Offenes Verfahren für die Vergabe von Projektsteuerungs-unterstützungen im Projekt zukunftskommune@bw nach VgV

Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste / Interne Dienste – Beschaffung

Die Geschäftsstelle Digitale Agenda der Stadt Ulm beabsichtigt ein Vergabeverfahren für die Gesamtprojektsteuerungsunterstützung (Los 1) und die Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“ (Los 2) innerhalb des vom Land Baden-Württemberg geförderten Projektes zukunftskommune@bw.de für den Durchführungszeitraum bis 30.9.2021 zu vergeben. Unter dem Titel „Digitale Stadtquartiere Ulm – Innovation aus der Stadt für die Stadt" setzt Ulm bei dem Aufbau einer offenen und zentralen Datenplattform als Basisinfrastruktur für die Stadtentwicklung auf bürgerschaftliche Partizipation. Auf einer „Allround“-Plattform aufbauend, sollen gemeinsam mit der Bevölkerung vor Ort im Projektgebiet Eselsberg und mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft quartiersspezifische passgenaue Lösungen und Services in verschiedenen Handlungsfeldern entwickelt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-11-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-10-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• City & Bits GmbH

Wer?

• Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste / Interne Dienste – Beschaffung

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung › Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten

Wo?

• Tübingen › Ulm, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-10-16	Auftragsbekanntmachung
2018-11-19	Ergänzende Angaben
2019-01-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-10-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Ulm, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste / Interne Dienste – Beschaffung
Postanschrift: Frauenstraße 138
Postleitzahl: 89073
Postort: Ulm
Kontakt
Internetadresse: http://www.ulm.de/ulm 🌏
E-Mail: vergabe-zsdb@ulm.de 📧
Telefon: +49 731161-1134 📞
Fax: +49 731161-1623 📠
URL der Dokumente: https://www.ulm.de/rathaus/bekanntmachungen-und-ausschreibungen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-10-16 📅
Einreichungsfrist: 2018-11-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-10-19 📅
Datum des Beginns: 2019-01-15 📅
Datum des Endes: 2021-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 202-459745
ABl. S-Ausgabe: 202

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Gesamtprojektsteuerungsunterstützung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen „Kommunikation & Beteiligung" und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020", „Mobilität", „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", „Handel", „Infrastruktur und Datenplattform" sowie „Geschäftsmodelle". Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten.

Weiter umfasst das Multiprojektmanagement von Los 1 unterstützende Projektsteuerung, die Beratung zu Vorgehen und Umsetzung, Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, die Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Gesamtprojekt. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen dar.

Bezeichnung des Loses: Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform"
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform" in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement soll außerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020", „Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", „Handel", „Infrastruktur und Datenplattform" sowie „Geschäftsmodelle" übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeld steuernden als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld „Infrastruktur und Datenplattform" soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.

Weiter umfasst Los 2 im Handlungsfeld: Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Handlungsfeld sowie fachliche Steuerung und Beratung der Umsetzungen von datenplattformrelevanten Inhalten anderer Handlungsfelder. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen in den jeweiligen Handlungsfeldern dar.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadt Ulm

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärung über die Eintragung im Handels- oder Berufsregister bzw. Nachweis über die erlaubte Berufsausübung und Gewerbeanmeldung,

— Eigenerklärung über die Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft unter Angabe der Berufsgenossenschaft und der Mitgliedsnummer.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angabe des Gesamtumsatzes sowie des Teilumsatzes im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung (spezifischer Jahresumsatz) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre,

— Erklärung über das Bestehen einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung in angemessener Höhe.

Mindeststandards:

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:

Personenschäden: 3 000 000 EUR

Sachschäden: 3 000 000 EUR

Vermögensschäden: 100 000 EUR

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Anzahl der Mitarbeiter/innen für Los 1

Angaben zur Gesamtzahl der (fest) angestellten Mitarbeiter/innen der Jahre 2016, 2017 und 2018 mit Angaben der Mitarbeiter in den Bereichen Projektmanagement und –consulting,

— Anzahl der Mitarbeiter/-innen für Los 2

Angaben zur Gesamtzahl der (fest) angestellten Mitarbeiter/innen der Jahre 2016, 2017 und 2018 mit Angaben der Mitarbeiter in den Bereichen Erstellen von Lastenheften für IT-Plattformen /Konzepte für komplexe IT-Systemarchitektur sowie Projektmanagement und –consulting von IT-Projekten,

— Vorlage geeigneter Referenzen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Nennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten, Größe des abgewickelten Projektes und detaillierter Beschreibung des Auftragsgegenstands,

— Personalqualifikation für Los 1

Benennung der Person des Mitarbeitenden, der die „Gesamtprojektsteuerungsunterstützung übernehmen wird sowie dessen Stellvertretung. Zum Nachweis der Qualifikation sind entsprechende Personenprofile anzugeben,

— Personalqualifikation für Los 2

Benennung der Personen die mit der Steuerung von Handlungsfeld 5 „Infrastruktur und Datenplattform“ (HFV5) betreut sind bzw. als fachlicher Experte im Projekt eingesetzt sind, sowie deren Stellvertretungen. Zum Nachweis der Qualifikation sind entsprechende Personenprofile anzugeben.

Mindeststandards:

Referenzen für Los 1:

– 1 abgeschlossenes Referenzprojekt im Bereich Open Government aus den letzten 3 Jahren,

– 1 Referenzprojekt, das in den letzten 3 Jahren im Kontext „digitale Stadt“ gestartet oder durchgeführt wurde,

–– für eine Kommune >15 000 Einwohnern,

–– mit online-/Offline-Beteiligung der Bürgerschaft,

–– mit Entwicklung einer Vision oder Strategie und

–– umsetzungs begleitendem Projektmanagement.

– 1 Referenz Projektbegleitung oder Projektmanagement in einer Kommune/Kreis/Region im Kontext „digitale Stadt“, in denen auch ein stadtplanerischer Aspekte eine Rolle spielte – und das in den letzten 3 Jahren durchgeführt oder gestartet wurde.

Referenzen für Los 2:

—– Mind. 1 Referenzprojekt,

– mit Mindestauftragswert von 50 000 EUR brutto,

– das in den letzten 3 Jahren konzeptionell begleitet oder für eine öffentliche Verwaltung in Deutschland durchgeführt wurden,

– eine vergleichbare Leistungserbringung im Projektmanagement vorweisen.

—– Mind. 1 Referenzprojekt.

– in den letzten 3 Jahren,

– in denen ein Lastenheft für eine komplexe Datenplattform, erstellt wurde.

Personalqualifikation für Los 1:

Berufsausbildung / Berufliche Zusatzqualifikation: Planerisches Studium (z. B. Raum- und Umweltplanung, Stadtplanung oder vergleichbar) mit Kenntnissen im Projektmanagement von IT-Projekten im kommunalen Umfeld oder Studium der Informatik oder vergleichbar mit Berufserfahrung in der Projektsteuerung im Umfeld öffentlicher Verwaltungen

Projekterfahrung: vorgesehene „Projektleitung“ muss in den letzten 3 Jahren mindestens im Bereich digitale Stadt oder Open Government als externe Projektunterstützung/Projektsteuerung für eine öffentliche Auftraggeberin in Deutschland geleitet haben, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.

Vorgesehene Stellvertretung muss eine mind. 1-jährige Berufserfahrung in der Beratung und Begleitung von Kommunen im Kontext von Stadtentwicklung und/oder Open Government,sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.

Personalqualifikation für Los 2:

Die vorgesehene Handlungsfeldsteuerung (HFV5) muss in den letzten 3 Jahren mindestens ein Projekt im Bereich digitale Stadt oder Open Government als externe Projektunterstützung/Projektsteuerung für eine öffentliche Auftraggeberin in Deutschland geleitet haben, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.

Die vorgesehene Stellvertretung des Handlungsfeldsteuerers muss eine mind. 1-jährige Berufserfahrung in der Beratung und Begleitung von Kommunen im Kontext von Stadtentwicklung und/oder Open Government mitbringen, sowie müssen Multiprojektmanagementkenntnisse vorhanden sein.

Der fachliche Experte/in muss in den letzten 3 Jahren mindestens 1 komplexes Lastenheft oder eine Architektur-Konzeption im Themenfeld Datenplattformen nachweisen können. Weiter ist eine 3-jährige Berufserfahrung im Bereich Umsetzung/Begleitung/Beratung von komplexen IT-Projekten im Kontext von Datenplattformen, Konzeptionelle Kenntnisse von skalierbaren Architekturen für Datenplattformen, Gute Kenntnisse in der Erstellung von Lastenheften, Grundkenntnisse im Prozedere von öffentlichen Ausschreibungen oder EU-weiten Ausschreibungen

Berufsausbildung / Zusatzqualifikation: Informatik oder vergleichbar, zusätzlich Kenntnisse zu Anbietern, Standards und Referenz-Architekturen für Urbane Datenplattformen, Kenntnisse im Bereich IOT-Plattformen, Kenntnisse in der EVB-IT-Vertragserstellung

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-01-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-11-21 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste / Interne Dienste – Beschaffung, Zentrale Vergabestelle VOL
Adresse des Käuferprofils: https://www.ulm.de/rathaus/bekanntmachungen-und-ausschreibungen 🌏
Dokumente URL: https://www.ulm.de/rathaus/bekanntmachungen-und-ausschreibungen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721 / 926-8730 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 721 / 926-3985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren unverzüglich, spätestens 10 Kalendertage nach erkennen gegenüber der Vergabestelle gerügt werden müssen. Verstöße die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 – 3 GWB).

Hilft die Auftraggeberin der Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht ab, so kann der betreffende Bieter nur innerhalb von maximal 15 Kalendertage nach Eingang des Antwortschreibens der Auftraggeberin ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragen (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2018/S 202-459745 (2018-10-16)

Ergänzende Angaben (2018-11-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Geschäftsstelle Digitale Agenda der Stadt Ulm beabsichtigt ein Vergabeverfahren für die Gesamtprojektsteuerungsunterstützung (Los 1) und die Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“ (Los 2) innerhalb des vom Land Baden-Württemberg geförderten Projektes zukunftskommune@bw.de für den Durchführungszeitraum bis 30.9.2021 zu vergeben. Unter dem Titel „Digitale Stadtquartiere Ulm – Innovation aus der Stadt für die Stadt“ setzt Ulm bei dem Aufbau einer offenen und zentralen Datenplattform als Basisinfrastruktur für die Stadtentwicklung auf bürgerschaftliche Partizipation. Auf einer „Allround“-Plattform aufbauend, sollen gemeinsam mit der Bevölkerung vor Ort im Projektgebiet Eselsberg und mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft quartiersspezifische passgenaue Lösungen und Services in verschiedenen Handlungsfeldern entwickelt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste/Interne Dienste – Beschaffung

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-11-19 📅
Einreichungsfrist: 2018-11-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-11-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 224-513352
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 202-459745
ABl. S-Ausgabe: 224

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stadt Ulm, Zentrale Steuerung und Dienste/Interne Dienste – Beschaffung, Zentrale Vergabestelle VOL
Quelle: OJS 2018/S 224-513352 (2018-11-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 334 775 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 020-044055
ABl. S-Ausgabe: 20

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen „Kommunikation & Beteiligung“ und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020“, „Mobilität“, „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung“, „Handel“, „Infrastruktur und Datenplattform“ sowie „Geschäftsmodelle“. Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten.

Bezeichnung des Loses: Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“
Kurze Beschreibung:

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur und Datenplattform“ in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement soll außerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern „digitale Services im Quartier2020“, „Mobilität“, „Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung“, „Handel“, „Infrastruktur und Datenplattform“ sowie „Geschäftsmodelle“ übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeldsteuernden als auch ca. 20 Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld „Infrastruktur und Datenplattform“ soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Dienstleistungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 300
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotspräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 150
Kostenkriterium (Name): Wertungssumme
Kostenkriterium (Gewichtung): 550
Qualitätskriterium (Gewichtung): 350
Kostenkriterium (Gewichtung): 500

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-15 📅
Name: City & Bits GmbH
Postanschrift: Sedanstraße 14
Postort: Ulm
Postleitzahl: 89077
Land: Deutschland 🇩🇪
Ulm, Stadtkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 166842.50 EUR 💰
167935.50 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2019/S 020-044055 (2019-01-25)

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