Beschreibung der Beschaffung
Die VBG hat die Aufgabe, den bei ihr versicherten Unternehmen Informationen zum Versicherungsschutz und zur Mitgliedschaft sowie zum Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zur Verfügung zu stellen. Die Lagerung und die Aufgabe zum Versand des gesamten Informationsangebots der VBG soll durch einen Dienstleister erbracht werden und folgende Punkte beinhalten:
- Lagerlogistik
- Bereitstellung eines Warenwirtschaftssystems
- Berichterstattung
- Kommissionierung / Konfektionierung
- Aufgabe zum Versand
- Entsorgung
Der Auftrag ist gem. § 118 Abs. 1 und 2 GWB geschützten Werkstätten (Behindertenwerkstätten) vorbehalten.
In der "Übersicht einzulagernde Produkte" (Anlage 1) sind die derzeit im Bestand der VBG vorhandenen Informationsangebote aufgeführt. Diese werden über folgende Kanäle bestellt:
- Von Mitgliedsunternehmen über das Medien-Center unter
www.vbg.de, selten auch per Fax
- Von den Bezirksverwaltungen, den Akademien oder der Hauptverwaltung der VBG per E-Mail, selten auch per Fax ("Standorte der VBG", siehe Anlage 2)
Übernahme des Bestandes der Informationsmedien der VBG im Juni 2022 in das Lager des Auftragnehmers (AN) aus dem derzeitigen Lager in Bonn inklusive
- Übernahme und Transport inkl. Speditionskosten der konfektionierten Produkte
- Auspacken und Sortieren
- Dokumentieren des entgegengenommenen Bestandes, ggf. Beschädigungen melden
- Fachgerechte Einlagerung der Medien (vor Beschädigung und Diebstahl geschützt)
- Erstellen einer Artikeldatenbank inklusive folgender Daten:
o VBG-Artikelnummer (wird von der VBG nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben)
o Titel des Artikels, dem Original entsprechend
o Produktbetreuende Person (wird von der VBG nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben)
Lagervolumen: ca. 500 bis 600 Artikel
Menge je Artikel: zwischen 100 bis 30.000 Exemplare
Der AN haftet für die Unversehrtheit der Informationsmedien.
Notwendige Lagerfläche: Ca. 500 EURO-Paletten - EN 13698-1 entsprechend (unverbindlicher Erfahrungswert und keine Vorgabe).
Erfahrungswerten entsprechend werden folgende Mengen erwartet (Anzahl entsprechend der Vertragslaufzeit inkl. Verlängerung - 4 Jahre):
- Mailings/individuelle Versandaktionen (Art der Konfektionierung entsprechend dem Artikel, überwiegend Briefsendungen): bis zu 38 Aktionen (1 bis 10 Aktionen pro Jahr mit einem Umfang von 5 bis 20.000 Adressen)
- Briefsendungen/Versandtaschen Format DIN C4: 21.100
- Briefsendungen/Versandtaschen Format DIN C5: 3.900
- Kleines Paket 1 kg bis 5 kg: 14.500
- Paket 5 kg bis 20 kg: 5.400
- Posterverpackung 610mm x 105mm x 105mm: 1.950
- Posterverpackung 440mm x 105mm x 105mm: 960
- Posterverpackung 936mm x 154mm x 154mm: 190
- Größere Bestellungen mit mehreren Paketen auf Paletten (mit gleichem und mit verschiedenem Inhalt): 290
Es werden keine Mindestmengen garantiert.
Immer wiederkehrend, einmal im Quartal, werden zwei bestimmte Artikel, die Zeitschrift "VBG-Spezial ÖPNV" und "VBG-Spezial Glas & Keramik", an einen bestimmten Adressatenkreis innerhalb von 14 Tagen versandt.
Eckdaten zu diesem Versand:
- Ca. 23.500 Exemplare pro Quartal
- Ca. 7.000 Adressaten gesamt
- Versandart: Einzelversand (ca. 6.300 Aufträge pro Quartal) und Mehrfachversand bis zu 2.000 Exemplaren pro Adressat
Telefonische Erreichbarkeit während einer Mindest-Service-Zeit von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr wird wie folgt erwartet:
- Zentral verantwortliche Ansprechperson bzw. Vertretung
- Technischer Support
Nähere Informationen sind den Vergabeunterlagen - insbesondere der Leistungsbeschreibung - zu entnehmen.