VV 15/18 Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen

Hansestadt Wismar

Das Beschaffungsvorhaben ist in der Leistungsbeschreibung (Kapitel I.2) detailliert beschrieben. Ziel ist – soweit wie möglich – die Nutzung eines einheitlichen Verfahrens in der Verwaltung und der verwaltungsweite Einsatz der ausgewählten DMS-Lösung mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung und Postkorb-Workflow-Funktionen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-09-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-08-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Hansestadt Wismar

Wie?

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Nordwestmecklenburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-08-22	Auftragsbekanntmachung
2019-07-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-08-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hansestadt Wismar
Postanschrift: Am Markt 1
Postleitzahl: 23966
Postort: Wismar
Kontakt
Internetadresse: http://www.wismar.de 🌏
E-Mail: aqueisser@wismar.de 📧
Telefon: +49 38412511082 📞
URL der Dokumente: https://portal.evergabemv.de/E29194757 🌏
URL der Teilnahme: https://portal.evergabemv.de/E29194757 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-08-22 📅
Einreichungsfrist: 2018-09-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-08-23 📅
Datum des Beginns: 2019-05-01 📅
Datum des Endes: 2024-05-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 161-368527
ABl. S-Ausgabe: 161

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Verlängerungen: Sechs Verlängerungen jeweils für ein weiteres Jahr.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 23966 Wismar

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Namen und Anschrift des Bewerbers,

— Nachweis Vermögensschadenshaftpflicht, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

Bewertungskriterien:

— den anteiligen Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahrabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können,

— Anzahl Mitarbeiter des Bieters ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

Ausschlusskriterium:

— Sprache: alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER),

— Nennung einer Referenz (ab 2014) aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände, bei Projekten im Ausland vergleichbare Verwaltungsebene) mit > 300 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens 1 Fachverfahren mit einer DMS-Lösung auf Basis MS-SQL-Server oder Oracle bzw. MySQL DB integriert hat. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet! Es werden nach Referenzen gefragt, bei denen erste Umsetzungen mit der DMS-Lösung bereits erfolgreich durchgeführt wurden und sich das DMS daher im produktiven Einsatz befindet.

Bewertungskriterien:

— Projekt und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers, mit der DMS-Lösung in Jahren,

— Anzahl der Kunden im öffentlichen Bereich Deutschland (anzugeben ist die Anzahl der Städte und Landkreise, die vom Bieter gegen Entgelt in den letzten 20 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben; nicht gezählt werden sollen Bundes- oder Landesbehörden),

— Produkterfahrung des Projektleiters: welche Projekterfahrung weist der für die Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen vorgesehene designierte Projektleiter auf,

— Projekterfahrung des Projektleiters: Einen Kunden aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung, die der für die Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen vorgesehene Projektleiter erfolgreich mir einer DMS-Lösung ausgestattet hat,

— 3 Referenzkunden, die die DMS-Lösung bereits produktiv betreiben.

Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Excel-Datei „Bewertungsmatrix_Teilnahmewettbewerb_Hansestadt Wismar“ zwecks weiterführende Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Hansestadt Wismar zu erfüllenden Aufgabe Für die unter den Ziffern III.2.1 bis III.2.3 gekennzeichneten Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (Excel-Datei) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.

Begründung für die Rahmenvereinbarung: Laufzeit 4 Jahre sowie sechs Verlängerungsoptionen von je einem Jahr.
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren: Laufzeit 4 Jahre sowie sechs Verlängerungsoptionen von je einem Jahr.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:45
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-10-16 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-10-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Anke Queisser
Internetadresse: www.wismar.de 🌏
Dokumente URL: https://portal.evergabemv.de/E29194757 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit Mecklenburg-Vorpommern, Geschäftsstelle der Vergabekammern
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht;

Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nummer 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2018/S 161-368527 (2018-08-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-07-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 400 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 38412240015 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-07-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-07-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 128-314146
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 161-368527
ABl. S-Ausgabe: 128

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-04-02 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstraße 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Weser-Ems 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 400 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2019/S 128-314146 (2019-07-03)

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