004 520.000 - Dokumentenmanagementsystem

Beschreibung der Beschaffung

Das Ressort Kapitalanlagen-Immobilienmanagement der Bayerischen Versorgungskammer möchte ein neues ECM-System mit gängigen Funktionalitäten inklusive einer Langzeit-Archivierungskomponente beschaffen. Der Prozess beginnt mit der Posteingangsverarbeitung, über die automatische Verteilung, bis hin zur Archivierung in der elektronischen Akte. Im Zuge dessen soll die bestehende, im Jahr 2011 eingeführte, elektronische SAP-Aktenlösung sowie der Scan Posteingangsworkflow abgelöst werden. Die aktuell im Einsatz befindliche Lösung basiert auf den Funktionalitäten des SAP Records Management. Aktuell geht der AG von einem Nutzungsumfang des Dokumentenmanagementsystems durch 150 User und 10 Administratoren in der Phase der Einführung der Immobilienakte im Jahr 2019 aus. Diese Zahl kann sich in späteren Ausbaustufen und hinsichtlich der Mandantenfähigkeit erhöhen. Das ECM wird vorrangig für die elektronische Archivierung und Verwaltung beliebiger Informationen (verschiedenster Dokumentenarten und Formate) benötigt. Dokumente und Informationen müssen dem Mitarbeiter aktuell, vollständig und kontextbezogen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Das Programm muss eine vollständige Zusammenfassung aller für die tägliche Arbeit relevanten Dokumente in einem elektronischen Vorgang ermöglichen. Mit Hilfe einer zeitnahen und vollständigen Verfügbarkeit der benötigten Dokumente und Informationen soll die Arbeitseffizienz nachhaltig verbessert werden. Da die Mitarbeiter des Immobilien Property Managements (kaufmännisches Management der Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch das Baumanagement sowie der Verwaltungsservice) jeweils sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen nachgehen, wird ein flexibles marktverfügbares Standardprogramm erwartet, welches ohne viel Aufwand vom IT-Personal des Auftraggebers an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Einfache Bedienung, möglichst geringer Schulungs-, Betreuungs- und Administrationsaufwand, eine offene Architektur zur Integration der vorhandenen sowie der geplanten IT-Landschaft sind wesentliche Leistungskriterien.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber wählt anhand der geforderten und mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen unter den Bewerbern, die den Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entsprechen, diejenigen aus, die er auffordert, ein Angebot einzureichen.
Die Prüfung der Teilnahmeanträge und die Auswahl der Bieter erfolgt in zwei Stufen.
Stufe 1: Ausschluss der nicht geeigneten Bewerbungen aus formalen oder inhaltlichen Gründen.
Als vorläufigen Beleg des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach § 42 VgV akzeptiert der Auftraggeber die Erklärungen im Vordruck des Auftraggebers "Eigenerklärung zur Eignung".
Stufe 2: Begrenzung der Anzahl der Bewerber
Unter den verbliebenen, grundsätzlich geeigneten Bewerbungen werden nach objektiven, diskriminierungsfreien Gesichtspunkten diejenigen Bewerber ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl der Bieter, die für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in Betracht kommen, erfolgt durch eine Bewertungsjury des Auftraggebers in vergleichender Bewertung auf der Grundlage der eingereichten Teilnahmeunterlagen.
Bewertungskriterien und Gewichtung (in Bezug zur Art des Auftragsgegenstands)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
a) Jahresumsatz während der letzten 3 Geschäftsjahre (3 %)
b) Erklärung zum Umfang einer marktüblichen Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (2 %)
Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
a) Referenzprojekte, die in den letzten höchstens drei Jahren erbracht wurden und inhaltlich, wertmäßig sowie zeitlich mit der geplanten Leistung vergleichbar sind (50 %)
b) Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren (3 %)
c) Technische Fachkräfte, die im Auftragsfall eingesetzt werden sollen sowie Nachweise zu deren Qualifikation (3 %)
d) Berufserfahrung der vorgesehenen Projektmitarbeiter bei Projekten mit vergleichbaren Leistungen (15 %)
e) Beschreibung von Nachqualifizierungsverfahren von neuen Mitarbeitern im Falle des Austauschs von maßgeblichen Projektmitarbeitern (5 %)
f) Geräte und technische Ausrüstung (2 %)
g) Maßnahmen zur Qualitätssicherung (5 %)
h) Lieferkettenmanagement und Lieferkettenüberwachungssystem (2 %)
i) geplante Unterauftragsvergabe im Auftragsfall (10 %)
Für die Punktevergabe werden die vorgelegten Bewerbungsunterlagen durch eine Bewertungsjury des Auftraggebers nach Art, Umfang und dem Schwierigkeitsgrad im Zusammenhang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand bewertet, dabei sind maximal fünf Punkte pro Eignungskriterium zu erreichen (Erfüllungsgrad).
5 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung erfüllen die Anforderungen an das jeweilige Bewertungskriterium vollständig und uneingeschränkt
4 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums vereinzelt bzw. geringfügige Defizite und Schwächen auf.
3 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums mehrere bzw. nicht lediglich geringfügige Defizite und Schwächen auf.
2 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums weiterreichende bzw. gewichtige Defizite und Schwächen auf oder die Bewerbung enthält zum jeweiligen Kriterium nur wenige wertungsfähige Aus-sagen.
1 Punkt: Die Inhalte der Bewerbungen weisen im Verhältnis zu den Anforderungen insgesamt bzw. schwerwiegende Defizite und Schwächen auf.
0 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung sind im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Kriteriums ungenügend bzw. unzureichend oder die Bewerbung enthält zum jeweiligen Kriterium keine wertungsfähigen Angaben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV (Eignungsleihe) verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben:
a) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt/vorliegen.
b) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt/vorliegen.
c) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
d) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG nicht vorliegen.
Die Eigenerklärungen sind Teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb (Eigenerklärung zur Eignung), die für die Abgabe des Teilnahmeantrages verwendet werden müssen.
Bewerber sowie Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben jeweils einzeln die vorstehend aufgeführten
Nachweise und Erklärungen mit ihrer Bewerbung vorzulegen. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam "andere Unternehmen", vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der geplante Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung der Eignungsleiher beifügen, aus der hervorgeht, dass die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft (nachfolgend zusammenfassend Bewerber genannt) sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:
a) Erklärung zum Jahresumsatz zu vergleichbaren Leistungen während der letzten 3 Geschäftsjahre
b) Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine ausreichende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit marktüblichen Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zum Nachweis ist eine Erklärung des Versicherers beizufügen, aus der hervorgeht, dass eine Haftpflichtversicherung mit den entsprechenden Haftpflichtdeckungssummen besteht oder dass sein Versicherer dazu bereit ist, die Haftpflichtdeckungssummen im Auftragsfall entsprechend anzupassen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft (nachfolgend zusammenfassend Bewerber genannt) sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:
a) Benennung zu Referenzprojekten, die in den letzten höchstens drei Jahren erbracht wurden und inhaltlich, wertmäßig sowie zeitlich mit der geplanten Leistung vergleichbar sind. Zum Nachweis der Eignung sind drei vergleichbare Leistungen ausreichend. Mehrere Verträge oder Aufträge, die für denselben Auftraggeber erbracht wurden, werden nicht als eine, sondern als getrennte Referenzen bewertet.
b) Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren.
c) Angaben zu technischen Fachkräften, die im Auftragsfall eingesetzt werden sollen sowie Benennung deren Qualifikation.
d) Angaben zur Berufserfahrung der vorgesehenen Projektmitarbeiter bei Projekten mit vergleichbaren Leistungen
e) Beschreibung von Nachqualifizierungsverfahren von neuen Mitarbeitern im Falle des Austauschs von maßgeblichen Projektmitarbeitern
f) Beschreibung der bei vergleichbaren Leistungen eingesetzten Geräte und der technischen Ausrüstung
g) Benennung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Jeder Bewerber legt mit dem Teilnahmeantrag eine Beschreibung des von ihm verwendeten Qualitätsmanagementsystems vor.
h) Angaben zum Lieferkettenmanagement und zur Lieferkettenüberwachungssystem des Bewerbers.
i) Erklärung zum geplanten Umfang und zur Art der Unterauftragsvergabe im Auftragsfall.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Bewerbung sowie sämtliche Unterlagen und sämtlicher Schriftverkehr im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens sind in deutscher Sprache abzufassen.
Für den Teilnahmewettbewerb sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Zusätzlich geforderte Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind als gesonderte Anlage einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 134 GWB bleibt unberührt.