UC BuUL 2018

Kurze Beschreibung

Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Konzeption, Planung und Weiterentwicklung der Unified Communications Services in der Generalverwaltung, den Instituten und den Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (UC BuUL 2018)

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die IT-Organisationseinheit der Generalverwaltung (IKT), insbesondere für das Referat IXa im Umfeld der Unified Communications Services mit VoIP Telefonie-, Web- und Videokonferenzsystemen. Zu diesem Zweck wird eine Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer geschlossen.
Ziel ist es, mit fachkundiger und professioneller Unterstützung die UC-Services und Systeme kontinuierlich in Hinblick auf zukünftige Technologie- und Marktentwicklung sowie Anforderungen der Nutzer anzupassen und weiter zu entwickeln.
Der Vergabegegenstand setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten (Rollen) zusammen:
1) Rolle „Technischer Berater“: technisches Consulting zur fachlichen Unterstützung der Konzeption und dessen Umsetzung durch externe Dienstleister sowie zur Qualitätssicherung;
2) Rolle „Konzept-Berater“: Konzeptionelle Unterstützung der technischen Leistungsbeschreibung bei Vergabeverfahren sowie Unterstützung bei der Weiterbeauftragung externer Dienstleister für die Lieferung von Systemkomponenten und Dienstleistungen für die konkrete Projektumsetzung einzelner Institute. In dieser Rolle ist der Hauptansprechpartner (SPOC) angesiedelt. Dieser stellt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter des Auftragnehmers sicher.
Das Beratungsunternehmen erbringt Dienstleistungen im Bereich der VoIP- und Videokonferenzservice im Sinne einer umfassenden Serviceunterstützung. Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen IT-Beratungs- und Unterstützungsleistung besteht darin, das interne Serviceteam hinsichtlich der Steuerung, Qualitätssicherung, Kommunikation und Beschaffung zu unterstützen. Darüber hinaus sind lösungsspezifische Betriebsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die erforderlichen Beratungsleistungen, die mit der vorliegenden Ausschreibung gedeckt werden sollen, umfassen ein weites Spektrum von der Unterstützung auf strategischer und steuernder Ebene bis hin zur Lösung konkreter IT-technischer Fragestellungen in den beiden Technologiebereichen VoIP und Videokonferenzen wie in Kapitel 2 visuell dargestellt.
Nicht Bestandteil dieser Vergabe ist die Dienstleistung für den Betrieb, Support und Wartung der VoIP- und Videokonferenzservices der MPG.
Über die 24-monatige Basis-Vertragslaufzeit kann für die Kalkulation von den in der Tabelle (Kapitel 1.6 der Vergabeunterlage) genannten minimalen und maximalen Personentagen ausgegangen werden. Dabei verpflichtet sich die MPG lediglich zur Abnahme der genannten Mindestzahl von Beratertagen für die.
Konzept-Berater: geschätzte Personentage für 12 Monate: min. 20/max. 80 Technischer Berater: geschätzte Personentage für 12 Monate: min. 30/max. 120

Zusätzliche Informationen

Angebote können elektronisch (siehe Kapitel 1.10.1 der VU) oder konventionell in Papierform (siehe Kapitel 1.10.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig!

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die VU!
I) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01]:
Der Bieter hat hierzu das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB mit dem Angebot zu erklären. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 6 „Erklärung zum Nichtvorliegen v. Ausschlussgründen“ zu erklären, dass keiner der dort genanntenAusschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Die Angaben müssen vollständig erfolgen und die Fragen vollständig beantwortet werden. Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen. Hat der Bieter entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen, sind diese ebenfalls auf gesondertem Dokument darzustellen.
Die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sind zwingend von jedem Unternehmen (d. h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) mit dem Angebot einzureichen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. Kap. 1.16.3) hat der Bieter die entsprechenden Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB in Teil III der EEE vorzunehmen;
II) Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung:
Folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und folgende Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (Bieter, Nachunternehmer, Mitglieder einer BG usw.) auf einem gesonderten Dokument bzw. ggf. in der EEE - vorzunehmen und mit dem Angebot einzureichen.
1) Unternehmensdarstellung [EK-02]:
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (Unternehmensdarstellung):
— Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Kontaktperson und -daten (Tel., E-Mail, ggf. Internetadresse),
— Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i. S. d. der Empfehlung der Kommission vom 6.5.2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
— sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
Darüber hinaus ist eine kurze textliche Darstellung über das Leistungsspektrum des Bieters, sein Haupttätigkeitsgebiet, das Gründungsjahr des Unternehmens sowie über die organisatorische Gliederung des Unternehmens verlangt.
Die Angaben sind auf einem gesonderten Dokument gemäß Anlage 7 „Unternehmensdarstellung“ vorzunehmen und dem Angebot beizufügen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. Kapitel 1.17.3) hat der Bieter die Angaben in Teil II Abschnitt A der EEE vorzunehmen und im Hinblick auf die weiteren Angaben das Formblatt gemäß Anlage 7 zu verwenden.
2) Berufs- und Handelsregisterauszug [EK-03]
Der Nachweis der Berufs- oder Handelsregistereintragung ist durch Vorlage eines aktuellen (d. h. die bestehenden aktuellen Gegebenheiten wiedergebenden) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, zu erbringen (oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.)
Bei Verwendung der EEE hat der Bieter die entsprechende Angabe in Teil IV Abschnitt A „Befähigung zur Berufsausübung“ vorzunehmen.
Hinweis: Bei Verwendung der EEE ist der in Teil IV Abschnitt „Alpha“ der EEE enthaltene Globalvermerk zur Erfüllung aller Eignungskriterien NICHT zugelassen! Der Bieter kann sich daher im Hinblick auf die in Teil IV der EEE geforderten Angaben nicht auf das Ausfüllen des Abschnitt „Alpha“ beschränken, sondern muss gemäß den nachfolgend festgelegten Eignungskriterien (vgl. Kap. 1.17.5 bis 1.17.7) die entspr. Angaben vollständig in den jeweils genannten Abschnitten und Feldern in der EEE vorzunehmen.

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Im Falle von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und Kapitel 1.16 verwiesen.
Hinweis: Bietergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel 1.17.6 geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch wenn die Bewertung in einer Gesamtschau erfolgt.
Abschluss einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04]:
Gefordert wird zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters das Vorliegen bzw. der Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe.
Die Versicherungssumme muss dabei pro Jahr
— für Personen- und Sachschäden mindestens 2 Mio. EUR (2-fach maximiert),
Sowie
— für Vermögensschäden mindestens einhunderttausend (100.000) Euro (2-fach maximiert) Betragen.
Mit Angebotsabgabe muss der Bieter insofern erklären, dass er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt
— diese über die gesamte Laufzeit des Vertrages unterhalten wird.
Die entsprechende Erklärung zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung hat der Bieter durch Verwendung des Formblatts „Erklärung zur Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung“ (Anlage 8) vorzunehmen und zusammen mit einer Ablichtung der Versicherungspolice dem Angebot beizufügen.
Hinweis: Im Falle einer BG haben alle Mitglieder das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Kann ein Mitglied einer BG den Nachweis nicht führen, führt dieses zum Ausschluss der BG als solcher. Im Falle der Eignungsleihe haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen.
Bei Verwendung der EEE (vgl. hierzu Kapitel 1.17.3) ist die Erklärung zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung in Teil IV Abschnitt B der EEE sowie ebenfalls unter Verwendung der beigefügten Anlage 8 „Erklärung zur Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung“ vorzunehmen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die VU!
In Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Im Falle von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz anderer Unternehmen wird hinsichtlich des Eignungsnachweises nochmals auf die entsprechenden Ausführungen in Kapitel 1.15 und 1.16 verwiesen.
Hinweis: Bietergemeinschaften (BG) haben die unter diesem Kapitel geforderten Angaben für jedes Mitglied der BG getrennt zu nennen. Auch wenn die Bewertung grundsätzlich in einer Gesamtschau erfolgt, sofern nicht etwas Abweichendes nachfolgend geregelt ist.
Sofern sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung (zumindest teilweise) auf die Fähigkeiten von anderen Unternehmen berufen will, haben der Bieter und das/die andere(n) Unternehmen die unter diesem Kapitel geforderten Angaben getrennt zu nennen.
Unternehmens- und Kundenreferenzen [EK-05]:
Der Bieter hat mit seinem Angebot aussagekräftige Referenzen vorzulegen, anhand derer der Auftraggeber die fachliche und technische Leistungsfähigkeit des Bieters beurteilen kann.
Mindestanforderungen an Unternehmens-/Kundenreferenzen
— es sind mindestens 3 Referenzen vorzulegen,
— es sind Kundenreferenzen aus den vergangenen 3 abgeschlossenen Kalenderjahren (2015, 2016, 2017) vorzulegen,
— die Unternehmens- und Kundenreferenzen müssen nach Art und Umfang den in Kapiteln 1.4 und 2 beschriebenen Leistungen vergleichbar sein. Eine Referenz gilt dann als vergleichbar, wenn sie bezüglich Aufgabenstellung und Volumen hinsichtlich der in den Wettbewerb gestellten Leistungen vergleichbar ist und die in Kapitel 2.1 beschriebenen Technologien umfasst,
— für jede Unternehmensprojektreferenz muss ein aussagefähiger, erreichbarer Ansprechpartner bei dem jeweiligen Auftraggeber benannt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, für etwaige Rückfragen Kontakt mit dieser Person aufzunehmen. Projektreferenzen, in denen die direkten Kontaktinformationen zu einem solchen Ansprechpartner nicht oder nicht richtig aufgeführt sind, können nicht berücksichtigt werden.
Die Referenzen sind ausführlich – auf jeweils ca. 2 beschriebene DIN A4-Seiten darzustellen.
Für die Darstellung der Referenzen sind zwingend die Vorgaben aus der beigefügten Anlage 9 „Muster Unternehmensreferenzen“ einzuhalten und die geforderten Referenzangaben zu machen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Da der künftige Auftragnehmer bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen, d. h. personenbezogenen Daten beim Auftraggeber (AG) hat, ist vom Auftragnehmer (AN) bzw. den ausführenden Unternehmen eine Verpflichtungserklärung zum Abschluss einer Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 ff DSGVO anhand Anlage 10 der Vergabeunterlagen mit dem Angebot abzugeben.
Der AN ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bzgl. der vom AN eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim AN als deren Arbeitgeber. Die von ihm eigenverantwortlich eingesetzten Mitarbeiter treten in kein Arbeitsverhältnis zum AG, auch soweit sie Leistungen in dessen Räumen erbringen. Eine Arbeitnehmerüberlassung ist weder vereinbart noch wird sie durchgeführt.

Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30 000 EUR vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Einragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern (§ 19 Abs. 4 MiLoG).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Für die MPG erfolgte die Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die IT-Organisationseinheit der Generalverwaltung (IKT), insbesondere für das Referat IXa im Umfeld der Unified Communications Services mit VoIP Telefonie-, Web- und Videokonferenzsystemen. Zu diesem Zweck wurde eine Rahmenvereinbarung dem (1) Wirtschaftsteilnehmer geschlossen.
Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen IT-Beratungs- und Unterstützungsleistung bestand darin, das interne Serviceteam hinsichtlich der Steuerung, Qualitätssicherung, Kommunikation und Beschaffung zu unterstützen sowie Online-Veranstaltungen zu begleiten. Der Vergabegegenstand setzte sich aus folgenden Leistungskomponenten (Rollen) zusammen:
1) Rolle „Technischer Berater“: Technisches Consulting zur fachlichen Unterstützung der Konzeption und dessen Umsetzung durch externe Dienstleister sowie zur Qualitätssicherung.
2) Rolle „Konzept-Berater“: Konzeptionelle Unterstützung der technischen Leistungsbeschreibung bei Vergabeverfahren sowie Unterstützung bei der Weiterbeauftragung externer Dienstleister für die Lieferung von Systemkomponenten und Dienstleistungen für die konkrete Projektumsetzung einzelner Institute. Darüber waren lösungsspezifische Betriebsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die erforderlichen Beratungsleistungen umfassten ein weites Spektrum von der Unterstützung auf strategischer und steuernder Ebene bis hin zur Lösung konkreter IT-technischer Fragestellungen in den beiden Technologiebereichen VoIP und Videokonferenzen.