Beschreibung der Beschaffung
Die MPG führt jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Teil des Vergabegegenstands ist die Organisation und Durchführung durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragte Jahresversammlungen (erstmals für die Jahresversammlung 2021). Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der MPG. Die Veranstaltung hat ca. 500-600 Teilnehmer (insb. Mitglieder und Beschäftigte der MPG sowie hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft). Die Jahresversammlung findet grundsätzlich an wechselnden Veranstaltungsorten und jedes Jahr in einem anderen Bundesland statt, alle 4 bis 5 Jahre ist der Veranstaltungsort jedoch das Tagungshaus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt sich jeweils aus verschiedensten Gremiensitzungen für einen beschränkten Teilnehmerkreis mit gesonderter Zugangsberechtigung sowie Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle Gäste zusammen. Den Abschluss jeder Jahresversammlung bildet die Festversammlung mit anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity eingeladen werden.
Die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
Erstellung und Hosting einer Veranstaltungshomepage
Bereitstellung und Betreuung einer Online-Registrierung und daraus resultierenden Aufgaben für das Einladungsmanagement
Gestaltung und Produktion von Druckprodukten (Einladung, Programmheft, Programmkarten, Eintrittskarten, Banner etc.) und gegebenenfalls Kuvertierung und Konfektionierung;
Empfehlung eines geeigneten Grafikers für die anfallenden Arbeiten
Recherche und Buchung von Hotelkontingenten in verschiedenen Kategorien, Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten,
Organisation sämtlicher technischer Anforderungen
Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort
Organisation des gesamten erforderlichen Caterings gemäß den Bewirtungsregeln des Öffentlichen Dienstes
Organisation sonstiger Infrastruktur, z. B. Bustransfers, Sanitätsdienst, Sicherheitsmaßnahmen oder Blumenschmuck
Ausgestaltung sowie technische und organisatorische Betreuung der Abendveranstaltungen, z. B. Buchung von Moderatoren und Musikensembles, Erstellung von Filmen, Slideshows etc., Klärung von Protokollfragen,
Planung, Gestaltung und Produktion einer Ausstellung mit Informationen zu den Max-Planck-Instituten vor Ort,
Planung, Engagement und Betreuung von Hilfspersonal, Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive Unterhaltung eines Tagungsbüros, Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer, Budgetführung und Abrechnung.
Außerhalb der Jahresversammlung können auf Abruf weitere Veranstaltungen anstehen. In einem solchen Falle sind insbesondere folgende Aufgaben umfasst:
Erstellung eines Konzeptes für die Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung
Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten
Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung Bereitstellung einer Veranstaltungshomepage und einer Online-Registrierung sowie bei Bedarf einer Möglichkeit zur telefonischen Anmeldung
Planung, Organisation und Betreuung von künstlerischen Auftritten Planung, Organisation und Kontrolle evtl. benötigter Transfers oder Busshuttles Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal
Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern Budget- und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung Betreuung vor Ort
Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen zu erbringen.
Zu den Leistungsdetails der Jahresversammlung sowie der weiteren Veranstaltungen vgl. Kapitel 5.4 und 5.5
Der Vergabeunterlage (VU).
Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung der MPG zu erledigen.