Nachscannen der Asylbewerberakten

Landesdirektion Sachsen

Rahmenvereinbarung zum Nachscannen der Asylbewerberakten;
Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.). Die Rahmenvereinbarung hat einne Laufzeit von 4 Jahren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-04-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-02-13.

Wer?

• Landesdirektion Sachsen

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Chemnitz › Chemnitz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-02-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-02-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: C11-0452/66/9
Kurze Beschreibung:

Rahmenvereinbarung zum Nachscannen der Asylbewerberakten; Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.). Die Rahmenvereinbarung hat einne Laufzeit von 4 Jahren.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Chemnitz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Altchemnitzer Straße 41
Postleitzahl: 09120
Postort: Chemnitz
Kontakt
Internetadresse: https://www.lds.sachsen.de/ 🌏
E-Mail: post@lds.sachsen.de 📧
Telefon: +49 371532-1165 📞
Fax: +49 371532-2003 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1618e6f7201-6d5bc2881860fba2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-02-13 📅
Einreichungsfrist: 2018-04-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-02-14 📅
Datum des Beginns: 2018-06-01 📅
Datum des Endes: 2022-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 031-067886
ABl. S-Ausgabe: 31
Zusätzliche Informationen
Entfällt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Rahmenvereinbarung zum Nachscannen der Asylbewerberakten;

Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.). Die Rahmenvereinbarung hat einne Laufzeit von 4 Jahren.

Geschätzter Gesamtwert: 2 772 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Der Aktenbestand der von 1990 bis Februar 2017 in Papierform bei der Landesdirektion Sachsen geführten Asylbewerberakten soll digitalisiert werden, um die elektronische Verfügbarkeit der Akten in VIS.Sax zu gewährleisten. Der Aktenbestand beträgt rund 192 000 Aktenteile a 300 Seiten sowie 93 Ordner bzw. Archivboxen mit Loseblattsammlungen, insgesamt rund 57 600 500 Blatt. Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.).

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 772 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Chemnitz

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärungen über allgemeine Unternehmensdaten,

— Vorlage eines aktuellen Registerauszuges,

— Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen zur Erfüllung des Auftrages vorliegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angabe des Gesamtumsatzes sowie des auftragsspezifischen Umsatzes des Unternehmens in den letzten 3 Jahren,

— Nachweis über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 1 000 000 EUR für Personen und 1 000 000 EUR für Sachschäden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Angabe zu möglichen Interessenskonflikten,

— Angabe von mind. einer Referenz aus den letzten 3 Jahren über vergleichbare Leistungen,

— Benennung der verantwortlich den Auftrag ausführenden Personen mit Angaben zu Name, Ausbildung, Zusatzqualifikationen, Werdegang und Bereitschaft zur förmlichen Verpflichtung als nichtbeamtete Personen nach Verpflichtungsgesetz,

— Organigramm aus den die Positionen dieser Personen im Unternehmen hervorgeht,

— Angabe über Anzahl und Qualifikation des Personales, welches im Fall des Zuschlags eingesetzt wird,

— Angaben zur vorhandenen Technik,

— Darstellung des Prozesses erfolgreichen Scannens von besonders alten Papieren (aus 1991),

— Vorlage des Zertifikates des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) TR-03138 (RESISCAN) oder glw. bzw. Darstellung der Erfüllung der für das Zertifikat erforderlichen Maßnahmen,

— Angabe über Leistungen, die als Unteraufträge vergeben werden sollen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Förmliche Verpflichtung der für die Ausführung des Auftrags Verantwortlichen nach VerpflichtungsG.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-06-08 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-04-03 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 00:00
Zusätzliche Informationen: Entfällt.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1618e6f7201-6d5bc2881860fba2 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen stehen für jedermann zum Herunterladen unter dem in Ziffer I.3) angegebenen Link bereit. Nachfragen zu der zu vergebenden Leistung und/oder dem Vergabeverfahren sind in Textform möglichst bis zum 21.3.2018 an die unter Ziffer I.3) angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen werden bis spätestens zum 26.3.2018 unter dem o. a. Link veröffentlicht. Die Bewerber müssen regelmäßig prüfen, ob unter diesem Link weitere Informationen veröffentlicht wurden.

Bewerber haben auch die Möglichkeit, sich in diesem Verfahren freiwillig beim Auftraggeber registrieren zu lassen. Dazu ist dem Auftraggeber eine eindeutige Unternehmensbezeichnung sowie eine elektronische Adresse an die unter Ziffer I.3) angegebenen Kontaktdaten zu übermitteln. Freiwillig registrierte Bewerber erhalten neu eingestellte Informationen automatisch zugesandt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3800 📞
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 031-067886 (2018-02-13)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (5)

Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste (4)