Veranstaltungsagentur für die EU-Stukturfonds

Sächsisches Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr

Offenes Verfahren zur Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen einer „Veranstaltungsagentur für die EU-Strukturfonds in der Förderperiode 2014 bis 2020 im Freistaat Sachsen“ Los 1.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-05-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-04-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BESTFALL GmbH Agentur für Public Relations

Wer?

• Sächsisches Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr

Wie?

Wo?

• Deutschland › Sachsen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-04-20	Auftragsbekanntmachung
2018-05-25	Ergänzende Angaben
2018-08-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Referenznummer: SMWA-2018-0006
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Sachsen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsisches Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Wilhelm-Buck-Str. 2
Postleitzahl: 01097
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.smwa.sachsen.de 🌏
E-Mail: auftragswesen@smwa.sachsen.de 📧
Telefon: +49 351564-8135 📞
Fax: +49 351564-8109 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1623daa29e3-38a50a2d9b8a28b2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-20 📅
Einreichungsfrist: 2018-05-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 078-174455
ABl. S-Ausgabe: 78
Zusätzliche Informationen

Es findet eine Losaufteilung statt. Das weitere Los soll im Wesentlichen Vortrags-, Moderations- und Dolmetscherleistungen umfassen. Dieses Los soll nach § 3 Abs. 9 der VgV nach nationalem Vergaberecht vergeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ein Bestandteil der Kommunikationsstrategie zu den Strukturfonds in Sachsen ist die Durchführung von Veranstaltungen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen. Der Auftrag ist in 2 Lose geteilt. Der Auftraggeber beabsichtigt mit dem hier ausgeschriebenen Los, eine Vereinbarung über die Durchführung von Veranstaltungen abzuschließen. Die Vereinbarung beinhaltet Rahmenvereinbarungsleistungen. Innerhalb dieser Rahmenvereinbarung werden Einzelaufträge für die jeweiligen Veranstaltungen oder Aktionen ausgelöst.

Die im Los 1 ausgeschriebenen Veranstaltungselemente können Bestandteil der nachfolgend genannten beispielhaft aufgezählten Veranstaltungstypen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen sein:

— Halbtägige oder ganztägige Fachtagungen zu verschiedenen Themenbereichen der Förderung,

— Jahreskonferenzen zur Strukturfondsförderung zu verschiedenen Themen mit EFRE- und/oder ESF-Bezug,

— Messeteilnahmen oder Teilnahmen an Veranstaltungen Dritter (z. B. mit eigenen Ständen oder in Kooperation mit Dritten wie z. B. mit der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank),

— Infostände (bei Veranstaltungen, Messen, im öffentlichen Raum),

— Aktionsstände mit Verteilung von Informations- und Werbematerial, Quiz, Einsatz des EU-Maskottchens, Filmpräsentationen, sonstige „bunte“ Aktionen (beispielsweise zum Tag der Sachsen).

Die Veranstaltungen finden im Freistaat Sachsen an verschiedenen Orten statt.

Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist zum einen ein Basismodul:

— Modul 1: Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen).

Darüber hinaus gibt es folgende weitere Module:

— Modul 2: Bereitstellung von Hostessen/Hosts,

— Modul 3: Catering,

— Modul 4: Technik,

— Modul 5: Ausstattung I – Druckerzeugnisse/ Zubehör,

— Modul 6: Ausstattung II – Messebau/ Zubehör,

— Modul 7: Entsorgung und Transport von Messe- und Veranstaltungsmaterial,

— Modul 8: Transport von Personen.

Das weitere Los soll im Wesentlichen Vortrags-, Moderations- und Dolmetscherleistungen umfassen. Dieses Los soll nach § 3 Abs. 9 der VgV nach nationalem Vergaberecht vergeben werden.

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag um weitere 24 Monate zu verlängern Diese Option ist vom Auftraggeber spätestens bis drei Monate vor Ablauf des 24-monatigen Vertragslaufzeitraumes auszuüben.

Beschreibung der Optionen:

Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag um weitere 24 Monate zu verlängern Diese Option ist vom Auftraggeber spätestens bis 3 Monate vor Ablauf des 24-monatigen Vertragslaufzeitraumes auszuüben.

Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: EFRE 2017/12 ESF 201735
Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Freistaat Sachsen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind mit dem Angebot folgende Angaben und Erklärungen vorzulegen:

Der Bieter hat jahresbezogene Angaben über den Gesamtumsatz (brutto) des Unternehmens, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Wege einer Eigenerklärung anzugeben.

Soweit der Bieter noch keine 3 Jahre am Markt tätig ist, genügen Angaben aus der bisherigen Tätigkeit. Es ist gesondert und unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass das betreffende Unternehmen seit weniger als drei Jahren besteht.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters sind mit dem Angebot mindestens zwei Referenzen von in den letzten 5 Jahren vor dem Termin zur Angebotsabgabe abgeschlossenen Aufträgen/Projekten vorzulegen.

Die Aufträge/Projekte, die als Referenz herangezogen werden, müssen insgesamt folgende erbrachten Leistungen beinhalten:

Konzipierung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit mindestens 200 Teilnehmern einschließlich der inhaltlichen Vorbereitung.

Die Referenzen sind in Form einer Liste der durchgeführten Aufträge/Projekte mit Angabe von:

— Auftraggeber bzw. Projektgeber (inklusive Ansprechpartner),

— Kurze Beschreibung des Gegenstandes des Auftrages/Projektes,

— Umsetzungszeitraum des Auftrages/Projektes.

— Teilnehmerzahl zu benennen.

Mindeststandards:

Die Aufträge/Projekte, die als Referenz herangezogen werden, müssen insgesamt folgende erbrachten Leistungen beinhalten:

Konzipierung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit mindestens 200 Teilnehmern einschließlich der inhaltlichen Vorbereitung.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sowie Ergänzungen in den Vertragsunterlagen. Mit dem Angebot ist eine Erklärung zur Zahlung von Mindestentgelten sowie zur Vereinbarung zusätzlicher Vertragsbedingungen vorzulegen. Im Fall der Angebotsabgabe einer Bietergemeinschaft ist diese Erklärung von jedem an der Bietergemeinschaft beteiligten Mitglied mit dem Angebot vorzulegen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-07-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2018-05-29 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00
Zusätzliche Informationen: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.smwa.sachsen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1623daa29e3-38a50a2d9b8a28b2 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3800 📞
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2018/S 078-174455 (2018-04-20)

Ergänzende Angaben (2018-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-05-25 📅
Einreichungsfrist: 2018-06-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 101-231548
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 078-174455
ABl. S-Ausgabe: 101
Quelle: OJS 2018/S 101-231548 (2018-05-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-08-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 550229.31 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 167-381088
ABl. S-Ausgabe: 167
Zusätzliche Informationen

Es findet eine Losaufteilung statt. Das weitere Los soll im Wesentlichen Vortrags-, Moderations- und Dolmetscherleistungen umfassen. Dieses Los soll nach § 3 Absatz 9 der VgV nach nationalem Vergaberecht vergeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ein Bestandteil der Kommunikationsstrategie zu den Strukturfonds in Sachsen ist die Durchführung von Veranstaltungen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen. Der Auftrag ist in 2 Lose geteilt. Der Auftraggeber beabsichtigte mit dem hier ausgeschriebenen Los, eine Vereinbarung über die Durchführung von Veranstaltungen abzuschließen. Die Vereinbarung beinhaltet Rahmenvereinbarungsleistungen. Innerhalb dieser Rahmenvereinbarung werden Einzelaufträge für die jeweiligen Veranstaltungen oder Aktionen ausgelöst. Die im Los 1 ausgeschriebenen Veranstaltungselemente können Bestandteil der nachfolgend genannten beispielhaft aufgezählten Veranstaltungstypen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen sein:

— Messeteilnahmen oder Teilnahmen an Veranstaltungen Dritter (z. B. mit eigenen Ständen oder in Kooperation mit Dritten wie z.B. mit der Sächsischen Aufbaubank - Förderbank -),

—mit Verteilung von Informations- und Werbematerial, Quiz, Einsatz des EU-Maskottchens, Filmpräsentationen, sonstige „bunte“ Aktionen (beispielsweise zum Tag der Sachsen).

Die Veranstaltungen finden im Freistaat Sachsen an verschiedenen Orten statt. Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist zum einen ein Basismodul:

— Modul 5: Ausstattung I - Druckerzeugnisse/ Zubehör,

— Modul 6: Ausstattung II - Messebau/ Zubehör,

— Modul 8: Transport von Personen. Das weitere Los wird im Wesentlichen Vortrags-, Moderations- und Dolmetscherleistungen umfassen. Dieses Los soll nach § 3 Absatz 9 der VgV nach nationalem Vergaberecht vergeben werden.

Beschreibung der Optionen:

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt 24 Monate. Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag um weitere 24 Monate zu verlängern Diese Option ist vom Auftraggeber spätestens bis 3 Monate vor Ablauf des 24-monatigen Vertragslaufzeitraumes schriftlich auszuüben.

Zusätzliche Informationen:

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Veranstaltungskonzept Auftaktveranstaltung Europa in meiner Region
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60,00
Preis (Gewichtung): 40,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-07-30 📅
Name: BESTFALL GmbH Agentur für Public Relations
Postanschrift: An der Fahrt 13
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55124
Land: Deutschland 🇩🇪
Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 550229.31 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Referenz
Zusätzliche Informationen

„Der unter II.1.7) sowie V.2.4) angegebene Wert berücksichtigt den Abschluss von Rahmenvereinbarungen über die Vertragslaufzeit. Den Auftragswerten der Rahmenvereinbarungen liegen die geschätzten Abnahmemengen in der Vertragslaufzeit zugrunde.“

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Auf §§ 160 ff des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) wird verwiesen. Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1) gegen § 134 GWB verstoßen hat oder;

2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2018/S 167-381088 (2018-08-30)

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