Software elektronische Aktenverwaltung und elektronische Kommunikation mit der Justiz und Behörden (01/JU-IT/2018)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist neben der Lieferung (Kauf) und Installation der Software (inklusive aller notwendigen Komponenten) zur Erfüllung der Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Behörden und zur elektronischen Bearbeitung von Vorgängen mittels einer eAkte, die Projektleitung, die Durchführung von Workshops und die Erstellung von Konzepten, das Customizing der Anwendung sowie die Unterstützung der Auftraggeberin bei der Inbetriebnahme durch den Auftragnehmer. Darüber hinaus ist die Erstellung einer Betriebsdokumentation entsprechend der vorgegebenen Spezifikation einschließlich der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit, die Erbringung von Serviceleistungen sowie Schulungs- und Anwenderbetreuungsmaßnahmen der betroffenen Mitarbeiter der Auftraggeberin an der gelieferten Software Gegenstand des abzuschließenden EVB-IT-Systemvertrages.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist neben der Lieferung (Kauf) und Installation der Software (inklusive aller notwendigen Komponenten) zur Erfüllung der Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Behörden und zur elektronischen Bearbeitung von Vorgängen mittels einer eAkte, die Projektleitung, die Durchführung von Workshops und die Erstellung von Konzepten, das Customizing der Anwendung sowie die Unterstützung der Auftraggeberin bei der Inbetriebnahme durch den Auftragnehmer. Darüber hinaus ist die Erstellung einer Betriebsdokumentation entsprechend der vorgegebenen Spezifikation einschließlich der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit, die Erbringung von Serviceleistungen sowie Schulungs- und Anwenderbetreuungsmaßnahmen der betroffenen Mitarbeiter der Auftraggeberin an der gelieferten Software Gegenstand des abzuschließenden EVB-IT-Systemvertrages.
Nach Installation der Software und Abnahme durch die Auftraggeberin sind regelmäßig not-wendige Updates für alle Softwarekomponenten im Rahmen der Vertragslaufzeit durchzuführen. Die Leistung umfasst die Ausstattung von zunächst 118 Arbeitsplätzen. Die Lizenzerweiterung muss optional bis zu 1.000 Nutzerlizenzen möglich sein.

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin hat zweimalig die Möglichkeit, bis sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer den Vertrag um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

– Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen"),
– Bietergemeinschaften haben die „Eigenerklärung Umsatz", die „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen,
– Für Unterauftragnehmer sind die „Eigenerklärung Umsatz" und/oder „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“),
– Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

– Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015, 2016, 2017), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist („Eigenerklärung Umsatz").
– Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
– Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
– Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
Im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

– Die Verfahrenssprache ist deutsch,
– Es gilt deutsches Recht,
– Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und Unterzeichnet beizufügen.
– Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
–– Bei Aufträgen ab einer Summe von 30 000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabestelle für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
– Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
–– Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten,
–– Formblatt „Sicherheitskonzept" – Mindestanforderungen,
–– Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse"
–– Formblatt „Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" und
–– ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept.
– Jedem Angebot sind eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software zur Verfügung zu stellen; die Teststellung muss über den Zeitraum von der Angebotsfrist bis zum endgültigen Ablauf der Zuschlagsfrist seitens des Bieters ermöglicht werden. In der Testversion ist eine Beschreibung der angebotenen Software zur Verfügung zu stellen.,
– Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Anforderungen einzureichen. Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten Geschäftsjahre (2014, 2015, 2016, 2017, 2018) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert(freiwillig) anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“),
– Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen,
– Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“),
– Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
Im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

– Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen:
Es sind Referenzaufträge aus den letzten 4 Jahren anzugeben, die die Leistungsfähigkeit des Bieters zur Implementierung einer eAkte und eVorgangsbearbeitung aufzeigen. Dabei sind mindestens zwei Referenzen aus dem Bereich der Ministerien des Bundes oder der Länder und/oder aus dem Bereich der Gerichte anzugeben.

– Die Verfahrenssprache ist deutsch,
– Es gilt deutsches Recht,
– Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und Unterzeichnet beizufügen.
– Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
–– Bei Aufträgen ab einer Summe von 30 000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabestelle für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
– Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
–– Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten,
–– Formblatt „Sicherheitskonzept" – Mindestanforderungen,
–– Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse",
––Formblatt „Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" und,
–– ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept.
– Jedem Angebot sind eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software zur Verfügung zu stellen; die Teststellung muss über den Zeitraum von der Angebotsfrist bis zum endgültigen Ablauf der Zuschlagsfrist seitens des Bieters ermöglicht werden. In der Testversion ist eine Beschreibung der angebotenen Software zur Verfügung zu stellen.
– Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Anforderungen einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.