Rahmenvertrag für Abschlussprüferleistungen im LWB-Konzern

Beschreibung der Beschaffung

Gem. bzw. entsprechend § 317 HGB ist die Prüfung der Jahresabschlüsse sowie der Lageberichte für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich der Prüfung gem. § 53 HGrG für die nachfolgenden Gesellschaften mit Sitz in Leipzig durchzuführen:
— Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH,
— WSL Wohnen & Service Leipzig GmbH,
— LWB Verwaltungsgesellschaft mbH,
— LWB GmbH & Co. Zweite Immobilienverwaltungs KG,
— LWB GmbH & Co. Immobilienverwaltungs KG,
— KAV Kommunale Assekuranzvermittlung GmbH & Co. KG,
— KAV Beteiligungsgesellschaft mbH,
— LWB Modernisierungs- und Sanierungsgesellschaft mbH,
— IVG Immobilienverwaltung Gohlis GmbH.
Des Weiteren sind gem. § 317 HGB der Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht der Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH (LWB) für das Geschäftsjahr 2019 zu prüfen.
Die Prüfung der Jahresabschlüsse u. der Lageberichte der vorgenannten Gesellschaften u. des Konzernabschlusses sowie des Konzernlageberichtes hat gem. bzw. entsprechend §§ 317 ff. HGB u. unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung zu erfolgen.
Im Rahmen der Abschlussprüfungen sind ergänzend die in § 53 Abs. 1 Nrn. 1 u. 2 HGrG aufgeführten Prüfungs- u. Darstellungsvorgaben zu beachten.
Die LWB bzw. ihre Beteiligungsgesellschaften unterliegen den Regeln des „Leipziger Corporate Governance Kodex, Richtlinien für Unternehmenssteuerung u. Unternehmensführung der Stadt Leipzig“, aktuell in der Fassung des Stadtratsbeschlusses vom 11.12.2013. Alle Anforderungen, die sich daraus an den Jahresabschluss, an die Abschlussprüfung bzw. die Beauftragung der Abschlussprüfer ergeben, sind im hier ausgeschriebenen Leistungsumfang enthalten.
Über das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses u. des Konzernabschlusses sowie des Lageberichtes/Konzernlageberichtes der genannten Gesellschaften ist in gesetzlichem Umfang gem. § 321 HGB u. über das Ergebnis der Prüfung gem. § 53 HGrG ist in einer Anlage zum Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses gemäß IDW Prüfungsstandard „Berichterstattung über die Erweiterung der Abschlussprüfung nach § 53 HGrG“ (IDW PS 720) schriftlich zu berichten.
Der Aufsichtsrat der LWB wird von der Möglichkeit Gebrauch machen, eigene Prüfungsschwerpunkte zu benennen u. mit dem Abschlussprüfer abzustimmen.
Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung sind für die LWB vertiefende Prüfungshandlungen zur Aufgliederung u. Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses durchzuführen u. darüber in einem gesonderten Ergänzungsband zum Prüfungsbericht Bericht zu erstatten.
Der Geschäftsführung ist auf deren Wunsch über die Zwischenergebnisse nach Beendigung der Vorprüfung sowie über die Ergebnisse der (Haupt-) Prüfung des Jahresabschlusses im Rahmen einer Präsentation zu berichten.
Die Teilnahme des Abschlussprüfers an den Sitzungen des Aufsichtsrates und dessen Ausschüssen sowie den Gesellschafterversammlungen zum Jahresabschluss /Konzernabschluss der LWB mit einer Berichterstattung des Abschlussprüfers über die wesentlichen Prüfungsergebnisse aller geprüften Jahresabschlüsse wird vorausgesetzt.
Ein zu erstellender Management Letter ist der Geschäftsführung in einem Entwurfsstadium zur Verfügung zu stellen.
Die Prüfung gem. § 16 MaBV in Verbindung mit § 34 c Absatz 1 GewO ist für das Kalenderjahr 2019 für die LWB durchzuführen. Über das Prüfungsergebnis ist ein schriftlicher Bericht zu erstellen.
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Geschäftsjahr 2019. Die Beauftragung wird gleichzeitig eine Rahmenvereinbarung mit Bedingungen für eine entsprechende Tätigkeit für die Geschäftsjahre 2020 bis 2023 beinhalten. Ein Rechtsanspruch des Wirtschaftsprüfers auf die Beauftragung für die Geschäftsjahre 2020-2023 ist ausgeschlossen.
Sämtliche mündliche u. schriftliche Korrespondenz ist zwingend in deutscher Sprache zu führen. Dieses gilt auch für sämtliche im Rahmen des Auftrags abzufassenden Berichte. Konstanz im einzusetzenden Prüfungsteam gewünscht.

Zusätzliche Informationen

Vertragslaufzeit: Die maximale Dauer des Rahmenvertrages endet spätestens mit vollumfänglicher Erbringung der Abschlussprüferleistungen für das Geschäftsjahr 2023 im Jahr 2024.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für den Teilnahmeantrag sind zwingend die vom Zentralen Einkauf vorgegebenen Formulare zu verwenden und ausgefüllt, und wo nötig unterzeichnet, abzugeben. Anlagen sind auf separaten Blättern beizufügen.
Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen:
1) Nachweis der Bestellung zum Wirtschaftsprüfer oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
2) Eigenerklärung, dass keine Prüfungstätigkeit im Rahmen der Abschlussprüfungen für den Auftraggeber oder dessen Tochergesellschaften für die Geschäftsjahre 2014-2018 durchgeführt wurde (Formular 1);
3) Eigenerklärung nach § 319 HGB sowie Abschnitt 7.7.1 des Leipziger Corporate Governance Kodex (Formular 2);
4) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB (Formular 3);
5) Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der:
— die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird,
— alle Mitglieder aufgeführt sind,
— ein von allen Mitgliedern gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für jedes Mitglied bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist und – die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird (Formular 234).
6) Eine besondere Rechtsform der Bietergemeinschaft und/ oder Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben. Mehrfachbewerbungen, d. h. parallele Beteiligung als Einzelbieter und gleichzeitig als Mitglied einer Bietergemeinschaft, sind unzulässig. Die Vergabestelle wertet es jedoch nicht als unzulässige Doppelbewerbung, wenn Nachunternehmer von verschiedenen Bietern bzw. Bietemeinschaften eingebunden werden bzw. Mitglied einer Bietergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe ist hierbei jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die Angebotspreise der relevanten Bieter/ Bietergemeinschaften hat, bei denen er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch rechtsverbindliche Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers gegenüber der Vergabestelle zu versichern. Im Falle einer unzulässigen Doppelbewerbung müssen zur Wahrung des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bieter/ Bietergemeinschaften ausgeschlossen werden. Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen rechtlich unselbständiger Niederlassungen eines Bieters;
7) Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise separat vorzulegen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag abzugeben. Bedient sich der Bieter/die Bietergemeinschaft eines Nachunternehmers und beruft er/ sie sich auf dessen technische, wirtschaftliche und/ oder finanzielle Leistungsfähigkeit (hierzu ist Formular 233 vorzulegen), so hat er die Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Wenn für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 12 Monate sein. Eigenerklärungen sind rechtsverbindlich zu unterzeichnen, mit Datum zu versehen und im Original mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Sofern sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen Dritter/ Nachunternehmen/ konzernverbundener Unternehmen berufen möchte, muss er/ sie nachweisen, dass ihm/ ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen werden (hierzu ist Formular 236 Verpflichtungserklärung einzureichen).
8) Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Gleiches gilt für die Korrektur fehlerhafter Unterlagen. Ebenso behält sich die Vergabestelle vor, die Bestätigung der gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise/Originale der eingereichten Kopien zu verlangen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die nachfolgenden Referenzen unter 16. – 19. gilt:
Die Referenzen (Eigenerklärungen) müssen aus den letzten 3 Kalenderjahren vor Ablauf der Bewerbungsfrist (also ab dem Jahr 2016) stammen. Anzugeben sind für diese Referenzen der Vertragspartner, dort ein Ansprechpartner, der für Rückfragen kontaktiert werden kann/die Anzahl der Wohneinheiten (WE) pro Vertragspartner/die Leistungszeit. Bei Punkt 18. kann die Anzahl der WE entfallen, wenn die Referenzen keinen wohnungswirtschaftlichen Sachverhalt betreffen. Die LWB behält sich vor, die Angaben durch Nachfrage zu verifizieren. Sie wird untaugliche Referenzen nicht berücksichtigen.
9) Nachweis einer aktuell bestehenden Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 4 Mio. EUR);
10) Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre des Bewerbers aus der Abschlussprüfung von wohnungswirtschaftlichen Unternehmen sowie der Gesamtumsätze dieses Zeitraumes;
11) Vorstellung des Bewerbers;
12) Darstellung der technischen Ausstattung, soweit prüfungsrelevant;
13) Vorlage der Bescheinigung über die Teilnahme an der Qualitätskontrolle nach § 57a der Wirtschaftsprüferordnung bzw. diesbezügliche Ausnahmegenehmigung der Wirtschaftsprüferkammer und Darstellung interner Maßnahmen zur Sicherung der Qualität;
14) Darstellung der Kenntnisse im Umgang mit branchenüblicher Software, insbesondere mit SAP;
15) Darstellung des Prüfungsansatzes;
16) Benennung mindestens einer Referenz des Bewerbers für seine Tätigkeit als Abschlussprüfer in wohnungswirtschaftlichen Unternehmen, die nach dem deutschen Handelsfgesetzbuch bilanzieren und über einen Wohnungsbestand > 15 000 Wohneinheiten verfügen;
17) Benennung von mindestens 3 Referenzen des Bewerbers für seine Tätigkeit als Abschlussprüfer in Unternehmen mit kommunaler Beteiligung;
18) Benennung von mindestens 3 Referenzen für geprüfte Unternehmen mit speziellen wohnungswirtschaftlichen Themen wie Wohnungsneubau, Wohnungsbau- bzw. Wohnraumförderung, Bewertung von Immobilien, Sanierungsmaßnahmen, etc.
19) Vorstellung des als verantwortlich einzusetzenden Prüferteams:
— namentliche Nennung der Personen, ihrer jeweiligen beruflichen Qualifikation und ihrer Erfahrungen im wohnungswirtschaftlichen Bereich,
— Benennung des Prüfungsleiters vor Ort, Nachweis seiner mindesrtens 5-jährigen Berufserfahrung, dabei auch mit Abschlussprüfungen im wohnungswirtschaftlichen Bereich,
— Benennung mindestens einer Referenz zum Einsatz als Prüfungsleiter bei wohnungswirtschaftlichen Vertragspartner,
— Benennung des als verantwortlich unterzeichnenden Wirtschaftsprüfers (Entscheidungsträger); Benennung mindestens einer Referenz für seine Funktion als verantwortlich unterzeichnender Wirtschaftsprüfer im kommunalwirtschaftlichen Bereich – vorzugsweise Wohnungswirtschaft mit einem Bestand an WE >15 000.
Die Ausführungen unter Punkten 7. und 8. der Ziffer III.1.1) gelten für Ziffer III.1.2) ebenfalls.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die in Folge eines Abschlussprüferwechsels unabdingbare Einarbeitung in alle Gegeben- und Besonderheiten d. rechtl. u. wirtschaftl. Situation der zu prüfenden Unternehmen erfordert auf Seiten des Prüfers als auch seitens der Unternehmen einen hohen zeitl. u. personellen Aufwand; Routine in d. Leistungserbringung erst im Verlauf d. 2. Beauftragung (2. Laufzeitjahr); Laufzeit ausnahmsweise 5 Jahre

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind bei der unter Ziffer VI.4.1) benannten Stelle zu rügen. Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.