Offenes Verfahren für die Vergabe von Projektsteuerungs-unterstützungen im Projekt zukunftskommune@bw nach VgV

Kurze Beschreibung

Die Geschäftsstelle Digitale Agenda der Stadt Ulm beabsichtigt ein Vergabeverfahren für die Gesamtprojektsteuerungsunterstützung (Los 1) und die Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“ (Los 2) innerhalb des vom Land Baden-Württemberg geförderten Projektes zukunftskommune@bw.de für den Durchführungszeitraum bis 30.9.2021 zu vergeben. Unter dem Titel „Digitale Stadtquartiere Ulm – Innovation aus der Stadt für die Stadt" setzt Ulm bei dem Aufbau einer offenen und zentralen Datenplattform als Basisinfrastruktur für die Stadtentwicklung auf bürgerschaftliche Partizipation. Auf einer „Allround“-Plattform aufbauend, sollen gemeinsam mit der Bevölkerung vor Ort im Projektgebiet Eselsberg und mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft quartiersspezifische passgenaue Lösungen und Services in verschiedenen Handlungsfeldern entwickelt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen „Kommunikation & Beteiligung" und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020", „Mobilität", „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", „Handel", „Infrastruktur und Datenplattform" sowie „Geschäftsmodelle". Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten.
Weiter umfasst das Multiprojektmanagement von Los 1 unterstützende Projektsteuerung, die Beratung zu Vorgehen und Umsetzung, Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, die Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Gesamtprojekt. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen dar.

Beschreibung der Beschaffung

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform" in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement soll außerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020", „Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", „Handel", „Infrastruktur und Datenplattform" sowie „Geschäftsmodelle" übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeld steuernden als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld „Infrastruktur und Datenplattform" soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.
Weiter umfasst Los 2 im Handlungsfeld: Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Handlungsfeld sowie fachliche Steuerung und Beratung der Umsetzungen von datenplattformrelevanten Inhalten anderer Handlungsfelder. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen in den jeweiligen Handlungsfeldern dar.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung über die Eintragung im Handels- oder Berufsregister bzw. Nachweis über die erlaubte Berufsausübung und Gewerbeanmeldung,
— Eigenerklärung über die Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft unter Angabe der Berufsgenossenschaft und der Mitgliedsnummer.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angabe des Gesamtumsatzes sowie des Teilumsatzes im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung (spezifischer Jahresumsatz) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre,
— Erklärung über das Bestehen einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung in angemessener Höhe.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Anzahl der Mitarbeiter/innen für Los 1
Angaben zur Gesamtzahl der (fest) angestellten Mitarbeiter/innen der Jahre 2016, 2017 und 2018 mit Angaben der Mitarbeiter in den Bereichen Projektmanagement und –consulting,
— Anzahl der Mitarbeiter/-innen für Los 2
Angaben zur Gesamtzahl der (fest) angestellten Mitarbeiter/innen der Jahre 2016, 2017 und 2018 mit Angaben der Mitarbeiter in den Bereichen Erstellen von Lastenheften für IT-Plattformen /Konzepte für komplexe IT-Systemarchitektur sowie Projektmanagement und –consulting von IT-Projekten,
— Vorlage geeigneter Referenzen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Nennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten, Größe des abgewickelten Projektes und detaillierter Beschreibung des Auftragsgegenstands,
— Personalqualifikation für Los 1
Benennung der Person des Mitarbeitenden, der die „Gesamtprojektsteuerungsunterstützung übernehmen wird sowie dessen Stellvertretung. Zum Nachweis der Qualifikation sind entsprechende Personenprofile anzugeben,
— Personalqualifikation für Los 2
Benennung der Personen die mit der Steuerung von Handlungsfeld 5 „Infrastruktur und Datenplattform“ (HFV5) betreut sind bzw. als fachlicher Experte im Projekt eingesetzt sind, sowie deren Stellvertretungen. Zum Nachweis der Qualifikation sind entsprechende Personenprofile anzugeben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Referenzen für Los 1:
– 1 abgeschlossenes Referenzprojekt im Bereich Open Government aus den letzten 3 Jahren,
– 1 Referenzprojekt, das in den letzten 3 Jahren im Kontext „digitale Stadt“ gestartet oder durchgeführt wurde,
–– für eine Kommune >15 000 Einwohnern,
–– mit online-/Offline-Beteiligung der Bürgerschaft,
–– mit Entwicklung einer Vision oder Strategie und
–– umsetzungs begleitendem Projektmanagement.
– 1 Referenz Projektbegleitung oder Projektmanagement in einer Kommune/Kreis/Region im Kontext „digitale Stadt“, in denen auch ein stadtplanerischer Aspekte eine Rolle spielte – und das in den letzten 3 Jahren durchgeführt oder gestartet wurde.
Referenzen für Los 2:
—– Mind. 1 Referenzprojekt,
– mit Mindestauftragswert von 50 000 EUR brutto,
– das in den letzten 3 Jahren konzeptionell begleitet oder für eine öffentliche Verwaltung in Deutschland durchgeführt wurden,
– eine vergleichbare Leistungserbringung im Projektmanagement vorweisen.
—– Mind. 1 Referenzprojekt.
– in den letzten 3 Jahren,
– in denen ein Lastenheft für eine komplexe Datenplattform, erstellt wurde.
Personalqualifikation für Los 1:
Berufsausbildung / Berufliche Zusatzqualifikation: Planerisches Studium (z. B. Raum- und Umweltplanung, Stadtplanung oder vergleichbar) mit Kenntnissen im Projektmanagement von IT-Projekten im kommunalen Umfeld oder Studium der Informatik oder vergleichbar mit Berufserfahrung in der Projektsteuerung im Umfeld öffentlicher Verwaltungen
Projekterfahrung: vorgesehene „Projektleitung“ muss in den letzten 3 Jahren mindestens im Bereich digitale Stadt oder Open Government als externe Projektunterstützung/Projektsteuerung für eine öffentliche Auftraggeberin in Deutschland geleitet haben, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.
Vorgesehene Stellvertretung muss eine mind. 1-jährige Berufserfahrung in der Beratung und Begleitung von Kommunen im Kontext von Stadtentwicklung und/oder Open Government,sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.
Personalqualifikation für Los 2:
Die vorgesehene Handlungsfeldsteuerung (HFV5) muss in den letzten 3 Jahren mindestens ein Projekt im Bereich digitale Stadt oder Open Government als externe Projektunterstützung/Projektsteuerung für eine öffentliche Auftraggeberin in Deutschland geleitet haben, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.
Berufsausbildung / Berufliche Zusatzqualifikation: Planerisches Studium (z. B. Raum- und Umweltplanung, Stadtplanung oder vergleichbar) mit Kenntnissen im Projektmanagement von IT-Projekten im kommunalen Umfeld oder Studium der Informatik oder vergleichbar mit Berufserfahrung in der Projektsteuerung im Umfeld öffentlicher Verwaltungen
Die vorgesehene Stellvertretung des Handlungsfeldsteuerers muss eine mind. 1-jährige Berufserfahrung in der Beratung und Begleitung von Kommunen im Kontext von Stadtentwicklung und/oder Open Government mitbringen, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.
Der fachliche Experte/in muss in den letzten 3 Jahren mindestens 1 komplexes Lastenheft oder eine Architektur-Konzeption im Themenfeld Datenplattformen nachweisen können. Weiter ist eine 3-jährige Berufserfahrung im Bereich Umsetzung/Begleitung/Beratung von komplexen IT-Projekten im Kontext von Datenplattformen, Konzeptionelle Kenntnisse von skalierbaren Architekturen für Datenplattformen, Gute Kenntnisse in der Erstellung von Lastenheften, Grundkenntnisse im Prozedere von öffentlichen Ausschreibungen oder EU-weiten Ausschreibungen
Berufsausbildung / Zusatzqualifikation: Informatik oder vergleichbar, zusätzlich Kenntnisse zu Anbietern, Standards und Referenz-Architekturen für Urbane Datenplattformen, Kenntnisse im Bereich IOT-Plattformen, Kenntnisse in der EVB-IT-Vertragserstellung

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren unverzüglich, spätestens 10 Kalendertage nach erkennen gegenüber der Vergabestelle gerügt werden müssen. Verstöße die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 – 3 GWB).
Hilft die Auftraggeberin der Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht ab, so kann der betreffende Bieter nur innerhalb von maximal 15 Kalendertage nach Eingang des Antwortschreibens der Auftraggeberin ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragen (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen „Kommunikation & Beteiligung“ und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020“, „Mobilität“, „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung“, „Handel“, „Infrastruktur und Datenplattform“ sowie „Geschäftsmodelle“. Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten.
Weiter umfasst das Multiprojektmanagement von Los 1 unterstützende Projektsteuerung, die Beratung zu Vorgehen und Umsetzung, Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, die Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Gesamtprojekt. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen dar.

Beschreibung der Beschaffung

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“ in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement soll außerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020“, „Mobilität“, „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung“, „Handel“, „Infrastruktur und Datenplattform“ sowie „Geschäftsmodelle“ übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeldsteuernden als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld „Infrastruktur und Datenplattform“ soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.
Weiter umfasst Los 2 im Handlungsfeld: Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Handlungsfeld sowie fachliche Steuerung und Beratung der Umsetzungen von datenplattformrelevanten Inhalten anderer Handlungsfelder. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen in den jeweiligen Handlungsfeldern dar.