Beschreibung der Beschaffung
1) Allgemeines Der Versand des Mitteilungsblattes unserer Berufsgenossenschaft wird ab 2019 vergeben. Das Mitteilungsblatt erscheint vierteljährlich, jeweils im Februar, Mai, August und November des Kalenderjahres. Abweichungen sind möglich und werden rechtzeitig mit dem Dienstleister direkt abgestimmt mitgeteilt.
Auftraggeber ist das Dezernat Beschaffung und Service der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik mit Sitz in 68161 Mannheim.
2) Versandleistungen Die Sendungen werden von der Firma Frank Druck GmbH, 24211 Preetz nach den Vorgaben des entsprechenden Versanddienstleister postfertig (Verpackung und Sortierung) gemacht, sowie zum jeweils abzustimmenden Datum für den Versanddienstleister bereitgestellt. Zwischen der Fa. Frank Druck GmbH und dem Versanddienstleister findet eine entsprechende Abstimmung zur Aufbereitung, Bereitstellung und Abholung der Sendungen statt. Die Kontaktdaten werden dazu über den Auftraggeber nach Vergabe der jeweiligen Ausschreibungen übermittelt.
Die Auflage beträgt ca. 392 000 Exemplare je Erscheinungsdatum (davon ca. 11 350 im Mehrfachversand).
Die Adressen sind maschinell auf den Zeitschriften etikettiert oder alternativ im Ink-Jet-Verfahren aufgebracht.
Das Versandgut wird vom Druckdienstleister auf Paletten zur Abholung für den Versand bereitgestellt. Die Absprache mit dem abholenden Versanddienstleister erfolgt zeitnah.
Mehrfachversand erfolgt in Umverpackung (2 - 12 Exemplare an 1 323 Adressen insgesamt 4.201 Hefte), bzw. als Paket (>12 Exemplare an 96 Adressen, insgesamt 7127 Hefte).
Sortierung und Stapelmenge der Druckerzeugnisse erfolgen nach Absprache und Vorgabe des Versanddienstleisters Sollten für die Abholung beim Druckdienstleister Behältnisse benötigt werden, sind diese vom Auftragnehmer (Postdienstleister) kostenlos zu liefern und zur Verfügung zu stellen.
Die beim Druckdienstleister abgeholten Druckerzeugnisse sind als Pressevertriebsstücke mit einer Zustelldauer von höchstens E+4 an die aufgedruckten Adressen in Deutschland zum Versand auszuliefern.
Erweist sich eine Sendung als unzustellbar, hat der Auftragnehmer diese innerhalb von 2 Werktagen ab Unzustellbarkeit unter Angabe der Gründe für die Unzustellbarkeit an die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik, M5, 7, 68161 Mannheim zurück zu senden. Werden für die Rücksendung Redress-Aufkleber auf das Versandgut aufgebracht oder Stempel und handschriftliche Vermerke, ist zu beachten, dass diese nicht in das Anschriftenfeld ragen dürfen. Rückläufer wegen Adressänderung sind an die BGHW zurückzuleiten und nicht an die angegebene neue Empfängeradresse. Ein hierdurch entstehender Mehraufwand kann durch den Auftragnehmer nicht geltend gemacht werden.
3) Termingebundenheit Der Erscheinungstermin ist strikt an eine Terminvorgabe gebunden. Die fristgerechte Auslieferung muss gemäß den Vorgaben des Auftraggebers auf jeden Fall gewährleistet sein.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Versandgut, nach Abstimmung mit dem Druckdienstleister, zu den vereinbarten Versandterminen (4 x pro Jahr) bei diesem abgeholt wird.
4) Vertragserfüllung Die Leistungen des Auftragnehmers gelten als vertragsgerecht erfüllt und abgenommen, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 5 Werktagen nach dem Tag der geschuldeten Leistungserbringung Einwendungen erhebt. Für den Auftraggeber entscheidet eine von ihm damit beauftragte Person, ob die Leistungen vertragsgemäß (frist- und ordnungsgemäß) ausgeführt wurden.
Bei Einwendungen mit Nachfristsetzung ist der Auftragnehmer verpflichtet, innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist die vertragsgemäße Leistung zu erbringen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Auftraggeber berechtigt, die Erfüllung des Vertrages auf Kosten des Auftragnehmers durch einen Dritten besorgen zu lassen (Ersatzvornahme).