Smart BB II – CAFM

Beschreibung der Beschaffung

Umfang der Vergabe ist zunächst die Implementierungsleistung der CAFM-Software im Rahmen des Implementierungsprojekts. Dieses Implementierungsprojekt erstreckt sich voraussichtlich über einen Zeitraum von 2 Jahren (2019 und 2020). Mit der Abnahme des Projekts erfolgt die „Übergabe“ als Standardservice und Support in den Regelbetrieb. Mit der Abnahme und der Übergabe in den Regelbetrieb beginnt die eigentliche Laufzeit von maximal 4 Jahren. Davon sind die ersten beiden Jahre als Mindestvertragslaufzeit definiert. Nach der Mindestvertragslaufzeit besitzt der Auftraggeber ein entsprechendes Kündigungsrecht (siehe hierzu die Regelungen in den jeweiligen Vertragsentwürfen). Dies resultiert in einer Gesamtlaufzeit von 6 Jahren für die Projektleistung und die anschließende Wartungs- und Supportleistung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Alle Anlagen und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen:
Kap. 4.2 Bewertung der Unternehmensreferenzen (Kriterium A/B-11)
Die gemäß Kapitel 3.4.5 geforderten Unternehmensreferenzen werden bei der Erfüllung der Mindestanforderungen bewertet.
Es erfolgt eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Unternehmensreferenzen. Die Referenzen werden dabei basierend auf dem nachfolgend dargestellten Bewertungssystem vergleichend insgesamt mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Gleichwertige Darstellungen erhalten gleichviele Punkte. Die Nichterfüllung der genannten Kriterien über alle genannten Referenzen wird mit null (0) bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit fünf (5) Punkten. Die Bewertung erfolgt ohne Gewichtungsfaktor, so dass max. 5 Punkte erreicht werden können. Die Kriterien ergeben sich aus den geforderten Funktionalitäten des Eckpunktepapiers in Kap. 6.2.2 und 6.2.3:
— Schnittstelle Anbindung REGIS an CAFM-System,
— Erstellung und Verfolgung von Wartungs-/Inspektions-/Prüfplänen und -übersichten mit Erinnerungsfunktion,
— Digitales Meldeformular im CAFM-System,
— Digitales webbasiertes Meldeformular (alternativ zu Telefon/ E-Mail) für Nutzer (im Sinne Nutzer und nicht CAFM-System-Anwender),
— Einsatz mobiler Geräte für W-I-P und Instandsetzung,
— Verfolgung von Mängelansprüchen,
— Erzeugung des Anhangs zu einem Auftrag/ Bestellanforderung im Sinne der Mitteilung des Sachverhalts.

Zusätzliche Informationen

Bei geringerer Gesamtlaufzeit (6 J.) müsste bereits während/zum Ende d. Projektlaufzeit d. Wartungs- u. Supportleistung ausgeschrieben werden, noch bevor diese kontrolliert in d. Regelbetrieb übergeben werden konnte. Es würden noch keine hinreichend qualifizierten Erfahrungen über d. tatsächlich erforderlichen Regelbetriebsleistungen vorliegen, die für ein neues Verfahren nötig sind s. Kap. 1.7.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen/Bewerbungsbedingungen:
Kap. 3.2.2 Berufs- oder Handelsregisterauszug (A-03)
Vorlage eines aktuellen (d.h. die bestehenden aktuellen Gegebenheiten wiedergebenden) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Bei Verwendung der EEE hat der Bewerber die entsprechende Angabe in Teil IV Abschnitt A „Befähigung zur Berufsausübung“ vorzunehmen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen/Bewerbungsbedingungen:
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und Kapitel 1.16 verwiesen.
Hinweis: Bewerbergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel 3.3 geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch wenn die Bewertung in einer Gesamtschau erfolgt.

Kap. 3.3.1 Jahresumsatz (A-04, A-05)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber eine Erklärung über:
— den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (A-04) sowie,
— den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich (A-05) jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015-2017) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind.
Dabei werden an den spezifischen Jahresumsatz (A-05) folgende Mindestanforderungen gestellt in diesen Geschäftsjahren gestellt:
Im Mittel jährlich achthunderttausend (800 000) EUR (exkl. USt). Bewerber müssen diesen Mindestjahresumsatz erfüllen, um geeignet zu sein. Bei Nichterfüllung des geforderten Mindestjahresumsatzes wird der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen.
Die entsprechenden Angaben sind im Formblatt „Umsatzdarstellung“ (Anlage 7) vorzunehmen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Hinweis: Sofern für das Jahr 2017 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Im Falle einer BG oder der Eignungsleihe ist von jedem Unternehmen eine gesonderte Erklärung einzureichen. Die Beurteilung erfolgt jedoch anhand der gemeinschaftlich addierten Werte (vgl. Kapitel 1.15 und 1.16).
Kap. 3.3.2 Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (A-06)
Gefordert wird vom Bewerber das Vorliegen einer Erklärung zur Höhe der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe. Diese muss mindestens die nachfolgend aufgeführten Deckungssummen aufweisen.
Die Versicherungssumme muss dabei:
— für Personen- und Sachschäden mindestens zwei (2) Mio. EUR (2-fach maximiert) sowie,
— für Vermögensschäden mindestens hunderttausend (100 000) EUR (2-fach maximiert) betragen.
Mit dem Teilnahmeantrag muss der Bewerber insofern erklären, dass er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt oder:
— sich verpflichtet, eine solche im Falle der Zuschlagserteilung binnen vier (4) Wochen nach Vertragsschluss abzuschließen und diese über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhalten wird.
Die entsprechende Erklärung zum Bestehen einer entsprechenden Versicherung hat der Bewerber durch Verwendung des Formblatts „Erklärung zur Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung“, Anlage 8 vorzunehmen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Im Falle einer BG haben alle Mitglieder das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Kann ein Mitglied einer BG den Nachweis nicht führen, führt dieses zum Ausschluss der BG als solcher.
Im Falle der Eignungsleihe haben der Bewerber und das/die andere(n) Unternehmen das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen/Bewerbungsbedingungen:
In Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und Kapitel 1.16 verwiesen.
Hinweis:
Bewerbergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel 3.4 geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch wenn die Bewertung grundsätzlich in einer Gesamtschau erfolgt, sofern nicht etwas Abweichendes nachfolgend geregelt ist.
Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung (zumindest teilweise) auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bewerber und das/die andere(n) Unternehmen die unter diesem Kapitel geforderten Angaben getrennt zu nennen.
Achtung!
Aufgrund Zeichenbegrenzung ist nachfolgend nur eine kurze Nennung der Kriterien möglich! Es wird ausdrücklich auf das jeweilige Kapitel der Bewerbungsbedingungen verwiesen!!

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

3.4.1 Erklärung zur Marktzugehörigkeit der Software (A-07)
Der Bewerber muss in Bezug auf die Marktzugehörigkeit (Erstrelease) unter Verwendung der Anlage 9 das nachfolgende Kriterium erfüllen:
— die angebotene Software muss mindestens seit 2013 am Markt etabliert sein (Implementierung durchgeführt) und folgende Prozesse gemäß Eckpunktepapier Kap. 6.2 seit 2013 abbilden:
—— Stammdatenverwaltung,
—— Wartung-Prüfung-Inspektion,
—— Instandsetzung,
—— Flächenverwaltung.
3.4.2 Erklärung zur Verfügbarkeit der Software (A-08)
Als Nachweis der erforderlichen technischen Ausrüstung des Bewerbers für die Ausführung des Auftrags hat dieser – anhand Anlage 10 – zu beschreiben bzw. zu bestätigen, dass der Bewerber selbst Hersteller der entsprechenden Softwarelösung ist und so über die erforderliche Software verfügt. Alternativ ist zum Nachweis der Verfügbarkeit der erforderlichen Software auch ein Nachweis des Herstellers der Software bzw. eine Eigenerklärung ausreichend, dass der Bewerber zum Vertrieb der hier gesuchten Softwarelösung autorisiert ist.
3.4.3 Beschreibung der technischen Infrastruktur (A-09)
Der zukünftige Einsatz der gesuchten Softwarelösung unterliegt, unter Berücksichtigung der zu verarbeitenden und speichernden Daten, der Aufbau der Software und die Integration/Anbindung in die bestehende Infrastruktur strikten sicherheitstechnischen Auflagen. Um diesen Auflagen gerecht zu werden, sind die nachfolgend in Anlage 11 genannten wesentlichen Eigenschaften zu erfüllen (Einreichung der Anlage 11).
3.4.4 Funktionale Anforderungen an die Software (A-10)
In Anlage 12 „Fachliche Eignung der Software“ werden die allgemeinen funktionalen Anforderungen an die gesuchte Gesamtlösung, bestehend aus dem CAFM-System und einer bidirektionalen CAD-Anbindung aufgeführt.
Für den Auftraggeber kommt aus den folgenden Gründen nur eine Lösung mit diesen Funktionsumfängen in Frage:
— Sicherstellung der Zusammenarbeit mit externen Architekten und Fachplanern,
— Sicherstellung des Austausches von Planungsdaten für Institute ohne CAD-Pläne,
— Sicherstellung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung.
Die entsprechenden Angaben sind in der Anlage 12 vorzunehmen.
3.4.5 Unternehmensreferenzen (A/B-11)
Für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (zwingende Vorgaben aus Anlage 13 beachten!) werden von dem Bewerber geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen in Form einer Liste der in den letzten fünf (5) Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen gefordert.
3.4.6 Erklärung zum Profil eines Projektleiters (A-12)
Der Bewerber hat für die Leistungserbringung einen fachkundigen und qualifizierten Projektleiter einzusetzen, der auch die Moderation der vor Ort Workshops durchführt. Im Rahmen der Eignung ist eine Erklärung (Anlage 14) abzugeben, dass im Unternehmen des Bewerbers mind. 2 VZÄ (Vollzeitäquivalent) mit dem nachfolgend beschriebenen Qualifikationsprofil vorhanden sind und später für eine eventuelle Auftragserfüllung aus diesem Verfügungsbestand eine VZÄ eingesetzt wird.
Qualifikationsprofil:
— Mindestens 6 Jahre Beratungserfahrung bei CAFM-Einführung bei externen Kunden,
— Nachgewiesene Erfahrung als Projektleiter bei mind. 2 Kunden (mind. ein Kunde inhaltlich mit dem hier in Rede stehenden Anforderungen vergleichbar),
— In den letzten 5 Jahren (ausgehend vom Ende der Teilnahmeantragsfrist) zumindest bei einem Referenzprojekt ein CAFM-System mit einem Gesamtauftragswert von 300 000 EUR (exkl. USt) in leitender Position (als Projektleiter) implementiert haben (Angabe von: Bezeichnung der Leistung, des Auftragswertes, des Erbringungszeitpunktes/-zeitraums, Auftraggeber),
— Der Projektleiter muss eine „Prince2 Foundation“ Zertifizierung oder einen gleichwertigen Qualifikationsnachweis vorweisen,
— Ad hoc abrufbares einschlägiges Spezialwissen,
— Sehr gute Kommunikationsfähigkeitauf allen Hierarchieebenen in deutscher Sprache.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Siehe Vergabeunterlagen, hier Anlage 15 Eckpunktepapier, Kapitel 2:
Kap. 2.1: Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen
Kap. 2.2: Verpflichtung zur Geheimhaltung
Kap. 2.3: Betriebsvereinbarungen

Teilnahmeanträge können elektronisch über das Vergabeportal (vgl. Kapitel 1.11.1 der Bewerbungsbedingungen) oder auf dem Postweg oder direkt (vgl. Kapitel 1.11.2) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig!

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB.
Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Aufgrund des vorangegangenem europaweiten Vergabeverfahrens (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb - Überlassung einer CAFM-Standardsoftware inklusive Implementierung, Customizing, Projektmanagement,
Schulung, Support und Service (Smart BB II)) wurde mit Zuschlagserteilung am 21.12.2018 ein „SaaS-Vertrag“ mit der Archibus GmbH geschlossen. Es werden nun zusätzliche Leistungen im Umfang von 84 PT für die Umsetzung dringend erforderlicher Anforderungen, welche nicht vorhersehbar waren, für den operativen Betrieb in den Max-Planck-Instituten (MPIs) benötigt sowie 9 PT für höheren Schulungsbedarf an den MPIs.

Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)

Die Auftragsänderung (zusätzliche Leistungen) erfolgt gemäß § 132 II Nr. 2 und 3 GWB an den bisherigen Auftragnehmer (Archibus GmbH), da diese zusätzlichen Leistungen aufgrund von Umständen erforderlich geworden sind, die im Rahmen der Sorgfaltspflicht des Auftraggebers nicht vorhersehbar waren und sich dadurch auch der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert. Die Leistungen können auch nur durch den bisherigen Auftragnehmer (Archibus) ausgeführt werden, da dieser ein vom Hersteller (Archibus Inc.) autorisiertes Solution Center ist (s. Erklärung [A-08] im Teilnahmeantrag vom 10.8.2018).
Des Weiteren wurde bereits in den ursprünglichen Vergabeunterlagen Überprüfungsklauseln und Optionen verankert, die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen für eventuell notwendige Auftragsänderungen berücksichtigen (s. Kap. 1.7.2.1 sowie 1.7.3. Bewerbungsbedingungen sowie § 9 Nr. 9 im Vertrag). Die Auftragsänderung ist zwingend erforderlich, um das Projekt abzuschließen.