Smart BB II – Datenpflege

Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Die MPG beschafft aktuell in einem gesonderten Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ (Az.: 8407 0804 0368, vgl. EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, Abl. 2018/S 125-285449) die Überlassung einer CAFM-Standardsoftware inklusive Implementierung, Customizing, Projektmanagement, Schulung und Support sowie Service. Das hiesige Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, den Auftraggeber bei
Dem Einsatz des neuen CAFM-Systems durch Katalogmanagement, Prüfung der Plan- und Zeichnungsdaten auf CAFM-Konformität, CAFM-Datenerfassung, -
Datenintegration und -Datenpflege sowie TGA-Erfassung, beim Betriebsstart, Mängelmanagement und wiederkehrenden Prüfungen zu unterstützen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-12-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-11-30.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ambrosia FM Consulting & Services GmbH

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Wie?

• Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-11-30	Auftragsbekanntmachung
2019-01-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2019-03-28	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2020-02-18	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2018-11-30)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Sachgebiet Vergabemanagement
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.mpg.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-16759d881d9-33919ba0dd85103d 🌏
Teilnahme-URL: www.tender24.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Smart BB II – Datenpflege 8407090204/2018/Smart BB II - Datenpflege
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen 📦
Kurze Beschreibung:
“Die MPG beschafft aktuell in einem gesonderten Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ (Az.: 8407 0804 0368, vgl. EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, Abl. 2018/S...”

1️⃣
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. – Generalverwaltung – Abteilung III Hofgartenstraße 8 80539 München”
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit ca. 84 Institute und sonstige (Forschungs-) Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung (im Folgenden „Institute“) unterhält. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden auch „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten.
Die Bauabteilung der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. (MPG-GV) ist ein fachkundiger öffentlicher Bauherr und betreut rund 80 Max-Planck-Institute (MPIs). Jährlich stehen circa 160-200 Mio. EUR für das Bauen zur Verfügung, aktuell befinden sich jeweils circa 400 Baumaßnahmen in der Umsetzung. Insgesamt beträgt der Gebäudebestand der MPG circa 660 000 m NUF 1-6.
Im Rahmen des technischen-infrastrukturellen Gebäudemanagements setzt die MPG bis zum 31.12.2018 ein firmenspezifisches FM-Tool „myFM“ ein. Ab dem 1.1.2019 werden die Module Raumbuch und TGA-Anlagen durch eine Branchensoftware mit einer bidirektionalen CAD-Schnittstelle zu AutoCAD-ADT abgelöst. Das Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ läuft aktuell (EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, 2018/S 135-308549), so dass das neue CAFM-System noch nicht bekannt ist. Gefordert ist eine Best-Practice-Funktionalität für die gängigen Standardprozesse.
Die Vergabe erfolgt zur Unterstützung des Auftraggebers bei dem Einsatz dieses neuen CAFM-Systems. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Bereinigung und Neustrukturierung vorhandener Attribut- und Objektkataloge gemäß IFC 4.0-Standard und gemäß REG-IS (Regelwerksinformationssystem, Kanzlei Rödl & Partner). Die Kataloge sind im Bereich Krankenhaustechnik zu ergänzen und das kundenspezifische Anlagenkennzeichnungssystem ist in den Katalogen zu integrieren. Die Standardattribute der Objekte des Auftraggebers sind mit der CAFM-Connect Initiative abzustimmen, so dass künftig ein verlustfreier Datenaustausch von BIM-Modell-Daten gewährleistet ist.
Baubegleitend sind die aktuellen Daten durch den Einsatz eines automatisierten Prüftools auf CAFM-Konformität zu prüfen und im Gebäudebestand zu integrieren. Das Prüftool muss von dem hier gesuchten Auftragnehmer vor Leistungsbeginn an den CAFM-Standard des Auftraggebers angepasst, und Anfang 2020 einmalig aktualisiert werden. Projektteams sind im Umgang mit den CAFM-Standards des Auftraggebers zu schulen.
Bereits vorhandene Gebäude und technische Gebäudeanlagen sind durch Ortsbegehung mit allen für die Wartung- und Instandhaltung relevanten Informationen zu erfassen. Favorisiert wird hierfür die kostenfreie CAFM-Connect-Schnittstelle, die den Katalogen des Auftraggebers vor der Erfassung durch den hier gesuchten Auftragnehmer angepasst werden muss. Der Datenaustausch in das neue CAFM-System des Auftraggebers erfolgt via IFC 4.0-Schnittstelle.
In Zusammenarbeit mit einer Arbeitsgruppe aus den Instituten und der Generalverwaltung ist die effiziente Umsetzung der Betreiberpflichten zu erarbeiten und mittels „Objekthandbuch Betrieb“ zur Verfügung zu stellen. Zudem muss ein Konzept für halbtägige Schulungen für Betriebsleiter und deren Mitarbeiter erarbeitet werden. Der hier gesuchte Auftragnehmer muss in der Lage sein, diese Schulungen in eigenen Räumen oder/und an Max-Planck-Instituten durchzuführen.

Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2019-02-05 📅
Datum des Endes: 2021-02-04 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Nach Ablauf der 24-monatigen Basisvertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (5.2.2019), kann der Auftraggeber diesen Vertrag zweimal...”
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Siehe Ziffer II.2.7 dieser Bekanntmachung
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kap. 1.10.1 der Vergabeunterlagen) abgegeben werden. Die...”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU). 1) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01-A] Nachzuweisen ist das...”

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU).
1) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01-A]
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung des Formblatts Anlage 4 der VU „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen (d. h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft [BG]) mit dem Angebot einzureichen.
2) Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die hier geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (d.h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) mit dem Angebot einzureichen.
a) Unternehmensdarstellung [EK-02-A]
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
— Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
— Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i. S. d. der Empfehlung der Kommission vom 6.5.2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.5.2003, S. 36])
— sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
Darüber hinaus wird eine kurze textliche Darstellung über das Leistungsspektrum des Bieters, sein Haupttätigkeitsgebiet sowie über seine organisatorische Gliederung verlangt.
Mindestanforderung: Die Unternehmensgründung liegt zum Angebotsfristablauf mehr als fünf (5) Jahre zurück.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 der VU „Unternehmensdarstellung“ vorzunehmen und dem Angebot beizufügen.
b) Berufs-/Handelsregistereintragung [EK-03-A]
Mit dem Angebot ist ein aktueller (d.h. die bestehenden aktuellen Gegebenheiten wiedergebenden) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist (oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist), einzureichen.

“Die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die...”

Die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen.
Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
a) Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04-A]:
Gefordert wird das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe. Die Versicherungssumme muss dabei
— für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (2-fach maximiert) sowie
— für Vermögensschäden mindestens zwei (2) Million EUR (2-fach maximiert) betragen.
Mit Abgabe des Angebots muss der Bieter insofern erklären, dass er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. Hierzu hat der Bieter die Anlage 6 der VU „Betriebs-/ Berufshaftpflichtversicherung“ zu verwenden. Zudem hat er dies durch Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice nachzuweisen.
Im Falle einer Bietergemeinschaft (BG) oder einer Eignungsleihe haben alle Mitglieder der BG bzw. alle an der Eignungsleihe teilnehmenden Unternehmen das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
b) Umsatzdarstellung [EK-05 – EK-06-A]
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
— den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie
— den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Facility Management (EK-06-A)
Jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015-2017) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2017 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Mindestanforderung: Der Bieter muss einen gemittelten Gesamtjahresumsatz von mindestens 2,3 Mio. EUR in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015-2017) erzielt haben. Der Bieter muss diese Mindestanforderung erfüllen, sonst wird er als ungeeignet ausgeschlossen.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 7 „Umsatzdarstellung“ zu tätigen.
Hinsichtlich der Beurteilung der unter dieser Ziffer geforderten Eignungsnachweise kommt es auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung des Umsatzes erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
c) Arbeitsschutz [EK-07-A]
Die Bieter müssen über gute Kenntnisse im Bereich Arbeitsschutz verfügen. Zum Nachweis dessen sind Ablichtungen der Qualifikationen der Mitarbeiter der Bieter als Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI), Sicherheitsingenieur und Brandschutzbeauftragter dem Angebot beizufügen.
Hinsichtlich der Beurteilung der unter dieser Ziffer geforderten Eignungsnachweise kommt es auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung des Umsatzes erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die nachfolgenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. BG haben die Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Bei...”
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die VU: a) CAFM-bezogene Anforderungen [EK-08-A – EK-10-A] Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage...”

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die VU:
a) CAFM-bezogene Anforderungen [EK-08-A – EK-10-A]
Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage 8 „CAFM-Anforderungen“ zu erklären, dass sie
— eine Datenaufnahme CAFM-Connect-konform durchführen können und dies ggf. durch Referenzprojekte belegen können (EK-08-A) und
— kein eigenes CAFM-System programmieren und vertreiben (EK-09-A).
Die Leistungsbereiche 1, 5 und 6 (siehe unten lit. b) sind aufgrund ihrer besonderen Bedeutung mit einem Selbstausführungsgebot belegt. Unternehmen, die bezüglich dieser Leistungsbereiche Leistungen erbrinden, müssen zusätzlich zu den obengenannten Anforderungen zwingend zertifiziertes Mitglied im Verband „CAFM-Ring“ sein (EK-10-A). Dies haben sie unter Verwendung der Anlage 8 „CAFM-Anforderungen“ zu erklären. Unternehmen, die keine Leistungen der Leistungsbereiche 1, 5 und 6 ausführen, müssen diese Anforderung nicht erfüllen.
b) Unternehmensreferenzen [EK-11-A/B – EK-16-A/B]
Für die Eignung wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind über geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen, welche die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen müssen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand, insbes. bzgl. der in Kap. 6 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen, möglichst nahe kommen.
Der Bieter hat hierzu Referenzdarstellungen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die unten genannten 6 Leistungsbereiche aus den letzten 5 Jahren auf jeweils ca. 2 DIN A4-Seiten anzugeben. Diese müssen die Vorgaben und Angaben aus der Anlage 9 „Unternehmensreferenzen“ ein-/enthalten. Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden, wenn in diesem Referenzprojekt die geforderten Leistungen erbracht wurden.
Hinweis auf die Mindestanforderungen an die Referenzen:
Verlangt wird die Benennung mindestens einer wertbaren Referenz für jeden der 6 unten genannten Leistungsbereiche, wobei wertbar nur Referenzen sind, die nicht vor den letzten 5 Jahren vor Angebotsfristablauf abgeschlossen worden sind; der Projektstart darf davor liegen.
(1) Leistungsbereich 1: Katalogmanagement [EK-11-A] – Objektkataloge, die dem CAFM Connect-Standard entsprechen (vgl. Kap. 6.2.1).
(2) Leistungsbereich 2: Prüfung auf CAFM Konformität [EK-12-A] – einheitliche Bestandsunterlagen, die den Anforderungen des Auftraggebers entsprechen (vgl. Kap. 6.2.2).
(3) Leistungsbereich 3: CAFM-Datenerfassung [EK-13-A] – aktuelle Bestandsgrundrisse; verknüpft mit den alphanumerischen Daten in einem FM-System (vgl. Kap. 6.2.3).
(4) Leistungsbereich 4: Datenintegration/Datenpflege [EK-14-A] – aktuelle Bestandsgrundrisse; verknüpft mit den alphanumerischen Daten in einem FM-System (vgl. Kap. 6.2.4).
(5) Leistungsbereich 5: TGA-Erfassung [EK-15-A] – einheitliche TGA Stammdaten (Objekte inkl. der beschreibenden Attribute) inkl. der Verortung im Gebäude oder in der Liegenschaft. (Volumen: ... m BGFa) (vgl. Kap. 6.2.5).
(6) Leistungsbereich 6: Betriebsstart, Mängelmanagement, wiederkehrende Prüfungen [EK-16-A] – Handlungsempfehlung für die Betriebstechnik (vgl. Kap. 6.2.6).

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU). a) Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 165-376870
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2018-12-18 11:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-02-28 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2018-12-18 11:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Entfällt

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU): Das Angebot ist nach folgender Gliederung zu strukturieren, wobei die...”

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU):
Das Angebot ist nach folgender Gliederung zu strukturieren, wobei die Reihenfolge der geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise einzuhalten ist:
1) Anschreiben des Bieters (von der Vergabeplattform bereitgestellt);
In das vom Vergabeportal „AI-Manager“ zur Verfügung gestellte Anschreiben ist am Ende der Name der natürlichen Person in Textform einzutragen, die das An-gebot/ die Erklärung abgibt. Aus systemtechnischen Gründen muss außerdem in Ziffer 5. eine Eintragung (in Ziffern) erfolgen. Die hier vorgenommene Eintra-gung ist für die Angebotswertung NICHT maßgeblich; in die Angebotswertung und Zuschlagsentscheidung fließt/ fließen die mittels des mit den Vergabeunter-lagen zur Verfügung gestellten separaten Angebotspreisblattes abgegebenen Angebote ein. Weitere Eintragungen sind im Anschreiben nicht erforderlich. Sollte es ausnahmsweise technisch unumgänglich sein, weitere Eintragungen zu machen, wird der Auftraggeber den Inhalt nicht zur Kenntnis nehmen.
Der Bieter erklärt mit Hochladen des Angebotsschreibens rechtsverbindlich sei-nen Rechtsbindungswillen in Bezug auf sein gesamtes Angebot sowie sein Ein-verständnis, sich an sein Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist (vgl. Kapitel 1.8) gebunden zu halten;
2) „Erklärungen zur Bietergemeinschaft“ gemäß Anlage 1 (vgl. Kap. 2.1);
3) „Angaben über Teilleistungen anderer Unternehmen“ gemäß Anlage 2 und – ggf. – „Verpflichtungserklärung“ gemäß Anlage 3 (vgl. Kap. 2.2);
4) Nachweise zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß Kap. 3.2 entsprechend der „Abschließenden Liste der geforderten Erklärungen und Nachweise“ in Kap. 7;
5) Erklärungen zur Einhaltung der besonderen Bedingungen für die Auftragsausführung (Datenschutzerklärungen, Erklärung zur Festlegung eines ständigen Ansprechpartners und zur Aufrechterhaltung einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung, vgl. Kapitel 4 i.V.m. Anlagen 10 bis 12).
6) ausgefülltes Preisblatt (vgl. Kapitel 5.2 i.V.m. Anlage 13).
7) Darstellungen zu persönlichen Referenzen, zur Qualifikation des Projektteams und zu den Konzepten (siehe „Zuschlagskriterien zur Bewertung der Leistung“, Kapitel 5.3);
8) evtl. weitere Anlagen des Bieters.
Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von 3 Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat. Hierunter fallen folgende Leistungen, deren Beauftragung davon abhängt, ob der Auftraggeber personell in der Lage ist, die noch nicht erfassten Anlagen mit eigenem Personal zu erfassen:
a) Stammdatenaufnahme TGA in zu 75 % erfasstem Institut (Umfang: 57 294 m BGFa)
In einem Institut sind die TGA-Anlagen bereits zu ca. 75 % erfasst. Bei Beauftragung mit der übrigen Stammdatenaufnahme werden die Daten dem zukünftigen Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und müssen ggf. im Zuge der Aufnahme geprüft und/oder er-fasst werden.
b)Stammdatenaufnahme TGA in zu 68 % erfassten Instituten (Umfang: 478 332 m BGFa)
In 23 Instituten sind die TGA-Anlagen bereits zu ca. 68 % erfasst. Bei Beauftragung mit der übrigen Stammdatenaufnahme werden die Daten dem zukünftigen zur Verfügung gestellt und müssen ggf. im Zuge der Aufnahme geprüft und/oder erfasst werden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762847 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, muss der Bieter spätestens bis zum...”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement”
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2018/S 233-532799 (2018-11-30)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-01-10)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die MPG beschafft aktuell in einem gesonderten Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ (Az.: 8407 0804 0368, vgl. EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, Abl. 2018/S...”
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. - Generalverwaltung - Abteilung III Hofgartenstraße 8 80539 München”
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit ca. 84 Institute und sonstige (Forschungs-) Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung (im Folgenden „Institute“) unterhält. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden auch „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Die Bauabteilung der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. (MPG-GV) ist ein fachkundiger öffentlicher Bauherr und betreut rund 80 Max-Planck-Institute (MPIs). Jährlich stehen circa 160-200 Mio. EUR für das Bauen zur Verfügung, aktuell befinden sich jeweils circa 400 Baumaßnahmen in der Umsetzung. Insgesamt beträgt der Gebäudebestand der MPG circa 660 000 m NUF 1-6. Im Rahmen des technischen-infrastrukturellen Gebäudemanagements setzt die MPG bis zum 31.12.2018 ein firmenspezifisches FM-Tool „myFM“ ein. Ab dem 1.1.2019 werden die Module Raumbuch und TGA-Anlagen durch eine Branchensoftware mit einer bidirektionalen CAD-Schnittstelle zu AutoCAD-ADT abgelöst. Das Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ läuft aktuell (EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, 2018/S 135-308549), so dass das neue CAFM-System noch nicht bekannt ist. Gefordert ist eine Best-Practice-Funktionalität für die gängigen Standardprozesse. Die Vergabe erfolgt zur Unterstützung des Auftraggebers bei dem Einsatz dieses neuen CAFM-Systems. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Bereinigung und Neustrukturierung vorhandener Attribut- und Objektkataloge gemäß IFC 4.0-Standard und gemäß REG-IS (Regelwerksinformationssystem, Kanzlei Rödl & Partner). Die Kataloge sind im Bereich Krankenhaustechnik zu ergänzen und das kundenspezifische Anlagenkennzeichnungssystem ist in den Katalogen zu integrieren. Die Standardattribute der Objekte des Auftraggebers sind mit der CAFM-Connect Initiative abzustimmen, so dass künftig ein verlustfreier Datenaustausch von BIM-Modell-Daten gewährleistet ist. Baubegleitend sind die aktuellen Daten durch den Einsatz eines automatisierten Prüftools auf CAFM-Konformität zu prüfen und im Gebäudebestand zu integrieren. Das Prüftool muss von dem hier gesuchten Auftragnehmer vor Leistungsbeginn an den CAFM-Standard des Auftraggebers angepasst, und Anfang 2020 einmalig aktualisiert werden. Projektteams sind im Umgang mit den CAFM-Standards des Auftraggebers zu schulen. Bereits vorhandene Gebäude und technische Gebäudeanlagen sind durch Ortsbegehung mit allen für die Wartung- und Instandhaltung relevanten Informationen zu erfassen. Favorisiert wird hierfür die kostenfreie CAFM-Connect-Schnittstelle, die den Katalogen des Auftraggebers vor der Erfassung durch den hier gesuchten Auftragnehmer angepasst werden muss. Der Datenaustausch in das neue CAFM-System des Auftraggebers erfolgt via IFC 4.0-Schnittstelle. In Zusammenarbeit mit einer Arbeitsgruppe aus den Instituten und der Generalverwaltung ist die effiziente Umsetzung der Betreiberpflichten zu erarbeiten und mittels „Objekthandbuch Betrieb“ zur Verfügung zu stellen. Zudem muss ein Konzept für halbtägige Schulungen für Betriebsleiter und deren Mitarbeiter erarbeitet werden. Der hier gesuchte Auftragnehmer muss in der Lage sein, diese Schulungen in eigenen Räumen oder/und an Max-Planck-Instituten durchzuführen.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): persönliche Referenzen Projektleiter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation Projektleiter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation CAFM-Sachbearbeiter / TGA-Erfasser
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept 1
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept 2
Preis (Gewichtung): 100,00

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2018/S 233-532799

Auftragsvergabe

1️⃣
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement”
Quelle: OJS 2019/S 008-014859 (2019-01-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: SMART BB II – Datenpflege 84 07 09 02 04/ 2019/ SMART BB II - Datenpflege
Kurze Beschreibung:
“Die MPG beschafft aktuell in einem gesonderten Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ (Az.: 8407 0804 0368, vgl. EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, Abl. 2018/S...”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. – Generalverwaltung – Abteilung III Hofgartenstraße 8 80539 München”
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit ca. 84 Institute und sonstige (Forschungs-) Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung (im Folgenden „Institute“) unterhält. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden auch „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Die Bauabteilung der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e. V. (MPG-GV) ist ein fachkundiger öffentlicher Bauherr und betreut rund 80 Max-Planck-Institute (MPIs). Jährlich stehen circa 160-200 Mio. EUR für das Bauen zur Verfügung, aktuell befinden sich jeweils circa 400 Baumaßnahmen in der Umsetzung. Insgesamt beträgt der Gebäudebestand der MPG circa 660 000 m NUF 1-6. Im Rahmen des technischen-infrastrukturellen Gebäudemanagements setzt die MPG bis zum 31.12.2018 ein firmenspezifisches FM-Tool „myFM“ ein. Ab dem 1.1.2019 werden die Module Raumbuch und TGA-Anlagen durch eine Branchensoftware mit einer bidirektionalen CAD-Schnittstelle zu AutoCAD-ADT abgelöst. Das Vergabeverfahren „Smart BB II – CAFM“ läuft aktuell (EU-Bekanntmachung vom 17.7.2018, 2018/S 135-308549), so dass das neue CAFM-System noch nicht bekannt ist. Gefordert ist eine Best-Practice-Funktionalität für die gängigen Standardprozesse. Die Vergabe erfolgt zur Unterstützung des Auftraggebers bei dem Einsatz dieses neuen CAFM-Systems. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Bereinigung und Neustrukturierung vorhandener Attribut- und Objektkataloge gemäß IFC 4.0-Standard und gemäß REG-IS (Regelwerksinformationssystem, Kanzlei Rödl & Partner). Die Kataloge sind im Bereich Krankenhaustechnik zu ergänzen und das kundenspezifische Anlagenkennzeichnungssystem ist in den Katalogen zu integrieren. Die Standardattribute der Objekte des Auftraggebers sind mit der CAFM-Connect Initiative abzustimmen, so dass künftig ein verlustfreier Datenaustausch von BIM-Modell-Daten gewährleistet ist. Baubegleitend sind die aktuellen Daten durch den Einsatz eines automatisierten Prüftools auf CAFM-Konformität zu prüfen und im Gebäudebestand zu integrieren. Das Prüftool muss von dem hier gesuchten Auftragnehmer vor Leistungsbeginn an den CAFM-Standard des Auftraggebers angepasst, und Anfang 2020 einmalig aktualisiert werden. Projektteams sind im Umgang mit den CAFM-Standards des Auftraggebers zu schulen. Bereits vorhandene Gebäude und technische Gebäudeanlagen sind durch Ortsbegehung mit allen für die Wartung- und Instandhaltung relevanten Informationen zu erfassen. Favorisiert wird hierfür die kostenfreie CAFM-Connect-Schnittstelle, die den Katalogen des Auftraggebers vor der Erfassung durch den hier gesuchten Auftragnehmer angepasst werden muss. Der Datenaustausch in das neue CAFM-System des Auftraggebers erfolgt via IFC 4.0-Schnittstelle. In Zusammenarbeit mit einer Arbeitsgruppe aus den Instituten und der Generalverwaltung ist die effiziente Umsetzung der Betreiberpflichten zu erarbeiten und mittels „Objekthandbuch Betrieb“ zur Verfügung zu stellen. Zudem muss ein Konzept für halbtägige Schulungen für Betriebsleiter und deren Mitarbeiter erarbeitet werden. Der hier gesuchte Auftragnehmer muss in der Lage sein, diese Schulungen in eigenen Räumen oder/und an Max-Planck-Instituten durchzuführen.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation CAFM-Sachbearbeiter/ TGA Erfasser
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept I
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept II
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Nach Ablauf der 24-monatigen Basisvertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, kann der Auftraggeber diesen Vertrag zweimal um je...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Keine Angebote oder keine geeigneten Angebote/Aufforderungen zur Teilnahme an einem offenen Verfahren
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):
“Das vorangegane offene Verfahren musste aufgehoben werden. Gemäß § 14 Abs.(3) Nr.5 VgV wurde ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb...”

Auftragsvergabe
Vertragsnummer: 1
Titel: SMART BB II – Datenpflege
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-03-18 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Ambrosia FM Consulting & Services GmbH
Postanschrift: Bergkirchener Straße 228
Postort: Bad Oeynhausen
Postleitzahl: 32549
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Minden-Lübbecke 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postleitzahl: 80539
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Unternehmen innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin bei...”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Fax: +49 8921081344 📠
Quelle: OJS 2019/S 065-152560 (2019-03-28)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2020-02-18)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. – Generalverwaltung – Finanzabteilung”

Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder„Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder„Auftraggeber“) ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit ca. 84 Institute und sonstige (Forschungs-)Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung (im Folgenden „Institute“) unterhält. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden auch „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Die Bauabteilungder Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e. V. (MPG-GV) ist ein fachkundiger öffentlicher Bauherr und betreut rund 80 Max-Planck-Institute (MPIs). Jährlich stehen circa 160-200 Mio. EUR für das Bauen zur Verfügung, aktuell befinden sich jeweils circa 400 Baumaßnahmen in der Umsetzung. Insgesamt beträgt der Gebäudebestand der MPG circa 660 000 m NUF 1-6. Im Rahmen des technischen-infrastrukturellen Gebäudemanagements setzt die MPG bis zum 31.12.2018 ein firmenspezifisches FM-Tool „myFM“ ein. Abdem 1.1.2019 werden die Module Raumbuch und TGA-Anlagen durch eine Branchensoftware mit einer bidirektionalen CAD-Schnittstelle zu AutoCAD-ADT abgelöst. Gefordert ist eine Best-Practice-Funktionalität für die gängigen Standardprozesse. Die Vergabe erfolgt zur Unterstützung des Auftraggebers bei dem Einsatz dieses neuen CAFM-Systems. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Bereinigung und Neustrukturierung vorhandener Attribut- und Objektkataloge gemäß IFC 4.0-Standard und gemäß REG-IS (Regelwerksinformationssystem, Kanzlei Rödl & Partner). Die Kataloge sind im Bereich Krankenhaustechnik zu ergänzen und das kundenspezifische Anlagenkennzeichnungssystem ist inden Katalogen zu integrieren. Die Standardattribute der Objekte des Auftraggebers sind mit der CAFM-Connect Initiative abzustimmen, so dass künftig ein verlustfreier Datenaustausch von BIM-Modell-Daten gewährleistet ist. Baubegleitend sind die aktuellen Daten durch den Einsatz eines automatisierten Prüftools auf CAFM-Konformität zu prüfen und im Gebäudebestand zu integrieren. Das Prüftool muss von dem hier gesuchten Auftragnehmer vor Leistungsbeginn an den CAFM-Standard des Auftraggebers angepasst, und Anfang 2020 einmalig aktualisiert werden. Projektteams sind im Umgang mit den CAFM-Standards des Auftraggebers zu schulen. Bereits vorhandene Gebäude und technische Gebäudeanlagen sind durch Ortsbegehung mit allen für die Wartung- und Instandhaltung relevanten Informationen zu erfassen. Favorisiert wird hierfür die kostenfreie CAFM-Connect-Schnittstelle, die den Katalogen des Auftraggebers vor der Erfassung durch den hier gesuchten Auftragnehmer angepasst werden muss. Der Datenaustausch in das neue CAFM-System des Auftraggebers erfolgt via IFC 4.0-Schnittstelle. In Zusammenarbeit mit einer Arbeitsgruppe aus den Instituten und der Generalverwaltung ist die effiziente Umsetzung der Betreiberpflichten zu erarbeiten und mittels „Objekthandbuch Betrieb“ zur Verfügung zu stellen. Zudem muss ein Konzept für halbtägige Schulungen für Betriebsleiter und deren Mitarbeiter erarbeitet werden. Der hier gesuchte Auftragnehmer muss in der Lage sein,diese Schulungen in eigenen Räumen oder/und an Max-Planck-Instituten durchzuführen.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 065-152560

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-22 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Vergabebekanntmachung erkennbar sind, müssen innerhalb einer Frist von 30 Kalendertagen nach...”
Quelle: OJS 2020/S 037-088400 (2020-02-18)

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