Beschreibung der Beschaffung
Ausgeschrieben wurde die Beschaffung, Einführung und Implementierung eines CAFM-Systems. Die Universität Heidelberg suchte einen Auftragnehmer, der eine Standard CAFM-Software für die einheitliche und standortübergreifende IT-gestützte Verwaltung aller Liegenschaften der Universität anbietet. Darin enthalten muss das Projektmanagement der Einführung, Anpassung der Software, Datenübernahme aus Altsystemen im Test-, Entwicklungs- und der anschließenden Produktionsumgebung, Mitarbeiterschulungen, Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen innerhalb der Universitären-Systemlandschaft sowie der Programmdokumentation sein. Das CAFM-System muss modular aufgebaut sein und folgende Prozesse und Funktionen anbieten:
— Flächenmanagement (Verwaltung der Flächen und Stammdaten der Liegenschaften, Gebäude, Grundstücke, Außenflächen, Stockwerke, Räume und Raumbelegungen),
— AutoCAD-Anbindung mit Import der Räume mit Raumdetails sowie der Außenflächen,
— Integrierter CAD-Viewer zur Visualisierung von Datenbankinformationen und CAD Plänen ohne AutoCAD Lizenz,
— Mietvertragsverwaltung/Nutzungsüberlassungen der Räume,
— Reinigungsmanagement,
— Inventarmanagement (technische Gebäudeausstattung wie Brandmelder und motorische Türen),
— Parkplatzverwaltung,
— Schließanlagen/Schlüsselverwaltung (elektronischer Karte oder Schlüssel),
— Anfragen eines Nutzers und Aufträge einer baulichen Veränderung oder Instandsetzungsarbeiten,
— Standardmodul zur Konfiguration benutzerdefinierter Arbeitsprozesse, Berichte und Eingabemasken sowiebenutzerdefinierter Felder auf Bedarf der Universität,
— Benutzerdefinierter Berichte und Erinnerungsfunktionen können vom Anwender selbst erstellt bzw. eingestellt werden,
— Schnittstellen,
— Unidirektionaler regelmäßiger Import Personendaten (Mitarbeiter, Studenten),
— Unidirektionaler regelmäßiger Import Dienststellen/Organisationseinheiten,
— Unidirektionaler regelmäßiger Import Kundendatensatz von SAP Business One,
— Unidirektionaler regelmäßiger Export Zugangsberechtigung elektronische Schließanlage,
— Unidirektionaler regelmäßiger Export geänderter, neuer oder gelöschter Gebäude, Stockwerks- und Raumdaten sowie Raumbelegungsdaten,
— Ablösung der aktuell verwendeten Softwaresysteme und damit verbundene Datenimporte der Gebäude, Stockwerks, Raum und Raumbelegungsdaten sowie die Daten der zentralen Parkplatzverwaltung.
(Parkplatzausgaben) aus der Datenbank des Bereiches Dezernat 3. Die Daten der Schlüsselverwaltung(Zylinder, Schlüssel, Zugangsberechtigung und Schlüsselausgaben, Verweis auf Räume) sowie der Gebäude, Stockwerks und Raumdaten der Datenbank im Zentralbereich Neuenheimer Feld müssen in die CAFM-Software übernommen werden.
Mit Zuschlag gehen insbesondere folgende Pflichten auf den Auftragnehmer über:
— Überlassung der Software mit uneingeschränkter Laufzeit und uneingeschränkte Nutzungsrechte für vorgenommene Anpassungen (Konfiguration, Customizing),
— Überlassung von Nutzerhandbüchern und der Software-Dokumentation,
— Planung und Realisierung sowie Durchführung der Migration der Altdatenbestände,
— Installation, Konfiguration, Customizing, Integration der einzelnen Softwarekomponenten,
— Herstellen und Anpassen von Schnittstellen,
— Durchführung von Schulungen,
— Mitwirkung bei der Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft,
— Systemservice.
Das CAFM-System musste im Regelbetrieb ohne Performanceveränderungen den Nutzern zum Anzeigen und Bearbeiten der Daten folgende Datensätze zur Verfügung stellen: 185 Gebäude mit BGF 850 000 m, 36 000 Räume, 13 500 Mitarbeiterdatensätze und 30 850 Studierendendatensätze.