Zustellleistungen der Beitragsbescheide und Mahnungen für die BGHW

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin schreibt einen Rahmenvertrag über die Abholung, Beförderung und Zustellung von Beitragsbescheiden und Mahnungen in Form von Briefsendungen aus. Die Post richtet sich an die Mitgliedsunternehmen im Inland (Anteil ca. 99,92 %) und EU-Ausland (Anteil ca. 0,08 %). Ziel der Ausschreibung bzw. des Rahmenvertrages ist eine sichere, rechtskonforme, effektive, ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer. Als Vertragslaufzeit ist der Zeitraum vom 1.2.2019 – 31.10.2020 vorgesehen. In dem vorgenannten Zeitrahmen sind insgesamt neun Aufträge vorgesehen. Die jeweiligen postleitzahlenoptimierten Sendungen sind beim Druckdienstleister, der Firma PAV CARD GmbH, Hamburger Str. 6, 22952 Lütjensee, abzuholen. Die genauen Versandtermine der jeweiligen Sendungen, werden von uns zu gegebener Zeit bekanntgegeben. Sie haben drei Werktage für die Versandvorbereitungen (z.B. Frankierarbeiten etc.) zur Verfügung.

Beschreibung der Beschaffung

1) Leistungen des Auftragnehmers Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) schreibt die Postdienstleistungen für den Versand der Beitragsbescheide und Mahnungen im Jahr 2019 und 2020 aus. Das Postaufkommen soll als einfacher Brief (nicht förmliche Zustellung) versandt werden.
Die Leistungspflicht des Auftragnehmers umfasst grundsätzlich die Abholung (beim Druckdienstleister, Fa. PAV CARD GmbH, Hamburger Str. 6, 22952 Lütjensee), Beförderung und Zustellung von vorab postleitzahlenoptimierten Briefen in den Formaten Standardbrief und Kompaktbrief. Die genauen Versandtermine der jeweiligen Sendungen, werden von uns zu gegebener Zeit bekanntgegeben. Sie haben 3 Tage für die Versandvorbereitungen (z.B. für Frankierarbeiten etc.) zur Verfügung.
2) Ortsverhältnisse und Einzelheiten Die Sendungen werden vom Druckdienstleister postleitzahlenoptimiert zur Abholung bereitgestellt;
Die genaue Abholanschrift lautet: siehe Nr. 1 zweiter Absatz 3. Voraussichtliches Sendungsaufkommen/Zustellgebiet Die Auftraggeberin hat im Vorfeld dieser Ausschreibung die Sendungsformate und die Sendungsmengen anhand von Werten aus dem Vorjahr ermittelt. Die Bieter haben zum Zweck der Angebotskalkulation von den nachfolgend benannten, unverbindlichen Angaben auszugehen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf dieser Mengen in der benannten Höhe. Es handelt sich lediglich um ein geschätztes Jahresaufkommen, dem Erfahrungswerte zugrunde liegen. Es wird auf das Preisblatt des Teils D. der Vergabeunterlagen verwiesen. Die Zustellungen erfolgen zu ca. 99,92 % im Bundesgebiet. Der Rest der Sendungen wird im EU-Raum zugestellt.
4) Mengengerüst/vorläufiger Zeitplan Anzahl der Beitragsbescheide pro Jahr insgesamt: ca. 476 000 Stück Bescheide für Unternehmen: ca. 338 000 Stück/Kompaktbrief (je 5 Blätter) Bescheide für Unternehmer: ca. 138 000 Stück/Standardbrief (je 2 Blätter) Die geplanten Versandzeitpunkte der Beitragsbescheide liegen im April 2019 und 2020. Die genauen Termine werden frühzeitig mitgeteilt.
Anzahl der Mahnungen in 2019 insgesamt: ca. 102 000 Stück/Standardbrief (je 1 Blatt)
A.1) Aktion: ca. 90 000 Mahnungen,
B.2) Aktion: ca. 8 000 Mahnungen,
C.3) Aktion: ca. 4 000 Mahnungen.
Die erste Mahnaktion wird voraussichtlich im Februar 2019 stattfinden.
Der weitere vorläufige Zeitplan:
— Juni 2019,
— August 2019,
— Oktober 2019 Anzahl der Mahnungen in 2020 insgesamt: ca. 108 000 Stück/Standardbrief (je 1 Blatt).
A.1) Aktion: ca. 6 000 Mahnungen,
B.2) Aktion: ca. 90 000 Mahnungen,
C.3) Aktion: ca. 8 000 Mahnungen,
D.4) Aktion: ca. 4 000 Mahnungen.
Der weitere vorläufige Zeitplan:
— Februar 2020,
— Juni 2020,
— August 2020,
— Oktober 2020.
Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlicher Stückzahl.
Alle Bescheide und Mahnungen sind DIN lang kuvertiert. Es werden Fensterhüllen mit dem nachfolgendem Format verwendet:
Format: DIN C 6/5, 114 x 229 mm, 75 g/qm frei weiß Offset Druck: 2/0- farbig (mit grauem Innendruck), BGHW-Logo farbig Fenster: links- Standard

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zertifizierung für ein QM-/UM-System (z. B. DIN EN ISO 9001, 14001) Zertifizierung für postalische Dienstleistungen gemäß DIN EN 13850.
Die Auftraggeberin fordert einen aktuellen Gewerbezentralregisterauszug an.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Gesamtumsatz der letzten 3 Jahre Mindestversicherungssumme je Schadensfalls 500 000 EUR (Personen-, Sach- und Vermögensschäden)?
— Der Anbieter verfügt über ausreichende Ressourcen, um Leistungen über den angegebenen Zeitraum von 2 Jahren zu gewährleisten.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Durchschnittlich Beschäftigte der letzten 3 Jahre
— Der Anbieter verfügt über umfangreiche Erfahrungen in ähnlichen Projekten (Nachweis mind. 3 Referenzen, die zufriedenstellend durchgeführt wurden),
— Der Anbieter verfügt über ausreichende Ressourcen, um Leistungen über den angegebenen Zeitraum von 2 Jahren zu gewährleisten,
— Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Qualität (Allgemeine Organisation der Postbeförderung, Anzahl und Lage der Standorte, Überprüfung von Sendungslaufzeiten, Prävention und Beseitigung von Leistungsstörungen, Berichtswesen gegenüber Kunden, Datenschutz und Postgeheimnis, Einstellung, Ausbildung und Schulung des Personals (insb. bei Neugeschäft),Technische Ausrüstung, Fuhrpark, Frankier-, Sortiermaschinen)

Die Abgabe der Angebotsdokumente erfolgt ausschließlich in elektronischer Form und in deutscher Sprache. Schriftlich eingereichte Dokumente werden nicht gewertet. Gekennzeichnete Unterlagen sind mit Vor- und Nachnamen in Druckbuchstaben zu versehen und über die Vergabeplattform subreport ELViS verschlüsselt und unsigniert bis zur angegebenen Frist einzustellen.
Nicht mit Vor- und Nachnamen gekennzeichnete Erklärungen gelten als nicht abgegeben. Die folgende Übersicht gilt als Nachweisliste, vgl. § 29 VgV:
Angebotsschreiben Anlage D2 Sendungslaufzeiten Anlage D3 Kostenblatt Anlage E1 Erklärung Unterauftragnehmer Anlage E2 Bietergemeinschaftserklärung Anlage E3 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung zur Eignung Anlage E4 Eigenerklärung zu Referenzen Anlage E5 einschließlich der Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Qualität Anlage E6 Datenschutzvereinbarung Die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) werden Bestandteil des Vertrages. Die Allgemeinen Bedingungen für Lieferungen und Leistungen der BGHW (siehe Anlage C1) werden Bestandteil des Vertrages. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind ausgeschlossen.
Für sämtliche nach erfolgter Zuschlagserteilung zustande kommenden Dienstleistungen gelten ausschließlich und in angegebener Reihenfolge folgende Bedingungen:
— der Rahmenvertrag,
— die Vergabeunterlagen,
— das Angebot des Auftragnehmers,
— der Inhalt eventuell gestellter und beantworteter Bieterfragen,
— das Ergebnis von ggf. vorgenommenen Aufklärungen zum Angebot,
— die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B),
— allgemeine Bedingungen für Lieferungen und Leistungen (Auftragsbedingungen).
Bei widersprüchlichen Regelungen gilt die genannte Reihenfolge. Des Weiteren gelten die Regelungen des PostG, des PTSG und der PUDLV, soweit im Rahmenvertrag nichts anderes geregelt ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Wir weisen an dieser Stelle auf den § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB hin.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist eine Rüge innerhalb von zehn Kalendertagen anzubringen, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt hat. Ist der Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits auf Grund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar, ist die Rüge innerhalb der in der Bekanntmachung genannten Bewerbungs- oder Angebotsfrist zu rügen.