Uni-HD.2017.480-Computer Aided Facility Management Software

Universität Heidelberg

Ausgeschrieben wir die Beschaffung, Einführung und Implementierung eines CAFM-Systems. Der Auftrag wird im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 1, Nr. 2 und Nr. 3 VgV und § 17 VgV vergeben. In der ersten Stufe des Vergabeverfahrens fordert die Universität Heidelberg eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. In der Stufe 2-4 werden erfolgt die Abgabe des Erstangebotes, die Durchführung der Verhandlungsgespräche und die Abgabe des finalen Angebotes. Die in Stufe 2-4 benötigten Unterlagen stehen bereits zum Download zur Verfügung. Allerdings sind die in der Stufe 2-4 geforderten Unterlagen nicht Bestandteil des Teilnahmewettbewerbs und sind somit nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen!

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-02-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-01-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Planon GmbH

Wer?

• Universität Heidelberg

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Karlsruhe › Heidelberg, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-01-24	Auftragsbekanntmachung
2018-09-28	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-01-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Heidelberg
Postanschrift: Universität Heidelberg Universitätsverwaltung Abt. 4.1 - Zentrale Beschaffung - Seminarstrasse 2
Postleitzahl: 69117
Postort: Heidelberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/ausschreibung1.html 🌏
E-Mail: vergabe@zuv.uni-heidelberg.de 📧
Telefon: +49 622154-12452 📞
Fax: +49 622154-161-2220 📠
URL der Dokumente: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/ausschreibung1.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-01-24 📅
Einreichungsfrist: 2018-02-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-01-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 018-036674
ABl. S-Ausgabe: 18
Zusätzliche Informationen

Die Bewerber sind verpflichtet, sich selbstständig bis zum Ende der Teilnahmefrist über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren! In der ersten Stufe des Verfahrens (Teilnahmewettbewerb) dürfen nur Bewerberfragen zum Teilnahmewettbewerb gestellt werden! Fragen zu den Angebotsunterlagen (Vergabeunterlagen Stufe 2-4) werden in dieser Phase des Verfahrens nicht beantwortet!

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Universität Heidelberg sucht einen Auftragnehmer, der eine Standard CAFM-Software für die einheitliche und standortübergreifende IT-gestützte Verwaltung aller Liegenschaften der Universität anbietet. Darin enthalten muss das Projektmanagement der Einführung, Anpassung der Software, Datenübernahme aus Altsystemen im Test-, Entwicklungs- und der anschließenden Produktionsumgebung, Mitarbeiterschulungen, Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen innerhalb der Universitären-Systemlandschaft sowie der Programmdokumentation sein. Das CAFM-System muss modular aufgebaut sein und folgende Prozesse und Funktionen anbieten:

— Flächenmanagement (Verwaltung der Flächen und Stammdaten der Liegenschaften, Gebäude, Grundstücke, Außenflächen, Stockwerke, Räume und Raumbelegungen)

— AutoCAD-Anbindung mit Import der Räume mit Raumdetails sowie der Außenflächen

— Integrierter CAD-Viewer zur Visualisierung von Datenbankinformationen und CAD Plänen ohne AutoCAD Lizenz

— Mietvertragsverwaltung/Nutzungsüberlassungen der Räume

— Reinigungsmanagement

— Inventarmanagement (technische Gebäudeausstattung wie Brandmelder und motorische Türen)

— Parkplatzverwaltung

— Schließanlagen/Schlüsselverwaltung (elektronischer Karte oder Schlüssel)

— Anfragen eines Nutzers und Aufträge einer baulichen Veränderung oder Instandsetzungsarbeiten

— Standardmodul zur Konfiguration benutzerdefinierter Arbeitsprozesse, Berichte und Eingabemasken sowie benutzerdefinierter Felder auf Bedarf der Universität

— Benutzerdefinierter Berichte und Erinnerungsfunktionen können vom Anwender selbst erstellt bzw. eingestellt werden.

— Schnittstellen

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Personendaten (Mitarbeiter, Studenten)

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Dienststellen/Organisationseinheiten

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Kundendatensatz von SAP Business One

— Unidirektionaler regelmäßiger Export Zugangsberechtigung elektronische Schließanlage

— Unidirektionaler regelmäßiger Export geänderter, neuer oder gelöschter Gebäude, Stockwerks- und Raumdaten sowie Raumbelegungsdaten

— Ablösung der aktuell verwendeten Softwaresysteme und damit verbundene Datenimporte der Gebäude, Stockwerks, Raum und Raumbelegungsdaten sowie die Daten der zentralen Parkplatzverwaltung (Parkplatzausgaben) aus der Datenbank des Bereiches Dezernat 3. Die Daten der Schlüsselverwaltung (Zylinder, Schlüssel, Zugangsberechtigung und Schlüsselausgaben, Verweis auf Räume) sowie der Gebäude, Stockwerks und Raumdaten der Datenbank im Zentralbereich Neuenheimer Feld müssen in die CAFM-Software übernommen werden.

Mit Zuschlag gehen insbesondere folgende Pflichten auf den Auftragnehmer über:

— Überlassung der Software mit uneingeschränkter Laufzeit und uneingeschränkte Nutzungsrechte für vorgenommene Anpassungen (Konfiguration, Customizing)

— Überlassung von Nutzerhandbüchern und der Software-Dokumentation

— Planung und Realisierung sowie Durchführung der Migration der Altdatenbestände

— Installation, Konfiguration, Customizing, Integration der einzelnen Softwarekomponenten

— Herstellen und Anpassen von Schnittstellen

— Durchführung von Schulungen

— Mitwirkung bei der Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft

— Systemservice

Das CAFM-System muss im Regelbetrieb ohne Performanceveränderungen den Nutzern zum Anzeigen und Bearbeiten der Daten folgende Datensätze zur Verfügung stellen: 185 Gebäude mit BGF 850 000 m

Dauer: 1 Tage
Beschreibung der Verlängerungen:

Genaue Angaben zur Laufzeit des Projektes sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen:

Grundsätzlich sind alle in der Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung” und Anlage „Uni-HD.2017.480-v0.3 Computer Aided Facility Management Software Angebotseinholung” mit Eventualpositionen gekennzeichneten Positionen als optionale Leistung zu verstehen, die bei Bedarf durch den Auftraggeber gebucht werden können. Eine endgültige Festlegung ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich. Eine Verpflichtung zur Abnahme dieser Positionen besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich vor, in den ersten 2 Jahren nach Fertigstellung des Projektes folgende Eventualpositionen ohne Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens über den Auftragnehmer bei Bedarf zu beziehen.

— Kauf zusätzlicher Lizenzen zur Erweiterung und Ergänzung des Projekts

Ein entsprechendes Lizenzmodell ist den Angebotsunterlagen beizufügen.

— Ergänzung/Erweiterung der angebotenen Softwarelösung (Module oder Prozesse):

Der Auftragswert liegt bei maximal 100 000 € pro Jahr (brutto). Die Kosten für einen Softwareberaters/Projektleiters und Softwareentwicklers sind in der Anlage „Kostenermittlung” zu hinterlegen. Ggf. anfallende Preissteigerungen durch Lohnkostenerhöhungen sind zulässig. Die Lohnkostenerhöhungen sind nachzuweisen. Es ist zu beachten, dass diese Tagessätze wiederum für ein weiteres Jahr gelten.

Standard App:

In Ergänzung des Arbeitsprozesses Anfrage und Beauftragung von baulichen Veränderungen ist eine Standard App (für dezentral arbeitende Handwerker und Techniker) optional anzubieten.

Schulung Endanwender gemäß Lastenheft Abschnitt 13.4:

— Raumverwaltung, CAD Viewer

— Schlüsselverwaltung

— Benutzerdefiniertes Berichtswesen und Erinnerungsfunktion

Schulung Endanwender gemäß Lastenheft Abschnitt 13.5:

— Inventarverwaltung

— Anfrage Instandsetzungsarbeit und Beauftragung

Datenmigrationen und Schnittstellen gemäß Abschnitt 2.2,3,4, 6, 9, 10, 11 Lastenheft (180108 v 0.21 Lastenheft einer Computer Aided Facility Management Software (CAFM))

— Webservice unidirektionale Import (regelmäßig - bei neuen oder geänderten Daten) der Personendaten (Mitarbeiter, Studenten) aus dem führenden System (gemäß Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung” Position 10.1)

— Optional - Webservice unidirektionale Import (regelmäßig - bei neuen oder geänderten Daten) der Dienststellen (gemäß Anlage Kostenermittlung Position 10.2)

— Webservice unidirektionale Export (regelmäßig - bei neuen oder geänderten Daten) der geänderten Gebäude-, Stockwerks-, Raum- und Raumbelegungsdaten per Web Service, xml oder csv Format für weitere Softwareanwendungen, die in der Universität Heidelberg eingesetzt werden (gemäß Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung” Position 10.3).

— Export einer csv Datei (unidirektional) CAFM->csv->elektronische Schließung (gemäß Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung” Position 10.4)

— Webservice unidirektionale Import (regelmäßig - bei neuen oder geänderten Daten aus SAP Business One) Kontaktdaten (gemäß Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung” Position 10.5)

Modul Anfrage und Auftrag der Instandsetzung- und Instandhaltungsarbeiten gemäß Abschnitt 2.1, 7, 8, 9 Lastenheft (180108 v 0.21 Lastenheft einer Computer Aided Facility Management Software (CAFM)) inklusive Webformular (mindestens 5000 Stück Anfragen pro Jahr) sofern die Anwendung nicht zu 100 % webfähig ist.

— Webanfrage (5000 Stück pro Jahr)

Eventualpositionen werden bei Bedarf gesondert beauftragt. Die diesem Vergabeverfahren festgelegten Vertragsbedingungen bilden die Grundlage für die Beschaffungen. Die genauen Bedingungen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eintragung in einem Handelsregister

Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Allgemeiner Jahresumsatz:

Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren betrug: 1 300 000 € Mindestumsatz pro Jahr, jeweils in jedem Jahr der letzten 3 Jahre.

Gründung des Wirtschaftsteilnehmers:

Sind die Informationen zum allgemeinen Umsatz nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, geben Sie bitte an, an welchem Datum das Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat.

Spezifischer Jahresumsatz

Der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich betrug in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren:

— Arttypsicher Umsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Vergabe ist (CAFM)

— 1 300 000 € Mindestumsatz pro Jahr, jeweils in jedem Jahr der letzten 3 Jahre

Sind die Informationen zum spezifischen Umsatz nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, geben Sie bitte an, an welchem Datum das Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat:

Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen:

Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe, mindestens aber mit einer Deckungssumme von:

— 2 500 000 € für Personenschäden

— 1 000 000 € für Sach- und Vermögensschäden

pro Schadensfall abgeschlossen.

Mindeststandards:

Allgemeiner Jahresumsatz:

Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren betrug: 1 300 000 € Mindestumsatz pro Jahr, jeweils in jedem Jahr der letzten 3 Jahre.

Spezifischer Jahresumsatz:

Der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich betrug in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren:

— Arttypsicher Umsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Vergabe ist (CAFM)

— 1 300 000 € Mindestumsatz pro Jahr, jeweils in jedem Jahr der letzten 3 Jahre

Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen:

Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe, mindestens aber mit einer Deckungssumme von:

— 2 500 000 € für Personenschäden

— 1 000 000 € für Sach- und Vermögensschäden

pro Schadensfall abgeschlossen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Referenzen: Ausführung von Lieferungen der genannten Art und Ausführung von Dienstleistungen der genannten Art

Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. 3 folgenden wesentlichen Lieferungen der genannten Art ausgeführt und wesentlichen Dienstleistungen der genannten Art ausgeführt:

— Anschrift des Auftraggebers,

— Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon),

— Projektvolumen in Euro,

— Projektzeitraum,

— Art des Auftraggebers (öffentlicher oder privater Auftraggeber),

— Projektbeschreibung,

— Anzahl Benutzer der Software bei jeder der genannten Referenzen/Mindestanforderung von 85 Softwareanwender,

— Bewirtschaftet Bruttogeschoßfläche [m

— Mitarbeiteranzahl bei jeder der genannten Referenzen/Mindestanforderung 500 Mitarbeiter,

— Unterstützte Prozesse/Funktionen/Module von der CAFM Software bei der genannten Referenz/Mindestanforderung: Bei der Software handelt es sich um eine Standardsoftware. Dies Software basiert auf einer relationalen Datenbank (Microsoft MSSQL, PostgreSQL oder Mysql Datenbank) sowie Standardschnittstellenkomponenten zum Excel Datenimport und Export, Webservice (SOAP und Optional REST). Die Bedienung aller Anwendermasken und Basisfunktionen (Berichte, Datenfilter, Dateneingabe, Navigation) funktioniert in gleicher Art und Darstellung. Es ist nicht davon abhängig z.B. welches Modul der Anwender verwendet oder dass verschiedene Module sich in einem anderen technologischen Stand oder Anwendungsdesign befinden.

1. Flächenmanagement (Verwaltung der Flächen und Stammdaten der Liegenschaften, Gebäude, Grundstücke, Außenflächen, Stockwerke, Räume und Raumbelegungen) mit AutoCAD-Anbindung mit Import der Räume mit Raumdetails sowie der Außenflächen

sowie integriertem CAD-Viewer zur Visualisierung von Datenbankinformationen (durch benutzerdefinierte Berichte möglich)

und CAD Plänen ohne AutoCAD Lizenz

2. Mietvertragsverwaltung/Nutzungsüberlassungen der Räume

3. Reinigungsmanagement

4. Inventarmanagement (technische Gebäudeausstattung wie z.B. Brandmelder und motorische Türen)

5. Parkplatzverwaltung

6. Schließanlagen/Schlüsselverwaltung (elektronischer Karte oder Schlüssel)

7. Anfragen eines Nutzers und Aufträge einer baulichen Veränderung oder Instandsetzungsarbeiten

8. Standardmodul zur Konfiguration benutzerdefinierter Arbeitsprozesse, Berichte und Eingabemasken sowie benutzerdefinierter Felder auf Bedarf des Softwarenutzers inklusive der Benutzerberechtigung auf Datensatz und Feldebene

9. benutzerdefinierter Berich

— Nennung einer CAFM Software Schnittstellen zu weiteren Systemen im produktiven Einsatz bei der Referenz/Mindestanforderung: Es können grundsätzlich Daten mit den CAFM Standardsoftwarekomponenten in bzw. aus Exceldateien, xml Dateien und Webservice Import und Exportiert werden. Bei der Referenz ist mindestens eine produktive Schnittstellen zum Datenexport und -import im produktiv Einsatz.

Weitere Angaben zur geforderten Referenzen ergeben sich aus der Anlage Bewertungsmatrix.

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl

Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren beliefen sich auf:

— Mitarbeiter des Auftragnehmers/Mindestanzahl der Mitarbeiter von 25,

— Anzahl Mitarbeiter in der Softwareentwicklung die mit Qualitätssicherung beschäftigt sind/Mindestanzahl der Mitarbeiter von 2 Mitarbeiter im Bereich Qualitätssicherung wie z.B. zum Softwaretest,

— Anzahl Mitarbeiter in der Softwareentwicklung/Mindestanzahl der Mitarbeiter von 10,

— Anzahl Mitarbeiter als Führungskräfte/4 Führungskräften.

Weitere Angaben zur geforderten Angaben ergeben sich aus der Anlage Bewertungsmatrix.

Als Unterauftrag vergebener Anteil:

Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben.

Mindeststandards:

Referenzen: Ausführung von Lieferungen der genannten Art und Ausführung von Dienstleistungen der genannten Art

Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. 3 folgenden wesentlichen Lieferungen der genannten Art ausgeführt und wesentlichen Dienstleistungen der genannten Art ausgeführt:

— Anschrift des Auftraggebers,

— Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon),

— Projektvolumen in Euro,

— Projektzeitraum,

— Art des Auftraggebers (öffentlicher oder privater Auftraggeber),

— Projektbeschreibung,

— Anzahl Benutzer der Software bei jeder der genannten Referenzen/Mindestanforderung von 85 Softwareanwender,

— Bewirtschaftet Bruttogeschoßfläche [m

— Mitarbeiteranzahl bei jeder der genannten Referenzen/Mindestanforderung 500 Mitarbeiter,

sowie integriertem CAD-Viewer zur Visualisierung von Datenbankinformationen (durch benutzerdefinierte Berichte möglich)

und CAD Plänen ohne AutoCAD Lizenz

2. Mietvertragsverwaltung/Nutzungsüberlassungen der Räume

3. Reinigungsmanagement

4. Inventarmanagement (technische Gebäudeausstattung wie z.B. Brandmelder und motorische Türen)

5. Parkplatzverwaltung

6. Schließanlagen/Schlüsselverwaltung (elektronischer Karte oder Schlüssel)

7. Anfragen eines Nutzers und Aufträge einer baulichen Veränderung oder Instandsetzungsarbeiten

9. benutzerdefinierter Berich

Weitere Angaben zur geforderten Referenzen ergeben sich aus der Anlage Bewertungsmatrix.

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl

Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren beliefen sich auf:

— Mitarbeiter des Auftragnehmers/Mindestanzahl der Mitarbeiter von 25,

— Anzahl Mitarbeiter in der Softwareentwicklung/Mindestanzahl der Mitarbeiter von 10,

— Anzahl Mitarbeiter als Führungskräfte/4 Führungskräften.

Weitere Angaben zur geforderten Angaben ergeben sich aus der Anlage Bewertungsmatrix.

Als Unterauftrag vergebener Anteil:

Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

— Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

— Allgemeiner Jahresumsatz

— Gründung des Wirtschaftsteilnehmers (Allgemeiner Jahresumsatz)

— Arttypsicher Umsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Vergabe ist (CAFM)

— Gründung des Wirtschaftsteilnehmers (Spezifischer Umsatz)

— Haftpflichtversicherung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

— Mitarbeiter des Auftragnehmers

— Anzahl Mitarbeiter in der Softwareentwicklung die mit Qualitätssicherung beschäftigt sind.

— Anzahl Mitarbeiter in der Softwareentwicklung

— Anzahl Mitarbeiter als Führungskräfte

— 3 Referenzen mit dem Anwendungsschwerpunkt aus dem technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie Einsatz einer CAD Schnittstelle (Flächenimport) und mindestens 2 weiteren Schnittstellen die Daten zwischen CAFM und weiteren Softwarelösungen austauschen. Mit dem Teilnahmeantrag sind mindestens 3 Referenzen einzureichen, die die geforderten Mindeststandards erfüllen. Werden mehrere Referenzen eingereicht, fließen die besten 3 Referenzen in die Bewertungen ein. Der Bewerber hat mindestens Referenzen einzureichen, die die gestellten Mindestkriterien erfüllen.

— Anzahl Benutzer der Software bei jeder der genannten Referenzen

— Bewirtschaftet Bruttogeschoßfläche [m

— Mitarbeiteranzahl bei jeder der genannten Referenzen

— Unterstützte Prozesse/Funktionen/Module von der CAFM Software bei der genannten Referenz

— Nennung und Bewertung der CAFM Software Schnittstellen zu weiteren Systemen im produktiven Einsatz bei der genannten Referenz

Die Beurteilungskriterien sind hierbei in 3 Kategorien unterteilt:

I-Kriterium Informationskriterium Information, wird nicht zur Beurteilung herangezogen

A – Kriterium Ausschlusskriterium Mindestanforderung, bei Nichterfüllung Ausschluss aus dem Vergabeverfahren

AB – Kriterium Ausschlusskriterium mit Bewertungskomponente Mindestanforderung, mit anschließender Bewertung des Zielerfüllungsgrades, wenn die Mindestanforderung überschritten wird

Werden die Anforderungen des jeweiligen Ausschlusskriteriums nicht erfüllt, gilt das Kriterium als nicht erfüllt und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. Die Einhaltung der Mindestanforderung ist in der jeweiligen Abfrage zu bestätigen. Die Bewertung der AB-Kriterien wird nach Erfüllungsgrad vorgenommen. Es ist zu beachten, dass die Nichterfüllung der Mindestanforderungen bei AB Kriterien zum Ausschluss aus dem Verfahren führt. Das Erreichen der Mindestanforderung wird mit 0 Punkten bewertet. Eine Überschreitung der Mindestanforderung wird positiv bewertet. Weiterführende Angaben zu den einzelnen Kriterien sind den Bewerbungsunterlagen zu entnehmen. Aus der so ermittelten Gesamtpunktzahl wird eine Rangfolge der Teilnahmeanträge aufgestellt. Die zu erreichende Punktzahl ergibt sich aus der Multiplikation der erreichten Punktzahl mit der zugehörigen Gewichtung. Maximal 5 Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Im Fall, dass nach Auswertung der oben genannten Kriterien mehrere Anträge gleich platziert sind bzw. den gleichen Punktestand aufweisen und somit die maximale Anzahl von 5 Bewerben überschrittenen wird, werden zur Entscheidung die Eignungskriterien nach der angegebenen Priorität herangezogen. Die Priorität kann den Bewerbungsunterlagen entnommen werden.

Sollte im Anschluss weiterhin kein eindeutiger Gewinner feststehen, wird das nächste Kriterium zur Entscheidung herangezogen. Diese Vorgehensweise wird bis zu einer Ergebnisfindung angewendet. Sollte es nach Berücksichtigung aller Kriterien weiterhin zu einer Pattsituation kommen, entscheidet das Los zwischen den gleich platzierten Teilnahmeanträgen. Die genauen Bedingungen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DE811225433
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/ausschreibung1.html 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 7219264049 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 7219263985 📠
Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“

Quelle: OJS 2018/S 018-036674 (2018-01-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-09-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wurde die Beschaffung, Einführung und Implementierung eines CAFM-Systems.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-09-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-10-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 189-426678
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 018-036674
ABl. S-Ausgabe: 189
Zusätzliche Informationen

Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen. Daher wird der endgültige Auftragswert nicht mitgeteil.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wurde die Beschaffung, Einführung und Implementierung eines CAFM-Systems. Die Universität Heidelberg suchte einen Auftragnehmer, der eine Standard CAFM-Software für die einheitliche und standortübergreifende IT-gestützte Verwaltung aller Liegenschaften der Universität anbietet. Darin enthalten muss das Projektmanagement der Einführung, Anpassung der Software, Datenübernahme aus Altsystemen im Test-, Entwicklungs- und der anschließenden Produktionsumgebung, Mitarbeiterschulungen, Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen innerhalb der Universitären-Systemlandschaft sowie der Programmdokumentation sein. Das CAFM-System muss modular aufgebaut sein und folgende Prozesse und Funktionen anbieten:

— Flächenmanagement (Verwaltung der Flächen und Stammdaten der Liegenschaften, Gebäude, Grundstücke, Außenflächen, Stockwerke, Räume und Raumbelegungen),

— AutoCAD-Anbindung mit Import der Räume mit Raumdetails sowie der Außenflächen,

— Integrierter CAD-Viewer zur Visualisierung von Datenbankinformationen und CAD Plänen ohne AutoCAD Lizenz,

— Mietvertragsverwaltung/Nutzungsüberlassungen der Räume,

— Reinigungsmanagement,

— Inventarmanagement (technische Gebäudeausstattung wie Brandmelder und motorische Türen),

— Parkplatzverwaltung,

— Schließanlagen/Schlüsselverwaltung (elektronischer Karte oder Schlüssel),

— Anfragen eines Nutzers und Aufträge einer baulichen Veränderung oder Instandsetzungsarbeiten,

— Standardmodul zur Konfiguration benutzerdefinierter Arbeitsprozesse, Berichte und Eingabemasken sowiebenutzerdefinierter Felder auf Bedarf der Universität,

— Benutzerdefinierter Berichte und Erinnerungsfunktionen können vom Anwender selbst erstellt bzw. eingestellt werden,

— Schnittstellen,

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Personendaten (Mitarbeiter, Studenten),

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Dienststellen/Organisationseinheiten,

— Unidirektionaler regelmäßiger Import Kundendatensatz von SAP Business One,

— Unidirektionaler regelmäßiger Export Zugangsberechtigung elektronische Schließanlage,

— Unidirektionaler regelmäßiger Export geänderter, neuer oder gelöschter Gebäude, Stockwerks- und Raumdaten sowie Raumbelegungsdaten,

— Ablösung der aktuell verwendeten Softwaresysteme und damit verbundene Datenimporte der Gebäude, Stockwerks, Raum und Raumbelegungsdaten sowie die Daten der zentralen Parkplatzverwaltung.

(Parkplatzausgaben) aus der Datenbank des Bereiches Dezernat 3. Die Daten der Schlüsselverwaltung(Zylinder, Schlüssel, Zugangsberechtigung und Schlüsselausgaben, Verweis auf Räume) sowie der Gebäude, Stockwerks und Raumdaten der Datenbank im Zentralbereich Neuenheimer Feld müssen in die CAFM-Software übernommen werden.

— Überlassung der Software mit uneingeschränkter Laufzeit und uneingeschränkte Nutzungsrechte für vorgenommene Anpassungen (Konfiguration, Customizing),

— Überlassung von Nutzerhandbüchern und der Software-Dokumentation,

— Planung und Realisierung sowie Durchführung der Migration der Altdatenbestände,

— Installation, Konfiguration, Customizing, Integration der einzelnen Softwarekomponenten,

— Herstellen und Anpassen von Schnittstellen,

— Durchführung von Schulungen,

— Mitwirkung bei der Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft,

— Systemservice.

Das CAFM-System musste im Regelbetrieb ohne Performanceveränderungen den Nutzern zum Anzeigen und Bearbeiten der Daten folgende Datensätze zur Verfügung stellen: 185 Gebäude mit BGF 850 000 m

Beschreibung der Optionen:

Grundsätzlich sind alle in der Anlage „191219 v0.5 Kostenermittlung“ und Anlage „Uni-HD.2017.480-v0.3Computer Aided Facility Management Software Angebotseinholung“ mit Eventualpositionen gekennzeichneten Positionen als optionale Leistung zu verstehen, die bei Bedarf durch den Auftraggeber gebucht werden können. Eine endgültige Festlegung ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich. Eine Verpflichtung zur Abnahme dieser Positionen besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich vor, in den ersten zwei Jahren nach Fertigstellung des Projektes folgende Eventualpositionen ohne Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens über den Auftragnehmer bei Bedarf zu beziehen.

— Kauf zusätzlicher Lizenzen zur Erweiterung und Ergänzung des Projekts.

Ein entsprechendes Lizenzmodell ist den Angebotsunterlagen beizufügen

— Ergänzung / Erweiterung der angebotenen Softwarelösung (Module oder Prozesse):

Der Auftragswert liegt bei maximal 100 000 EUR pro Jahr (brutto). Die Kosten für einen Softwareberaters/Projektleiters und Softwareentwicklers sind in der Anlage „Kostenermittlung“ zu hinterlegen. Ggf. anfallende Preissteigerungen durch Lohnkostenerhöhungen sind zulässig. Die Lohnkostenerhöhungen sind nachzuweisen. Es ist zu beachten, dass diese Tagessätze wiederum für ein weiteres Jahr gelten.

— Standard App:

In Ergänzung des Arbeitsprozesses Anfrage und Beauftragung von baulichen Veränderungen ist eine StandardApp (für dezentral arbeitende Handwerker und Techniker) optional anzubieten.

— Schulung Endanwender gemäß Lastenheft Abschnitt 13.4:

—— Raumverwaltung, CAD Viewer

—— Schlüsselverwaltung

—— Benutzerdefiniertes Berichtswesen und Erinnerungsfunktion

— Schulung Endanwender gemäß Lastenheft Abschnitt 13.5:

—— Inventarverwaltung

—— Anfrage Instandsetzungsarbeit und Beauftragung

— Datenmigrationen und Schnittstellen gemäß Abschnitt 2.2,3,4, 6, 9, 10, 11 Lastenheft (180108 v 0.21Lastenheft einer Computer Aided Facility Management Software (CAFM))

—— Webservice unidirektionale Import (regelmäßig – bei neuen oder geänderten Daten) der Personendaten(Mitarbeiter, Studenten) aus dem führenden System (gemäß Anlage „191219 V0.5 Kostenermittlung“ Position10.1).

—— Optional – Webservice unidirektionale Import (regelmäßig – bei neuen oder geänderten Daten) der Dienststellen (gemäß Anlage Kostenermittlung Position 10.2).

—— Webservice unidirektionale Export (regelmäßig – bei neuen oder geänderten Daten) der geänderten Gebäude-, Stockwerks-, Raum- und Raumbelegungsdaten per Web Service, xml oder csv Format für weitereSoftwareanwendungen, die in der Universität Heidelberg eingesetzt werden (gemäß Anlage „191219 V0.5 Kostenermittlung“ Position 10.3).

—— Export einer csv Datei (unidirektional) CAFM->csv->elektronische Schließung (gemäß Anlage „191219 V0.5 Kostenermittlung“ Position 10.4).

—— Webservice unidirektionale Import (regelmäßig – bei neuen oder geänderten Daten aus SAP Business One)Kontaktdaten (gemäß Anlage „191219 V0.5 Kostenermittlung“ Position 10.5).

— Modul Anfrage und Auftrag der Instandsetzung- und Instandhaltungsarbeiten gemäß Abschnitt 2.1, 7, 8, 9 Lastenheft (180108 v 0.21 Lastenheft einer Computer Aided Facility Management Software (CAFM)) inklusive Webformular (mindestens 5 000 St. Anfragen pro Jahr) sofern die Anwendung nicht zu 100 % webfähig ist.

—— Webanfrage (5 000 St. pro Jahr)

Zusätzliche Informationen:

Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen. Daher wird der endgültige Auftragswert nicht mitgeteil.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Arbeitsprozesse definieren (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 1400
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erinnerungsfunktion (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 800
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Benutzerberechtigung (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 2000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Customizing (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 12000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technische Rahmenbedingungen (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Datenbank (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 600
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Authentifizierung Active Directory (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspun
Qualitätskriterium (Gewichtung): 400
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entwicklungsplanung der Software (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkt
Qualitätskriterium (Gewichtung): 2700
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entwicklungsmöglichkeiten (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Datenschutz - Dantesicherheit (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 300
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektplan (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Hilfssystem - Bedienbarkeit (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Sprachen (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 1000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): AutoCAD (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 700
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lizenzen (Berechnung in Anlehnung an die in Anlehnung an die „Erweiterten Richtwertmethode“, UfAB VI, max. zu erreichende Leistungspunkte (= Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 200
Preis (Gewichtung): nach UfAB VI

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-09-25 📅
Name: Planon GmbH
Postanschrift: Wilhelm-Leuschner-Str. 79
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60329
Land: Deutschland 🇩🇪
Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Telefon: +49 7219268730 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Quelle: OJS 2018/S 189-426678 (2018-09-28)

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