Rahmenvertrag Agenturleistungen – Umsetzung Kommunikationsstrategie

Bundesgartenschau Erfurt 2021 gemeinnützige GmbH

Für die Umsetzung der bereits bestehenden Kommunikationsstrategie (Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen) sucht die Bundesgartenschau Erfurt 2021 gGmbH eine zuverlässige und leistungsstarke Full-Service PR- und Werbeagentur für konzeptionelle, strategische als auch Marketing- und Kommunikationsaufgaben. Es soll eine geeignete Full-Service-Agentur mit Erfahrungen und Kenntnissen im Marketing für Bundesgartenschauen oder vergleichbar gefunden und mit dieser ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-08-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-29.

Wer?

• Bundesgartenschau Erfurt 2021 gemeinnützige GmbH

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Thüringen › Erfurt, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2018-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Referenznummer: BUGA001/2018
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesgartenschau Erfurt 2021 gemeinnützige GmbH
Postanschrift: Magdeburger Allee 34
Postleitzahl: 99086
Postort: Erfurt
Kontakt
Internetadresse: http://www.stadtwerke-erfurt.de 🌏
E-Mail: mathias.niederdorfer@stadtwerke-erfurt.de 📧
Telefon: +49 361/5642328 📞
Fax: +49 361 / 56423-19 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E58174913 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-29 📅
Einreichungsfrist: 2018-08-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-07-03 📅
Datum des Beginns: 2018-12-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 125-285530
ABl. S-Ausgabe: 125
Zusätzliche Informationen

Die Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bieter ist für den 13.8.2018 geplant. Die Angebotsfrist wird ca. 30 Tage betragen. Die Verdingungsunterlagen werden neben weiteren Auftragsbedingungen und Verfahrensinformationen die Leistungsbeschreibung, ein Preisblatt und einen Mustervertrag enthalten. Die Zuschlagskriterien werden 40 % Preis und 60 % Qualitätskriterien (Wettbewerbspräsentation) sein. Sie werden den Teilnehmern, die in Stufe 2 (Verhandlungsverfahren) berücksichtigt werden, im Rahmen der Angebotsaufforderung erneut übermittelt und genauer untersetzt. Geplanter Auftragsbeginn ist der 1.12.2018.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für die Umsetzung der bereits bestehenden Kommunikationsstrategie (Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen) sucht die Bundesgartenschau Erfurt 2021 gGmbH eine zuverlässige und leistungsstarke Full-Service PR- und Werbeagentur für konzeptionelle, strategische als auch Marketing- und Kommunikationsaufgaben. Dazu gehören die Markenführung, kreative Kampagnenplanung und –steuerung, die Herstellung von Printprodukten, Online- und Social-Media-Marketing sowie Branding-Elemente für Messen und Präsentationen.

Folgende Leistungen und Aufgaben sollen durch die Agentur abgedeckt werden:

— Erarbeitung integrierter Kommunikationsmaßnahmen/Kampagnen, Umsetzung der Strategien auf unterschiedlichen Wegen,

— Klassische Werbung,

— B-to-B-Kommunikation,

— Events und Messen,

— Medienwirksame Presse- und Promotion-Aktionen,

— Direktmailings,

— Medialeistungen,

— Beratung bei der Auswahl und Gestaltung von Präsentationselementen für Veranstaltungen/öffentliche Aktionen sowie Produktionsvorbereitung und Ausführung, inkl. Produktionsabwicklung (z. B. Erstellen von Druckvorlagen und Kontrolle des Produktionsvorgangs),

— Beratung bei der Auswahl sowie Konzeption, Gestaltung und produktionsvorbereitende und -durchführende Unterstützung notwendiger Außenwerbemaßnahmen (Pylone, Leuchtwerbung, Mastenschilder, Banner, Planen, etc.)/Empfehlung Material, Anbringungsort, Vorbereitung der Einholung von erforderlichen Genehmigungen bei der zuständigen Behörde,

— Entwicklung neuer Anzeigenmotive sowie Gestaltung (Grafik und Text), Druckvorbereitung und Schaltung von Anzeigen,

— Gestaltung (Grafik und Text) sowie Produktionsvorbereitung bzw. Produktion und Schaltung von Großflächenplakaten und Plakaten,

— Entwicklung neuer Publikationen und Drucksachen wie Flyer, Produktblätter, Handzettel, Aushänge, Broschüren etc. Gestaltung (Grafik und Text) sowie Produktionsvorbereitung und Druck,

— Konzeption, Gestaltung, Produktion und Realisierung (auch von interaktiven, multimedialen) von Ausstellungs- und Messebeiträgen, z. B. Roll-Ups, Hängeelemente, Modelle, interaktive Ausstellungselemente Entwicklung der Inhalte: z. B. Text, Grafik, Suche nach geeignetem Bildmaterial, Recherchen in Archiven, Abstimmung mit externen Sachverständigen, Ortsbesichtigung, Vermaßung, Visualisierung des Ausstellungsaufbaus, Auf- und Abbau der Ausstellung,

— Entwicklung, Gestaltung (Grafik und Text) sowie Produktionsvorbereitung und Druck von Weihnachts-, Geburtstags-, Glückwunsch-, Einladungs- und Grußkarten,

— Entwicklung, Gestaltung (Grafik und Text) von Bandenwerbung für Stadien/Sporthallen/Veranstaltungsorte, Produktionsvorbereitung und -überwachung und Installation,

— Konzeption und Realisierung von Hörfunkwerbung inkl. Text, Auswahl der Sprecher und Abstimmung mit dem Radiosender,

— Konzeption und Realisierung von Filmen/Trailern und Audio-Dateien für Messen, Veranstaltungen, Social Media/Internet, Erstellung des Drehbuchs und ggfs. der Dialoge, Abstimmung mit Produktionsfirmen sowie Übergabe in verschiedenen Formaten,

— Recherche nach geeigneten Werbemitteln, Einkauf und Beschaffung von Werbemitteln (mit und ohne Branding), Visualisierung von Branding-Möglichkeiten, Erstellung der Druckvorlagen für die Produktion, Produktionsabwicklung mit externen Anbietern,

— Erstellung von Fachartikeln/-beiträgen nach thematischer Vorgabe und Briefing,

— Erstellung von Imageartikeln/-beiträgen nach thematischer Vorgabe und Briefing,

— Gestaltung (Grafik, Text) sowie Produktionsvorbereitung und -überwachung für die Beschriftung von Kfz inkl. Abstimmung mit dem Kfz-Anbieter,

— Konzeption, Gestaltung und Realisierung sowie Umsetzen von nachfolgenden Digitalen Medien und Onlinemaßnahmen:

—— Websites – Responsive (optimiert für mobile Endgeräte),

—— Facebook,

—— Flash-Programmierung,

—— Multimedia-Präsentationen – online/offline,

—— Filmschnitt,

—— Audiobearbeitung.

Für die durchzuführenden Kommunikationsleistungen stehen der BUGA Erfurt 2021 gGmbH voraussichtlich 2 Mio EUR für die gesamte Vertragslaufzeit zur Verfügung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erfurt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Auszug aus dem Handelsregister oder vergleichbar

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es muss mindestens eine Referenz als Full-Service-Agentur in der Dienstleistungsbranche angegeben werden. Bei einer Bietergemeinschaft muss jedes Mitglied mindestens eine derartige Referenz benennen. Werden die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, liegt keine hinreichende Eignung vor.

Es werden nur Agenturen zugelassen, die mindestens 15 fest angestellte Mitarbeiter beschäftigen.

Es werden nur Agenturen zugelassen, die zusichern können, dass in dringenden Fällen/ kritischen Situationen ein Projektverantwortlicher bzw. Entscheidungsbefugter innerhalb von 8 Stunden einen Vororttermin Erfurt wahrnehmen kann.

Mindestens ein Projektmitglied im Leitungsteam muss nachweisbar mit Bundesgartenschauen oder vergleichbar Erfahrungen haben.

Bewertung:

Referenzen der letzten 10 Jahre Bewertung in Punkten insgesamt maximal 140 Punkte Kriterium

a: mindestens eine Referenz als Full-Service-Agentur in der Dienstleistungsbranche = maximal 70 Punkte Kriterium;

b: Referenz der Agentur von einer BUGA und/ oder IGA = maximal 40 Punkte Kriterium;

c: Referenz der Agentur von bis zu 3 Referenzen Gartenschauen und/oder Referenzen aus sonstigen vergleichbaren (einmalig, temporär Mindestdauer 60 Tage) Projekten; je Referenz werden maximal 10 Punkte vergeben insgesamt maximal 30 Punkte Zum Nachweis der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit können Referenzen der letzten 10 Jahre eingereicht werden.

Zu Punkt a, b und c können jeweils mehrere Referenzen eingereicht werden. Es fließt jedoch zu a und b nur jeweils eine Referenz, bei b die mit der höchsten Bewertung, in die Wertung ein. Die Bewertung der Referenz zu b erfolgt anhand des Leistungsumfangs des Projektes (z.B. Betreuung im Full-Service, Strategieerarbeitung, Einzelprojekte mit strategischem Anteil, Einzelprojekte ohne strategischen Anteil). Zu c werden maximal drei Referenzen gewertet.

Wir bitten jeweils um Angabe des Leistungsinhaltes, des Jahresbudgets, des Leistungszeitraumes und des Auftraggebers sowie dessen Aufgabenschwerpunkt. Sofern sich die Leistungen innerhalb einer Referenz über mehrere Jahre strecken, sind die Angaben dahingehend eindeutig auszulegen.

Die maximal zu vergebende Punktzahl beträgt 140. Die drei Bewerber mit den meisten Punktzahlen gelangen in das Verhandlungsverfahren; liegen mehrere Bewerber mit gleicher Punktzahl an dritter Stelle, entscheidet das Los.

Es ist ausschließlich der Teilnahmeantrag Teil B der Beschaffungsunterlage zu verwenden. (Download nach Registrierung subreport)

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-08-13 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-11-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunales Unternehmen
Kontakt
Kontaktperson: SWE Service GmbH // Abt. Beschaffung // Mathias Niederdorfer
Internetadresse: www.stadtwerke-erfurt.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E58174913 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: SWE Service GmbH // Abteilung Beschaffung // Zimmer C145
Kontaktperson: Mathias Niederdorfer
Land: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 361-3773-7254 📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 361-3773-7190 📠
Internetadresse: http://www.thueringen.de/th3/tlvwa/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 125-285530 (2018-06-29)

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