Organisation und Betreuung des „Internationales Media Festival für Prävention (IMFP)“

Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)

Das Internationale Media Festival für Prävention zeichnet Medienproduktionen aus, deren Ziel es ist, Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz zu verbessern. Es wird mit dieser Ausschreibung ein Projektpartner gesucht der - dieses Festival aufbauen und begleiten und das Video- und Medienarchiv aufbauen und betreuen kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-12-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-10-30.

Wer?

• Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)

Wie?

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-10-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-10-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Referenznummer: AS 34-2018
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen im Bereich Film und Videofilm 📦
Organisation von Festivals 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Wettbewerblicher Dialog
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ufer 130
Postleitzahl: 50968
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.bgetem.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bgetem.de 📧
Telefon: +49 221 / 3778-5912 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E94262919 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E94262919 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-10-30 📅
Einreichungsfrist: 2018-12-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-11-03 📅
Datum des Beginns: 2019-06-01 📅
Datum des Endes: 2023-06-30 📅
2020-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 212-485489
ABl. S-Ausgabe: 212

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Video- und Medienarchiv
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Ausschreibung der Leistungen über eine Betriebszeit von 4 Jahren (2019 – 2022).

— Hosting des Video- und Medienarchivs in einem sicheren RZ (SaaS).

—— Unberechtigter Zugriff auf das Archiv wird zuverlässig verhindert, Manipulationen der Beiträge möglichst ausgeschlossen. Standards der Websicherheit wie der Einsatz von SSL Zertifikaten werden erbracht,

—— Das Archiv wird mit über 99 % Verfügbarkeit im Web präsentiert,

—— Sämtliche Systemkomponenten (Hard- und Software) werden stets aktuell gehalten und bei Bedarf weiterentwickelt. Es werden stets alle gängigen Browser (weltweit) unterstützt,

—— Ggf. Übernahme des bestehenden Video- und Medienarchivs vom heutigen Hostingpartner (März 2019 bis Juni 2019).

— Webdarstellung des Archivs im funktionalen Stile von http://mediainprevention.org/

—— Alle bestehenden Beiträge ab 2014 werden präsentiert, sortierbar nach Branchen, Themen bzw. weiteren Datenbankfeldern. Während und nach dem IMFP erscheint eine spezielle Startseite, auf der die Beiträge und vor allem die Gewinner des aktuellen IMFP präsentiert werden,

—— Die Serverleistung ist ausreichend für eine flüssige Präsentation der Beiträge über die Web-seite,

—— Es wird eine Datenbank geführt für die Metadaten der Beiträge beispielsweise Daten zum Ersteller, technische Daten der Beiträge, Schlagworte, Inhaltsbe-schreibung, Referenzen,

—— Die Gestaltung und Umsetzung der adaptiven Weboberfläche ist Aufgabe des Wettbewerbsunternehmens von der Konzeption bis zum Betrieb. Das künstlerische Konzept soll im Dialog vorgestellt werden,

—— Die genauen Leistungen der Webpräsentation werden im Dialog besprochen.

Die Mehrsprachigkeit der Präsentation soll vorbereitet sein für Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.

— Alle neuen Beiträge zum Festival 2020 werden aufgenommen.

—— Technische Unterstützung der Organisation der Einreichung der Beiträge, inkl. Medienuplo-ad. Da manche Beiträge aus mehreren Assets bestehen können, ist die Möglichkeit des Mehrfachuploads vorzusehen,

—— Login auf Einreicherbereich mit Bearbeitung der eigenen Daten/Profile soll möglich sein,

—— Erfassung der Metadaten zum Beitrag (online-Formular),

—— Bearbeitung der Beiträge für die Webdarstellung,

—— besondere Darstellung der neuen Beiträge für das Festival 2020.

— Übernahme der Gewinner des Festivals 2020 in besonderer Darstellung

Mit Nachbearbeitung der Beiträge für die Webpräsentation (Oktober 2020).

— Beachtung der rechtlichen Rahmen

Einholen und Umsetzen der Freigaberechte für die Präsentationen auf dem Festival und online.

— Special Media Session

—— Anwendervoting Alle Webanwender können eine Bewertung der Beiträge abgeben (unabhängig von der Jury für die Preisverleihung). Diese wird gesammelt aufbereitet im Web dargestellt.

— Einbindung verschiedener Social Media Kanäle

Angedacht sind beispielsweise Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, Linkedin, Xing. Die Mo-derationsfunktion in den sozialen Medien wird von der Auftraggeberin erbracht, die technische Einbindung in die Webpräsentation liefert das Wettbewerbsunternehmen sowie die Gestaltung des Auftritts in den Kanälen. Die Details und Möglichkeiten werden im Dialog erörtert.

— Projektplanung und -koordination über den gesamten Zeitraum,

— Nebenkosten.

Reisekosten (Köln) sind pauschal mit zu veranschlagen. Lizenzkosten für Software, Hardwarenutzung, GEMA, Zertifikate u. ä. sind mit zu berücksichtigen. Fremdkosten für ein Tonstudio beispielsweise sind ebenfalls im Gesamtpaket enthalten.

Bezeichnung des Loses: Festivalbetreuung
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Ausschreibung der Leistungen zum Festival 2020 in Toronto.

Die Bewerbungsfrist für Beiträge zum Festival wird voraussichtlich von Juli 2019 bis Februar 2020 laufen. Alle Einsendungen werden online im Video- und Medienarchiv dargestellt.

Etwa im März 2020 wird von der Auftraggeberin eine internationale Jury nach Köln eingeladen zur Auswahl der besten Beiträge. Aus den Einsendungen werden rund 30 Beiträge vorausgewählt und auf dem Festival im Kino präsentiert. Die Jury wählt weiterhin die 9 Gewinnerbeiträge aus, hält diese aber bis zum Festival geheim. Die Auswahl erfolgt online aus der Webpräsentation heraus ohne weitere Aufbereitung und muss bis 5 Monate vor dem Festival abgeschlossen sein.

Auf dem Festival selbst wird es zwei Veranstaltungen geben, die von der Auftraggeberin BG ETEM/ISSA mit dem Wettbewerbsunternehmen durchgeführt werden:

A) Kino In einem großen Kinosaal werden über die gesamten 4 Tage des Festivals rund 30 ausgewählte Beiträge gezeigt. Die Beiträge werden von Vertretern der Einsender moderiert.

B) Special Media Session (SMS) Gleich zu Festivalbeginn findet am Montagmorgen eine 1-stündige Preisverleihung statt. In einem Plenum mit rund 3500 Zuschauern werden die Preise für die Gewinnerbeiträge vergeben.

Die zu erbringenden Leistungen für das Wettbewerbsunternehmen sind:

— die Projektleitung operativ obliegt dem Wettbewerbsunternehmen. Alle Planungen sind zeitgerecht durchzuführen, die Beteiligung sämtlicher Partner zu planen. Die Auftraggeberin wird nur in der Projektlenkungsgruppe auftreten sowie für die Genehmigung der Präsentationsteile.

Die Vorbereitungen werden in Köln koordiniert.

— Kino

— Planung und Aufbau der Präsentation der Beiträge in Toronto im ‚Kino‘ Die rund 30 vorausgewählten Beiträge werden für die Präsentation aufbereitet und bearbeitet für eine einheitliche Präsentation. Wichtige Informationen zum Beitrag (Land, Auftraggeber, Produktion, ...) werden geeignet zum Beitrag dargestellt. Die Dienstleistung umfasst die Zusammenstellung der Beiträge und qualitative Bearbeitung zur Präsentation sowie ein grafisches Konzept des Präsentationsrahmens mit musikalischer Gestaltung und Trennerclips.

—— Bereitstellung der technischen Plattform für die Präsentation der Gewinner im SMS,

—— Künstlerischer Entwurf der gesamten Veranstaltung,

—— Aufbereitung der 9 Gewinnerclips in einem ansprechenden Gesamtrahmen Für die ‚Oscar-Verleihung‘ werden die Gewinner – innerhalb des Festivals – in passendem Rahmen aufbereitet für die Preisverleihung in Absprache mit der Auftraggeberin und dem Organisator in Toronto,

—— Durchführung der Preisverleihung Planung der Redebeiträge/Sprecher und Showrahmen, Storyboard, Musikrahmen, Tonmeister, Regisseur.

— Ablaufregie in Toronto

—— Technische und inhaltliche Abstimmung mit lokaler Agentur; Anleitung des Technikteams; Briefing aller Protagonisten; Durchführung von Proben; Moderationscoaching; Organisation und Betreuung aller Requisiten; Umsetzung der Regie der Veranstaltung für Kino und SMS,

—— Alle Aufbereitungen der Beiträge und Präsentationsvorschläge werden der Auftraggeberin IVSS vorgestellt und ggf. nachkorrigiert (2 Korrekturrunden).

— Internationale Gestaltung

Alle Beiträge werden in Englisch vorgestellt, die Moderationssprache ist Englisch. Vom Organisator der Veranstaltung werden Übersetzer für die Teilnehmer gestellt.

— Nebenkosten

Reisekosten sind pauschal mit zu veranschlagen. Lizenzkosten für Software, Hardwarenutzung, GEMA u. ä. sind mit zu berücksichtigen. Fremdkosten für ein Tonstudio beispielsweise sind ebenfalls im Gesamtpaket enthalten.

— Publikumspreis

Angedacht ist auch eine Möglichkeit eines Publikumspreises für die Beiträge aus dem Kino oder aus dem SMS, das muss noch weiter definiert werden. Die Zuschauer können ihre Bewertungen abgeben, daraus wird ein Sonderpreis gestaltet.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Köln

Köln und Toronto

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate)

— Firmenprofil/Unternehmensdarstellung

A) Haupttätigkeit des Unternehmens;

B) Für den Auftraggeber zuständige Niederlassung. Anzahl der fachtechnischen Mitarbeitenden in dieser Niederlassung.

— Datenverarbeitung, Verbindlichkeit,

— Haftpflicht: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall,

— Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 6 Monate),

— Eigenerklärung AentG,

— Eigenerklärung, dass Ausschlusstatbestände nach den §§ 123/124 GWB nicht vorliegen,

— Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt,

— Verpflichtungserklärung Datenschutz.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben,

— Unbedenklichkeitsnachweise der Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeitenden versichert sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Die technische Leistungsfähigkeit und Fachkunde ist in Formblatt 8 mit Bewertungskriterien beschrieben,

— Referenzliste Video- und Medienarchiv, Los 1.

Darstellung von mindestens zwei vergleichbaren Projekten hinsichtlich des Gesamtumfangs aus den letzten 5 Jahren unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen sowie Benennung einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt,

— Referenzliste Festivalbetreuung, Los 2.

Darstellung von mindestens zwei vergleichbaren Projekten hinsichtlich des Gesamtumfangs aus den letzten 3 Jahren unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen sowie Benennung einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt,

— internationale Erfahrung

Darstellung von mindestens 2 durchgeführten internationalen Projekten, auch mit anderen Inhalten. Sofern diese Projekte nicht schon unter Punkt 2 beschrieben wurden, ist die Referenzliste zu ergänzen.

Qualitätsmanagement Qualitätszertifizierung des Bieterunternehmens oder Darstellung der unternehmensinternen Maßnahmen zur Qualitätssicherung.

Qualifikation des Projektleiters/Chefhost, Los 2. Es ist nachzuweisen, dass der geplante Projektleiter/Chefhost über internationale Erfahrung verfügt und sich sicher in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch verständigen kann. Der dedizierte Projektleiter ist namentlich zu benennen und muss durch weitere Personen vertreten werden können.

Es ist nachzuweisen, dass der geplante Projektleiter eine mindestens dreijährige Erfahrung in Projekten vergleichbaren Umfangs besitzt und eine einschlägige Fachausbildung oder ersatzweise mehr als 5 Jahre Erfahrung mit Referenznennung. Qualifizierungsnachweise sind beizulegen.

Budgeterfahrung, Los 2

Nachweis, dass mindestens ein projektverantwortlicher Mitarbeiter Erfahrungen mit einem Etat von mindestens 200 000 EUR hat. Der Fachbereich dieses Ansprechpartners und seine Projekterfahrung in Bezug auf das Eventmanagement ist zu beschreiben.

Qualifikation der Projektteams Das Wettbewerbsunternehmen kann nachweisen, dass für das geplante Festival ausreichend Personal mit Vertretungsmöglichkeiten zur Verfügung steht. Mehrere Personen sind mit ihren Fachaufgaben zu benennen und deren Qualifikation nachzuweisen. Die benötigten Fachaufgaben ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und der Vorgehensweise des Wettbewerbsunternehmens.

Als Mindestanforderung werden je 3 Personen für die kreative Gestaltung und für das Eventmanagement erwartet, sowie 3 Personen für Aufbau und Pflege des Video- und Medienarchivs.

Webpräsenz, Los 1.

Das Wettbewerbsunternehmen hat nachzuweisen, dass das Video- und Medienarchiv mit hoher Verfügbarkeit und ausreichender Leistung im Zugriff vom Internet aus – gerade für Videostreaming – gehostet werden kann.

Eine Webverfügbarkeit von 99 %/Jahr wird erwartet sowie der Download von 5 Videos (Youtube Qualität) zeitgleich ohne spürbare Verzögerung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Im Rahmen der Eignungsprüfung wird die technische Leistungsfähigkeit und Fachkunde des Wettbewerbsunternehmens über bewertbare Kriterien definiert.

Die Wettbewerbskriterien für die Auswahl zum wettbewerblichen Dialog sind:

a) Die Wettbewerbsunternehmen haben mit dem Wettbewerbsantrag die Unterlagen zur Eignungsprüfung abzugeben. Das Bestehen der Eignungsprüfung ist die erste Voraussetzung für die Teilnahme am Dialog. Sämtliche in Anlage 1 zu diesem Dokument geforderten Nachweise und Erklärungen sind zwingend vorzulegen (K.-O.-Kriterien);

b) Außerdem werden die Wettbewerbsunternehmen aufgefordert, bezogen auf die in diesem Verfahren geforderte Leistungen, ihre technische Leistungsfähigkeit und Fachkunde in Formblatt 8 darzustellen. Das Erreichen des Umfangs der Spalte Mindestwert ist notwendig, für bessere Leistungen werden Punkte vergeben, wie in der Spalte Zielwert beschrieben.

Die Auswahl über die Punkte erfolgt nur in dem Fall, dass mehr als 5 Wettbewerbsunternehmen am Dialog teilnehmen möchten. Die Unternehmen werden in absteigender Reihenfolge nach ihren Punkten ausgewählt. Bei Punktegleichstand und wenn nicht alle Wettbewerbsunternehmen zum Dialog eingeladen werden können (max. 5 Unternehmen) entscheidet das Los unter den Punktgleichen.

Im Rahmen der Eignungsprüfung wird die technische Leistungsfähigkeit und Fachkunde des Wett-bewerbsunternehmens über bewertbare Kriterien definiert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-12-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabstelle
Internetadresse: www.bgetem.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E94262919 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: 2023

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.de 📧
Fax: +49 2289499-400 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Bg etem
Postanschrift: ETEMGustav-Heinemann-Ufer 130
Postort: Köln
Postleitzahl: 50968
Telefon: +49 2213778-5919 📞
E-Mail: vergabestelle@bgetem.de 📧
Fax: +49 2213778-25919 📠
Internetadresse: www.bgetem.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: wie unter VI.4.1
Quelle: OJS 2018/S 212-485489 (2018-10-30)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen (11)