß die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen. Der technische Projektleiter muss darüber hinaus gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

(1) Die Eventtechnik, welche der Auftragnehmer überlässt und betreibt, darf folgende Altersgrenzen nicht überschreiten:
(a) Tontechnik incl. Tonmitschnitt und Dolmetschertechnik: 5 Jahre;
(b) Lichttechnik/Illumination: 3 Jahre;
(c) Videotechnik (Live-Übertragung und Videomitschnitt): 2 Jahre;
(d) Hilfsbauten (Rigging): 5 Jahre.
(2) Der Auftragnehmer hält alle für ihn einschlägigen Vorschriften und Bestimmungen des Arbeitsschutzes ein. Insbesondere stellt er sicher, dass seine Fachkräfte angemessen gekleidet sind, etwa mit Sicherheitsschuhen, Warnwesten, Ohrenschützern und dergleichen. Ferner hält der Auftragnehmer die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes ein.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Für Bieter lohnt der Aufwand, Event-Technik aktuell zu halten, zu warten und bundesweit an verschiedenen Orten aufzubauen erst ab Vertragslaufzeit von mind. 4 Jahren. 2023 feiert KfW ihr 75er-Jubiläum zeitgleich in Frankfurt, Berlin, Bonn. Das können nur Bieter, die schon Erfahrung haben mit KfW-Veranstaltungsräumen, dortiger Haustechnik und wie KfW sich Gestaltung/Aufmachung ihrer Events wünscht.

Der Bieter sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bieter zum Nachweis der Eignung bedient, hat zu erklären, ob Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB bei ihm vorliegen und, falls derartige Ausschlussgründe gegeben sind, welche Maßnahmen der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB der Bieter bzw. das eignungsleihende Unternehmen getroffen hat (z. B. Zahlung eines Schadensausgleichs; Aktive Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden und betroffenen Auftraggebern; Ergreifen konkreter technischer, organisatorischer und personeller Maßnahmen, die geeignet sind, weitere Straftaten oder Fehlverhalten zu vermeiden). Diese Eigenerklärung findet sich für den Bieter in den Vergabeunterlagen im Dokument „Belege der Eignung“, für alle anderen Unternehmen im Dokument „Verpflichtungserklärung im Fall einer Eignungsleihe“.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.