Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung

degewo AG

Die degewo AG schreibt für ihr Tochterunternehmen degewo Gebäudeservice GmbH (dgs) ein deutschsprachiges NON-SAP IT-System aus. Über das IT-System soll die Abwicklung aller operativen als auch kaufmännischen Prozesse im Facility Management erfolgen sowie der Steuerung aller Mitarbeiter mittels mobiler Anwendungen. Es wird eine Unternehmen gesucht, dass die Standard-Software bereitstellt und in die IT-Umgebung von degewo installiert und kundenspezifische Anforderungen implementiert.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-01-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-12-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• immo-portal-service GmbH

Wer?

• degewo AG

Wie?

• Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe › Softwarepaket für das Facility-Management

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-12-05	Auftragsbekanntmachung
2019-07-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2022-08-25	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2018-12-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: degewo AG
Postanschrift: Potsdamer Straße 60
Postleitzahl: 10785 Berlin
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.degewo.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@degewo.de 📧
Fax: +49 3026485-1805 📠
URL der Dokumente: http://www.meinauftrag.rib.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-05 📅
Einreichungsfrist: 2019-01-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 236-539447
ABl. S-Ausgabe: 236
Zusätzliche Informationen

Zu II.2.10 – Alternativangebote werden nur zugelassen, bei gleichzeitiger Abgabe eines Hauptangebotes

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die dgs bewirtschaftet ca. 80 % des degewo-Bestandes. Mit ihren ca. 500 Mitarbeitern erbringt sie Reinigungsleistungen in ca. 5 000 Hausaufgängen sowie Grün- und Grauflächenpflege auf ca. 2 Millionen Quadratmetern. Darüber hinaus umfasst das Leistungsspektrum die Betreuung von ca. 75 000 Mieteinheiten im Hausmeisterbereich sowie Kleinstreparaturmanagement. dgs beschafft Materialien im Wert von ca. 2 Millionen EUR pro Jahr.

Die Leistungserbringung erfolgt hauptsächlich in Eigenleistung. Fremdleistungen werden im Bedarfsfall beschafft.

Im degewo-Konzern ist SAP/Blue Eagle als führendes ERP-System im Einsatz. Blue Eagle ist ein SAP-spezifisches Template für die Immobilienbrache, in dem die objektbezogenen Stammdaten von degewo geführt sowie das Konzern-Rechnungswesen und -Controlling abgebildet werden.

Das dgs-Kernsystem muss über die Kernmodule

— Vertrieb zur Verwaltung von Kunden- und Serviceverträge sowie zur Fakturierung verfügen,

— Objektmanagement zur Verwaltung der Objekte zur Leistungserbringung unter Angabe u. a. von Objektnummern, Adresse und Flächeninformationen sowie Gültigkeiten verfügen,

— Auftragsmanagement zur Planung und operative Auftragssteuerung (von der Disposition bis hin zur Auftragsanlage) sowie Leistungs- und Materialdokumentation verfügen.

Wünschenswert sind Funktionen zur Erfassung und Pflege von Organisationsmodellen, Personaldaten sowie Arbeitszeit- und Vergütungsmodellen. Die Erfassung von Anwesenheiten sollte ebenfalls unterstützt werden.

Für die Erstellung von Reports zu Qualität, Wirtschaftlichkeit, Quantität ist ein Planungs- und Steuerungscockpit vorgesehen.

Darüber hinaus sollen auch mobile Anwendungen eingeführt werden. Vorgesehen ist die Einführung mobiler Prozesse für

— Wohnungsvorabnahmen, -abnahmen und Wohnungsübergaben,

— Auftragsabwicklung inkl. Erfassung von Fertigmeldungen,

— mobile Schadensmeldungen,

— Erfassung von An-, Abwesenheiten,

— mobiler Beschaffung von Materialien.

Optional kann ein FI (Finanzwesen)-Modul zur Darstellung des gesamten Rechnungswesens von der Buchführung über die Kosten- und Leistungsrechnung angeboten werden unter der Voraussetzung der entsprechenden Zertifizierung nach IDW PS 880.

Im Rahmen der IT-Strategie für die technischen Tochterunternehmen von degewo ist vorgesehen, das ausgeschriebene IT-System bei der degewo Technische Dienste (dTD) mit Schwerpunkt im technischen Facility Management mittelfristig zu implementieren.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und läuft zunächst 5 Jahre.

Wenn dieser nicht 9 Monate vor Ablauf des Vertragsende gekündigt wird, verlängert der Vertrag sich um ein weiteres Jahr.

Beschreibung der Optionen:

— FI (Finanzwesen)-Modul zur Darstellung des gesamten Rechnungswesens,

— Einführung des ausgeschriebenen IT-System mittelfristig auch bei dem Tochterunternehmen degewo Technische Dienste (dTD) mit Schwerpunkt im technischen Facility Management,

— Erweiterung um die Module Materialwirtschaft, Personalmanagement und Kalkulation.

Zusätzliche Informationen:

Zu II.2.10 – Alternativangebote werden nur zugelassen, bei gleichzeitiger Abgabe eines Hauptangebotes

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Jahr der Unternehmensgründung, Rechtsform, Unternehmensinhaber, Eintragungsort, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) (Bewerberbogen – Punkt 1);

2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen – Anlage 1);

3) Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bewerberbogen – Anlage 2);

4) Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen – Anlage 3);

5) Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen – Anlage 4).

Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 1 (Steuern und Abgaben) und Nr. 3 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.

Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s. oben)

— ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder

— ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt oder Mecklenburg-Vorpommern oder

— Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis (Bewerberbogen – Anlage 5).

Ausländische Bewerber haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 15 dem Bewerberbogen beizufügen, jeweils in deutscher Sprache.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Erklärung über die Anzahl der in den letzten 3 Kalenderjahren pro Jahr jahresdurchschnittlich sowie aktuell (Stand: November 2018) beschäftigten Arbeitskräfte, aufgegliedert in fest und freie Mitarbeiter und Angabe wieviel davon im Support beschäftigt sind (Bewerberbogen – Pkt. 7.1);

2) Referenzliste über erfolgreich beendete ähnliche Vertragsverhältnisse, insbesondere Lieferung, Implementierung und Betreuung eines IT-Systems zur Abwicklung aller operativen als auch kaufmännischen Prozesse im Facility Management, in vergleichbarer Größenordnung, während der letzten 5 Kalenderjahre (2014 – 2018) mit Angabe der Projekte, der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art der Leistung(z. B. Facility Management), Angaben zur Sofware und Systemanforderungen und Umfang der Leistungen (z. B. Anzahl der Nutzer der Software beim AG, Anzahl der betreuten Mieteinheiten und Anzahl der Projekttage)

Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu den Referenzen auf dem vorgegebenen Formblatt (Bewerberbogen – Anlage 6) machen.

3) Eigenerklärung zur Umsetzung von TOMs der DSGVO (Bewerberbogen – Anlage 7);

4) Eigenerklärung zum Standort des Unternehmens/ Rechenzentrums (Bewerberbogen – Anlage 8);

5) Eigenerklärung, dass die 3 Kernmodule angeboten werden können:

— Vertrieb zur Verwaltung von Kunden- und Serviceverträge sowie zur Fakturierung,

— Objektmanagement zur Verwaltung der Objekte zur Leistungserbringung unter Angabe u. a. von Objektnummern, Adresse und Flächeninformationen sowie Gültigkeiten verfügen,

— Auftragsmanagement zur Planung und operative Auftragssteuerung (von der Disposition bis hin zur Auftragsanlage) sowie Leistungs- und Materialdokumentation (Bewerberbogen – Anlage 9).

6) Eigenerklärung das die Software Citrix-Terminalserver fähig ist (Bewerberbogen – Anlage 10).

Mindeststandards: Zu 2) mind. 2 Referenzen gem. III.1.3), Nr. 2
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie zur Einhaltung des Mindestlohnes abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1) Wo ist der Hauptsitz des Bewerbers? 5 %;

2) Wo befindet sich die Niederlassung des Bewerbers? 5 %

2.1) Wo befindet sich das Rechenzentrum des Bewerbers? 5 %;

3) In welcher Form tritt der Bewerber auf? 10 %;

4) Bewertung der Referenzen 60 %;

5) Anzahl der Mitarbeiter Gesamt 10 %;

6) Anzahl der Mitarbeiter im Support 5 %.

Die detaillierte Auswahlmatrix ist unter www.meinauftrag.rib.de hinterlegt (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).

Bei gleicher Gesamtpunktzahl wird die Auswahl durch Losentscheid getroffen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-01-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-05-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Ag
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf – Vergabe
Internetadresse: www.degewo.de 🌏
Dokumente URL: www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL der Dokumente: www.meinauftrag.rib.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Fragen zu dieser Ausschreibung sind nur schriftlich und nur an die degewo AG gerichtet per Fax oder E-Mail einzureichen. Sie werden nur beantwortet, wenn Sie dort bis zum 29.12.2018 eingehen.

Die Antworten sind für alle interessierten Unternehmen in anonymisierter Form unter www.meinauftrag.rib.de abrufbar (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).

Die interessierten Unternehmen haben sich eigenverantwortlich über Aktualisierungen zu informieren.

2) Die Bewerbungsbedingungen der Vergabestelle sind zu beachten;

3) Der Bewerberbogen ist rechtsverbindlich zu unterschreiben;

4) Alle geforderten Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen und seinen Anlagen zu machen.

Das Formblatt für den Bewerberbogen incl. Anlagen sowie die Bewerbungsbedingungen stehen unter www.meinauftrag.rib.de zur Verfügung (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1);

5) Der Bewerberbogen incl. aller Anlagen kann elektronisch über die Vergabeplattform Berlin unter www.meinauftrag.rib.de (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1) eingereicht werden oder ist per Post in einem fest verschlossenen Umschlag, der deutlich mit der Aufschrift „IT-System dgs“ gekennzeichnet ist, bei der degewo AG (Anschrift siehe Ziff. I.1, Raum 303) einzureichen.

6) Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss führen;

7) Bei einer Bewerbung durch eine Bewerbergemeinschaft ist die Erklärung gem. Anlage 12 des Bewerberbogens (Bewerbergemeinschaftserklärung) vollständig auszufüllen und von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterschreiben;

8) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient, ist mit dem Bewerberbogen eine Erklärung des Unterauftragnehmers einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen – Anlage 14). Die Vorgaben für Unterauftragnehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen;

9) Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Erklärungen nachzufordern;

10) Der Auftraggeber wird für den Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 309013-8316 📞
Fax: +49 309013-7613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).

Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 236-539447 (2018-12-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-07-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-07-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 147-362624
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 236-539447
ABl. S-Ausgabe: 147

Verfahren
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Anforderungskatalog
Kostenkriterium (Gewichtung): 400
Kostenkriterium (Name): Preisblatt
Kostenkriterium (Gewichtung): 240
Kostenkriterium (Name): Präsentation
Kostenkriterium (Gewichtung): 116

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-07-30 📅
Name: immo-portal-service GmbH
Postanschrift: Humboldtstraße 67
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22083
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

5) Der Bewerberbogen incl. aller Anlagen kann elektronisch über die Vergabeplattform Berlin unter www.meinauftrag.rib.de (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1) eingereicht werden oder ist per Post in einem fest verschlossenen Umschlag, der deutlich mit der Aufschrift „IT-System dgs “ gekennzeichnet ist, bei der degewo AG (Anschrift siehe Ziff. I.1, Raum 303) einzureichen;

9) Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Erklärungen nachzufordern.

Quelle: OJS 2019/S 147-362624 (2019-07-30)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2022-08-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: KE-FM-Lösung-2018
Gesamtwert des Auftrags: 2 100 995 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 166-472327
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 147-362624
ABl. S-Ausgabe: 166

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung
Kurze Beschreibung:

Im degewo-Konzern ist SAP/Blue Eagle als führendes ERP-System im Einsatz. Blue Eagle ist ein SAP spezifisches Template für die Immobilienbrache, in dem die objektbezogenen Stammdaten von degewo geführt sowie das Konzern Rechnungswesen und -Controlling abgebildet werden. Das dgs-Kernsystem muss über die Kernmodule

nach IDW PS 880.

Auftragsvergabe
Gesamtwert des Auftrags: 2 100 995 EUR 💰

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf - Vergabe
Quelle: OJS 2022/S 166-472327 (2022-08-25)

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