Das Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, einen kompetenten und erfahrenen Anbieter für die umfangreichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einer effektiven Organisation, die Durchführung und bedarfsweise auch medialen Ausgestaltung (Präsentationen, Trailer, filmische Dokumentation) von repräsentativen Veranstaltungen im Wissenschaftsbereich (insbesondere die regelmäßig stattfindenden Jahresversammlungen sowie Festakte zu Jubiläen, Preisverleihungen u. ä.) im kleinen und großen Rahmen zu finden. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der MPG. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Organisation und Durchführung der jährlich nach 2020 stattfindenden und durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragten Mitgliederversammlung (Jahresversammlung).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-31.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-28.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2018-06-28) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 8407090222/2017/Veranstaltungsorganistion
Kurze Beschreibung:
Das Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, einen kompetenten und erfahrenen Anbieter für die umfangreichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einer effektiven Organisation, die Durchführung und bedarfsweise auch medialen Ausgestaltung (Präsentationen, Trailer, filmische Dokumentation) von repräsentativen Veranstaltungen im Wissenschaftsbereich (insbesondere die regelmäßig stattfindenden Jahresversammlungen sowie Festakte zu Jubiläen, Preisverleihungen u. ä.) im kleinen und großen Rahmen zu finden. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der MPG. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Organisation und Durchführung der jährlich nach 2020 stattfindenden und durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragten Mitgliederversammlung (Jahresversammlung).
Das Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, einen kompetenten und erfahrenen Anbieter für die umfangreichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einer effektiven Organisation, die Durchführung und bedarfsweise auch medialen Ausgestaltung (Präsentationen, Trailer, filmische Dokumentation) von repräsentativen Veranstaltungen im Wissenschaftsbereich (insbesondere die regelmäßig stattfindenden Jahresversammlungen sowie Festakte zu Jubiläen, Preisverleihungen u. ä.) im kleinen und großen Rahmen zu finden. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der MPG. Wesentlicher Teil der Leistung ist die Organisation und Durchführung der jährlich nach 2020 stattfindenden und durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragten Mitgliederversammlung (Jahresversammlung).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation📦 Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland
🏙️
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Entfällt
Referenz Daten
Absendedatum: 2018-06-28 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-30 📅
Datum des Beginns: 2019-01-01 📅
Datum des Endes: 2024-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 124-283196
ABl. S-Ausgabe: 124
Zusätzliche Informationen
1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die MPG führt jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Teil des Vergabegegenstands ist die Organisation und Durchführung durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragte Jahresversammlungen (erstmals für die Jahresversammlung 2021). Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der MPG. Die Veranstaltung hat ca. 500 – 600 Teilnehmer (insb. Mitglieder und Beschäftigte der MPG sowie hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft). Die Jahresversammlung findet grundsätzlich an wechselnden Veranstaltungsorten und jedes Jahr in einem anderen Bundesland statt, alle vier bis fünf Jahre ist der Veranstaltungsort jedoch das Tagungshaus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt sich jeweils aus verschiedensten Gremiensitzungen für einen beschränkten Teilnehmerkreis mit gesonderter Zugangsberechtigung sowie Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle Gäste zusammen. Den Abschluss jeder Jahresversammlung bildet die Festversammlung mit anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity eingeladen werden.
Die MPG führt jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Teil des Vergabegegenstands ist die Organisation und Durchführung durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragte Jahresversammlungen (erstmals für die Jahresversammlung 2021). Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der MPG. Die Veranstaltung hat ca. 500 – 600 Teilnehmer (insb. Mitglieder und Beschäftigte der MPG sowie hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft). Die Jahresversammlung findet grundsätzlich an wechselnden Veranstaltungsorten und jedes Jahr in einem anderen Bundesland statt, alle vier bis fünf Jahre ist der Veranstaltungsort jedoch das Tagungshaus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt sich jeweils aus verschiedensten Gremiensitzungen für einen beschränkten Teilnehmerkreis mit gesonderter Zugangsberechtigung sowie Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle Gäste zusammen. Den Abschluss jeder Jahresversammlung bildet die Festversammlung mit anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity eingeladen werden.
Die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
Erstellung und Hosting einer Veranstaltungshomepage,
Bereitstellung und Betreuung einer Online-Registrierung und daraus resultierenden Aufgaben für das Einladungsmanagement,
Gestaltung und Produktion von Druckprodukten (Einladung, Programmheft, Programmkarten, Eintrittskarten, Banner etc.) und gegebenenfalls Kuvertierung und Konfektionierung;
Empfehlung eines geeigneten Grafikers für die anfallenden Arbeiten,
Recherche und Buchung von Hotelkontingenten in verschiedenen Kategorien, Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten,
Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort,
Organisation des gesamten erforderlichen Caterings gemäß den Bewirtungsregeln des Öffentlichen Dienstes,
Organisation sonstiger Infrastruktur, z.B. Bustransfers, Sanitätsdienst, Sicherheitsmaßnahmen oder Blumenschmuck,
Ausgestaltung sowie technische und organisatorische Betreuung der Abendveranstaltungen, z.B. Buchung von Moderatoren und Musikensembles, Erstellung von Filmen, Slideshows etc., Klärung von Protokollfragen,
Planung, Gestaltung und Produktion einer Ausstellung mit Informationen zu den Max-Planck-Instituten vor Ort,
Planung, Engagement und Betreuung von Hilfspersonal, Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive Unterhaltung eines Tagungsbüros, Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer, Budgetführung und Abrechnung.
Außerhalb der Jahresversammlung können auf Abruf weitere Veranstaltungen anstehen. In einem solchen Falle sind insbesondere folgende Aufgaben umfasst:
Erstellung eines Konzeptes für die Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung
Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten
Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung Bereitstellung einer Veranstaltungshomepage und einer Online-Registrierung sowie bei Bedarf einer Möglichkeit zur telefonischen Anmeldung
Planung, Organisation und Betreuung von künstlerischen Auftritten Planung, Organisation und Kontrolle evtl. benötigter Transfers oder Busshuttles Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal;
Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern Budget- und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung Betreuung vor Ort
Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen zu erbringen.
Zu den Leistungsdetails der Jahresversammlung sowie der weiteren Veranstaltungen vgl. Kapitel 5.4 und 5.5 der Vergabeunterlage (VU).
Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung der MPG zu erledigen.
Zusätzliche Informationen:
1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung
Hofgartenstraße 8
80539 München
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)
Es wird auf die ausführlichen Hinweise und Mindestanforderungen unter Ziff. 3.3. VU verwiesen:
Individuelles Anschreiben
Erklärung zur Teilnahme am Vergabeverfahren (Anlage 1)
Erklärungen zur Bewerber-/Bietergemeinschaft (Anlage 2)
Angaben/Verzeichnis über Teilleistungen anderer Unternehmen (Analge 3)
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Anlage 4)
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 5)
Unternehmensdarstellung (Anlage 6)
Eigenerklärung zur Berufs-/Handelsregistereintragung (Anlage 7)
Umsatzdarstellung (Anlage 8)
Eigenerklärung/Nachweis über Abschluss einer entsprechenden Berufs-/ Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 9)
Eigenerklärung zur durchschnittlichen Anzahl der jährlich Beschäftigten (Anlage 10)
Verpflichtungserklärungen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß Datenschutzgrundverordnung (Anlage 12)
Individuelle Darstellung von Unternehmensreferenzen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Alle Kapitel- und Anlagen verweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU).
1) Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Kapitel 4.3 i. V. m. Anlage 12) [XK-01]
2) Hinweis: Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die nachgenannten kritischen Aufgaben.
Diese müssen direkt vom Bewerber selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft ausgeführt werden (vgl. § 47 Abs. 5 VgV).
Unter das Selbstausführungsgebot fallen hier folgende kritische Aufgaben:
— die Projektkoordination und -leitung insgesamt,
— die Betreuung vor Ort,
— die Side Inspections,
— die Durchführung eines regelmäßigen Jour fixe sowie
— die Bereitstellung eines Ansprechpartners bei Problemen.
Näheres dazu vgl. Kapitel 2.2 der Vergabeunterlage und nachfolgend Ziff. VI.3).
Verfahren
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
Es handelt sich nach Art. 4 lit.d) der Richtlinie 2014/24/EU um eine sog. Besondere Dienstleistung i.S.v. Anhang XIV. Gemäß § 65 Abs. 2 VgV darf die Laufzeit eines Rahmenvertrages 6 Jahre betragen.
Hauptmerkmale des Vergabeverfahrens:
Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 17 VgV i. V. m. §§ 64,65 VgV). vgl. auch weitere Ausführungen zur Auswahl der Bewerber unter Ziffer VI.3. und Kapitel 3.4 der VU.
Für die unter Ziffer III.1.4 geforderten Erklärungen stellt der Auftraggeber unter dem benannten Internet-Link die für den Teilnahmeantrag zu verwendenden Formblätter/Vordrucke zur Verfügung, es sei denn es wird eine individulle Ausführung verlangt.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Sachgebiet Vergabemanagement
Internetadresse: www.mpg.de🌏
Referenz Zusätzliche Informationen
I. Ablauf des Vergabeverfahrens und Auswahl
Interessierte Unternehmen sind aufgerufen, sich in der ersten Stufe durch die Einreichung eines Teilnahmeantrages nach Maßgabe der vorliegenden Bedingungen für die weitere Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben. Nach Ablauf der Teilnahmefrist (vgl. IV 2.2) werden die fristgerecht eingegangen Bewerbungen einer Eignungsprüfung unterzogen und anhand der Eignungskriterien beurteilt (vgl. Kapitel 3.4 VU).
Interessierte Unternehmen sind aufgerufen, sich in der ersten Stufe durch die Einreichung eines Teilnahmeantrages nach Maßgabe der vorliegenden Bedingungen für die weitere Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben. Nach Ablauf der Teilnahmefrist (vgl. IV 2.2) werden die fristgerecht eingegangen Bewerbungen einer Eignungsprüfung unterzogen und anhand der Eignungskriterien beurteilt (vgl. Kapitel 3.4 VU).
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Die geforderten Unternehmensreferenzen werden bei Erfüllung der Mindestanforderungen bewertet. (vgl. auch Kapitel 3.3.5.3 der VU)
Es erfolgt eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Referenzen. Die Referenzen werden dabei basierend auf dem Bewertungssystem vergleichend mit 0 bis 4 Punkten bewertet (vgl. Kapitel 3.4.2.2.) Gleichwertige Darstellungen erhalten jeweils gleichviele Punkte. Die Teilnahmeanträge werden dann in Abhängigkeit der einzelnen Beurteilungsergebnisse in eine Rangreihenfolge gebracht.
Es erfolgt eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Referenzen. Die Referenzen werden dabei basierend auf dem Bewertungssystem vergleichend mit 0 bis 4 Punkten bewertet (vgl. Kapitel 3.4.2.2.) Gleichwertige Darstellungen erhalten jeweils gleichviele Punkte. Die Teilnahmeanträge werden dann in Abhängigkeit der einzelnen Beurteilungsergebnisse in eine Rangreihenfolge gebracht.
Zu Beginn der zweiten Stufe werden mindestens die 3 bestplatzierten Bewerber (Plätze 1 bis 3 der ersten Stufe) des Verfahrens zur Einreichung eines Erstangebotes aufgefordert (vgl. Kapitel 4 VU).
Nach fristgerechtem Eingang und anschließender Öffnung der Erstangebote wird / werden eine - bei Bedarf auch mehrere - Verhandlungsrunde(n) durchgeführt. Nach Aufforderung und Einholung der finalen Angebote wird die Zuschlagsentscheidung anhand der der Vergabeunterlage abgebildeten Bewertungsmethode herbeigeführt (vgl. 4.4 VU).
Nach fristgerechtem Eingang und anschließender Öffnung der Erstangebote wird / werden eine - bei Bedarf auch mehrere - Verhandlungsrunde(n) durchgeführt. Nach Aufforderung und Einholung der finalen Angebote wird die Zuschlagsentscheidung anhand der der Vergabeunterlage abgebildeten Bewertungsmethode herbeigeführt (vgl. 4.4 VU).
II.Geforderte Mindeststandards:
1) Anzahl der jährlich Beschäftigten:
Im Hinblick auf den hier bestehenden Auftrag wird als Mindestanforderung eine durchgehende durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2015, 2016, 2017) von mindestens 15 Beschäftigten (in Vollzeitäquivalenten, VZÄ) gefordert.
Im Hinblick auf den hier bestehenden Auftrag wird als Mindestanforderung eine durchgehende durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2015, 2016, 2017) von mindestens 15 Beschäftigten (in Vollzeitäquivalenten, VZÄ) gefordert.
2) Versicherungssummen:
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter höhe. Die Versicherungssumme muss dabei
— für Personen- und Sachschäden mindestens 2 Mio. EUR (2-fach maximiert pro Jahr) sowie
— für Vermögensschäden mindestens 500 000 EUR (2-fach maximiert pro Jahr)
Betragen.
3) Unternehmensreferenzen:
Verlangt wird die Benennung von:
a) mindestens 3 Referenzen für die Durchführung von zentralen Veranstaltungen inklusive Einladungsmanagement, Konzepterstellung und Organisation entweder für eine Forschungseinrichtung oder im Wissenschaftsbereich (öffentliche oder private Auftraggeber)
a) mindestens 3 Referenzen für die Durchführung von zentralen Veranstaltungen inklusive Einladungsmanagement, Konzepterstellung und Organisation entweder für eine Forschungseinrichtung oder im Wissenschaftsbereich (öffentliche oder private Auftraggeber)
Sowie
b) mindestens 1 Referenz über eine Veranstaltung, die bezüglich Aufgaben, Umfang und Größe im Leistungsprofil (insbesondere mehr als 500 internationale Tagungsteilnehmer und mehrere Teilprojekte innerhalb der Tagung) dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt möglichst nahe kommt.
b) mindestens 1 Referenz über eine Veranstaltung, die bezüglich Aufgaben, Umfang und Größe im Leistungsprofil (insbesondere mehr als 500 internationale Tagungsteilnehmer und mehrere Teilprojekte innerhalb der Tagung) dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt möglichst nahe kommt.
Eine vom Bewerber genannte Referenz kann dabei – sofern zutreffend – zugleich zum Nachweis der Mindestanforderungen aus vorgenannter lit. a) als auch für die Mindestanforderungen aus lit. b) benannt werden.
Bewerber müssen diese Mindestanforderungen erfüllen, um geeignet zu sein. Bei Nichterfüllung der geforderten Mindestanforderungen wird der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen.
Die genannten Referenzen dürfen nicht vor dem 27.6.2012 abgeschlossen worden sein (Mindestbedingung für die Wertbarkeit einer Referenz); der Projektstart darf vor dem genannten Termin liegen.
III. Kündigungsoptionen
Nach Ablauf der 24-monatigen Basisvertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (1.1.2019), steht dem Auftraggeber ein ordentliches jährliches
Kündigungsrecht zu. Macht der Auftraggeber von seiner Kündigungsoption keinen Gebrauch, besteht der Vertrag «optional» fort («Optionslaufzeit») und endet spätestens mit Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit von 72 Monaten zum 31.12.2024, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns 1.1.2019.
Kündigungsrecht zu. Macht der Auftraggeber von seiner Kündigungsoption keinen Gebrauch, besteht der Vertrag «optional» fort («Optionslaufzeit») und endet spätestens mit Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit von 72 Monaten zum 31.12.2024, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns 1.1.2019.
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximillianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, muss der Bewerber/Bieter spätestens bis zum Ablauf der unter IV.2.2 mitgeteilten Frist gegenüber der Auftraggeberin bei der oben unter I. 1) benannten Kontaktstelle rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 2 und 3 GWB). Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, muss der Bewerber/Bieter spätestens bis zum Ablauf der unter IV.2.2 mitgeteilten Frist gegenüber der Auftraggeberin bei der oben unter I. 1) benannten Kontaktstelle rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 2 und 3 GWB). Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften
Haben Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin bei der oben unter I. 1) genannten Kontaktstelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bewerber/Bieter einen Antrag auf Einleitung eines Vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr.4 GWB nur innerhalb von 15 Kalendertagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Hält der Bieter die vorherig genannten Fristen nicht ein, ist eine spätere Anrufung der Vergabekammer aufgrund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ausgeschlossen.
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bewerber/Bieter einen Antrag auf Einleitung eines Vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr.4 GWB nur innerhalb von 15 Kalendertagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Hält der Bieter die vorherig genannten Fristen nicht ein, ist eine spätere Anrufung der Vergabekammer aufgrund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ausgeschlossen.
Die Auftraggeberin bittet darum, Rügen möglichst per E-Mail einzulegen. Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass es im eigenen Interesse des Bewerbers/Bieters liegt, Rügen schriftlich bzw. als E-Mail anzubringen und die Bevollmächtigung für die Einlegung der Rüge nachzuweisen.
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren
Die Auftraggeberin bittet darum, Rügen möglichst per E-Mail einzulegen. Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass es im eigenen Interesse des Bewerbers/Bieters liegt, Rügen schriftlich bzw. als E-Mail anzubringen und die Bevollmächtigung für die Einlegung der Rüge nachzuweisen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de📧
Fax: +49 8921081344 📠
Quelle: OJS 2018/S 124-283196 (2018-06-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-01-29) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018;
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018;
2) Teilnahmeanträge und Angebote können jeweils elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kapitel 1.9.1 der VU) oder auf dem Postweg bzw. direkt (siehe Kapitel 1.9.2 der VU) abgegeben werden. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die MPG führt jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Teil des Vergabegegenstands ist die Organisation und Durchführung durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragte Jahresversammlungen (erstmals für die Jahresversammlung 2021). Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der MPG. Die Veranstaltung hat ca. 500-600 Teilnehmer (insb. Mitglieder und Beschäftigte der MPG sowie hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft). Die Jahresversammlung findet grundsätzlich an wechselnden Veranstaltungsorten und jedes Jahr in einem anderen Bundesland statt, alle 4 bis 5 Jahre ist der Veranstaltungsort jedoch das Tagungshaus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt sich jeweils aus verschiedensten Gremiensitzungen für einen beschränkten Teilnehmerkreis mit gesonderter Zugangsberechtigung sowie Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle Gäste zusammen. Den Abschluss jeder Jahresversammlung bildet die Festversammlung mit anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity eingeladen werden.
Die MPG führt jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Teil des Vergabegegenstands ist die Organisation und Durchführung durch Einzelabruf während der Vertragslaufzeit beauftragte Jahresversammlungen (erstmals für die Jahresversammlung 2021). Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der MPG. Die Veranstaltung hat ca. 500-600 Teilnehmer (insb. Mitglieder und Beschäftigte der MPG sowie hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft). Die Jahresversammlung findet grundsätzlich an wechselnden Veranstaltungsorten und jedes Jahr in einem anderen Bundesland statt, alle 4 bis 5 Jahre ist der Veranstaltungsort jedoch das Tagungshaus der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt sich jeweils aus verschiedensten Gremiensitzungen für einen beschränkten Teilnehmerkreis mit gesonderter Zugangsberechtigung sowie Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle Gäste zusammen. Den Abschluss jeder Jahresversammlung bildet die Festversammlung mit anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity eingeladen werden.
Erstellung und Hosting einer Veranstaltungshomepage
Bereitstellung und Betreuung einer Online-Registrierung und daraus resultierenden Aufgaben für das Einladungsmanagement
Empfehlung eines geeigneten Grafikers für die anfallenden Arbeiten
Organisation sämtlicher technischer Anforderungen
Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort
Organisation des gesamten erforderlichen Caterings gemäß den Bewirtungsregeln des Öffentlichen Dienstes
Organisation sonstiger Infrastruktur, z. B. Bustransfers, Sanitätsdienst, Sicherheitsmaßnahmen oder Blumenschmuck
Ausgestaltung sowie technische und organisatorische Betreuung der Abendveranstaltungen, z. B. Buchung von Moderatoren und Musikensembles, Erstellung von Filmen, Slideshows etc., Klärung von Protokollfragen,
Planung, Organisation und Betreuung von künstlerischen Auftritten Planung, Organisation und Kontrolle evtl. benötigter Transfers oder Busshuttles Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal
Zu den Leistungsdetails der Jahresversammlung sowie der weiteren Veranstaltungen vgl. Kapitel 5.4 und 5.5
Der Vergabeunterlage (VU).
Zusätzliche Informationen: 1) Kündigungsoptionen vgl. Ziffer 1.6.1 der VU vom 21.6.2018;
Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-15 📅
Name: Eurokongress GmbH
Postanschrift: Schleißheimer Straße 2
Postort: München
Postleitzahl: 80333
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 892109860📞
E-Mail: info@eurokongress.de📧
Land: München, Kreisfreie Stadt
🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Ergänzende Informationen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Quelle: OJS 2019/S 021-046776 (2019-01-29)