Sächsische Aufbaubank – Förderbank – Dokumentenmanagementsystem

Sächsische Aufbaubank – Förderbank

Die SAB setzt in ihrer Geschäftsstrategie den Fokus auf Digitalisierung. In diesem Zusammenhang wurde das Projekt „DMS – Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“ gestartet, das die standortunabhängige Bearbeitung von Förderanträgen bis Ende 2019 sicherstellen soll.
Im Fokus dieser Ausschreibung stehen die separaten DMS- Module elektronisches Archivsystem („Archiv“, Los 1), elektronische Akte („eAkte“, Los 2) und Dokumentenbetrachter („Viewer“, Los 3). Andere für ein DMS erforderliche Komponenten wie das Inputmanagement, eine Workflowsteuerung und ein Outputmanagement sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.
Weiterhin wird die projektbegleitende Beratung (Los 4) ausgeschrieben. Ausgeschrieben wird ein Beratungsunternehmen, welches sich mit dem Markt moderner Dokumentenmanagementsysteme auskennt und das Projekt in der Umsetzungsphase unterstützt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-01-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-11-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Sächsische Aufbaubank – Förderbank

Wie?

Wo?

• Dresden › Dresden, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-11-26	Auftragsbekanntmachung
2018-12-21	Ergänzende Angaben
2019-03-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2020-02-27	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2018-11-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
Referenznummer: VB 113/18
Kurze Beschreibung:

Die SAB setzt in ihrer Geschäftsstrategie den Fokus auf Digitalisierung. In diesem Zusammenhang wurde das Projekt „DMS – Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“ gestartet, das die standortunabhängige Bearbeitung von Förderanträgen bis Ende 2019 sicherstellen soll. Im Fokus dieser Ausschreibung stehen die separaten DMS- Module elektronisches Archivsystem („Archiv“, Los 1), elektronische Akte („eAkte“, Los 2) und Dokumentenbetrachter („Viewer“, Los 3). Andere für ein DMS erforderliche Komponenten wie das Inputmanagement, eine Workflowsteuerung und ein Outputmanagement sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Weiterhin wird die projektbegleitende Beratung (Los 4) ausgeschrieben. Ausgeschrieben wird ein Beratungsunternehmen, welches sich mit dem Markt moderner Dokumentenmanagementsysteme auskennt und das Projekt in der Umsetzungsphase unterstützt.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität 📦
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsische Aufbaubank – Förderbank
Postanschrift: Pinaische Straße 9
Postleitzahl: 01069
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.sab.sachsen.de 🌏
E-Mail: vergabebuero@abstsachsen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-11-26 📅
Einreichungsfrist: 2019-01-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-11-28 📅
Datum des Endes: 2019-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 229-523622
ABl. S-Ausgabe: 229
Zusätzliche Informationen
Bieter und/oder deren Vertreter sind nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Fokus dieser Ausschreibung stehen die separaten DMS- Module elektronisches Archivsystem („Archiv“, Los 1), elektronische Akte („eAkte“, Los 2) und Dokumentenbetrachter („Viewer“, Los 3). Andere für ein DMS erforderliche Komponenten wie das Inputmanagement, eine Workflowsteuerung und ein Outputmanagement sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

Weiterhin wird die projektbegleitende Beratung (Los 4) ausgeschrieben. Ausgeschrieben wird ein Beratungsunternehmen, welches sich mit dem Markt moderner Dokumentenmanagementsysteme auskennt und das Projekt in der Umsetzungsphase unterstützt.

Bezeichnung des Loses: Los 1: Elektronisches Archivsystem (Archiv)
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Im Archivsystem werden die elektronischen Dokumente (Archivobjekt) über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum abgelegt und die Aufbewahrungsfristen inkl. Legal Holds (Retention Policy) überwacht. Dokumente können gelöscht werden.

Das Ergebnis ist eine revisionssichere Aufbewahrung, welche die gesetzlichen und bankrelevanten Vorschriften erfüllt.

Ein abgelegtes Archivobjekt erhält eine eindeutige Kennzeichnung (DocID), wodurch es eindeutig identifizierbar ist. Ein Zugriff auf Archivobjekte erfolgt direkt über eine DocID auf das Archivobjekt.

Das Archiv selbst verwaltet außer der DocID keine weiteren fachlichen Informationen zu den Archivobjekten.

Bezeichnung des Loses: Elektronische Akte (eAkte)
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Die Anwendung eAkte stellt die Benutzerschnittstelle zur Verwaltung elektronischer Dokumente (Archivobjekte) dar. Sie listet die Dokumente einer elektronischen Akte in einer einheitlichen Struktur auf. Änderungen und Ereignisse können nachvollzogen werden.

Die eAkte selbst enthält keine Dokumente. Die elektronischen Dokumente befinden sich in einem Zwischenspeicher oder im Archiv.

Die Benutzeroberfläche einer eAkte stellt die Funktionen zur Dokumentenverwaltung (z.B. ablegen, suchen, sortieren, Attribute ändern) dem Anwender zur Verfügung.

Bezeichnung des Loses: Dokumentenbetrachter (Viewer)
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Der Viewer ist eine Komponente zum Anzeigen der Archivobjekte und der Navigation innerhalb mehrseitiger Dokumente.

Bezeichnung des Loses: Projektbegleitende Beratung
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Die SAB beabsichtigt das DMS von Beginn an für die Nutzung kritischer Bankgeschäftsprozesse zu nutzen. Daher wird großer Wert auf einen kompetenten und verlässlichen Partner gelegt.

Das Projekt ist mit 1.11.2017 beschlossen und soll bis zum 31.12.2019 enden. Die Phasen und Ergebnistypen sind geplant und beschlossen.

Ausgeschrieben wird eine Dienstleistung als projektbegleitende Unterstützung im Rahmen von fachlicher und methodischer Beratung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Dresden, DE

Desden, DE

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Unbedenklichkeitserklärung EU

Rechtsverbindlich* unterzeichnete Erklärungen nach § 123, 124 GWB, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (Anlage A) oder Erklärung gleichen Inhalts.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) Verpflichtungserklärung Datengeheimnis;

3) Erklärung Bieter-, Arbeitsgemeinschaft;

4) Angaben Bieter Mitglied Arbeitsgemeinschaft;

5) Eigenerklärung Ausführungs- und Lieferinteressen;

6) Erklärung Inanspruchnahme Kapazitäten Dritter;

7) Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Kopie, max. 1 Jahr alt). Sofern das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist und keine handelsrechtliche Eintragungspflicht besteht, ist die Kopie der Gewerbean- bzw. -ummeldung einzureichen. Sofern auch die Gewerbeanmeldung entbehrlich ist, ist dies zu erklären. Die Abgabe des Teilnahmeantrages ist dann unter Angabe der Umsatzsteuernummer möglich;

8) Alternativ zu vorstehenden Forderungen (1-2) Abgabe der gültigen Eintragungsbescheinigung in das AV-PQ;

9) Angaben zum Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren über vergleichbare Leistungen, die Gegenstand dieser Ausschreibung sind;

10) Angaben zu wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen die Gegenstand dieser Ausschreibung sind mit Angabe des Umfanges, der Leistungszeit sowie der öffentlichen und privaten Auftraggeber (wenn möglich mit Ansprechpartner);

11) Betriebshaftpflichtversicherung

Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mind. 2 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (Kopie des Dokuments beilegen) oder einer Bestätigung eines Versicherers, dass die entsprechende Versicherung bei Auftragserteilung zum Abschluss kommt. Bei Bietergemeinschaften ist dieser Nachweis für jede einzelne Firma vorzulegen. Bescheinigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen;

12) Zahlung von Steuern Nachweis vom Finanzamt oder formlose und unterschriebene Erklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern regelmäßig nachgekommen wird. Hierzu ist die beiliegende Eigenerklärung zur Eignung auszufüllen und zu unterschreiben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

13) Fachkräfte

Geben Sie die Anzahl der derzeit beschäftigten Programmierer des Unternehmens bezogen auf die angebotene Leistung an;

14) Arbeitnehmerentwicklung

Um Kontinuität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens einschätzen zu können, geben Sie bitte die Anzahl der Beschäftigten in den letzten 3 Jahren im Unternehmen an.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Es gilt die VOL/B.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-02-20 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-01-03 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:15
Zusätzliche Informationen: Bieter und/oder deren Vertreter sind nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.sab.sachsen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Auftragsberatungsstelle Sachsen e. V.
Postanschrift: Mügelner Straße 40, Haus G
Postleitzahl: 01237
E-Mail: vergabebuero@abstsachsen.de 📧
Land: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.abstsachsen.de 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Um ggf. erfolgte Änderungen, Ergänzungen, Berichtigungen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen zu erhalten, haben sich die Bewerber/Bieter eigenverantwortlich auf der Bekanntmachungsplattform (siehe Pkt. I.3)Kommunikation) zu informieren.

Das Angebot, sowie die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren und der gesamten Vertragslaufzeit haben in deutscher Sprache in Wort und Schrift zu erfolgen.

Um die Anforderungen an ein elektronisches Angebot zu erfüllen, ist zwingend die Angebotsabgabe über die Vergabeplattform www.evergabe.de erforderlich.

Angebote, die in anderer Form (z. B. schriftlich, per E-Mail oder auf einem Datenträger) eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt und vom Verfahren zwingend ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: PF 10 13 64
Postort: Leipzig
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2018/S 229-523622 (2018-11-26)

Ergänzende Angaben (2018-12-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-12-21 📅
Einreichungsfrist: 2019-01-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-12-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 248-573327
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 229-523622
ABl. S-Ausgabe: 248
Quelle: OJS 2018/S 248-573327 (2018-12-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1088755.56 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-03-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 049-112343
ABl. S-Ausgabe: 49

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Benutzeroberfläche einer eAkte stellt die Funktionen zur Dokumentenverwaltung (z. B. ablegen, suchen, sortieren, Attribute ändern) dem Anwender zur Verfügung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Dresden

Deutschland

Desden

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fragenkataloge: Qualität/ Eignung/ Mitarbeiterprofile
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentations- und Fachgespräch, Methodik
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-02-26 📅
Name: COI Consulting Gmbh
Postanschrift: Am Weichselgarten 23
Postort: Erlangen
Postleitzahl: 91058
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@coi.de 📧
Land: Erlangen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 215655.60 EUR 💰
Name: Circle Unlimited AG
Postanschrift: Südportal 5
Postort: Norderstedt
Postleitzahl: 22848
E-Mail: info@cuag.de 📧
Land: Segeberg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 310799.96 EUR 💰
Name: Levigo Solutions GmbH
Postanschrift: Bebelsbergstraße 31
Postort: Holzgerlingen
Postleitzahl: 71088
E-Mail: solutions@levigo.de 📧
Land: Böblingen 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 124 800 EUR 💰
Name: Ppi ag
Postanschrift: Moorfuhrtweg 13
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22301
E-Mail: info@ppi.de 📧
Land: Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 437 500 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
3
2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postleitzahl: 04013
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsden.de 📧
Quelle: OJS 2019/S 049-112343 (2019-03-07)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2020-02-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Gesamtwert des Auftrags: 437 500 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsische Aufbaubank - Förderbank -
Postanschrift: Pirnaische Str. 9
Kontakt
E-Mail: michaela.may@sab.sachsen.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-02 📅
Datum des Beginns: 2019-02-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 043-102440
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 049-112343
ABl. S-Ausgabe: 43

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die SAB beabsichtigt das DMS von Beginn an für die Nutzung kritischer Bankgeschäftsprozesse zu nutzen. Daher wird großer Wert auf einen kompetenten und verlässlichen Partner gelegt. Das Projekt ist am 1.11.2017 beschlossen und soll bis zum 31.12.2019 enden. Die Phasen und Ergebnistypen sind geplant und beschlossen. Ausgeschrieben wird eine Dienstleistung als projektbegleitende Unterstützung im Rahmen von fachlicher und methodischer Beratung.

Auftragsvergabe
Land: Hamburg 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Braustraße 2
Postleitzahl: 04107
Quelle: OJS 2020/S 043-102440 (2020-02-27)

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